商务旅行方案
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商务旅行方案
（一）相关知识
1．差旅准备的要求
（1）根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇。
（2）准备订票时一定要查用最新的时刻表。
（3）订房、订票时要考虑上司的个人爱好和习惯。
（4）平时注意学习订房订票的相关知识，以确保工作的顺利进行。
2．制定旅程计划表
作为秘书，在制定旅行计划、编制旅程表时应注意以下几方面：
（1）要明确上司旅行的意图、目的地、旅行时间、到达目的地后的商务活动计划。
（2）了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉本单位对出差的有关规定。
（3）制定旅程表时，向有关服务部门或向旅行目的地享有声誉的旅游机构索取旅行有关资料，了解当地交通工具运行情况、旅行路线、旅馆环境情况、目的地的货币、外汇管理规则、经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识；需要中转时，尽量选择衔接时间在2小时～4小时之间的班机，将时间的浪费降至最低。
（4）旅行计划要按时间顺序编排，做到清楚明了。要考虑上司的身体状况，时间上留有余地。
（二）工作程序 1.制定商务旅行计划
在制定商务旅行计划前，首先要对公司差旅费用、交通、食宿等级标准范围的有关规定及程序等清楚明了。一份商务旅行计划至少应包括以下几项内容;
(1)出差的时间、启程及返回日期，接站安排。
(2)出差的路线、终点及途径地点和住宿安排。
(3)会晤计划（人员、地点、日期和时间）。
(4)交通工具的选择，飞机、火车、大巴或轿车。飞机要列明客舱种类及停留地的交通安排。
(5)需要携带的文件、合同、样品及其他资料。如谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会国的指南等。
（6）上司或接待人的特别要求。
（7）上司旅行区域的天气情况。
（8）行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单及背景，会晤主题。
（9）差旅费用、现金、兑换外币、办理旅行支票。
（10）上司的住宅电话号码。
差旅计划制定完后，要向上司报告，依其指示决定旅程。
2.制作旅程表
一份周密的旅程表主要包括六项内容：日期、时间、地点、交通工具、具体事项，备注。
（1)日期： 指某月、某日、星期几。
(2)时间：
一是指旅行出发、返回时间，包括因商务活动需要到两个或两个以上的国家或地区的抵离时间和中转时间；二是指旅行过程中各项活动或工作时间；三是指旅行期间就餐、休息的时间。
(3)地点：
一是指旅行抵达的目的地（包括中转的地点），目的地的名称既可以详写，即哪个国家、哪个地区、哪个公司，也可以略写，即直接写到达的公司名称；二是指旅行过程中开展的各项活动或工作的地点；三是指食宿地点。
（4）交通工具：
一是指出发、返回的交通工具；二是指商务活动使用的交通工具。
（5）具体事项：
一是指商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等；二是指私人事务活动。
（6）备注：
记载提醒经理注意的事项，诸如抵达目的地需要中转、中转站的名称，休息时间，飞机起飞的时间，或需要中转时转机机场的名称、时间，或某国家为旅客提供了特殊服务等，或展开活动时，就餐时要注意携带哪些有关文件契约，应该遵守对方民族习惯的注意事项等。 旅程表应一式三份(或几份)，一份存档，一份给上司及其家属，秘书存留一份。
旅程表的范例：
张明经理旅美日程表
北京------纽约
2002年6月17日---19日
时间 日程安排
6月17日
（星期一）
上午9:15
晚上19:p45
晚上20:30
乘中国民航CA983次班机由北京至纽约。
抵纽约（乌云小姐接），住Francis旅馆。
与格兰特(Grant)先生在旅馆共进晚餐。
6月18日
(星期二)
上午9:30
中午11:10
下午
与格兰特在公司会议室会谈（需用的03号文件在公文包内）。
与格兰特先生共进午餐。
与格兰特先生继续会谈（需用的04号文件以备于公文15:00
晚上18:30
晚上19:30 包）。
在旅馆用晚餐。
拜访李纪先生(乌云陪同，礼品在手提箱内)。
6月19日
（星期三）
上午8:30
乘CA984次班机回京（刘江先生接）。
3.准备上司在不同场合的发言提纲
4.办理出国手续
(1)撰写出国申请
（2）办理护照
（3）办理签证
（4）协助办理《国际预防接种证书》（即“黄皮书”
（5）协助办理出境登记卡
（6）订购机票(船票、车票)
（7）办理保险]
5．秘书在上司出行前应注意的事项
（ 1）要明确上司旅行的意图，目的地，旅行时间，到达目的地后商务活动计划。 （2）了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定。
（ 3）向公司所在国家的有关服务机构或向旅行目的地享有声誉的旅游机构索取有关资料，了解当地的乃至其全国各交通（航空、航海、铁路、公路）工具运行情况，旅行路线，旅馆环境情况，目的地的货币，外汇管理规则，经商特点及有关护照、签证、健康规定等常识，需要中转时，尽量选择衔接时间在2小时-4小时的班机，将因中转而导致的时间浪费情况减少到最低限度。
（4）制定行程计划时，若能直接利用定期航班的航线来设计旅行路线则尽量做到。
（5）编排计划时，在时间一栏中必须考虑时差的变化，买机票（车票、船票）时也要注意时差。
（6）拟定几个旅行方案，与上司共同讨论，最后选定最佳方案。
（7）旅行行程工作计划表制作要清楚离开和到达的时间都应以当地时间为准，秘书应熟悉国际时间计算的方法。
社区091 （43）杨红 （41）张佳旭 （39）付绍然
（30）蒋娜
