下载文档原格式
公文处理基础知识为什么要学习和加强公文处理知识做好公文处理是依法行政的重要保证做好公文处理是加强机关建设的必然要求做好公文处理是每个国家公务人员应该掌握的基本技能和应尽的职责目前公文处理工作存在的问题比较多第一讲公文的一般知识第二讲公文的基本格式和常见问题第三讲公文的行文规则和常见问题第四讲公文处理的基本知识第五讲常用文种写作第一讲公文概述一公文的基本含义公文即公务文书是党和国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效用和规范格式的文件材料是办理公务的重要工具一公文的基本含义公文的基本含义可以从四个方面理解①公文形成的主体是国家机关及其他社会组织②公文形成的条件是行使职权和实施管理③公文是具有法定效用与规范格式的文件材料④公文是办理公务重要工具之一一公文的基本含义行政公文是应用文的重要组成部分不仅在国家各级行政机关通用而且还通用于各类企业事业单位和群众团体使用范围非常广泛行政公文是一种法定公文它的种类格式行文规则办理及管理都有明确的要求《国家行政机关公文处理办法》《国家行政机关公文格式》二公文的作用一发布政令传达决策二指导工作推动工作三工作依据检查凭证四沟通信息联系公务五宣传教育统一思想三公文的特点 1公文有法定的作者 2公文有法定的权威 3公文有特定的效用 4公文有规范的体式 5公文有规定的处理程序四公文的分类1按使用范围划分专用公文由具有专门职能的机关根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文如外交领域的国书照会条约等司法机关的起诉书判决书卫生监督执法文书此外军务公文经济公文教育公文等通用公文是通行于各机关团体企事业单位的公文如通知请示报告等四公文的分类2按作用划分知照性公文成务性公文四公文的分类3按行文方向划分上行文下行文平行文 1 上行性公文下级向上级呈送的公文文种请示报告意见行文方式逐级行文越级行文2 下行性公文上级向下级递送的公文文种命令决定通报批复会议纪要行文方式逐级行文多级行文越级行文3 平行性公文同级或不相隶属的机关团体和单位之间的行文文种函公告五公文的标准化行政机关公文处理的目标规范化制度化科学化规范化是指公文处理的每项程序操作都要遵循一定的规程方式和要求完成结果要达到一定标准规格制度化是规范化在一定程度上上升为法制化或纪律化在公文处理中建立并执行一整套的处理制度科学化是指公文处理的规范制度应当建立在科学的基础上符合公文处理运行的规律和实际对于科学化的含义进一步延伸还应当包括公文处理中运用现代科学技术采用现代化的办公手段五公文的标准化八十年代前专项的零散的没有形成完整的制度1981年2月国务院办公厅《国家行政机关公文处理暂行办法》1987年2月国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》 1993年国务院办公厅再次修订《国家行政机关公文处理办法》 2000年8月国务院《国家行政机关公文处理办法》六公文处理的原则和基本要求1．政治性2．实事求是3．精简准确4．及时高效5．安全保密七行政公文文种简介现行党委机关常用公文14种决议决定指示意见通知通报公报报告请示批复条例规定函会议纪要现行国家行政机关常用公文13种命令令决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要七行政公文文种简介一命令令是国家高层权力机关及其主要负责人为处理重大或紧急事项而颁发的一种强制性公文适用于发布法规宣布重大行动和举措嘉奖有关人员等注意个人发布命令时必须代表组织因此必须冠以职务名称党内不发命令七行政公文文种简介二决定适用于对重大事项或重大行动作出安排奖惩有关单位及人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项三公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项四通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项七行政公文文种简介五通知在一定系统内或个别范围内告知事项的一种公文适用于批转下级机关的公文转发上级机关或不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免人员七行政公文文种简介六通报适用于表彰先进批判错误传达重要精神或情况七议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会常务委员会提请审议事项八