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企业文档管理解决方案

微软解决方案–企业文档管理

通过文档协作和管理提升企业的知识积累、工作效率和创新能力

问题和挑战

一、在市场竞争日益激烈的今天，每个企业都面临着如何提升自身竞争力的问题

企业竞争力的提高体现在很多方面，如新产品的快速提供，高质量的客户服务，不断优化的内部业务管理流程，企业对员工的吸引力以及企业文化的大力发扬等。这些核心竞争力的形成和发展归根结底都与企业对自身以往的实践经验和相关领域知识的积累程度密切相关。企业的知识财富积累的快、积累的多，企业形成上述竞争力就越有基础，这些竞争力体现的就明显；反之如果企业不能有效的积累自身知识财富，就会逐渐在市场竞争中被淘汰下来。

二、企业管理者关注如何能够提高员工技能，提高员工的工作效率

企业的工作效率与员工的技能和提供的支持帮助密切相关，企业中有能力水平高的员工，也有新进入岗位的普通员工。如何沉淀各种规范化的操作流程以及各种专业知识，帮助普通员工更快的学习掌握工作技能，这将是提高企业整体工作效率的关键。此外，对于企业的信息工作者（从事分析、统计、管理、研究和设计等工作的人员），学习了解别人的工作成果和知识，可以对自己的工作提供很大的帮助，往往达到事半功倍的效果。

三、如何提升企业的创新能力，帮助企业不断发展

企业的创新是建立在稳固的知识基础之上的，没有良好的反馈更新环境，很难凭空进行创新。例如在某些优秀企业中，我们常常可以看到这样的情况，一篇好的知识文档被企业内部其他员工浏览上百次、千次，从中抽取对自己目前工作有帮助的内容，进一步加工变成新的、有价值的知识文档，而原来的这篇知识文档也通过使用过程中的不断反馈得到了提高和完善，这种积累、反馈、创新的正反馈过程是企业创新能力提高的必由之路。

?解决方案概述

为了更好地解决企业内部和外部大量知识文档需要管理的问题，微软推荐企业采用电子化的手段、网络化的方式、信息化的管理方法实现企业文档的协作和管理，并帮助逐步实现企业的知识积累、工作效率提高和企业创新能力的提升。

微软的解决方案是：

?通过使用Microsoft Office System，为客户提供一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台:

使用标准的文档结构和模板，提高制作文档的效率

统一的文档控制和信息共享平台，高效连接团队成员和合作伙伴

降低文档和信息的安全风险

基于知识管理的全文信息检索，提高对企业内容和现有业务系统的信息再利用

?提供使用微软技术的合作伙伴基于Microsoft Office System进行快速定制、整合、配置等附加电子文档解决方案

?整个方案适用于各企业、机构中的文控中心和档案管理中心以及企业中各个部门和工作团队的文档库和文档协作。如果企业已有部门级的档案库、资料库和文档库，可以采用与这个平台进行对接的方式，对整个企业的文档进行统一的管理和利用。

?方案优势和业务收益

基于Microsoft Office System的电子文档管理解决方案为客户提供了一个文档集中管理、集中控制的协同工作平台，可以对文档生命周期的各个环节进行有效管理。帮助客户提高文档制作效率，规范处理流程，增强文档和信息的安全性，降低管理和运营的成本。整个方案的优势体现在：

1.提供标准的文档结构和模板，提高制作文档的效率

电子文档管理解决方案帮助客户规范文档结构和模板，使员工可以高效、标准地创建专业文档，提高文档制作效率。具体包括：

?统一的文档管理平台

?使用文档库集中管理业务文档

?一致的文档创建模板

2.统一的文档控制和信息共享平台，高效连接团队成员和合作伙伴

电子文档管理解决方案提供了一个协同工作平台，加强了文档的集中管理和控制能力。并提供了灵活的、可视化的、可定制的文档审批工作流程，提高文档处理效率和协作能力。具体包括：

