秘书学知识点总结

秘书学知识点总结

第一章

秘书学的政治性与实践性很强，是一门综合性应用学科。

秘书学的研究对象是研究秘书工作和秘书人员的一门学科。

秘书学是研究秘书工作的产生、发展及其工作规律和

1.秘书：从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。

2.秘书的类别：（美国）行政秘书、公司秘书、通讯秘书、技术秘书、医学秘书、法律秘书；（我国）商业秘书、私人秘书、机关秘书、涉外秘书、企业秘书。

3.秘书的职业特征：①服务的直接性②服务的稳定性③知识化④年轻化⑤女性化⑥资格认定制度化。

4.秘书工作：是一个涵义很广的概念，其工作范围包括文书处理、立卷归档、机要保密、综合承办、安排会晤、调查研究、公文写作、会务工作、信访接待以及领导交代的各项工作。

5.秘书工作的内容（简答）

答：1）文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）

2）文书制作（打字、复印、编排、装订等）

3）文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷等）

4）档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）

5）会议组织（准备、记录、文件、善后等）

6）调查研究（计划、实施、分析、研究等）

7）信息资料工作（收集、整理、提供、储存等）

8）信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理）

9）接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）

10）协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）

11）督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）

12）日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）

13）日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）

14）办公室管理（环境、设备、经费等）

15）其他临时交办事项。

6.秘书工作的职业特点：①辅助性②综合性③机密性（机要性）④服务性（事务性）⑤政治性⑥被动性

7.泄密渠道：人员泄密、办公设备泄密、传媒泄密、科技泄密

8.如何理解秘书工作的辅助性？

答：辅助性是现代秘书工作最根本的属性和特点。秘书机构的从属地位，决定了秘书工作的辅助性。

一、从属性：1）不能脱离领导，工作围绕领导2）不能超越职权3）只有发言权、无表决权。

二、能动性：1）秘书工作是为满足领导工作活动的需要而产生和发展的，是受领导活动的制约和支配的。2）秘书部门需要处理的许多日常事务工作，往往预先估计不到，大都是被动的，却又是秘书人员非干不可的。

9.秘书工作的作用：①助手作用②参谋作用③协调作用④信息枢纽作用（承上启下、联系左右、沟通各方）⑤公共关系作用⑥门面作用⑦耳目作用 10.秘书的原则：①保密原则②准确性原则③迅速性原则④实事求是原则

11.秘书工作的基本方法：①调查方法②研究方法③参谋方法

调查方法分：典型调查法、个案调查法、重点调查法、抽样调查法

研究方法分：比较方法、类比方法、分析方法、综合方法

12.秘书工作的常规方法

答：1）领会领导意图的方法（①把握领导近期工作的重点②从不同角度捕捉和领会领导意图③从把握领导个性中领会领导意图④从把握领导意图的实质上领会。如明示、暗示）

2）请示的方法（对象准确、内容单一、时机适当、形式灵活）

3）报告的方法（客观事实、简明扼要、区分不同对象、选择时机、方式灵活）

4）挡驾的方法（来访、电话、事物活动）

5）协调方法

6）督促检查的方法

7）信息沟通的方法

8）工作进程调查方法

9）工作时间管理方法

10）特殊情况下变通的方法

13.秘书常用的沟通方法：①口头沟通②书面沟通③手势沟通

14.秘书学：就是研究秘书工作的产生、发展及其工作规律和发展趋势的科学，其目的在于使秘书工作科学化、理论化，以充分发挥其自身效能，具有极强的应用特性。

15.秘书学的研究对象：①秘书工作及其规律②秘书活动③秘书学教学理论和相关学科。

秘书学的研究对象是专门研究秘书工作和秘书人员的工作。

16.提高时间效率：①制定时间计划②合理使用空余时间

第三章

1.设置秘书工作机构的原则：①适应性原则②精简原则③稳定性原则④高效原则

2.日本秘书机构：①日本内阁官方②日本总理府③日本行政管理厅

美国：①总统办公厅②内阁部③政府服务总局

英国：①英国内阁办公厅②英国枢密院③英联邦秘书机构

3.秘书工作机构的性质：①机密性②辅助性③综合性④服务性

4.秘书工作机构的职能：①助手职能②参谋职能③枢纽职能④协调职能⑤保密职能⑥公关职能

5.秘书人员的自我管理：①工作管理②行为管理③时间管理④办公室环境管理.

6．秘书环境安全需要：①房屋、设备的安全②信息的安全③处理突发事件

7.个人形象在其构成上主要包括六个：仪容、表情、举止、服饰、谈吐、待人接物。

第四章

1.秘书职业道德修养：是秘书在遵循一定的职业道德原则和职业行为规范下所进行的自我教育、自我修炼活动，以及通过自我反省、自我改造、自我锻炼所形成的职业道德情操和所达到的职业道德境界。

