秘书实务第十三章通讯工作

简答题简述学习秘书实务的意义。

学习秘书实务的意义有以下几个方面：①学习秘书实务，有助于为社会培养应用型秘书人才；②学习秘书实务，有助于满足两领导工作的需要，③学习秘书实务，有助于提高秘书工作质量和效率。

④学习秘书实务，有助于理解秘书专业其它课程的相关知识。

什么是秘业务活动？就其结构来看，秘书业务活动由哪些要素构成？秘书业务活动，就是秘书和秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。

秘书业务活动就其结构来看，由以下要素构成。

①秘书人员，即从事各项秘书专业工作的专门人员。

这是秘书业务活动的主体要素，也是秘书业务活动的主导要素。

②专业工作，即秘书和秘书机构的日常业务，这是秘书业务活动的客体要素，也是秘书业务活动的载体要素。

③工作规范，即秘书业务的工作程序和操作规程，这是秘书业务活动的中介要素，也是秘书工作效能的保证要素。

④领导意图，即领导者对完成某项业务的意见，倾向及企图，这是秘书业务活动的潜在要素，也是开展秘书业务活动的依据要素。

⑤工作环境，即秘书业务活动的运行空间及时间，这是秘书业务活动牟外在要素，也是秘书业务活动的随机要素。

秘书实务的性质是什么？表现在哪些方面？秘书实务的性质是专业性，表现为以下几个方面：①秘书职业的专业化，在蓬勃兴起的职业中，秘书职业日益成为一个常青的，备受社会表睐的热门职业，既然是一门职业，其工作内容必然表现为专门代趋势。

②秘书业务的常规化。

在常期的秘书实践中，经过秘书和秘书机构的积累及总结，有些成为常规性专业工作，有些则成为非常经验或有章可循的秘书业务，如文字工作，方书工作，会议工作，接待工作和信访工作等。