报告适用于向上级机关汇报工作反映情况答复上级机关的询问九请示适用于向上级机关请求指示批准七行政公文文种简介十批复适用于答复下级机关的请示事项十一意见适用于对重要问题提出见解和处理办法十二函适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题向有关部门请求批准和答复审批事项十三会议纪要适用于记载传达会议情况和议定事项现行国家行政机关的常用公文13种命令令决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要第二讲公文格式及常见问题一公文用纸要求2001年1月1日实施的《国家行政机关公文处理办法》规定我国行政机关公文用纸一律采用长297毫米宽210毫米的国际标准A4型《中国共产党机关公文处理条例》规定党委公文可用16K也可用A4目前实际使用的均是16K 《国家行政机关公文格式》规定凡未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色三公文的排版规格与印刷装订要求 1排版规格公文标题居中排一行或数行用2号标宋体正文用3号仿宋体一般每面排22行每行28个字从左至右横写横排 2印刷要求双面印刷版面干净无底灰字迹清楚无断划尺寸标准版心不斜误差不超过1mm页码套正两面误差不得超过2mm 3装订要求左侧装订订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l／4处允许误差±4mm 四各要素标识规则及常见问题党政机关正式公文基本要素16个版头秘级紧急程度发文字号签发人横隔线标题主送机关正文附件发文机关署名成文日期印章主题词抄送机关印制版记根据位置将这些要素划分为眉首主体版记三部分四各要素标识规则及常见问题一眉首又称文头发文机关标识国家行政机关正式公文的眉首一般由版头秘级紧急程度发文字号签发人组成一眉首1版头由发文机关全称或规范简称加上文件二字组成置于公文首页上部居中用庄重醒目的字体套红印刷①红头文件文件的首页上端印有×××文件字样的红色大字②白头文件即不用版头的文件一般用于印发领导人的讲话等文字材料一眉首2密级公文的秘密等级秘密等级依次分为秘密机密绝密三种有保密要求的公文应确定具体密级3紧急程度对于事关重大需要紧急传递和办理的公文应标明紧急程度以便跟一般公文区分开来不是事关重大需要紧急办理的公文不得标注此项秘密等级紧急程度应视文件内容需要标注党委文件规定标左上角政府文件标右上角一眉首4发文字号由发文机关代字发文年度和发文顺序号三部分组成位于文件名称之下横隔线之上的正中位置固定模式为机关代字〔年份〕顺序号一眉首4发文字号机关代字〔年份〕顺序号⑴机关代字发文机关名称的极度简缩一经确定不得随意改动如商发商政发商政卫发陕政字商政字商政卫字商政函商政卫函上行文一律用字下行文一律用发平行文一律用函⑵年份发文当年的年度用阿拉伯数字写全不得缩写如把1999年减缩为99年份加六角括号不得用圆括号或别的括号序号是机关发文的流水号当年所发的第一份公文是1号以后依次顺排即可序号前不加第字数字前面也不加0 如商政卫发〔2007〕33号一眉首5签发人上报公文应在发文字号同一行的右侧标注签发人签发人后面标注签发人姓名签发人一项的具体位置行政公文跟党的公文一样都规定标在"红头"下方右侧也就是发文字号右边一眉首6横隔线隔开公文版头部分与公文主体部分的红色横线党委机关一般为中间带有实心五角星的红色横线政府机关一般为一条完整的红色横线横隔线位于发文字号下方二主体主体也称正文一般包括标题主送机关正文发文机关成文日期印章附件7个部分二主体1标题公文标题的作用一是提示内容点明主题使人一目了然二是给公文定名便于收文机关登记管理便于查找询问公文标题位于间隔横线下方居中排列字号大于正文应准确简要地概括公文主要内容一般由发文机关名称公文主要内容和文种三部分组成发文机关关于事由的文种例如《国务院办公厅关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通知》《商洛市卫生局关于组织开展年度目标责任督查活动的通知》二主体公文标题中除法规规章名称加书名号外一般不加标点符号不能以引用文件字号代替内容提要公文标题方面存在的问题⑴要素不全随意省略发文机关⑵标题内容不精炼不明确不规范A不明确例如《关于尽快修复三号公路的请示》B不简炼例如《××县人民政府在工业会议后为贯彻省政府关于开展增产节约运动的指示根据本县情况提出措施计划并增产指标向市政府的报告》 C不规范例如《呈报扩建校舍由》《转发监察部监发［2004］2号文件的通知》⑶文种使用不当主要是请示报告不分报告夹带请示事项甚至自造文种如《关于xxx问题的请示报告》《关于xxx 