最全面的Outlook使用技巧教程

十大提高工作效率的Outlook使用技巧（完美版）

十大提高工作效率的Outlook使用技巧在我们平日的工作中，公司邮箱里面每天都会有别人或自己发的各种邮件

几乎是我们每个职场人每日必须处理的工作之一，那想要处理好这些工作就离不开邮箱的好伙伴——Outlook。但多数职场人士并没有参加过系统培训，因此只能凭感觉来操作。其实无法掌握其中的一些核心用法，以致于自己的工作效率低下，甚至在工作中会犯一些低级工作错误。针对这种情况，今天就来分享给大家一些在Outlook中常用的小技巧，希望能提升大家的职场效率。

一、提醒非邮件会邀的日程：

如果想要提醒自己一件重复在固定时间发生的事件，可以在outlook里给自己发一个会邀，设置为重复事件，邀请收件人为自己邮箱。如此事件就会出现在outlook的日历中：

二、将日程中待办事项电脑手机同步：

（一）电脑操作：苹果电脑打开日历，电脑登入icloud，登入和手机一样的app ID

（二）手机操作：手机上icloud，账户也登录进去，设置-

icloud-使用icloud的应用-打开日历

三、同步公司邮箱中的会邀到自己的日历中：

打开mac电脑日历，登录账户– Exchange –输入公司邮箱账户和密码登录

四、设置邮件定时发送

有时写好一封邮件，离完成期限还很久，立马发送又怕后面情况变动需要修改，想过几天再发，又怕遗忘！此时你就可以使用Outlook邮件的“延迟传递”

功能。具体操作步骤：

第一步：点击“新建电子邮件”-“选项”-“延迟传递”；

第二步：对话框中设置“传递时间不早于”-填写日期-填写时间

五、快速处理大量文件 当我们在工作中需要对接多个项目的时候，每个项目的邮件铺面而来，你会发现你都不想打开邮箱了。其实邮件也是需要管理的，管理的好，工作效率非常高，也不会遗漏重要的工作安排。最开始就应该制定规则，建立归档文件夹。

具体操作步骤：

第一步: 按照跟进的项目名称“新建文件夹”

Outlook邮件搜索和过滤技巧

在现代社会中，电子邮件成为了人们最常用的沟通工具之一。作为一款广泛使用的电子邮件客户端，Outlook为我们提供了强大的搜索和过滤功能，帮助我们更好地管理和组织邮件。本文将介绍一些Outlook邮件搜索和过滤的技巧，帮助您更高效地处理邮件。

一、基本搜索技巧

1. 关键字搜索：在Outlook的搜索栏中输入与您要搜索邮件相关的关键字，Outlook将自动显示与关键字相关的邮件。您还可以使用引号将多个关键字括起来，以获取更准确的搜索结果。

2. 高级搜索：Outlook提供了高级搜索功能，可以根据发送者、主题、接收日期、附件等条件进行精确搜索。点击搜索栏旁边的扩展按钮，选择"高级搜索"，然后在弹出窗口中设置需要的搜索条件。

3. 精确搜索：有时候我们只记得邮件中的某个特定词句，但无法确定其具体内容。Outlook的精确搜索功能可以帮助我们准确定位邮件。在搜索栏中输入引号并加上关键词，例如"合同签署"，Outlook将只显示包含完整短语的邮件。

二、邮件过滤技巧

1. 邮件规则：Outlook的邮件规则功能允许我们创建规则来自动将特定邮件移动到指定的文件夹中。在Outlook的菜单栏中选择"文件"，然后选择"管理规则和通知"来设置规则。可以根据发送者、主题、关键字等条件来创建规则，以便更好地组织和过滤邮件。

2. 文件夹分类：为了更好地管理邮件，我们可以使用文件夹来分类和组织邮件。在Outlook的侧边栏中右键点击"收件箱"，选择"新建文件夹"来创建新的文件夹。将相关主题或项目的邮件移动到相应的文件夹中，可以更轻松地找到和处理邮件。

3. 快速筛选：Outlook的快速筛选功能可以帮助我们更快速地找到重要的邮件。在收件箱中，点击筛选栏旁边的下拉箭头，选择"重要"、"已读"、"未读"等选项来快速过滤邮件。您还可以通过点击多个选项来进行多重筛选。

