2007-12-25T15-53-48_厦门大学文件材料立卷归档办法

XX大学文件材料立卷归档办法为了使我校文件材料立卷归档工作科学化、规范化，确保各类档案的齐全、完整，提高案卷质量，根据国家、教育部有关规定及《XX 大学档案管理办法》制定本办法。

一、立卷归档工作的管理1.档案是各部门、各单位工作中形成的原始记录，是各单位历史面貌的真实反映，是对工作进行查考、总结、研究、评估的重要依据。

各职能部门和个人，在职务活动中形成的各种载体的档案材料，都必须按照规定交档案馆集中管理，任何单位和个人均不得据为己有或自行处理。

2.文件材料的形成、积累和归档，是档案齐全完整的基础，各单位必须对档案工作实行“三纳入”和“四同步”管理。

即将立卷归档工作纳入本单位的工作规划、计划；纳入各项管理制度；纳入有关人员的职责范围。

在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

做到每项重要的工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。

3.进一步健全文件材料形成部门立卷归档制度。

本校各处级单位均为立卷归档部门，各部门必须有一位负责人分管本部门立卷归档工作，并根据具体情况配备一至二名专（兼）职文书立卷人员，负责本部门文件材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。

档案馆应派专人对各部门立卷归档工作进行指导。

4.凡对科研成果、产品规划与试制、基建工程、重要设备等进行鉴定、验收、评审时，有关业务部门必须通知档案部门参加，并会同档案人员对应归档的文件材料加以审查、验收、签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不得予以验收和上报成果，财务部门不得进行财务结算。

二、文件材料归档范围和归档时间（一）归档范围1.凡是能反映本校各部门各类工作活动，并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件（包括电子文件）、薄册、图表、工作计划、总结、会议记录等纸质文字材料；其它各种载体（照片、录音、录像、磁盘、光盘）的记录材料、各类校级的奖状、奖牌、锦旗；各类有纪念意义的礼品；停止使用的印章等均属归档范围。

厦门大学材料、低值品、易耗品管理办法厦大资产［2001］7号第一章 总则第一条为了加强材料、低值品、易耗品(以下统称物品)的科学管理及合理妥善使用，提高办学效益，保证教学、科研及行政等工作的顺利进行，根据教育部《高等学校仪器设备管理办法》(教高［2000］9号)及《关于加强高等学校实验室危险品管理工作的通知》等有关规定，结合我校当前实际情况制订本办法。

第二条学校根据统一领导，归口分级管理、层层负责、合理调配的原则加强物品的管理，健全各级物资管理机构；根据物资类别，本着适当集中，领用方便的原则，由资产管理处、各院(系)、所等根据需要设置相应的物资库房。

资产管理处为学校物资主管部门，对全校教学、科研和行政的物品计划、购置、报帐、保管等工作进行管理。

产业部分物资由校产业管理委员会按照有关规定自行管理。

第三条本办法所称的物品包括：　材料：指金属、燃料、试剂、建材和各种原材料。

　低值品：指单价不足200元且使用年限在一年以上，能单独使用的用品设备，即，低值仪器仪表与教具、低值工具量具、低值文体用品。

　易耗品：指玻璃器皿、各种元件器件与零配件、实验小动物、劳保用品、三类物资。

物品的供应管理工作，应根据物品的不同性能、价格，区别对待，对贵重品、危险品、民用“低值品”应严格管理。

第四条学校提倡勤俭节约、爱护公共财物，反对公物私有化；重视物资管理队伍建设，根据实际工作情况，制定人员培训、考核和晋升办法。

第二章物品的计划与购置第五条物品的购置计划分：年度采购计划和临时采购计划各单位根据教学、科研、行政工作任务、库存物品的储备定额并结合当年经费的安排和目前库存情况编制物品的购置计划，填写《厦门大学材料请购单》。