问题的汇报》等等⑷标题过多使用标点符号二主体2主送机关主送机关就是受理公文的机关俗称抬头主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称位于公文标题下方正文上方顶格排印与标题之间上下空一行距离向上级机关行文特别是上行文中的请示一般只能写一个主送机关如需其他相关的上级机关阅知可以抄送二主体3正文公文的主体即公文的具体内容是公文的核心部分用来表述公文的内容正文的写法从内容上讲要把事情交待清楚什么事什么问题准确无误观点要鲜明需要受文单位做什么解决什么问题准确明白从形式上讲条理层次清楚文字简练确切标点符号准确无误篇幅力求短较长的公文一般由开头主体结尾三部分组成正文书写时需注意首先需要使用序数符号标明层次时一般第一层用一第二层用一第三层用1第四层用1 其次排印正文时标点符号应尾随文后即点号不能打头标号不要拆开数字年份也不能拆开回行第三公文中的数字除成文时间部分结构层次序数和词词组惯用语缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外应当使用阿拉伯数字年份一律使用公历年份的全称如1978年2003年不能略为78年03年同一文件中同类数量的表示方法应前后一致第四引文表述要准确二主体4附件附件是对公文正文的说明补充或参考材料公文如有附件应当在正文之后机关署名或成文时间之前标识附件的格式为附件序号标题件数二主体5发文机关落款指正文之后附件之下所署发文机关名称党的机关公文要求署名署名用全称或规范化简称位于正文下方偏右行政公文不要求一定署名根据情况可署可不署如有署名位置同党的公文如不署名公章盖在成文日期上二主体6成文日期公文制成的时间成文日期应写明年月日位于发文机关署名下方政府公文用汉字党的公文用阿拉伯数字成文日期是文件生效和查阅的重要依据要准确完备具体不能忽视二主体7印章印章是发文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证公文除会议纪要外都应加盖发文机关印章用印位置居成文日期中间偏上总的要求是上不压正文下骑年盖月用印要端正清晰三版记版记部分包括主题词抄送机关印制版记3项版记中各要素下均加一条反线版记的位置在公文最后一页版记的最后一个要素置于最后一行版记部分三版记 1主题词公文主题词是为适应办公自动化的需要在实践中总结出来的能表达公文基本内容的规范化的单词和词组主题词要能反映公文的主要内容和文种所有的公文都要标注主题词上报的公文要求更严格要按上级机关的要求和公文主题词表标注商洛市政府机关目前使用的是市政府<a name=baidusnap0></a><B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>2002年印发的《公文主题词表》主题词标于文尾部分抄送栏之上数量一般3-5个以先内容后形式的顺序排列标注主题词应准确规范三版记2抄送机关抄送机关指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级下级和不相隶属机关抄送机关名称标注于主题词下方印制版记印发机关和时间份数上方抄送机关的名称用全称或规范化简称三版记标注抄送机关需注意抄送机关不能滥抄滥送也不能漏抄漏送如抄送领导个人抄送机关内部科室抄报档二等请示公文不得同时抄送下级机关向下级机关的重要行文要抄送直接上级机关向下转发上级机关的文件不要再抄送上级机关三版记3印制版记由公文印发机关名称印发日期印制份数组成位于公文末页下端抄送栏之下左端标注公文印发机关名称右端标注印发日期⑴印发机关一般是发文机关的办公机构如市政府文件的印发机关统一为市政府<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>市卫生局文件的印发机关统一为市卫生局<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B> ⑵印发日期印发时间以公文付印的日期为准用阿拉伯数码标识是实际印制的日期与公文的成文日期意义不同⑶印制份数标注在印发机关与印发日期栏之下右侧标注有共印XXX份第三讲行文规则及常见问题一行文规则的含义行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则它对行文关系有决定性的影响规定着公文传递的基本方向根据公文授受机关的工作关系不同可以将公文划分为上行文下行文和平行文二行文方式四按机关隶属关系和公文的发送效力范围不同有以下四种形式1．