?高效的协同工作平台

?集成的即时信息沟通和协作

?可视化、自动化的文档审批过程

?可灵活定制的文档处理流程

?自动保存文档修订版本记录

?文档编辑锁定机制，保证业务文档的完整性

3.降低文档和信息的安全风险

电子文档管理解决方案能够严格控制企业文档和信息的访问权限，防止机密信息泄露，降低安全问题所带来的运营风险。具体包括：

?集成的信息权限管理工具

?可灵活定制的文档、信息访问策略和模板

?自动保存文档访问和修订记录，实现文档操作留痕

?防止用户对文档意外或恶意删除

4.基于知识管理的全文信息检索，提高对企业内容和现有业务系统的信息再利用

电子文档管理解决方案提供灵活的信息分类和全文检索能力，可以有效地连接企业现有的业务系统，实现企业信息再利用，极大限度地节省人工成本。具体包括：

?连接企业现有业务系统的智能文档

?多维度的文档信息分类导航

?功能强大的全文检索能力

?总体架构

整个方案的总体架构图如下：

系统包含三个层次功能，来满足最终用户、文档管理员和系统管理员的日常操作需求：

◆应用层

?文档协作门户：提供企业用户访问系统的主要界面，用于进行日常的文档协作和信

息的发布，具有身份认证、界面友好、易于操作的特色。

?文档存储：提供文件夹分类、树状浏览方式、回收站管理和归档等特色。

?文档创建：具有预定义的文档模板、智能文档和XML元数据模板定义等特色，使

文档管理员的工作更加轻松和规范。

?文档检索：提供给用户全文检索、按属性检索和对属性元数据进行管理或扩展的能

力，方便用户不断扩展的文档管理需求。

?文档协作：提供多人协同文档编辑和修订，与即时消息集成、方便进行交流和小组

讨论，也可以通过Web进行留言和讨论，具备版本控制、文档审批流程和文档使

用的签入签出、更新通知等功能，能够极大的提高用户使用的积极性和便利性。

?文档安全管理：同时具有对文档库、文件夹的权限控制和单独文档的访问授权，通

过数字版权管理控制对文档的打印和复制，并具备文档有效时间和电子签章的能

力，有效的控制了文档的安全和保密。

?其他辅助功能：提供文档协作的相关辅助功能如：会议通知、日历安排、在线调查

和统计分析报表等，帮助企业员工更好的工作。

◆基础服务层

?存储服务：提供高效、稳定的存储引擎，保证文档存储的可靠性。

?安全性服务：具备标准安全控制和强安全控制能力；系统管理员通过设置角色和权

限模板，简化安全管理的复杂度，最大程度保证文档的安全。

?流程服务：流程引擎提供了图形化的流程设计界面，方便文档管理员和系统管理员

定义和修改，适应企业不断变化的管理流程，并提供了监控工具和扩展接口。

?管理服务：对整个文档库和文档Web站点进行统一管理，通过图形化的界面对文

档使用进行审核、跟踪和日志查看，也提供备份和恢复的功能。

?搜索：搜索引擎提供全文检索和属性检索需要的索引建立和更新，并具备搜索任务

调度的能力，提高搜索的准确性和效率。

?扩展服务：通过提供系统的对象模型、接口方法、Web Service标准对系统进行扩

展，通过事件触发机制，响应外部其他相关系统的访问请求，为系统间的整合提供

了灵活、良好的工具。

◆系统层

?Web服务器：功能强大、效率高、安全的Microsoft Internet Information Server。

?Database服务：高效、稳定、强大的Microsoft SQL Server服务器。

?认证服务：提供多种安全认证方式，包括加密认证、证书认证等。

?目录服务：使用微软的活动目录存储企业的组织机构和人员信息，方便的查询和检

索以及统一认证。

?主要功能模块特色

◆文档导航与浏览界面

在这个界面中，用户可以使用文档导航树来进行文档导航浏览。通过点击导航树的节点，浏览到相关的文档信息。在文档列表中，用户可以对文档进行各种操作。

除了文档的名称、创建日期、创建者、文件大小等基本信息之外，每个文档的下载统计数据以及用户对文档的评分，都会直接显示在文档列表界面中。用户在此界面中，也可以通过鼠标直接为文档评分。

◆文档导航节点定义

为了获取更大的灵活性，文档的导航方式与文档的物理存放位置，即它存放在文档库的哪个文件夹中，没有任何关联关系，相反，而是采用了由管理员自定义每个导航节点的方式进行。管理员可以在后台的导航节点维护界面中，直接以树形结构定义每个导航节点。

每个导航节点都包含一个查询条件，通过这个查询条件，将符合此查询条件的文档与这个节点进行关联。这样，管理员可以根据自己的需求，以及企业对知识维度的定义，灵活的定义每个节点，完成企业文档结构与知识结构的完整定义。

◆更灵活的下载管理

在系统中内置了一个强大的下载管理器。这个下载管理器可以跟踪每个用户的下载列表。用户在进行文档列表浏览时，如果需要下载某些文档，只需要将它们添加到下载列表中，而不需要一个一个单独的下载，最后，通过下载管理器，用户可以一次性的将这些文档下载到本地。下载管理器能够在服务器端自动将所以文档打包成一个压缩文件，然后将压缩文件传给用户，这样可以极大的减少用户的工作量。

◆发布流程

发布流程模块有效的控制了用户对新文档的发布。企业通过定义符合自己业务流程的工作流，以向系统中增加发布流程的特性。有了发布流程，内容审批者可以有效的对即将发布的内容进行审批，防止非法或不当的内容不被发布到系统中。