第六条物品的购置分：物资主管部门采购和使用单位采购(自购)1、物品的购置工作，原则上由物资主管部门统一集中办理，做到采购、入库、使用三者相互独立，相互监督。

2、属化学药品、危险品、玻璃仪器、民用品类物品及其他数额在5000元(含)以上的批量物品不可自购。

大学文书立卷归档工作程序大学文书立卷归档工作程序一文书立卷的任务文书立卷工作是文书处理工作的最后环节。

文书立卷的任务就是将已经办理完毕的具有查考和保存价值的文件材料，按照它们的自然形成规律和相互间的内在联系，按照一定的立卷方法组成案卷，归档保存。

二文书立卷的基本要求凡是学校在各项工作和活动中形成的应立卷归档的各种不同载体的材料，必须收集齐全完整；组成的案卷应能清晰地反映学校各项工作和活动的真实历史面貌。

三材料的收集（一）收集范围凡是能反映学校在党政管理教学科研等各项工作和活动中直接形成的对学校和社会有保存和查考价值的各种文件材料，均属归档范围。

《黑龙江农垦大学立卷归档范围》规定应归档的党群行政教学科研产品生产和科技开发基本建设仪器设备出版外事财会十类文件材料中的管理性全局性综合性文字材料。

上级部门下发的文件材料内部刊物资料以及上下级部门其他单位针对学校各项工作情况与学校有密切联系的有关文件材料等。

与归档范围相关的反映学校各项工作和重要活动有保存价值的声像载体材料（照片录音带录像带幻灯片磁盘影视胶片缩微胶片光盘等）奖状证书实物等其他具有保存价值的不同载体材料。

（二）收集办法全校性综合性的文件材料由办公室文书负责立卷归档。

教学类中的学生毕业论文成绩表教材专着，科研类中的科研项目，基建类的基建项目，出版类中的学报校报，仪器设备类的设备项目，产品生产与科技开发类中的产品项目，财会类中的会计凭证账等，专题性科技档案及其相关的文字声像载体的材料荣誉证书等实物，由业务部门收集立卷归档后向档案室移交。

其他有关档案材料收集的问题参照《黑龙江农垦大学档案工作业务建设规范》要求进行。

四立卷方法（一）根据黑龙江农垦大学档案实体分类大纲和档案归档范围，制定本年可能形成文件材料的案卷类目，做好平时的收集积累工作。

（二）党群行政类按照黑龙江农垦大学《归档文件整理办法》进行归档，其他各类按照黑龙江农垦大学《立卷归档细则》进行分类组卷，一般以问题特征为主，结合运用其他特征(作者时间名称通讯者发文字号等特征)将文件材科进行分类组卷。

文书立卷归档管理办法总则为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和学校管理等各项中工作的作用。

根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》（原国家教委第6 条令）的有关规定，结合我校档案工作的具体情况，制定本办法。

学校档案工作是维护学校历史真实面貌的重要工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志。

凡是我校在党政管理、教学、科研和其它各项工作活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的文件材料，均属学校档案。

学校档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

二、立卷单位学校所属各职能部门、办公室（党政合署）、组织部、宣传部、工会、团委、纪检、人事处、保卫科、学生处、教务处（各系部）、成教处、中专部、培训处、学校、职研所、科研生产处、图书馆、卫生科、设备科、财务科、后勤管理处、基建、现代教育技术中心均属立卷单位。

学校各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定一名兼职档案人员具体承办，协同学校档案室认真做好档案的收集、整理、归档工作。

三、立卷要求1、各门类档案立卷的原则是：遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

2、卷内文件材料必须准确反映教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料质地优良，利于长期保存。

3、管理内容的卷内文件按问题、时间或重要程序排列，并注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前，附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后，其它文件材料按时间顺序排列。

