会计档案管理步骤

会计档案日常管理及移交注意事项

会计档案的日常管理和移交注意事项其实就是一个看似繁琐却又至关重要的事情。有些人可能觉得，“哎呀，这不就是整理一些文件吗？有啥大不了的！”但真要做起来，才知道这背后有多少细节，马虎不得。你要知道，账目没整理清楚，公司的财务大门随时可能被风吹开，搞不好整个公司都得“穿越”过去。尤其是涉及到档案的移交，简直是个“神秘”任务。不是谁都能轻松搞定的哦。

先说说日常管理这块。管理这些档案，真的是个不见刀枪、却比拼脑力的活。档案多了，想找到一份特定的资料，简直比大海捞针还难。所有的票据、账单、报表、文件，得按一定规则排得整整齐齐，别把它们堆成一座“档案山”啊。想想看，如果一份发票丢了，那可真是大事！真得提醒大家，档案的分类是超级关键的，不然到时候查起来，简直比找妈妈要饭还难。比如发票得放一类，合同放一类，银行对账单又是另一类，至于报表和凭证，得好好分开，千万别一锅端。文件夹、档案袋，甚至标签都得跟着来。大家都知道，很多公司看似不大，档案多了之后，真的是一个“无底洞”，不好好管理，真的是天天掉头发。

然后，说到这个档案移交，真得小心翼翼，生怕中途丢三落四。档案的移交可不是随便一扔就完事的，得有个专门的清单，列出每一份资料的具体情况。你可别认为“随便丢个文件夹就行”，那样可就“吃亏在自己头上”了。移交档案可是一项“过关斩将”的任务，既要有文档，又要有“人脉”。这儿的“人脉”，其实就是你要提前跟接收方沟通清楚：你这边所有的资料都有什么，按什么顺序，细节部分是不是都交代清楚。特别是那种对方一看就“哎呀，原来这里缺了个东西”的情况，简直是最尴尬的时刻。

不仅如此，移交档案时，最好有个“签字仪式”，证明你交接的资料是完整的。说句实话，档案的移交还真不是“小打小闹”的事儿，万一出问题，麻烦可大了。如果档案资料缺失，或者错误地交接给了别人，事后追溯时，就算是“翻了锅”也未必能找回。尤其是涉及到公司财务、税务等相关数据的时候，出了差错，不光是公司麻烦，整个团队的头顶可能都得悬上一把“达摩克里斯之剑”。所以，这份责任，谁都不能轻视。

MP02.12.11 会计档案管理

完完完完完完完完完完完完完完完完完完完完...L.kB7.1.1-2开始01

整理档案02

审查档案的完整性，并办理交接和确认会计资料账簿凭证交接记录通过不通过03

整理档案，编制档案移交清单档案移交清单06审批通过不通过07办理借阅登记、调档借阅登记簿结束L7.1.1-2L.fk7.1.1-204确认审核、交接、确认财务资产处会计档案管理岗05提出借阅申请相关业务部门所属单位使用人员吐哈油田财务资产处财务资产处信息管理科档案管理岗吐哈油田财务资产处主管领导吐哈油田技术档案馆吐哈油田相关业务部门所属单位技术档案馆/所属单位档案管理岗财务资产处信息管理科档案管理岗财务资产处信息管理科档案管理岗

1.风险

（1）L7.1.1未按规定设置、保管账簿或者保管记账凭证和有关资料

（2）L7.1.2未按规定设置、保管代扣代缴、代收代缴税款账簿、记账凭证及有关资料

2.控制措施

1）L:未按规定设置、保管账簿或者保管记账凭证和有关资料

（1）L7.1.1-F指定专人负责账簿、记账凭证及相关资料的设置和保管工作；每年向技术档案馆移交帐簿、凭证，并做好交接记录；强化责任追究机制。

（2）L7.1.1-K在税务机关进行评估过程中，发现未按规定设置帐簿、凭证等资料的，及时补全相关凭证资料；如收到行政处罚通知，在2个工作日内报企业管理法规处。

（3）L7.1.1-KB如行政处罚不当，会同财务资产处及时收集证据，采取申请听证或提起行政复议、行政诉讼等方式降低损失。

2）L:未按规定设置、保管代扣代缴、代收代缴税款账簿、记账凭证及有关资料

（1）L7.1.2-F指定专人负责代扣代缴、代收代缴账簿、记账凭证及相关资料的设置和保管工作；每年向技术档案馆移交账簿、凭证，并做好交接记录；强化责任追究机制。

（2）L7.1.2-K发现未按规定设置代扣代缴税款账簿等资料的，及时补全；如收到行政处罚通知，在2个工作日内报法律部门。

会计档案管理实施细则

一、会计档案管理组织机构

会计档案管理实施细则的第一步是建立相应的组织机构和责任制度。企业应该设立会计档案管理部门，明确其职责和权限，并配备专职人员。会计档案管理部门负责制定和实施会计档案管理制度、编制档案管理计划，指导和监督档案的建立、整理、存储、保管和利用工作。