◆文档访问审计日志

为了保证系统的安全性，对所有用户的访问、操作，都需要记录在系统中。文档管理系统的访问审计日志可以记录用户的任何操作，包括文档创建、文档修改、删除、访问等。在修订留痕中，甚至可以记录用户对Word文档所做的所有修订信息。审批记录则能够记录内容审

批者在发布流程中，对文档的审批记录。

?案例列表和重点客户案例分析

客户案例：

?人民银行营业管理部

?银监会

?东风汽车有限公司

?电力工程顾问集团

?上海浦东发展银行

重点案例分析：人民银行营业管理部文档管理系统：实现综合信息管理，提升运转效率

中国人民银行营业管理部通过多年的建设，各主要业务部室都建立了相关的业务应用系统，掌握了一定的数据资源，数据应用的电子化程度较高，来自于各项业务的数据的获取、汇总、存储都基本上达到计算机自动处理。但各系统由各业务部门自主开发，系统情况各异，因此存在以下几个方面的问题：

1.信息分散，难以有效利用

营管部内部以部门为核心，各部门建立自己的业务管理系统，数据分散在各个处室的业务系统中，而且部分数据甚至以电子文件或字纸文件的形式存在，虽然在有限的范围内起到信

息共享、协同工作的作用，但对经济金融共用指标缺乏集中共享的渠道，形成信息割据和信息孤岛，降低了信息资源的共享水平，增加了系统的管理成本和维护成本。信息资源的整合迫在眉睫。

2.多业务系统和数据资产难以整合

营管部内各处业务系统均为总行各司局开发，各系统相对封闭独立，且升级频繁，给调整口径以及通过应用工具批量抽取数据带来很大困难。因此怎样从整合的角度使信息系统灵活应用，符合实际工作的需要，这对营管部来说是非常大的挑战。

3.传统的业务流程难以满足实际发展需要

各金融机构开展的业务种类繁多，营管部对此的管理也越来越复杂，对传统的人工作业方式产生了强大冲击。例如，过去内部以纸质公文处理方式进行公文的人工审批流转，为了尽快得出各种业务指标要需要好几天的时间；而一旦在公文处理过程中出现意外，很容易导致文件丢失或者不能及时处理的情况，公文审批流程得不到有效和及时的控制，影响工作效率。解决方案。

基于营管部的需求，文档管理系统以整合中国人民银行营业管理部现有处室业务数据为基本目标，以SharePoint技术构建而成，系统全面满足了客户在信息整合、灵活查询、个性定制等需求。在营管部内部形成了一个安全、可靠、灵活及可扩展的综合管理门户。系统界面如下：

主要特点：

i.机构内文档的集中分类存储

ii.有效的文档协同工作

iii.实现文档的版本、附件管理

iv.文档的全文检索、查询

v.灵活而完整的权限体系

文档管理系统在营管部的顺利部署和应用，规范了营管部的办公流程，优化了机构内部的管理模式，实现了信息的共享与交流，做到了电子化协同工作。中国人民银行营业管理部文档管理系统是客户从简单数据集中迈向商业智能、知识管理的一次成功应用，使用微软Sharepoint 技术极尽地加快了开发速度，提高用户的满意度，赢得客户的信赖和高度评价，给营管部带来了极高的商业价值。

解决方案微软产品实现

整个方案充分利用了微软提供的产品功能特色，产品架构如下图：

方案中各种产品的功能特色如下：

客户端

服务器端

项目文档管理办法

项目文档管理办法（V1.1版本） 2015-04-14

1 引言 1 .1编写目的制订统一的文档管理办法及格式，对项目过程中产生的项目有关资料提供规范，便于在今后项目开展过程中对各项资料的查找和相互交流,以利项目开发及进展；制订项目开发过程中的评审和查阅规范，明确相应的管理人员责任。 2 任务概要 2 .1工作内容项目发展的过程中，随着项目逐步展开，会产生大量的设计方案文件、设计说明书、源代码、会议记录及培训资料等内容，对这些内容进行分类整理归档；同时根据项目需要，对有关文档在项目文档服务器上发布。 2 .2工作要求项目部目前使用SVN管理项目文档，建立相应文档目录，根据要求适时添加文档并与相关人员（各专业组负责人）合作及时将文件归档，注意对项目信息的及时更新，以帮助各组人员获得最新信息。 2 .3工作程序对于项目常规文档： 1.综合组对文档（纸质和电子版）收集及文档分类。 2.各专业组负责人负责对项目每个阶段过程中产生的文档资料进行

