秘书资格考试日常安排与管理：安排约会
约会是指为领导安排的公务活动，主要有对外方面的接见、洽谈和宴请与对内方面的礼仪性庆典、接见、与会、陪同外出参观、下基层视察等。
1．安排约会的基本原则
（1）按领导的工作规律安排时间表
（2）区分轻重缓急
（3）弹性安排，留有余地
（4）以需要为准，以适度为宜
（5）适当分担，各就其宜
（6）每天核对，以防疏漏若领导安排了约会却忘记告诉秘书，则会使秘书陷入被动与尴尬的境地。
因此，每天上班时秘书首先要请领导核对日程表，看看有无约会疏漏，这是很有必要的。必须做到领导与秘书的日程表完全一致。
2．安排约会的方法
（1）预先安排约会活动
办公室应把领导每月、每周、每日的主要活动纳入计划，经领导过目后明文印刷发给有关部门或人员。
领导的工作计划一般有月安排和周安排两种。
（2）记好日历和备忘录
日历以台历为宜，可前后翻动，每页空白处可记录当天的活动内容；备忘录是一种永久日历，可以是一套小卡片合订本或是一个可转动的文件夹，上端有突出的索引纸表明当年的月份，还可自制一套1～31日的小纸片，表明当月的日期。
在日历和备忘录的空白处，秘书人员可将每周的活动日程逐一填写清楚，包括活动名称、具体时间、地点、参加人员、注意事项等。
（3）提醒领导准时赴约
①发挥日历与备忘录的功能。
②可在上班前将次日的约会事项填写到卡片上，送给领导和司机，自己保存一张。
③最好在每天早上上班时，在领导办公桌上放一份打印好的一天内的约会时间提示表。
（4）保证领导顺利赴约
及时提醒领导准时赴约，并做好用车、提供资料等准备工作。
（5）做好约会前后的服务工作
除预先安排、事前准备外，约会场所和招待事宜有时亦由秘书人员负责。
3．安排约会的方式
约会可以采用以下几种方式：
（1）电话约会
（2）书面约会
（3）当面约会
（4）约会卡片
4．注意事项
配合领导的时间表；
不要让领导在出差回来当天安排约会；
成功的秘书案例分析
成功的秘书案例分析
秘书岗位是企业中不可或缺的重要角色之一，他们负责协调和组织企业内部各项事务，为高层管理人员提供高效的协助。成功的秘书能够承担更多的任务，提供更优质的帮助，进一步提升企业效率和竞争力。本文将分析三位成功的秘书的案例，以期对秘书工作有更深刻的认识和了解。
1、Tina——组织性强的多功能秘书
Tina是某公司的秘书，她负责安排企业日常事务和相关人员安排。她组织能力非常强，能够同时处理多件事情，并打到极致的精细化和高效率。她的主要工作是管理总裁的日程安排，负责会议沟通、行程编排、报销报告和资料整理等事项，并积极主动沟通协调。
Tina的优势在于她拥有超强的沟通和组织才能，在处理多重任务上表现出色。她始终出色完成工作，严格按照时间表完成每一项任务，并按照他人意图或公司准则尽量做出正确的决策。她对工作极其负责，为了能够尽到细致的工作，她不断地对新的生产工艺和应用进行学习和探索，她还注重建立起与组织的密切联系，以增强自己的工作效益。
2、Emily——细致入微的精准秘书 Emily是一名精准秘书，她能够准确把控每个细节，提高并保证企业的效率。她是一名资深秘书，她的主要职责是为董事长提供协助，例如处理投诉，安排行程等。然而，她表现优异的细节类工作显著地提升了企业效率和生产力水平。
Emily的重要能力在于她的细心和扎实工作，她把每个细节都重视，在处理问题时善于用心思考，不轻易做出决策。此外，她还有不错的服务意识，知道如何与客户建立良好的关系。
3、Kenneth——预测能力强的助理型秘书
Kenneth是一名助理型秘书，因为能够准确预测需要什么，他在处理事务上表现出色。他是一名技巧精湛的秘书，聪明、机敏、工作热情高涨。
Kenneth善于分析和处理事务，他高超的预测技巧加上对事务的敏锐洞察力，使得他能够快速地了解工作需求包括重点和紧急的事项，并且以最短的时间记录下来。此外，他还拥有高效的沟通能力，准确地把信息传达给相关人士，为企业的高级管理层解决问题并制定战略。
秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
2013秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析
1.案例情景
某公司实习秘书肖扬在整理公司文书准备归档，她把文书按照不同文种加以分类，在每类中按时间排列。还把文件后的'附件一一分离出来，单独装订。在每份文件上标上页号，文件左侧统一用订书机装订。最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中，填好档案，然后移交给档案室。结果档案室管理员陆言看了后直摇头。
2.任务要求
根据上述案例，请判断实习秘书肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。
3.案例分析
(1) 无需对文书进行文种的区分，因为文件在排列时只考虑事由、时间和重要程度等因素。
(2) 文书整理中公文附件一般不单独成件，而是和公文正文一起成一件。
(3) 取消立卷以后，文件归档不需要再编页号。
(4) 文件采用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存，订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀。
(5) 文件排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。
(6) 文件排列好后要加盖归档章。
(7) 文件装盒前要考虑档案的分类方案，不同保管期限的档案不能装入同一盒中。
【2013秘书档案管理工作：档案工作错误案例及分析】
【MeiWei_81重点借鉴文档】
【MeiWei_81重点借鉴文档】 秘书学案例分析
（一）意外的电话
这天上午公司孙总正在主持召开公司的董事会。公司有规定，在开董事会时会，参加人员一般不接电话，等散了再说。十点左右，公司的大客户李总来电话，他对孙总的秘书于雪说他有急事要与孙总商量。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、李总，对不起！我们老总正在开会，不能接听电话。
b、李总，实在不凑巧，我们孙总正在参加董事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们再给您来个电话，您看这样可以吗？
c、李总，请您稍等一下，孙总刚刚散会，我马上帮您去找找。d、李总请您等一下，我马上叫我们孙总来接电话！e、李总，实在对不起，我们孙总不在公司。问题
对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。
本题的最佳选择是C。
选A之所以不合适，主要是没有考虑到对方的感受。对方会想：既然你们孙总在公司，只不过是在开会，那为什么就不能抽几分钟来接个电话呢？你们不是经常高喊“用户就是上帝”的口号吗，为什么在这个时候你开会的事就一定比我的事重要呢？对方可能越想越生气。所以，尽管于雪回答的语气委婉，态度谦恭，但她这样的回答仍然是不合适的。
选B也不合适。对方可能觉得自己急得火烧眉毛了，还要等到十二点钟，那心里肯定不是滋味。
选D明显不合适，因为公司有规定，领导人开会时一般不接电话，于雪未经孙总同意就答应对方，那不仅违反了公司规定，而且是非常草率的，如果孙总不来接电话，那她又如何答复客户呢？
选E也是不合适的，于雪这样回答多少会让对方觉得孙总是不愿意接他的电话或者是在有意回避他。如果对方出现猜疑，那就不利于双方今后的合作。
选C是比较合适的，因为当于雪用这种方式回答客户以后，她就可以去向孙总悄悄汇报，听取他的指示，如果孙总认为事情不急，不愿意去接电话，那么，于雪就可以这样回答对方：“实在对不起，这会儿不知孙总上哪儿去了，回头见着孙总，我们就给您去个电话，您看这样可以吗？”如果孙总愿意来接，于雪就可以说刚刚找到了孙总。这样回答于雪就可以做到滴水不漏，进退自如。