二、会计档案管理流程

1.档案建立：企业应在每个会计期间结束后，按照会计法规定及相关准则，建立相应的会计档案。档案建立应按照规定的格式和内容完成，并注明建档人、日期等信息。

2.档案整理：整理是指对已建档案进行分类、排序、编目等工作。档案应按照会计科目、会计期间、会计科目日记等进行分类，并编制相应的目录。

3.档案存储：存储是指将已整理好的档案按照一定规则放置在指定的位置。存储应考虑档案的安全和易取用性，要求档案存放在专门的档案柜或储物柜中，标注档案号、名称、存放日期等信息。

4.档案保管：保管是指对已存储的档案进行管理和保护。保管工作应包括定期检查和清理档案柜，防止火灾、水灾等意外事故，确保档案的安全。

5.档案利用：利用是指按照需要，提供档案信息给有关人员使用。档案管理部门应负责处理来自内外部的调阅申请，并且要记录下调阅人、调阅日期等信息。 三、会计档案管理制度

1.档案建立制度：规定建立会计档案的时间、内容和格式，以及建档人员的职责和权限。

2.档案整理制度：规定档案整理的方法和工作流程，包括分类、编目、目录编制等具体操作。

3.档案存储制度：规定档案存放的位置、柜子的编号和规格要求，以及存放期限等方面的规定。

4.档案保管制度：规定档案柜的定期检查和清理工作，以及灾害防范和应急措施。

5.档案利用制度：规定档案调阅的程序和权限，以及调阅记录和信息提供要求。

四、会计档案管理监督和考核

为确保会计档案管理工作的有效实施，应建立监督和考核制度。监督和考核应由企业内部的专门部门负责，对各项管理工作进行检查、评估和考核。

会计档案的整理与归档操作方法

一、会计档案的整理方法

1.建立档案管理制度：制定会计档案的管理制度，明确档案的存放位置、管理权限、编号规则、保存期限等。

2.分类整理：根据会计凭证的种类和功能，将其按照一定的顺序进行分类，例如凭证的种类包括收入凭证、支出凭证、转账凭证等，可以按照凭证的种类进行分类整理。

3.编制目录：建立会计档案的目录，包括会计凭证、会计账簿、财务报表等的目录，并根据档案的重要性和使用频率进行排序。

4.建立编号系统：为每个会计档案建立独立的编号，以方便查询和管理。编号可以按照时间、凭证种类、账簿科目等进行编制。

5.碳化处理：对于重要的会计凭证、会计账簿等重要档案，可以进行碳化处理，以防止档案丢失或损坏。

6.整理财务报表：对财务报表进行整理，按照会计期间、科目等进行排序，并编制相关的汇总报表。

7.归档：将整理好的会计档案按照一定的顺序和规则进行归档，包括凭证的存放、账簿的存放等。

1.确定归档地点：根据公司的要求和实际情况，确定会计档案的归档地点，可以是公司内部的专门存档室，也可以是外部的专门档案管理机构。

2.根据存放期限进行归档：根据法律法规和公司的要求，确定会计档案的存放期限，例如，财务报表存放期限为10年，会计凭证存放期限为5年等。 3.建立存档目录：为会计档案建立存档目录，包括凭证的编号、日期、摘要以及账簿的名称、期间等内容，以方便后续的查询和管理。

4.制定存放规则：确定会计档案的存放规则，例如，按照年份进行存放，或者按照凭证种类进行存放等。

5.标注档案信息：为每个会计档案进行标注，包括档案的编号、存放位置、归档日期等信息，以方便查询和管理。

6.定期检查和整理：定期对已归档的会计档案进行检查和整理，确保档案的完整性和可读性。

7.定期销毁无效档案：对于已经过期或无效的会计档案，按照公司的要求和法律法规进行销毁处理，以节约存档空间和提高档案管理效率。

总之，会计档案的整理与归档操作方法包括建立档案管理制度、分类整理、编制目录、建立编号系统、碳化处理、整理财务报表、归档等。合理的档案管理能够提高会计信息的可读性和查询性，为公司的审计、查询和统计分析提供便利。