4、立卷应根据文件材料的多少而定，同一问题、内容的文件多时，可组成一至若干卷，每卷不超过150 页；文件少时，可立薄卷。

卷内文件材料的编号：装订的案卷无论单面或双面，只要有文字，均应依次在右下角编页号（用铅笔）；不装订的案卷不编页号。

学校文件材料立卷归档制度高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志.为适应我校教学,科研,管理等各项工作上质量,上水平的发展形势,使我校档案管理工作规范化,科学化,确保档案的完整,准确,系统和安全,更好地为学校和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》,《中华人民共和国档案法实施办法》及国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》,《高等学校档案实体分类法》,《高等学校档案工作规范》等法规,结合我校档案工作具体情况,制定本办法.第一章基本制度第一条档案工作责任制.学校档案工作在校长统一领导下进行,确定一名校领导分管;各部,处(室),中心等立卷归档部门必须有一名负责人分工主管本部门的档案工作,并确定适当的专(兼)职档案人员负责本部门档案收集,整理和移交工作;档案室负责全校档案工作的规划,管理,监督和指导.第二条文件材料形成部门,课题组立卷制.由部门,课题组立卷人或兼职档案员按本规定第七条及各门类档案的特定要求,进行系统的整理组卷,并由部门档案工作人员负责按规定向学校档案室移交.档案室派人指导立卷工作.第三条公务活动文件材料归档制.学校教职工在公务活动中形成的各种载体形式的文件材料,都必须按规定向学校档案室移交,集中管理,任何个人均不得据为己有或自行处理.第四条"三纳入""四同步"管理制.各部,处(室),中心等立卷归档部门,应将档案工作纳入本部门的工作计划,纳入管理制度,纳入有关人员的岗位职责范围;在布置,检查,总结,验收各项工作的同时,布置,检查,总结,验收档案工作.第二章文件材料的归档范围及保管期限第五条归档范围一,党群类:主要包括党群部门在工作中形成的文件材料.二,行政类:主要包括行政职能部门(教学管理,科研,开发,基建,设备,外事,财务等部门除外)在工作中形成的文件材料.三,教学类:主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料.四,科学研究类:主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料.五,产品生产与科技开发类:主要包括学校自行研制的产品,科技开发管理及活动过程中形成的文件材料. 六,基本建设类:主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料.七,仪器设备类:主要包括仪器设备工作管理和仪器设备的全套随机文件以及在申请购置,开箱验收,安装调试,管理使用,维修改造,申请报废等各个环节中形成的文件材料.八,出版类:主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料.九,外事类:主要包括外事工作管理和外事活动过程中形成的文件材料.十,财会类:主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料.归档的文件材料包括纸质,照(胶)片,录像带,录音带,幻灯片,实物等各种载体形式.各类档案的具体归档范围见附件一至附件九.第六条保管期限一,保管期限分为永久,长期,短期.二,各类档案保管期限的具体划分见附件一至附件九.凡附件中未列者,参照以下原则划分:(一)永久:凡反映我校主要职能活动和基本历史面貌的,对学校和社会有长远利用价值的档案,列为永久保管.(二)长期:凡反映学校一般工作活动,在较长时间内对学校和社会有查考利用价值的档案,列为长期保管.保管期限为十六年至五十年左右.(三)短期:凡是在较短时间内对学校有查考利用价值的档案,列为短期保管.保管期限为十五年以下.第三章案卷的质量要求及归档时间第七条案卷的质量要求:一,各门类档案质量的要求,总的是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用.二,卷内文件材料必须准确反映本部门教学,科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书面材料利于长期保存.三,归档的文件材料种类,份数以及每份文件页数均应齐全完整,质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准.四,卷内密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后;其它文件材料依其形成规律或特点,按有关规定排列.五,卷内文件材料一般不得超过200页,应按排列顺序,依次编写页号或件号.装订的案卷无论单面或双面,只要是文字材料,均应在非装订线一侧下角编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方编件号.六,每个案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录(一式二份)对文件材料原有的题名不要随意更改或简化;没有题名的应拟写题名,但均应在拟写的标题外加[ ],没有责任者,年,月,日的文件材料要考证清楚及时补上;会议记录应填写会议的主要内容和时间.卷内文件目录放在卷首.