逐级行文2．多级行文3．公开发布4．越级行文三行文方面常见的不规范行为一文种使用不规范1请示报告不分请示应当一文一事报告不得夹带请示事项2不相隶属机关之间使用上行文种无隶属关系机关或部门之间一律以函行文不得使用上行文种或下行文种3滥用文种非法律法规规定可用使用命令令的机关一律不得使用命令令非重要事项或法定事项不得使用公告二行文主体不规范1越权行文⑴部门内设机构行文⑵业务主管部门向没有隶属关系的下级机关发布指示性文件2非同级机关联合行文三主送抄送机关不规范关于主送行文应当根据公文的内容及发文收文机关的隶属关系及职权范围确定主送机关上行文应当坚持一个主送机关的作法不能多头主送多头主送往往造成受文机关之间相互推诿或产生矛盾抵触反而不利于尽快解决问题确定上行文主送机关的规范是请示一般只写一个主送机关需要同时送其他机关的应当用抄送形式受双重领导的机关向上级机关行文应当根据公文内容即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关除上级机关负责人直接交办的事项外不得以机关名义向上级机关负责人报送"请示""意见"和"报告" 三主送抄送机关不规范关于抄送抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关抄送范得当有助于公文处理否则将贻误沟通或造成人力物力的浪费应当抄送的情况 1除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关应列为抄送机关 2向下级机关或者本系统的重要行文应当同时抄送直接上级机关 3上级机关向受双重领导的下级机关行文必要时应当抄送其另一个上级机关 4下级因特殊情况必须越级请示时应抄送被越过的上级机关 5上级越级向下级行文时可以抄送受文机关的直接上级机关不应当抄送的情况 1请示不得抄送其下级机关 2接受抄送公文的机关不必再向其他机关转抄转送 3凡与公文办理无关的单位一律不予抄送三主送抄送机关方面的不规范行为1多头主送主送个人2越级行文3抄送过滥四行文的基本规则1按机关隶属关系和职责范围行文的规则2授权行文的规则3联合行文的规则4一般情况下不越级行文的规则5不越权行文的规则6请示不直接报送领导者个人的规则7请示应一文一事只主送一个机关不抄送下级机关的规则8报告中不得夹带请示事项的规则9公文由文秘机构统一处理的规则公文写作常见问题实例分析关于邀请x校长x书记参加10356211工程奠基仪式并致辞的请示报告校长<Bstyle='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>党委<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>并呈x校长x书记根据校长办公会议决我院成立了专门的10356211 工程指挥小组在校领导的指导和指挥小组的努力下前期准备工作已经就绪现定于十月二十一日举行工程奠基仪式届时想请x校长x书记参加仪式并致辞请校长<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>提供方便热切盼望x校长x书记的到来此致敬礼附件一讲话稿附件二议程资环学院2005年10月5日第四讲公文办理一发文办理发文办理即制发公文的过程包括拟稿审核签发复核编号登记缮印校对用印封发等程序主办人拟稿→科长审核→<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>主任核稿→领导签发→<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>室复核编号登记→主办科室送印校对→<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>用印→主办科室封发一公文拟稿－拟稿应注意以下事项1符合国家的法律法规及其它有关规定 2情况确实观点明确表述准确结构严谨条理清楚直述不曲字词规范标点正确篇幅力求简短 3公文的文种应当根据行文目的发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定 4起草公文时正文一律打印使用3号仿宋体字每页不超过22行每行不超过28个字 5人名地名数字引文准确 6结构层次序数第一层为一第二层为一第三层为1第四层为 1 7应当使用国家法定计量单位 