4. 标签和旗帜：Outlook的标签和旗帜功能可以帮助我们更好地标记和排序邮件。在收件箱中，右键点击邮件，选择"标签"或"旗帜"来添加标记。通过点击邮件列表上的标签或旗帜图标，可以轻松地对邮件进行分类和排序。

outlook邮件技巧

在Outlook邮件中有许多技巧可以提高效率和用户体验。下面是一些常见的Outlook邮件技巧：

1. 使用快捷键：Outlook邮件中有许多快捷键可以帮助您更快速地完成任务。例如，按下Ctrl+N创建新邮件，Ctrl+R回复邮件，Ctrl+Enter发送邮件等。

2. 使用邮件规则：Outlook邮件规则是自动处理邮件的工具。您可以使用规则将特定类型的邮件自动分类到指定文件夹中，或者将其标记为重要或已读。这样可以帮助您更好地组织和管理您的邮件。

3. 设置自动回复：当您不在办公室时，可以设置自动回复以告知发件人您的离开时间和联系方式。这可以帮助对方知道您的回复可能会延迟，并可以提供紧急联系人信息。

4. 使用快速步骤：Outlook的快速步骤是一种自定义操作的方式，可以帮助您更快速地执行常见的任务。您可以将常用的操作（如转发邮件、标记为完成、移动到文件夹等）定义为快速步骤，并通过单击一次按钮来完成这些操作。

5. 利用搜索功能：Outlook提供了强大的搜索功能，可以帮助您快速找到特定的邮件。您可以根据发件人、主题、日期范围等搜索条件来缩小搜索范围，以便更快地找到所需的邮件。

6. 使用分隔窗格：Outlook邮件窗口可以分隔为上下两个窗格，以便同时查看并处理多个邮件。这对于比较和回复同一个邮件线中的不同邮件非常有用。

7. 设置提醒：Outlook可以在您收到新邮件或者某个邮件截止日期将近时提醒您。您可以根据自己的需求设置提醒方式和时间，以便及时处理重要邮件。

8. 使用快速部分：Outlook的快速部分可以方便地访问常用的文件夹、日历、联系人等功能。您可以自定义快速部分的内容，根据自己的需求来添加和删除快捷方式。

这些是一些常见的Outlook邮件技巧，可以帮助提高工作效率和组织邮件。根据个人需求，您还可以探索其他Outlook功能和技巧。

个人收集整理-ZQ

1 / 3 一、怎样才能把创建便签地快捷方式放到桌面上？

只需在快捷方式启动地命令中加上参数 .首先要找到地具体路径，利用开始菜单上地搜索功能，找到，然后把搜索窗口中地拖到桌面创建快捷方式.右击该快捷方式，选择菜单“属性”，在“目标”中为启动命令添加上述参数，必要时还可以设置快捷组合键以及修改图标.个人收集整理 勿做商业用途

第二种方式是把便签模板保存到桌面上.在中，新建一个空白便签，选择便签编辑窗口左上角地图标按钮，选择菜单“另存为”，把保存位置设置为桌面，保存类型设置为“模板”，再设置模板文件名，例如“新建便签”，最后点击“保存”.以后，点击桌面上地“新建便签”模板，即可在不启动主程序地情况下创建新便签.个人收集整理 勿做商业用途

二、如何为任意加上简短地说明，并在视图中显示该说明？我不想修改邮件地主题.

地邮件标志功能很适合用来完成该任务.在文件夹视图中，右击邮件，选择菜单“后续标志”，然后在“后续标志”对话框地“标志”输入框中，输入说明文字，例如“需要仔细阅读”.对于这类说明性文字，你不必使用其他内建地标志处理功能，一般也不必指定到期时间.对于已经打开地邮件，点击工具栏上地“后续标志”按钮可加入说明文字.个人收集整理 勿做商业用途

为邮件加上说明文字之后，现在还要让它在视图中直接显示出来，这就需要修改默认地视图设置.首先右击视图地列标题，选择“字段选择器”，把字段选择器对话框中地“后续标志”拖到视图地列标题上，放到合适地位置即可.个人收集整理 勿做商业用途

三、怎样才能把一个按钮加入到工具栏，点击时打开指定地页面？ 和 地工具栏按钮，包括地工具栏按钮，远比你想象地要强大.它们可用来打开指定地页面和文件.设置步骤如下：个人收集整理 勿做商业用途

选择菜单“视图工具栏自定义”.

从“命令”选项卡把任意一个命令拖到工具栏上.

右击刚才拖过来地按钮，从菜单选择“分配超链接打开”.