企业邮箱管理制度及流程

企业邮箱使用管理制度

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文件编号: FX3A/AD-

企业邮箱使用管理制度

(第A/0版)

编制/日期 审核/日期 批准/日期

发布：2016年 月 日 生效：2016年 月 日

未经同意 禁止复印

企业邮箱使用管理制度

1 / 6 1.文件目的 ................................................................................................................................................................ 1

2.定义 ........................................................................................................................................................................ 2

3.适用范围 ................................................................................................................................................................ 2

4.管理职责 ................................................................................................................................................................ 2

邮箱使用规范及管理制度

为实现公司的网上办公、无纸化办公，提高工作效率，使各项工作流程更加规范，现就公司邮箱的使用和管理做如下规定：

1、公司为每位公司领导、每一部门和具备条件的员工注册专用邮箱。

（1）默认安装设置邮箱客户端为：﹫。

（2）公司领导邮箱的用户名为：领导职务的汉语拼音的第一个字首字母+集团公司内部手机电话号码。

（3）部门邮箱的用户名为：部门名称汉语拼音首字字母+部门负责人集团公司内部手机电话号码。

（4）员工邮箱的用户名为：员工的姓汉语拼音全拼+名的汉语拼音字首字母+集团内部手机电话号码（具备条件的员工可设置）；

邮箱密码使用者设定。

（5）邮箱帐户属性中信息为领导职务及集团公司内部手机电话号码、部门名称及部门负责人集团内部手机电话号码、员工姓名集团内部手机电话号码。

用户名严禁改动和调换。

2、建立上述专用邮箱后，各层、各级的任何请示、回复、传达，督办等一切工作沟通与协商，都要通过集团邮箱传达完成。

3、各层、各级的沟通与协调后，通过集团邮箱根据岗位职责与处理权限逐层逐级请示，回复完成。如属特重大事项可直接越层请示完成。对于批示，回复重要性邮件必须至少保存20个工作日。离职人员不得删除离职前最近三个月内的所有工作文件。

4、凡是从公司领导、部门、员工邮箱中发出的需要签字同意的批件、审核等，均视为签字同意。

5、各级、各层收到邮件后，各接收人必须立即予以回复（在权根范围内能够解决或协商解决的）或转发上级领导（在权限范围内无法解决的，附上自己的意见），严禁托沓、推诿、延误，否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行处理。

6、为保证邮箱使用与容量效率，每天早上班20分钟、在岗时间内必须开启邮箱查阅，宜设置成每5分钟自动收取，有些邮件要及时查看。因收取不及时造成容量限制及影响工作进度、效率者，予以工作渎职的处理。

7、不得在集团邮箱系统中进行除集团邮箱工作内容以外的个人邮件收发。

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企业系统管理规定

一、 总则

第一条 随着互联网络的普及，电子已逐步成为人们进行信息交流和亲友感情联络的主要工具。为加强企业形象宣传，提高传输的可靠性和安全性，充分利用互联网提供的便利，提高效率，节省费用，逐步提高公司内部的信息化应用水平，特制定本规定。

第二条 本规定是依据《XX市xxxxxxXX计算机信息系统管理条例》而制定。

第三条 本规定所指的企业系统，是指由信息管理部建设并实施管理的xxxx自有的系统，不包括员工使用的各种免费和其它系统。

第四条 本规定适用于xxxxxxXX全体员工。

二、 使用

第五条 公司鼓励和提倡各部门、各下属单位及员工采用电子进行内外交流。公司员工或部门以电子对外联系时必须使用本公司提供的、以公司域名为后缀(如：xxxaaa.)的服务，公司对员工信箱进行统一规划和管理。在公司画册、职员名片及公司其它对外宣传资料上都统一标注以本公司域名为后缀的地址，不得标注其它的。 2 / 5 第六条 电子传送是发信人与收信人之间的信息的传送。公司尊重用户个人隐私权，所以，公司不会公开、透露或修改用户内的内容，除非在法律许可、要求或用户违反服务条款的情况下。

第七条 公司各部门、各下属单位及员工个人根据工作需要，可依照电子申请流程，申请开通电子服务。用户必须完全遵守本管理制度并完成申请注册程序，才能成为公司系统的用户，使用公司服务。

第八条 电子的基本命名规则由信息管理部制定，如有重名等情况，由系统管理员进行相应调整。

第九条 当用户所在部门、职位发生变化时，由人力资源部提供更新信息给信息管理部进行更改。

第十条 当用户不再为本公司服务,由人力资源部通知信息管理部，将用户的账户删除；或用户不使用公司提供的服务超过六个月，信息管理部也将用户的账户删除，包括用户注册的个人资料及里所有的电子。公司不对此承担任何责任，而由此引起的损失及责任由用户自行承担。

企业邮箱使用规范及管理制度

第一章 总则

为规范企业员工使用企业邮箱的行为，保障信息安全，提高工作效率，特制定《企业邮箱使用规范及管理制度》（以下简称“本规定”）。

第二章 使用范围

本规定适用于公司内所有员工在工作中使用企业邮箱的行为。

第三章 使用规范

1. 使用目的：员工使用企业邮箱应以完成工作任务为目的，禁止利用企业邮箱进行私人活动。

2. 安全意识：员工使用企业邮箱时应注意信息安全，不得传播虚假信息、淫秽色情信息、政治敏感信息等违法违规内容。

3. 禁止行为：禁止员工使用企业邮箱从事违法活动，传播垃圾邮件等不良行为。

4. 存储管理：员工应对重要邮件进行备份和存储，对于临时邮件应及时清理。

5. 保密要求：对于公司机密信息的邮件，员工应严格遵守保密要求，不得擅自外泄。

6. 使用权限：公司对不同部门的员工设置不同的邮箱权限，员工不得擅自修改权限设置。

7. 收发邮件：员工应及时处理接收到的邮件，并按照工作需要发送邮件。

8. 审核管理：公司有权对员工的邮箱进行监控和审查，发现违规行为将给予相应惩罚。

第四章 管理制度

1. 账号分配：公司根据员工岗位和职责分配企业邮箱账号，严格执行账号制度。

2. 密码管理：员工应定期更改邮箱密码，公司有权对密码进行定期检查。

3. 安全防护：公司将对企业邮箱进行安全防护设置，保障信息安全。

4. 培训教育：公司将定期开展企业邮箱使用规范培训，提高员工的安全意识和技能。

5. 违规处理：对于违反本规定的员工，公司将按照公司规章制度给予相应处罚，并记录在个人档案中。

第五章 监督和检查 公司将建立定期检查机制，对员工的邮箱使用情况进行监督和检查，确保员工的行为符合规定。

第六章 附则

1. 本规定由公司于制定并实施。

2. 对于本规定的解释权归公司所有。

3. 本规定自发布之日起生效。

以上就是《企业邮箱使用规范及管理制度》的内容，希望全体员工遵守规定，共同维护公司的信息安全和工作效率。