七,有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内,若无情况说明,也应将立卷人,检查人的姓名及时间写上.检查人应是立卷单位负责人.备考表放在卷尾.八,案卷题名应简明确切,体式一致.一般包括主要责任者,内容,名称(文种)等.一般写在卷面,不超过50字.九,卷内文件材料应去掉金属物,破损的文件材料应托裱,字迹扩散的应复制并与原件一并立卷;未留装订线的文件材料应贴边,案卷应采取三孔一线的方法装订;不装订的案卷,应逐件用细线装订.十,凡归档的本校形成的文件及与外单位签定的合同,协议书等文件材料,均须加盖公章.十一,归档的文件材料必须经过整理,鉴定,并由归档单位逐个提出保管期限和保密意见,经档案室审查后归档. 第八条归档时间和手续一,归档时间:(一)党政,教学,科研管理部门和按年度归档的部门,于次年五月底以前归档.(二)教学部门和按教学年度归档的部门,于次学年度十二月底以前归档.(三)科研项目,基建项目和专题性,成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档.二,归档手续.案卷归档须填写移交清册一式二份,写明案卷标题,卷内文件件数,页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章.各立卷部门分管档案工作领导及专(兼)职档案员职责第九条分管领导职责一,组织本单位人员学习,宣传,贯彻《中华人民共和国档案法》及《普通高等学校档案管理办法》等档案法规,执行学校档案工作规章制度,把档案工作纳入本单位的议事日程,每学期定期研究档案工作.二,制定本单位档案工作的管理制度,对单位专(兼)职档案人员的工作提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难.三,加强与学校档案室的联系,共同做好业务监督,指导,检查工作,保证本单位归档材料的完整,准确,系统,案卷质量符合要求,归档及时.第十条各立卷部门专(兼)职档案人员职责:一,做好平时立卷工作,根据本单位文件材料形成的特点和归档范围,设置立卷类目,合理分类存放,便于利用和归档.二,负责本部门文件材料的形成,积累,保管,整理及立卷归档工作,保证归档文件材料完整,准确,系统,案卷质量符合要求.三,主动接受学校档案室的业务指导和督促检查,按规定时间向学校档案室归档.四,努力钻研业务,积极参加学校档案室组织的业务学习和有关活动,不断提高档案工作水平.第五章档案工作考试,评比及奖励第十一条单位考核与评比以部,处等立卷部门为单位,个人以兼(专)职档案工作人员为对象,每一到二年进行一次检查评比.评出的先进单位和个人,以学校名义授予年度档案工作先进单位和先进个人称号,并予以奖励. 第十二条先进单位条件一,领导重视.有位领导分管档案工作,能认真学习,宣传,贯彻《档案法》及《普通高等学校档案管理办法》等档案法规.档案工作纳入了单位工作计划,纳入了管理制度,纳入了有关人员的岗位职责.定期研究,布置,检查档案工作,及时解决档案工作中的问题.二,组织落实.处及所属科室(课题组)有专职或兼职档案员,并认真协调地开展工作.档案员工作有变动时,能及时办理交接手续.三,任务完成好.本单位应归档的文件材料达到了完整,准确,系统,案卷质量符合有关门类档案的要求,归档按时.第十三条先进个人条件一,热爱档案工作,努力钻研业务,不断改进工作方法并取得成效.二,积极协助单位领导宣传贯彻《档案法》,《普通高等学校档案管理办法》等档案法规,成效显著.三,承担的档案工作任务完成出色.归档的文件材料完整,准确,系统.案卷质量好,符合规范要求.归档按时.第六章附则第十四条本规定附件一,湖南电大党群,行政类档案文件材料立卷归档细则二,湖南电大教学类档案文件材料立卷归档细则三,湖南电大基本建设类档案文件材料立卷归档细则四,湖南电大仪器设备类档案文件材料立卷归档细则五,湖南电大财会类档案文件材料立卷归档细则六,湖南电大声像载体类档案文件材料立卷归档细则七,湖南电大外事类档案文件材料立卷归档细则八,湖南电大科研类档案文件材料立卷归档细则九,湖南电大出版类档案文件材料立卷归档细则第十五条本规定由校办公室负责解释.第十六条本规定自公布之日起施行.一,党群,行政类档案文件材料立卷归档细则党群,行政类档案是指学校在党群,行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字,图表和声像材料.党,政文件材料应严格执行文书处理部门立卷归档制度.一,党,政文件材料归档范围的确定(一)确定的原则1,归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用,凭证作用和研究价值.2,归档的文件材料必须反映学校党群,行政部门职能活动的全过程,保证完整,准确,系统.3,归档的文件材料必须遵循其自然形成规律,保持彼此间的有机联系,照顾不同部门的不同特点.(二)归档的重点以本校形成的不同载体,形式的文件材料为主,特别是全局性,综合性的文件材料.其次是上级和其他单位发来的文,电及附件.上级来文中,应以针对学校的指令性,指导性文件为主.(三)不归档的文件材料1,上级机关普发的(非专指高校)供参阅,不办的文件材料2,上级机关发来供工作参考的抄件和征求意见未定稿的文件3,无查考利用价值的事务性,临时性文件4,未经会议讨论,未经学校领导审阅,签发的未生效文件草稿.