汇总，由负责人审核后将相关文档上传到SVN服务器相关目录（建立统一的项目文档目录，例如命名为“项目存档文档”）下。 3.项目进行每个阶段产生的各项文档资料包括：调研资料、设计方案文件/图、设计说明书、会议培训资料、汇报材料、报告文件、数据文档、文献等文档资料。对于项目存档文档： 1.综合组对项目常规文档目录下的文档进行审核。 2.对阶段性重要的文件进行归档，文档管理员将其处理成PDF格式，加入文档编号后上传到SVN服务器相关目录下。注：各类存档文件均需提交由质量测试组审核。 3 文档管理 3 .1总则 3.1.1 所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。 3.1.2 所有存档文件根据需要归档。 3.1.3 各项目专业组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或该组负责人整理后报文档管理人员存档。 3.1.4 所有人员均有承担按时提交文档的义务和职责。 3.1.5 由专人负责项目文档管理工作。 3 .2范围 3.2.1 项目准备阶段 a. 与本项目有关的上级主管部门下达的规划和工作计划；

公司内部管理要求

精心整理目录第一章、公司管理大纲………………… 第二章、员工守则………………… 第三章、行政管理制度………………… 第四章、人事管理制度………………… 努力提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、行动快、业务强、技术精的员工队伍。五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。六、公司实行能力定岗，按岗分配制度，为员工提供收入和福利保证，并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励；对公司创造巨大价值者予以重奖。七、公司要求制定岗位职责权限，以便于更好的开展工作，让员工了解各自职责的同时，也能

更好提高公司的管理效率。八、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡节能节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力，对表现优异的团队予以奖励。九、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。十、公司提倡员工讲文明树新风，在公司内、外部表现公司现代化文明企业的气质，创造和谐的工作、经营氛围。使公司一、制度、1、 2、公司文件由指定的拟稿人拟稿，属公司文件由办公室主任或总经办拟稿，文件形成后由指定核稿人审核，交由总经理签发。各部门文件由部门主管拟稿，总经理签发。属于机密的文件，拟稿人应该注“机密”字样，并确定报送范围。 3、凡来文拆封后应及时登记编号，拆阅后原件交办公室保管。 4、公司内部签发的文件由核稿人登记，并按部门分发，原件交办公室保管。 5、文件由拟稿人负责校对，并送核稿人审查合格后，方能复印、盖章。 6、文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、报送部门、接件人等事项清楚，由接收部门签字确认，并报告报送结果。机密文件由专人按核定的范围报送。

泛微协同办公系统知识文档管理解决方案

e-Document: 知识文档管理 e-Document，创建知识积累、共享、利用和创新的平台。 1.问题的提出作为公司最大财富的知识，没有得到积累、共享和利用，并且随着人员流动而丧失。我们需要从不同的地方收集信息：打电话，找文件，等待他人帮助，接收电子邮件和备忘录。但是，这种信息获取方式取决于个人能力，以及他人是否愿意提供。总之，获取信息的效率太低。现在，很多公司致力于使用群组和网络技术实现对数据库的快速、便捷的访问――但信息仍然需要被复制，企业仍然需要维护不同的数据库。 2.解决方案 e-Document的解决方案：搭建知识积累、共享、利用和创新的平台。 ●人们可以将宝贵的时间用在分析、判断、解释信息和采取行动上，而非最基础的收集信息上； ●市场信息、管理经验、专业技能，无论是成文的信息、还是脑海里的构思，皆可发布、分类和归集； ●强大的搜索、个性化的分发，随时随地可迅速获得需要的信息和知识； ●一人对一人的交流，或多人对多人的沟通，充分运用群体智慧，知识在分享中得到更新。

3.模块架构各种来源，各种格式的知识文档，都可以上传或下载，并通过一定的流程发布到公司知识库；知识文档分类存放后，员工可根据文档、目录的权限，以及搜索引擎很方便的利用知识库内的信息，同时系统可根据相关的设置将知识发送到不同的门户：包括内部门户、外部门户（外部网站，客户门户，分销商门户和供应商门户），这样可以为不同的部门和不同的用户提供个性化的信息。 4.模块综述 e-Document提供了全面的知识文档管理的框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档； e-Document可以管理内部和外部网站，并针对不同的目标用户制订不同的网站内容，通过与信息门户的结合，用户获得完全个性化的界面和内容服务； e-Document维护动态的知识库，用户可以自由地就某个主题进行广泛的讨论以获取信息和经验，同时，也可以利用已有的知识库对自己的知识进行补充，还可利用各种知识管理工具提升对知识的分析、利用； e-Document严格的安全限制和完备的日志功能，保证文档的读取和操作的安全性； e-Document与其他模块的协同工作，完整地管理文档从创建、维护、审批、分发、归档的整个生命周期。