实践证明，愈常规化的业务，愈具有专业化的性质。

③秘书职能的具体化，秘书职能是秘书活动的任务，职责。

作用和效能的统称，它从总体上规定着秘书和秘书机构工作方向，活动范围和行为的准则，回答“做什么”和“做得怎么样”的问题。

实践证明：愈具体化的业务，愈具有专业化的性质。

秘书实务之信息工作秘书实务之信息工作在现代社会中，信息的获取和传递是非常重要的一项工作。

作为一名合格的秘书，信息工作是其职责之一。

信息工作主要包括信息的收集、整理、存档和传递等方面。

只有做好信息工作，秘书才能更好地协助领导完成各项工作。

首先，信息的收集是秘书工作中必不可少的一环。

秘书需要及时了解各种信息，包括媒体报道、行业动态、政策法规等。

通过不断收集信息，秘书能够及时了解到各种信息动态，为领导作出决策提供信息支持。

其次，秘书需要对收集到的信息进行整理和分析。

秘书需要将收集到的信息进行分类整理，建立起一个完整的信息库。

通过对信息的整理和分析，秘书能够更好地把握各种信息的内涵和价值，帮助领导更准确地把握形势。

然后，秘书要做好信息的存档工作。

收集到的信息需要进行存档，以备将来使用。

秘书需要建立起一个规范的信息存档系统，确保信息的安全和便捷使用。

在存档的同时，秘书要注意信息的保密工作，确保信息不被泄露。

最后，秘书需要及时将信息传递给相关人员。

信息的传递是秘书工作的核心环节之一。

秘书需要将领导需要知道的信息及时传递给相关人员，并保证信息的准确性和完整性。

在信息传递的过程中，秘书要注意沟通的技巧和方式，以确保信息的顺利传递。

总结起来，秘书的信息工作是一项复杂而重要的工作。

秘书需要及时收集各种信息，进行整理和分析，并将信息存档和传递给相关人员。

只有做好信息工作，秘书才能更好地协助领导完成各项工作。

在信息工作中，秘书需要具备一定的专业知识和技能。

首先，秘书需要熟悉各种信息收集和整理的方法和技巧。

例如，掌握搜索引擎的使用方法，能够高效地查找和筛选信息；掌握文献检索的方法，能够全面了解相关领域的信息。

其次，秘书需要具备一定的信息分析能力。

只有通过对信息的分析，秘书才能将信息转化为对领导决策有价值的内容。

最后，秘书需要具备良好的沟通和协调能力。

在信息传递的过程中，秘书需要与各方人员进行有效的沟通和协调，以确保信息准确地传递给相关人员。

中办通讯和秘书工作主要内容中办通讯和秘书工作作为党和国家机关的重要部门之一，承担着重要的工作职责。

其主要内容包括通讯工作和秘书工作。

下面将分别介绍这两方面的主要内容和要求。

一、通讯工作1. 编写通讯稿件中办通讯工作的重要职责之一是编写通讯稿件，包括内外部发文、会议纪要等。

通讯稿件需要具备一定的专业性和时效性，准确传达中办的意图和要求。

编写稿件时需要注重语言的精炼简练，内容的客观准确，结构的合理有序。

同时，要根据不同的受众对象，采用不同的表达方式和策略，确保信息的传递效果最大化。

2. 组织和协调工作中办通讯工作还需要组织和协调相关工作。

这包括与其他部门和单位的沟通合作，确保信息的及时传递和顺畅流转。

同时，还需要对各类信息进行分类整理和归档，以备将来查阅和使用。

3. 处理来访和信件中办通讯工作人员还需要接待来访人员，并处理他们的提出的问题和要求。

同时，也要负责处理来信和来电，回复相关内容，解决相关问题。

这方面的工作要求工作人员要有较强的沟通能力和应变能力，能够妥善处理各种突发情况。

二、秘书工作1. 组织和协调会议中办秘书工作的核心职责之一是组织和协调会议。

这包括会议筹备、会议召开、会议记录等工作内容。

在会议筹备阶段，秘书需要与会议主持人和相关人员进行沟通协调，确定会议的议程和参会人员，准备相关材料。

在会议召开过程中，秘书需要保障会议的顺利进行，维护会场秩序，及时记录并整理会议讨论的重要内容。

会议结束后，秘书还需要对会议结果进行归档和传达，确保会议决议的实施。

2. 协助领导工作中办秘书还需要协助领导开展工作。

这包括安排领导的日程安排，协调与其他部门和单位的联系，安排接待工作等。

秘书需要具备良好的组织能力和协调能力，能够高效地安排和处理各种事务，使领导的工作日程得以顺利进行。

3. 秘书服务中办秘书还需要提供日常的秘书服务，包括文件的起草、编辑和整理，会议纪要的撰写，外事接待的安排等。

这些工作内容要求秘书具备较高的文字功底和表达能力，能够准确理解领导的意图，以及恰当地表达和传达。

《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。

《秘书实务》辅导资料第一章绪论 (3)第一节秘书实务的对象和范围 (3)第二节秘书实务的性质和特点 (3)第三节秘书实务与相关学科 (3)第二章秘书的一天 (4)第一节上班之前 (4)第二节上班之后 (4)第三节下班之前 (5)第四节下班之后 (5)第三章文字工作 (5)第一节文字工作概述 (5)第二节文字记录 (6)第三节文稿撰拟 (6)第四节文稿审核 (7)第四章文书工作 (7)第一节文书工作概述 (7)第二节发文处理 (8)第三节收文处理 (8)第五章信息工作 (9)第一节信息工作概述 (9)第二节信息的获取 (10)第三节信息加工 (10)第四节信息的提供 (10)第五节信息的存储 (10)第六节高层信息的开发 (10)第六章调研工作 (11)第一节调研工作概述 (11)第二节准备阶段 (11)第三节实施阶段 (11)第四节研究阶段 (12)第七章会议工作 (12)第一节会议工作概述 (12)第二节会议的准备 (12)第三节会议的召开 (13)第四节会议结束 (13)第八章建议（提案）工作 (14)第一节建议提案工作概述 (14)第二节建议提案的形成 (14)第三节建议提案的办理（上） (15)第四节建议提案的办理（下） (16)第九章信访工作 (16)第一节信访工作概述 (16)第二节来信处理·················错误!未定义书签。

第三节来访接待 (17)第四节案件查办 (17)第五节综合反映 (17)第十章接待工作 (18)第一节接待工作概述 (18)第二节接待的准备 (18)第三节接待的实施 (18)第四节外宾接待 (19)第十一章谈判工作 (20)第一节谈判工作概述 (20)第二节谈判的准备 (20)第三节谈判的过程 (21)第四节秘书的受权谈判 (21)第十二章随从工作 (22)第一节随从工作概述 (22)第二节出差的准备 (22)第三节出差途中 (22)第四节出差的结束 (23)第五节商务随从工作 (23)第十三章通讯工作 (24)第一节通讯工作概述 (24)第二节电话的应对 (24)第三节电报电传传真 (24)第四节邮件的处理 (25)第十四章保密工作 (25)第一节保密工作概述 (25)第二节文书保密 (26)第三节会议保密 (26)第五节通讯保密 (27)第六节涉外保密 (27)第七节计算机信息系统的安全保密 (27)第十五章其他工作 (28)第一节值班工作 (28)第二节印章管理 (29)第三节领导日程安排 (30)第四节领导交办事项 (31)第十六章秘书礼仪 (31)第一节秘书礼仪概述 (31)第二节秘书的仪表 (32)第三节秘书的谈吐 (32)第四节秘书的体态 (32)第五节秘书常用礼节 (33)第六节秘书活动礼仪 (33)1.秘书实务是指（1）秘书实务就是秘书和秘书机构的专业工作（2）秘书实务的内容广泛而繁杂，大致决策辅助中的要务，小至日常中的琐事，几乎无所不包，无时不有（3）要求秘书必须精通各种秘书事务。