一般性文件的历次修改稿,打印文件的各次校对稿.5,无特殊保存价值的信封,一般性表态,询问一般性问题,提出的一般性建议意见的人民来信.6,学校内部互相抄送的文件7,兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料.8,非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料.9,重份文件.二,部门立卷和分类组卷(一)立卷原则文书处理部门立卷应按问题,时间, 重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确,全面反映学校真实面貌和部门职能活动,便于查找利用为原则.(二)立卷分工1,上级机关下达的文,电材料,综合性的由党委办,校办立卷归档,专业性的或具体业务性的,由各承办部门立卷归档.2,学校以党委,行政名义发文,由党委办,校长办立卷归档(归档文件需保存两份以上,并加盖公章).以部门名义发文, 由各部门立卷归档.3,学校党委和行政如召开的党委会扩大会,办公会议所形成的材料,由党委办,校长办分别立卷归档.召开的党委会,扩大会,办公会议所形成的材料,由党委办,校长分别立卷归档. 职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料,由主办单位立卷归档.4,两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档.5,重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档.6,各临时机构,撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交档案室,任何人不得带入其他单位.(三)立卷分类1,分年度:先将文件按其形成或针对的年度分开, 一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度规划,计划, 一般应归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结,报告, 归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般应归入会议开幕的年度; 跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;法规性文件归入公布或批准年度.2,分部门:将文件按其内容所反映的问题,事物分开.3,分保管期限:将文件按照规定的不同保管期限分开.(四)立卷组合1,基本要求立卷一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密.2,立卷组合形式(1)会议文件材料,按会议的届次组合,根据文件的数量可一会一卷,一会数卷或数会一卷.(2)学校管理和业务活动形成的业务文件,调研材料,一般按单一组合.(3)工作计划,总结等文件材料,一般按责任者或名称组合.(4)统计,报表,名册等材料,按照格式名称组合,根据数量,可组成一卷或数卷.(5)简报按名称或期号组合.(6)非诉讼案件材料,按立案问题或人头组合,可一案一卷或一案数卷.(7)人民来信材料,可按信件作者, 信件的处理形式或信件所反映的问题组合.(8)其它文件材料可按照特殊的形式组合.(五)案卷质量要求党群, 行政类档案的案卷质量要求同《湖南电大文件材料立卷归档的规定》第七条.三,党群类档案归档范围及保管期限(一)党委办公室DQ序号类目条款保管期限1 上级党组织有关党的建设的文件材料长期2 本校党代会文件材料永久⑴,党代会计划通知,工作报告,议程,决议,总结,记录,发言稿,领导讲话稿,照片,录音,录像;大会主席团成员,弄席代表名单;侯选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级批复等⑵,大会提案及办理情况;会议简报,会议情况反长期映记录,小组会议记录等⑶,会议参考文件;工作人员名单;工作证,代表长期证,列席证及选票式样3 校党委上报上级党委的报告,请示及批示,批复永久4 党委工作计划,总结永久5 党委发布的决定,决议和通知永久6 党委工作大事记永久7 党委负责同志在校内的重要讲话稿及参加上级召开永久的会议的发言稿,声像材料8 党委会,党委扩大会,书记校长联席会,党委中心组永久的会议记录,纪要及形成的有关材料9 党委工作简报长期10 党委关于专题性问题的调查材料,情况反映和汇报材料永久11 党委系统启用印章的文件材料永久12 党委系统重要统计材料永久13 以党委办名义下发的文件材料永久14 重要的群众来信来访及处理材料长期15 党委与有关机关联系,协商工作的来往文件长期16 分党委,总支,直属支部工作计划,总结,重要报告,经验长期介绍,调查材料,会议记录和统计表17 分党委,总支,直属支部建党工作及有关材料长期18 分党委,总支,直属支部人员奖励及有关材料长期(二)纪检DQ序号类目条款保管期限1 上级纪委关于纪检工作的文件长期2 纪委工作规章制度长期3 纪委工作计划,报告,总结,调查材料及重要统计永久4 校纪委会议记录长期5 校纪检委员会及部支纪检委员会名单长期6 党员干部违纪处分决定,调查结论,旁证,本人交待材料永久7 群众来信来访及处理意见长期(三)组织DQ序号类目条款保管期限1 上级关于组织工作的指示,决定,通知简报长期2 上级关于我校机构设置,干部任免的文件永久3 组织上报上级机关的请示,报告及批示批复永久4 本校组织工作计划,总结,决定,报告,调查材料永久5 本校组织机构设置,变动的报告及决定,批复,通知永久6 