公司文件管理方法

公司文件管理方法本文是关于公司文件管理方法，仅供参考，希望对您有所帮助，感谢阅读。公司文件管理方法 1. 目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。 2. 适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。 3. 定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。 4. 文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。 4.1 总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。 4.2 公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。 5. 文件分类：公司的公文主要可分为以下类： 5.1 管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编 ; “制度”一般应用于某一方面职能的明确 ;“规定”应用于一项具体工作的明确 ;“管理办法” 一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。同执行的事项 ; 决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定” ; 经会议讨论 5.2 工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共 5.3 人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。 5.4 工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。 5.5 会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。 5.6 对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。 5.7

对公司内部文件的管理制度

对公司内部文件的管理制度一、内部控制概述内部控制是指为了保证企业业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。内部控制的目标包括: (1)保护企业资产的安全、完整及对其的有效使用； (2)保证会计信息及其他各种管理信息的可靠和及时提供； (3)保证企业制定的各项管理方针、制度和措施的贯彻执行； (4)尽量压缩、控制成本、费用，减少不必要的成本、费用，以求企业达到更大的盈利目标； (5)预防和控制且尽早尽快查明各种错误和弊端，及时、准确地制定和采取纠正措施； (6)保证企业各项生产和经营活动有序有效地进行。内部控制是现代企业管理的重要手段。完善企业内部控制制度，保证会计信息质量，对于完善公司治理结构和信息披露制度，保护投资者合法权益，保证资本市场有效运行，均有着非常重要的意义。二、现行企业内部控制中存在的主要问题 (一)对内部控制认识不足目前一些企业特别是某些国有企业对内部控制的认识存在两种倾向值得注意:一是一部分人习惯于甚至满足于传统的经营管理方式，认为只要能够规范化操作就行了，不必考虑是否先进；二是虽然意识到改革的必要性，但是容易片面强调改革组织结构的重要性，忽视了控制方式的跟进和强化；这就使企业的改革同微观治理机制相脱离。 (二)产权关系不明在我国现阶段，公司的法人治理结构不够完善，甚至是有形无实，尤其体现在董事会这一重要机构没有发挥应有的职能。有不少国有企业在改革过程中，一味地“放权让利”，致使原厂长负责制的领导班子现在既是经理层又进入董事会，董事会成员和经理成员高度重叠，致使国有企业产权主体缺位、权责不清，内部控制的受益主体模糊。这种责权不分的公司治理结构，导致所有者对经营者不能实施控制，作为代表公司股东的控制主体(董事会)也就形同虚设。 (三)监督机制不健全

项目管理文档填写及流程管理规范

项目管理文档填写及流程管理规范 1 项目文档管理 (2) 1.1项目前期 (2) 1.2项目中期 (2) 1.3项目后期 (2) 1.4项目整个周期 (3) 1.5硬件及网络布线 (3) 2 项目管理流程 (3) 2.01项目管理整体流程 (3) 2.02项目立项单流程 (5) 2.03项目调研流程 (5) 2.04项目计划审批流程 (6) 2.05项目预算审批流程 (6) 2.06客户上线准备调查报告 (6) 2.07出差申请单 (6) 2.08项目周报 (7) 2.09新增需求单 (7) 2.10项目费用申请单 (7) 2.11问题集审批流程 (8) 2.12项目转售后服务流程 (8) 2.13奖金制定流程 (8) 2.14洽谈报告 (9)

1项目文档管理 1.1项目前期《项目整体进度步骤》《系统功能要求》《客户资料信息表》《项目立项表》（产品版本、项目人员）《项目实施计划表》《项目实施详细时间表.》《项目预算表》《系统初始设置表》《进驻现场准备表》（与系统相关的其他项目时间进度、如设备到长时间、人员安排、机房建设）《标准培训文档》 1.2项目中期《服务器设备调试报告》（服务器配置数据库配置）《POS设备调试报告》（pos机配置型号、系统安装配置）《其他设备调试报告》（条码打印、电在称、价签、等等）《培训确认报告》（培训功能模块、时间、人数、部门、负责人确认）《系统正式使用确认报告》包括转入售后部分 1.3项目后期《文档提交确认单》《售后服务单》

1.4项目整个周期出差申请单（参考财务）《项目增项需求单》（新需求或变动）《项目周报》《项目分配奖金表-部门》费用申请单（参考财务单据，应用项目当中设备采集、或特殊费用申请单）系统问题集（将项目中遇到的系统问题和客户的一些意见记录成文件，为产品升级提供依据） 1.5硬件及网络布线《设备验收清单》（包括第三方软件）网络布线报告（由第三方布线公司提供） 2项目管理流程 2.01项目管理整体流程