《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义1.2 秘书实务的作用与意义1.3 秘书实务的基本原则与要求1.4 秘书实务的发展趋势第二章：秘书工作内容与流程2.1 秘书工作的主要内容2.2 秘书工作的基本流程2.3 秘书工作的时间管理2.4 秘书工作的沟通协调第三章：商务沟通与协调3.1 商务沟通的基本原则与技巧3.2 商务协调的基本方法与步骤3.3 商务会议的组织与安排3.4 商务洽谈的技巧与策略第四章：文书写作与处理4.1 文书写作的基本要求与规范4.2 公文的格式与结构4.3 文书的处理与管理4.4 电子邮件与电话沟通的技巧第五章：办公室管理与维护5.1 办公室环境布置与维护5.2 办公设备的使用与管理5.3 办公用品的采购与管理5.4 办公室安全与保密工作第六章：宴会与接待礼仪6.1 宴会礼仪的基本原则与程序6.2 接待礼仪的重要性与基本要求6.3 商务场合的着装与仪态6.4 跨文化交流中的礼仪注意事项第七章：商务旅行安排与管理7.1 商务旅行的基本准备工作7.2 机票与酒店预订技巧7.3 商务旅行中的交通与导航7.4 商务旅行安全与紧急情况处理第八章：信息收集与管理8.1 信息收集的重要性和方法8.2 信息处理的技巧与步骤8.3 数据库的使用与管理8.4 信息保密与分享的原则和技巧第九章：时间管理与个人效率提升9.1 时间管理的重要性与策略9.2 个人效率提升的方法与技巧9.3 任务优先级设定的原则9.4 个人职业发展规划与目标设定第十章：秘书职业规划与发展10.1 秘书职业发展的路径与前景10.2 秘书职业规划的制定与实施10.3 秘书职业素养的提升与修炼10.4 秘书在组织中的角色与职责重点和难点解析一、秘书实务概述：理解秘书实务的定义、作用与意义，以及其基本原则与要求，对于学生建立正确的秘书实务观念至关重要。

二、秘书工作内容与流程：掌握秘书工作的主要内容及其基本流程，是秘书工作顺利进行的基础。

秘书实务重点难点提示第一章绪论1.何谓秘书实务？其学科对象是什么？秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。

秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。

2.秘书实务的研究范围和主要内容是什么？秘书实务的研究范围包括：①秘书业务工作的一般理论；②秘书业务工作的具体内容；③秘书业务工作的工作规范；④秘书业务工作的运作程序；⑤秘书业务工作的具体方法。

秘书实务的主要内容有：文字工作、文书工作、信息工作、调研工作、会议工作、建议(提案)工作、信访工作、接待工作、谈判工作、随从工作、通讯工作、档案工作、保密工作以及其他事务性工作。

3.秘书实务的性质和特点是什么？秘书实务的性质是专业性，它是秘书实务的本质属性。

它表现在秘书职业的专门化、秘书业务的常规化、秘书职能的具体化三个方面。

秘书实务的特点是：实用性、规范性、程序性和可操作性等。

4.秘书实务与秘书学概论、文书学、应用写作等学科有何关系？秘书学概论与秘书实务之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。

秘书实务与文书学、秘书实务与应用写作之间都具有交叉关系。

5.学习秘书实务的目的是什么？直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。

根本目的是：增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。

第二章秘书的一天1.秘书修饰个人仪表有何意义？如何进行修饰？秘书的个人形象，直接关系到组织形象和领导者的形象。

为了给人以美好的印象，秘书应在上班之前对自己的仪表略加修饰。

修饰个人仪表主要是检查头发是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪过；着装是否得体，领带(结)是否清洁，鞋子是否干净；化妆是否适中，首饰是否必要等。

2.秘书请求领导工作指示应把握哪些要点？应把握以下要点：①秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。