副处级以上干部任免,调动和离休报告,决定,批复,通知永久等(包括上级批准的,要附任免呈报表)7 科级干部的任免通知及有关材料永久8 分党委,党总支,支部改选,增补报告及审批材料长期9 吸收新党员,预备党员转正或取消资格,党员退党的材料长期10 干部名册,党员名册,各总支,支部委员名册长期11 党员和党组织统计年报及其他统计材料永久12 表彰先进的文件材料永久13 干部离休,待遇及更改工作时间的文件材料长期14 落实政策的有关文件材料长期15 党组织关系转移介绍信存限长期(四)宣传教育DQ序号类目条款保管期限1 上级关于宣传工作的文件长期2 本校宣传工作计划,决定,报告,通知和总结永久3 教职工政治思想工作动态及调查材料长期4 反映本校重大活动的剪报及图表永久5 报刊发表的反映我校情况的文章,报导材料永久6 学校开展的大型活动上级来校视察的声像材料长期7 上级有关学生思想政治工作的文件长期8 本校有关学生思想政治工作的决定,通知,条例永久(五)统战DQ序号类目条款保管期限1 上级关于统战工作的文件长期2 本校统战工作计划,决定,报告,通知和总结永久3 统战工作情况调查,典型材料,统计报表永久4 本校各级人大代表,政协委员名单(册) 永久及审批材料5 台,港,澳和侨务工作材料长期6 侨务对象,少数民族,台胞台属名册永久7 各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期8 统战工作重要会议记录长期(六)工会DQ序号类目条款保管期限1 上级有关工会工作的文件长期2 校教代会,工代会文件材料永久(1)教代会工代会计划,工作报告,议程,决议,总结,记录,领导讲话稿,大会发言稿及有关声像材料;大会主席团,代表名单;侯选人登记表和情况介绍;选举办法,选举结果和上级批复(2)大会提案及办理情况;会议简报,会议讨论情长期况及反映记录(3)会议参考文件;工作人员名单;工作证;代表长期证及选票式样3 有关工会工作的报告请求及批示,批复永久4 校工会工作计划工作总结及综合汇报材料永久5 校工会的决定,管理办法及有关材料永久6 基层工会干部名册,会员名册长期7 工会基本情况统计材料永久8 校工会评优的决定,通知及有关材料长期9 反映女工工作,家属工作的文件材料长期10 工会组织大型文体活动的文件材料长期(七)团委DQ序号类目条款保管期限1 上级关于团的工作文件长期2 本校团代会文件(通知,代表名单,工作报告,决议, 永久选举结果,领导讲话稿,大会发言稿和大会通过的文件)3 校团委工作计划,报告,总结及规章制度永久4 团干部名单,团员名册长期5 校团委会议记录长期6 表彰和奖励先进团支部,优秀团员的文件材料长期7 处分团员的材料及复查材料长期8 批准入团,离团的材料及名单长期9 学校基层团组织统计报表,团费收缴报表永久10 团委牵头进行的重大活动的有关材料长期四,行政类档案归档范围和保管期限(一)校长办公室XZ序号类目条款保管期限1 上级有关高校行政工作的综合性文件长期2 本校教育事业规划,计划及上级批复永久3 学校的规章制度管理办法永久4 学校上报上级机关的报告,请求和批示,批复永久5 校务委员会,校长书记碰头会,校长办公会议记录, 永久纪要及会议讨论通过的文件6 全校性工作会议,座谈会记录长期7 校领导的重要讲话稿,参加校外会议发言稿永久8 全校性会议的照片录音带,录像带永久9 校领导在校外参加公务活动的材料的声像材料长期10 本校各单位的请求及学校的批复(分类立卷) 长期11 全校性工作的调查材料和经验总结长期12 学校大事记,简报,情况动态等永久13 学校的校史,民,历史沿革及概况永久14 校庆工作材料长期15 学校评估材料永久16 校史工作材料永久17 上级领导来校视察工作的文字,声像材料长期18 学校获荣誉称号的奖状,锦旗等实物或照片长期19 学校学年,学期工作计划,总结永久20 学校统计年鉴永久21 学年报表及综合统计材料永久22 学校行政机构设置的文件永久23 学校行政机构启用印鉴的文件及印模永久24 重要的电话记录和备忘录长期25 重要的来信来访材料及处理结果长期26 校保密工作,总结,调查汇报及记录长期27 校办的工作计划,工作总结及岗位职责永久28 校办管理工作中形成的文件材料长期29 区人民代表选举工作的文件材料长期30 学校与外单位的合同书,协议书往来函件永久(二)人事XZ序号类目条款保管期限1 上级有关人事工作的文件长期2 本校人事工作的规章制度,管理办法,岗位职责长期3 校人事工作计划,总结,会议记录永久4 有关机构,编制规划,计划报告的请示和批复永久5 关于校内机构设置,变化的文件材料永久6 有关人事,劳资,编制,人员基本情况的统计报表永久7 人事处权限内的干部任免文件材料及名册永久8 表彰和奖励先进集体,先进教职工的文件材料长期9 处分教职工的文件材料和复查,撤销处分的文件材料长期10 师资培养,管理工作计划,总结和规定永久11 教师进修计划,安排,总结长期12 职工培训计划,总结和规定长期13 职工培训课程安排,名单及结业情况长期14 教职工评定,聘任专业技术职称材料及上级批复(按类立卷) 长期15 职称评定工作的文件材料长期16 教职工调整工资的文件材料长期17 调资汇总表,调资名册永久18 教职工转正定级的文件材料长期19 教职工调入的有关材料(包括转移行政介绍入,工资长期关系等)20 教职工调出的有关材料(包括转移行政介绍信存根, 长期工资关系介绍信存根)21 招工招干的文件材料永久22 教职工退休,退职和出国的有关文件材料长期23 教职工退休留用,续聘的文件材料长期24 教职工福利工作长期25 职工停薪留职的合同协议等文件材料长期。