电子档案管理系统解决方案设计

电子文档信息管理系统解决方案

山东东昀电子科技有限公司

目录 1. 系统功能模块的划分和各模块的设计 (1) 1.1总体功能设计 (1) 1.2信息管理 (4) 1.2.1 数据录入 (5) 1.2.2 文件上传、下载 (6) 1.3日常管理 (7) 1.3.1 检索查询 (7) 1.3.3 统计报表 (8) 1.4视频资料管理 (10) 1.4.3 媒体文件资料管理 (10) 1.5系统设置 (11) 1.5.1 建立符合用户要求的文档管理结构 (11) 1.5.2 对现有文档管理系统的其他设置 (12) 1.6系统安全 (13) 1.6.1 用户管理 (14) 1.6.2 角色管理 (14) 1.6.3 权限管理 (14) 1.7日志管理 (17) 1.8数据存储和备份 (18) 1.8.1 数据存储 (18) 1.8.2 数据备份 (20)

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计如图所示：

电子文档信息自动化管理系统总体设计如上面的系统逻辑架构，根据文档管理工作的分工不同分为：信息采集、日常管理、信息服务、系统安全、系统设置、软件接口六个部分。其中信息采集、日常管理和信息服务三部分包括了用户文档信息管理的主要业务内容，实现了文档信息的收集整理、日常管理和利用服务的网络化和电子化。信息采集主要负责文档信息的整理、编目与电子文件的自动挂接，完成文档信息的收集、录入和数字化工作。日常管理部分主要完成电子文档的鉴定、销毁、移交、编研、征集等工作，同时可以辅助实体管理、形成文档的目录、进行借阅、利用、统计等管理工作。信息服务主要通过简单方便的方式，为用户提供快捷的文档信息服务。系统安全则充分保证了文档系统和数据的安全性，使对电子文档信息的安全管理能够控制到每一具体功能操作和每一具体文件。系统设置部分为用户搭建符合自身文档信息管理需要的文档管理结构提供了定制工具，可以让用户自己量身定制本单位的文档管理结构，无论是从眼前，还是从长远考虑，都将比

公司内部文件审批管理规定

法律文件审批管理规定第一条为规范公司各项法律文件的签订、履行及档案管理，提高审批效率，有效地防范公司在各种对外商务性或非商务性活动中所引起的风险，确保公司的正常经营，法务室特此制定对相关重要法律文件的审查批准制度。第二条本制度所指的法律文件，是指公司在对外经营中以及公司日常行政管理中所涉及的相关文件。第三条公司以下法律文件，必须按照本规定审批流程审查批准后，方能正式生效。各机构、各部门在办理过程中按职责履行自己的权利和义务。 1、公司声明、公示函、警告函等以公司名义对外发布公告的文件； 2、授权书、备忘录、承诺书、意向书、招投标相关文件等各项与商务活动相关的证明文件； 3、在涉及公司的诉讼中产生的各类如授权书、证据材料、起诉书、委托代理书等文件和证明材料。第四条法律文件的草拟 1、各类法律文件的草拟，实行归口管理、分级把关的原则，由涉及此项业务的部门负责起草。 2、所有法律文件在草拟时，必须确保符合国家法律规定和公司的相关规定，有规范文本的，要参照规范文本。第五条法律文件的签字审批应当按照以下步骤进行：

1、部门经理审批。所有法律文件在草拟后，负责的承办人应填写“法律文件审批表”（见附件一）并签字提出申请，由该部门的经理签字审批。 2、法务室审批。法律文件提交法务室审查时必须同时提交全部原材料及附件，送审的法律文件内容和形式必须明确、完整，对于不符合要求的法律文件，法务室有权退回。法务室出具的法律意见必须在审批表上予以体现。法务室可根据情况决定是否将该法律文件送交律师、财务部门、相关部门审批。 3、律师审批。法律文件中涉及重大疑难问题的，由法务室送律师审核，由律师出具法律意见书，并在审批表上予以签批。 4、财务部门审批。涉及价款问题的法律文件，由法务室送财务部门审批。财务部门应当对价格条款是否符合财务的相关规定进行审核并反映在审批表上，并对履行过程中的收付款进行监督。 5、相关部门审批。法律文件中涉及重大技术问题的，由法务室组织相关部门进行评审，并由评审小组出具评审意见。 6、公司领导审批。法律文件的最终审批人为相关部门的主管副总。法律文件的更改必须在最终审批人签批前全部完成，并按照以上流程重新进行报批。 7、印章管理部门审批。法律文件经由以上人员审批后，由申请人持法律文件审批表提出用印申请，经印章管理部门批准后加盖印章。（用印申请单的申请流程按照公司印章使用管理规定执行）第六条法律文件审批过程中，如果审批人员提出更改以前的审批意见