2.秘书必备的职业品质：①爱岗敬业、任劳任怨②尊重领导、主动服务③遵纪守法、严守机密④团结合作、廉洁奉公⑤谨行尚实、善于学习

3.高素质秘书：懂得两三门外语、会计算机操作、能熟练运用互联网、具有组织活动能力、语言组织能力、与人沟通能力、获得新知识的能力、与团队合作能力。

4.介绍顺序：①将男士介绍给女士②将将年轻着介绍给年长者③将职位低的介绍给职位高的④将晚到者介绍给早到者

5.秘书的心理素质：是指秘书工作的特殊性要求其具备的对秘书职业活动有所帮助的心理品质特征的总和。

6.如何克服焦虑的心理障碍：①树立自信②不患得患失③制定新计划

7.如何在工作中保持心理健康：①树立正确的人生观②创造良好的人际关系③及时调整不良心理④参加各种有益活动

8.气质的种类：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质

9.秘书的知识结构

答：一、秘书工作必备的基础知识：①科学文化知识②政治哲学知识③法律政策知识④外语知识

二、秘书工作必备的专业知识：①理论知识②业务知识③行业知识

三、秘书应具备的相关知识：①新的学科知识②管理学知识③社会交往知识④心理学知识⑤社会学知识

10.秘书的能力结构：表达能力、办事能力、组织管理能力、社交能力、实际操作能力、危机处理能力

第五章

会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。

1.会议的含义：一）是指有组织有领导地商议事情而集会的一种工作形式。二）是指一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。

2.“会务”是“会议事务”的简称，它包括会议的会前筹备、会中服务和会后落实等工作。

3.会议的构成要素：①会议名称②会议时间③会议地点④会议参加者⑤会议议题和议程⑥会议的形式⑦会议的文书⑧会议的结果

4.会议名称一般由四部分组成：①会议主办单位或会议范围②会议的时间或届别③会议的主题或内容④会议的类型

实际工作中，往往有的部分会被省略。要求突出主题，简单明了。如：经理办公会议、人力资源专业分析会

5.会议时间：要根据会议目的、客观条件等因素选择适当的时间和会期。包括：①通知开会的时间②会议开始时间③结束时间④每项议程时间

6.会议地点：根据会议的性质、参会人数、会议成本选择会议的具体地点。

如：琼州学院学术报告厅（至少容纳400人，6种语言同声传译）或者：人文社科学院会议室9603（最多容纳40人）

7.会议参加者：①会议的主持人②会务组织人员③出席者④列席者⑤因讨论具体事项而特别要参会的而人员

要规定参与人员资格，适当控制会议人数。

8.会议议题和议程：包括会议的主要议题和其他要上会讨论的问题。会议的议程是会议讨论解决议题的程序

9.会议的形式：指会议进行的具体方式方法，由会议内容确定。如会场会议、电视会议、现场会议、网络会议。

10.会议的作用：①实施领导的重要工具。②领导贯彻民主集中制，实现决策民主化，科学化的必要手段，要集思广益，充分发挥干部和群众的智慧这就需要召开会议来交换意见，研讨问题。③各级领导贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动的有效方法，此外，会议还有宣传教育作用，研讨作用，表达思想感情作用等。

11.会前筹备工作：①明确会议内容②制定会前文件③准备会议用品④布置会议场地⑤沟通会议信息⑥开展会前检查

12.制定会前文件：①制定会议议程②制定会议日程③制定会议程序④编制会议方案⑤完成会议通知⑥制发会议请柬（邀请函）

13.会议通知：是传达要求相关单位或个人周知召开有关会议的文本。

会议通知：有书面、口头、电话、传真、电子邮件、广播、报纸、电视媒体等多种方式。

会议通知多采用书面和电话两种形式，以书面形式为主。

通知的内容包括：①会议的名称、目的、议题、②会期、与会人员、③报到日期和地点、交通路线、④携带的材料和个人支付的费用、⑤主办单位、联系人姓名和电话等。

14.准备会议用品：①制作会议证件②准备会议用品③制作证件

如：代表证、选举证、电子签到证、工作证、记者证、就餐证等。

设计上常选择红、黄、蓝、白等不同颜色区分正式、列席、特邀嘉宾等与会者的不同身份。

15.准备会议用品：常用的：纸、笔、本、签到册、横幅、标语、花卉、会标、台布、照明设备、影音设备、复印机等。

现代电子会议所需的大屏幕、投影仪、传输设备、音译设备、电脑数据库等。

秘书人员要及时落实大会发言稿、讨论文件材料的打印、校对、装订工作。可以列出会议用品明细表，做好登记以免遗漏。

16.会场的布置应该考虑一下几个方面：①会场的选择②布局的选择③会场的气氛④会场用品，包括文具、饮料等⑤会场的音视频设备、灯光、空调等⑥签到、标识座次

会场气氛主要通过会标、会徽、画像、旗帜、标语、花卉、灯光、窗帘、台布等物品的装饰烘托出来

第六章

1.办公环境的概述：办公环境即办公室环境，它是组织或组织的职能部门所处的文化氛围、公众关系、所在地、建筑设计等、装饰装修、室内温度等一系列因素的综合构成。

2.办公模式：开放式、封闭式

3.办公环境选址：①根据组织的业务性质的需要选址②通讯和交通灯服务设施的配套水平③周围绿化水平、空气质量等因素④对所处地区的长远发展做合理的预期，以免给组织未来的发展造成不必要的困扰。

4.保持办公环境的整洁有序：1）办公环境的清洁：①保证上司办公室的整洁②保持自己办公位置的清洁有序2）办公设备的合理摆放：①办公台要放在光线良好的地点②书柜、文件柜靠墙③小型的办公设备可直接摆放桌面，当然这要给秘