第一章总则第一条为了加强我校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥在学校管理、教学、科研等工作及其社会服务中的作用，更好地为学校教育事业服务，根据《中华人民共和国档案法》、教育部（原国家教委）《普通高等学校档案管理办法》等有关法律、法规制度，并结合我校实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指学校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、电子文件数据、图表、声像、光盘、磁盘等不同载体形式的历史记录材料。

第三条档案工作是维护学校历史真实面貌的重要事业，是学校整体工作不可缺少的重要环节，是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。

学校要加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学校发展规划和工作计划，纳入各个部门的议事日程和管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。

各单位在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，应布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条档案管理部门应严格执行国家、学校的有关规定，确保档案实体安全、严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。

第二章档案管理体制和任务第五条学校依照教育部（原国家教委教直司1991年51号文）批准成立厦门大学档案馆，为正处级建制（厦大人字1991年53号文），集中统一管理全校档案。

学校由一名副校长分管学校档案工作；各单位（部门）一名负责人分管本部门的档案工作，并设专（兼）职档案员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。

第六条档案馆是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。

档案馆的基本任务：一、贯彻执行国家和上级机关关于档案工作的方针、政策、法令和规定，规划全校档案工作。

二、制订和组织实施本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。

三、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管和提供利用全校的各类档案，包括各种电子文件数据、电子档案及有关资料。

人事档案立卷归档人事档案立卷归档**档案立卷归档办法**档案收集范围主要为：包括文书档案、教学档案、科研档案、基建档案、人事档案、财务档案、声像档案、实物档案等，专业档案由各职能部门单独存档。

一文书档案：文件材料立卷归档要以本校在各项工作活动中产生和形成的文件材料为主。

凡是反映和记述我校主要职能活动产生和形成的重要查考价值的文件以及与上述文件有密切关系的上级指示和有关资料，包括各单位的请示、报告等均属归档范围。

(一)文书档案归档范围1本校党委、校长办公室、行政、工会、团委、民-主党派等组织在各项活动中产生和形成的文件材料，如上级来文、本校的请示、报告、有关批复、批示，重要会议记录、会议纪要、简报、讲话稿、代表名单、选举办法，长远规划、工作计划、总结、各项规章制度、通知等。

2其它单位发来与本校工作有密切关系的文件。

3本校因工作需要与外单位签订的合同、协议及来往信函。

4学校各部门启用印章的文件及印模。

5学校内部机构增减及人事任免、师资培训等工作形成的文件。

6校编简报、信息、校史、大事记。

7学校在外事管理工作中形成的出境审批，国际交流合作，参加国际比赛，外籍教师，留学生管理，外界专家学者、官员、友好人士来访等文件材料。

8教职工离职、退休、死亡及有关其它福利工作形成的文件。

9学校干部、职工、教师(教授、讲师)及党、团员名册。

10教职工的录用、定级、调资、考核等工作形成的文件。

11开展各项行政、教学、人事、科研等主要职能活动的综合统计年报。

12学校员工职称评审工作的文件材料。

13学校进行年终评比形成的文件材料。

14安全保卫、学校教职工出国审批材料。

15上级机关或校审计部门对离任领导及有关部门进行财务审计形成的审计材料。

16校纪检部门对违纪员工进行的立案调查材料。

17重要的群众来信来访材料。

18校属各部门只负责本部门撰稿的校发文件和与本部门工作关系密切的上级来文、外单位来文。

不归档的文件：1内部门下发的需要本部门遵照执行的文件留本部门保存，不需向档案馆归档移交。

高等院校部门档案立卷归档管理办法一、根据《高等学校档案工作规范》、《学院档案管理制度》的规定，为完善全校各部门立卷归档制度，特制定本办法。

二、立卷归档基本原则1、本校各部门和个人从事党政管理、教学、科学研究、外事、出版等各项工作活动中形成的档案材料，是学校的财产，是党和国家的财富，必须移交给学校综合档案室，任何部门和个人不得私自保留。