项目文件资料管理制度及流程

项目文件资料管理制度及流程为了保证项目信息沟通流畅，文件资料管理责任明确，根据项目部文件资料管理制度，特制定本制度及流程。一、本制度执行范围包括项目所有对内、外函件、通知、文件、技术资料、工程资料等。二、责任划分技术部统一管理以下工作内容： 1）统一负责业主、监理、项目管理公司对项目的所有文件、函件、通知、资料，项目所有对业主、监理、项目管理公司的所有文件、资料的收发、打印、归档等管理工作。 2）统一负责监理、设计、对项目所有的图纸、洽商、通知等有关的文件资料及项目所有对监理、设计的有关工程的函件、内部施工方案、措施、技术变更等资料的收发、打印、归档等管理工作。 3）统一负责分包单位对项目所有工程文件资料、函件及项目对分包单位的函件、工程资料、通知的收发、打印归案等管理工作。 4）统一负责公司、地方政府对项目的所有文件、函件、通知、资料，项目所有对公司、地方政府及项目内部有关行政管理文件、资料的收发、打印、归档等管理工作。三、责任人 1、技术部：四、文件资料管理规定 1、所有收、发文件必须做好收发记录，并经签字认可。 2、所有内部文件、通知等由打印部门在计算机上存档，不再留书面记录。需书面资料、文件的应用废纸打印。 3、所有收发的函件、通知等必须由指定责任人负责处理，送交有关领导签字，并负责送交有关人员。 4、所有收到的文件、资料必须存档并进行扫描。 5、所有收、发的有关工程的计划、函件等文件资料必须交项目经理（执行经理）审阅。

6、所有发文需提交一份给资料室统一存档，发文部门自存一份。 7、项目对外发出的函件必须使用统一的格式、编号。由项目资料员统一发放。 8、所有工程图纸、变更、技术函件等资料必须保存好，人员变更时必须要做好交接工作。 9、发文时若项目经理（执行经理）不在项目，需电询项目经理（执行经理）后处理，不得私自代签。 10、所有文件资料的管理必须符合有关规定，不得遗失。

文档管理系统的解决方案.doc

文档管理系统解决方案 2010.08

1概述 .............................................................................................................................................................................. - 4 - 1.1系统目标 (4) 1.2系统框架 (4) 2设计方案 ...................................................................................................................................................................... - 5 - 2.1系统管理 (5) 2.1.1组织机构 ........................................................................................................................................................ - 5 - 2.1.2人员管理 ........................................................................................................................................................ - 5 - 2.1.3编码配置 ........................................................................................................................................................ - 6 - 2.1.4权限管理 ........................................................................................................................................................ - 6 - 2.1.5文档后台管理 ................................................................................................................................................ - 6 - 2.2文档管理主页 (6) 2.2.1文档发布 ........................................................................................................................................................ - 6 - 2.2.2文档排名 ........................................................................................................................................................ - 6 - 2.2.3文档推荐 ........................................................................................................................................................ - 6 - 2.2.4文档分类 ........................................................................................................................................................ - 6 - 2.3文档管理功能 (6) 2.3.1文档上传 ........................................................................................................................................................ - 7 - 2.3.2文档下载 ........................................................................................................................................................ - 7 - 2.3.3文档阅读 ........................................................................................................................................................ - 7 - 2.3.4文档播放 ........................................................................................................................................................ - 7 - 2.3.5文档查找 ........................................................................................................................................................ - 8 - 2.3.6文档统计 ........................................................................................................................................................ - 8 - 2.4系统接口 (8)

公司档案管理办法及实施细则 (带表格)

档案管理办法及实施细则（带表格）为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。一、总则第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。二、文件材料的形成与归档第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料

由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。第七条公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。第八条公司必须编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面： 1、经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。 2、财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。 3、工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。

公司内部管理文件_范本

XXXXXX有限公司管理文件二零一五年一月

目录第一篇公司章程第一章总则第二章股东第三章注册资本第四章组织机构第五章公司财务、会计第六章解散和清算第七章附则第二篇组织机构及职能第三篇岗位职责汇编第一章股东会、股东职责第二章董事会职责第三章监事会职责第四章总经理部岗位职责第五章公司办公室岗位职责第六章资产管理部岗位职责第七章财务管理部岗位职责第八章项目经理部岗位职责第九章项目科室岗位职责第四篇公司会议制度