8公文中的数字除必须使用汉字外应当使用阿拉伯数字二公文审核公文的核稿作为公文制作中的重要环节要求公文核稿人员以高度负责的态度对文稿从内容文种格式到会签手续等方面严格衡量逐字逐句审核严格把关杜绝不准确不规范的文件印发三公文签发1单位重大事项的决定和报送上级机关的请示意见和报告由单位主要领导签发单位主要领导外出时由授权主持日常工作的副职领导签发2单位内部的下行文可由分管领导签发3依据会议决定或者例行手续的下行文经领导授权可由<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>主任签发但需在审签意见中予以说明4领导签发后的文稿原则上不得再作改动确需修改时应在修改后再送签发人审签四公文的复核打印校对打印的文件由拟稿人负责校对一般需经过三人共同校稿通过看稿读稿核稿三道程序每个程序都应签字落实责任保证校对质量经校对后的清样交核稿人核对后在终稿清样上签字后付印校对符号严格按国家标准标注严格控制文件印刷数量主办科处室应按文件的发送范围计算印刷份数避免浪费五公文用印公文由单位机要人员负责用印审批手续不完备或不符合办文要求的不予用印六公文封发承办科室负责文件的装封寄发封发文件前应核对文件正文和附件是否齐全有无缺页重页页码顺序是否正确发送单位的地址是否书写正确有无漏发的单位信封是否粘牢等二收文办理收文办理指对收到公文的办理过程包括签收登记审核拟办批办承办催办等程序常规处理职责分工是签收登记审核----<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>机要文书分办拟办----<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B> 批办----单位领导承办----科室三公文归档公文办结后应按《档案法》及有关规定及时将公文定稿正本和有关材料整理立卷公文立卷应以本机关形成的公文为主根据公文形成的特征相互联系和保存价值进行分类整理立卷正确反映公文形成的全过程完整地反映本机关的主要工作情况以便于查找和利用公文归档注意事项单位负责人外出参加会议收到的应归档的公文等材料使用后交<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>档案工作人员或由陪同参加会议的人员整理每年3月份为立卷归档月5月底前各科室须将上年度应整理归档的公文移交<B style='color:black;background-color:#ffff66'>办公室</B>并办理交接手续归档范围内的公文应当确定保管期限按照有关规定时间向上级档案管理部门移交个人不得保存应归档公文文。
公文处理培训一、公文含义、特点和分类（一）公文的定义公文是具有法定效力和规范体式的公务文书。
是传达国家方针、政策，贯彻公司各种会议决议，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布臵和洽商工作，报告情况，交流经验的重要工具。
（二）公文的特点1. 法定的作者2. 法定的权威3. 规范的体式4. 严格的程序（三）公文的分类(根据公文的作用划分)1. 规范性公文：条例、规定、办法等2. 指挥性公文：命令、决定、批复等3. 报请性公文：报告、请示等4. 公布性公文：公告、通告等5. 知照性公文：通知、通报等6. 商洽性公文：函7. 记录性公文：会议纪要二、公文处理（一）公文处理的含义公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
（二）公文处理的保密要求公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司关于商业秘密的管理规定，确保国家秘密及公司商业秘密的安全。
（三）公司公文处理管理部门公司总经理办公室是公文处理的管理机构，主管公司机关的公文处理工作并指导各单位的公文处理工作。
（四）文书的职责各单位应指定专门人员负责本单位的公文处理工作。
为保证公文质量，文书需要把好“两关”。
一是要把好内容关。
要对公文的语言文字表述是否规范、文种使用是否正确等进行把关，力求做到内容充实，表述清楚，简明扼要，逻辑严密，确保行文质量。
二是要把好格式关。
要对公文的体例格式是否符合公文处理的规定、各要素的标识是否正确等进行认真把关，确保发出的公文体例标准，要素齐全，印制规范。
三、公文的种类和格式行政公文一般有10种，下面介绍几种常用的文种。
（一）通知1. 适用范围适用于转发上级部门和不相隶属单位的公文，向所属单位发布规章制度，传达要求所属单位执行、办理、遵守和需要周知的事项。
2. 特点（1）知照性（2）广泛性（2）时效性（二）报告1.适用范围适用于向上级部门或有关主管部门汇报工作，反映情况，请求备案，答复上级部门或有关主管部门的询问。