2、凡属《学院档案管理制度》所划定的档案材料，各部门和个人必须按照本办法进行立卷归档。

3、学校严格实行部门立卷归档制度，各系部、处室均系立卷单位。

每个立卷人员的材料积累、立卷，均按立卷单位统一归档。

校综合档案室按立卷单位接收档案。

三、立卷归档的组织规范1、综合档案室是学校档案工作职能部门，负责全校档案的管理、开发和利用，同时负责对各处级单位的立卷归档工作实行监督和指导。

2、全校各处级单位是文件材料产生和形成的部门，负责组织本部门的立卷归档活动，并接受综合档案室的监督和指导。

3、各单位日常的文件材料谁承办谁负责保存，由兼职档案员负责组卷，没有兼职档案员的，由部门负责人或秘书负责组卷。

4、职能部门在对重要科研成果鉴定、基建工程竣工验收、大型维修改造工程竣工验收、贵重仪器设备（价值在10万元以上）开箱验收时，必须通知综合档案室工作人员参加，以便对应归档的文件资料进行审查验收，监督指导部门立卷归档。

对文件资料齐全完整的，综合档案室方可签字验收，有关部门方可办理成果申报手续、工程验收手续或财务付款手续；否则，综合档案室不得签字验收，有关部门不得办理相应手续。

四、文件材料的立卷分工1、上级党、政部门及有关单位下达的文件，由校办负责立卷归档。

2、学校及校内各单位向上级机关及有关单位上送的文件，一般由校办负责立卷归档；对口部门的呈文，由对口部门负责立卷归档。

3、校办起草以校办或学校名义编号的校内文件，由校办负责立卷归档；部门起草以学校名义编号的校内文件，校办和部门都要立卷归档；部门起草以部门名义编号的部门文件，由部门负责立卷归档。

本文部分内容来自网络整理，本司不为其真实性负责，如有异议或侵权请及时联系，本司将立即删除！== 本文为word格式，下载后可方便编辑和修改！ ==学校文书档案立卷归档办法全文学校文书档案立卷归档办法第一章总则第一条根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局关于《档案工作业务建设》、《文书档案案卷质量标准》等有关规定结合学校实际情况，特制定本办法。

第二条档案是党和国家的宝贵财富，是维护学校历史的真实面貌、提高学校工作效率、工作质量必不可少的条件。

为了有效地保护和利用档案，必须认真地做好档案的收集、整理和管理工作，使应归档的文件材料达到齐全、完整。

第三条文书的立卷、归档工作是文书处理部门工作的组成部分，是学校档案工作的基础和来源。

学校各部门应把文件材料的形成、积累和归档工作列入本部门的岗位责任制，纳入管理人员的职责范围。

第四条学校档案室，对本校各文书处理部门的各种文件材料的收集、整理立卷归档工作进行监督和指导;各部门要定期向校档案室归档，由校档案室统一集中管理;任何科室和个人不得长期保留应归档的文件材料，更不能据为己有。

第二章归档范围第五条学校各部门，凡是在工作活动中形成的，办理完毕的各种门类和载体的、具有查考价值的文件材料(收文、发文、内部材料)、电报、电话记录、会议记录、值班记录、来访记录、统计材料、出版物和原稿、主要领导人的工作笔记和照片、影片、录音带、录像带等均属归档范围。

重点：1.本校或本部门自己形成的文件材料。

2.上级机关、下级机关及其他机关针对本校主管业务有密切联系的文件材料。

第三章立卷单位及任务第六条学校各部、室、科、工会、团委等均属立卷单位。

第七条立卷单位应本着归档文件材料齐全、完整、系统、科学的原则，将本部门承办完的文件材料统一分类，完成组卷、编写张号、案卷目录、装订等工作，统一向档案科归档。

第四章立卷的原则、方法、要求第八条遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系、正确区分不同价值，便于保管和利用。