秘书基础知识点汇总

秘考基础知识复习第 1 页 共 21 页 1 秘书职业资格考试基础知识复习(简）

第一节 应用文书的概念与制发程序

一、应用文书的含义与分类

应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的具有一定格式的文体总称。

（1） 行政公文

指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。又称通用公文 指国务院《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种行政公文。

主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要

（2） 事务公文 指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。

主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。

（3） 商务文书 指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。

主要包括：意向书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。

二、通用公文的制发程序

通用公文的制发程序又叫发文办理，是以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

（一）草拟：就是拟写公文草稿。

（二）审核：就是对公文文稿进行审查核定。

（三）签发：由负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。

（四）复核：公文正式印制前，秘书部门应当进行复核。重点看审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。

三、事务文书、商务文书的制发程序

事务文书、商务文书具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。

第二节 应用文书的格式

一、通用公文的格式

通用公文的格式 指通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。

（一） 通用公文用纸和印装规格

（1）公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为：210mm×297mm

事业单位文秘基础必学知识点

1. 办公自动化软件的使用：包括Word、Excel、PPT等办公软件的基本操作，能够进行文字处理、制表和幻灯片制作等操作。

2. 文件管理：了解文件的分类、归档、保存和检索等基本原则，能够进行文件的整理和管理。

3. 会议组织与会务管理：了解会议组织的基本流程和要素，能够协助组织会议、安排会议日程和准备会议文件等工作。

4. 信息收集与处理：具备信息检索和收集的能力，能够利用各种渠道获取信息，对信息进行整理和分析。

5. 文件起草与整理：能够根据领导或上级要求，快速准确地起草文件，并能够整理和编辑已有文件。

6. 会议记录与决议起草：具备会议记录的能力，能够准确地记录会议内容，并根据会议决议起草决议文。

7. 组织协调能力：具备多方协调、组织规划的能力，能够协调解决各种问题。

8. 企业文化和组织管理：了解企业文化的基本概念和作用，了解组织管理的基本原则和方法。

9. 客户服务与沟通技巧：掌握良好的沟通技巧，能够与各方沟通交流，并提供优质的客户服务。

10. 保密与信息安全：了解保密制度和信息安全管理，能够保护机密文件和信息的安全。

11. 新闻写作与宣传：能够进行新闻稿件的撰写和编辑，进行宣传工作。

12. 领导秘书工作：了解领导秘书工作的基本要求和方法，能够为领导提供协助和支持。

13. 经济法律基础：了解经济法律的基本原理和主要内容，能够遵守相关法律法规。

14. 网络应用基础：了解互联网的基本知识和应用，能够进行网络信息搜索和使用。

15. 资料整理与保管：具备资料整理和保管的能力，能够进行电子和纸质资料的整理和保管。

以上是事业单位文秘基础必学的知识点，掌握这些知识可以提高文秘工作的效率和质量。当然，在实际工作中还需要根据具体情况进行学习和实践，不断提升自己的专业能力。

（1）、纵向沟通概述

纵向通包括⾃上⽽下、⾃下⽽上两种沟通。纵向沟通中，从上⾄下进⾏下⾏沟通是纵向沟通的主体，⽽⾃下⽽上的上⾏沟通是

纵向沟通的关键。

下⾏沟通是管理沟通的主体。公司管理层所涉及的种种活动，基本上依赖下⾏沟通去实现。⽽上⾏沟通则开辟了⼀条管理⼈员

听取员⼯意见、想法和建议的通路，提供员⼯参与管理的机会，从⽽减少了员⼯因不能理解下达的信息⽽造成的损失。

下⾏沟通在组织中的表现形式通常为：公司政策、报告、信函、备忘录、谈话、⼝头指⽰、会议、传真、电⼦信箱等。

上⾏沟通在组织部的表现形式通常为：建⽴建议系统、申诉和请求程序，参加员⼯座谈会，设置巡视员等。

（2）、纵向沟通可能遇到的障碍 ①、接收者沟通技能上的障碍

对员⼯来讲，沟通技能之⼀是理解⼒。但由于员⼯在组织内部所处的时间长短不⼀，员⼯⾃⾝的理解能⼒等因素的存在差异

性。对⼀个新进员⼯采⽤简单的命令式进⾏沟通，可能造成员⼯误解信息或⼀知半解，致使沟通失效。 ②、沟通各⽅⼼理活动引起的障碍

研究表明，下⾏沟通中都容易出现信息膨胀和扭曲。之所以出现信息膨胀，主要来⾃信息传递⽅对沟通的效果的顾虑。 ③、不善聆听

在组织中员⼯和经理急于表现⾃⼰，以达到受到重视的⽬的。许多的⼈学会了⼝若悬河，⽽⾮侧⽿聆听。于是，在别⼈说话

时，听众甚⾄会粗暴插进谈话议论。要做到聆听，⾸先必须⾃我克制，同时全神贯注。 ④、草率评判

信息接受⽅在与对⽅进⾏谈话时，不是试图去理解对⽅的意思，⽽是企图进⾏评判，或进⾏推论和引申。有时，在没有充分理

解的情况下，就下结论，在内⼼表⽰赞同或否定。这样的沟通结果不会成功。 ⑤、语义表达和理解⽅⾯的歧义

有这么⼀个希腊神话：有⼀个⼈向神许愿，希望他能长⽣，但却对神说成“不死”。结果，⼀般⼈“⽣⽼病死”，他却⽼是“病⽽不

死”，永远也解脱不了。在管理过程中，类似这种因为语义歧义引起的误解和沟通失效的例⼦⽐⽐皆是。

（3）、纵向沟通策略

秘书基础必学知识点

1. 商务礼仪：秘书作为公司的代表，需要具备良好的商务礼仪，包括穿着得体、言谈举止得体、会议礼仪等。

2. 日常办公技能：秘书需要掌握常见的办公软件，如Microsoft

Office套件（Word、Excel、PowerPoint）、邮件管理技巧、文件管理技巧等。

3. 书信函电：秘书需要掌握商务书信和电子邮件的写作技巧，包括信函格式、邮件内容的简洁明了、语言表达的准确性等。

4. 电话礼仪：秘书需要具备良好的电话接待礼仪，包括礼貌用语、语速和音量的控制、信息记录等。

5. 会议组织与记录：秘书需要具备会议组织和记录的能力，包括会议筹备、会议室布置、会议档案管理等。

6. 文件管理：秘书需要具备文件管理的能力，包括文件分类、归档、检索等，以保持文件的有序性和易查性。

7. 行政安排能力：秘书需要具备良好的时间安排和行政管理能力，包括日程安排、会议安排、差旅安排等。

8. 跟进协调能力：秘书需要具备跟进和协调的能力，能够及时处理公司内外部的事务、安排会议、协调人员等。

9. 保密意识：秘书需要具备较高的保密意识，能够妥善保管公司机密信息，确保公司信息的安全性。

10. 沟通协调能力：秘书需要具备良好的沟通和协调能力，能够与各部门和人员有效地沟通、协调合作，以促进工作的顺利进行。

以上是秘书基础必学的知识点，掌握这些知识将有助于秘书在工作中更加出色地完成各项任务。