第一章公司行政会议制度第二章公司员工会议制度第三章项目工程例会制度第四章会议制度要求第五篇管理制度第一章办公室管理制度第二章人力资源管理制度（P44) 第三章财务管理制度(P54) 第四章资产管理制度第五章工程质量管理制度第六章安全管理制度第六篇竞聘管理办法第一章总则第二章竞聘委员会第三章岗位竞聘的条件第四章竞聘程序第七篇绩效管理办法第一章总则第二章绩效考核与绩效工资第八篇项目管理实施办法第一章总则第二章项目组建及职责

第三章项目目标考核第四章员工工资管理第五章年薪标准及年薪的发放第六章项目管理制度汇编第九篇附件

XXXXX有限公司第一篇章程第一章总则第一条根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国公司登记管理条例》和国家有关法律、行政法规，制定本公司（以下简称公司）章程。第二条公司宗旨：探索、创新、科学、规范，服务于房地产市场。第三条公司名称：XXXXX有限公司。第四条公司住所：公司经营范围：主营：房地产开发与经营、房屋租赁与销售。兼营：物业管理、房地产信息咨询。第五条公司为有限责任公司。股东以其出资额为限对公司承担责任，公司以其全部资产对公司的债务承担责任。第六条公司在湖南省工商行政管理局注册登记。公司的合法权益受法律保护，不受侵犯。第二章股东第七条公司股东共1个。名称与住所如下：股东姓名或名称：住所：第八条股东享有下列权利：

电子档案管理系统解决方案

电子文档信息管理系统解决方案山东东昀电子科技有限公司

1. 系统功能模块的划分和各模块的设计1.1总体功能设计如图所示：

文件管理办法

文件管理办法第一章总则一、根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和《党政机关公文格式》（GB/9704-2012），为了规范文件管理，提高文件处理效率和质量，结合公司的实际情况，特制定本办法。二、文件管理内容主要包括：上级、平级、下级以及本单位内部的各种文件和资料。三、公司公文是公司实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。四、公文处理工作是指公文拟制、办理和管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。五、公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。六、公司综合办公室是公文处理工作的管理机构，并对公司各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。七、公司各部门应当配备专职或兼职人员负责公文处理工作。负责公文处理工作的人员，应当忠于职守，勤勉高效，具备相关专业知识。公文处理人员应当保持相对稳定，以保证公文处理工作的连续性；确需调换时，要做好工作交接，并报综合办公室备案。第二章公文种类和形式一、公文种类主要有：（一）决议.适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定.适用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排、奖励、变更或者撤销所属单位不适当的决定事项。（三）公告.适用于宣布重要事项或者法定事项。

（四）通知.适用于印发规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求所属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和调配干部。（五）通报.适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（六）报告.适用于向上级单位或有关主管部门汇报工作、反映情况、提出建议、请求备案，答复上级单位或有关主管部门的询问。（七）请示.适用于向上级单位请求指示、批准。（八）批复.适用于答复所属单位的请示事项。（九）意见.适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十）函.适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十一）纪要.适用于记载会议情况和议定事项。二、公司公文的主要形式为文件式公文、信函式公文、传真文件、专用文件、签报及部门信函式公文等。三、各类公文的适用范围：（一）文件式公文。用于向各股东单位及相关单位呈报请示、报告和意见；传达贯彻国家路线、方针、政策；印发公司制定的规章制度和规范性文件；做出重要工作安排；奖惩有关单位和人员；公司及所属单位有关人事任免；答复所属单位报请审批事项；通知重要事项；转发上级有关重要文件等。（二）信函式公文。用于向不相隶属单位请求批准和答复审批事项，商洽工作、征询意见或答复问题；转发上级有关事务类文件；向所属单位布置事务类工作等。（三）传真文件。用于紧急情况下发送的公文。（四）签报。用于公司各部门向公司领导请示问题或报告工作等。（五）部门信函式公文。用于各部门依据部门职责，对职权范围内的事项与部门之间商洽工作、征询意见或答复问题，向所属单位的相关部门布置事务类工作、征询意见或答复问题等。

文件管理系统设计方案和对策

文件管理系统设计方案传统的管理和保存文件的方式是人工生成和保管文件（包括：生成、传阅、审批、进入受控状态等），文件通常是保存在文件柜中的。由于文件数量多，版本复杂，在实际使用中经常出现问题，例如：文件版本不一致、文件查找困难、文件管理处理历史记录报表工作量过大等。本方案旨在解决单位对大量工程和技术文件的管理，达到并确保工作人员手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同时以实现电子公告、电子通知、电子邮件、公文收发等功能来提高单位日常办公及管理的自动化。一、文件管理系统的建设目标和意义目标：满足企业对文件信息进行集中管理、查询的需要通过文件的集中管理，使企业实现资料共享，资料同步更新企业重要文档的使用权限设置，一方面节约了资本，另一方面自动化管理，保证了资料的保密性和安全性简化了员工查找和使用资料的工作步骤，使员工把时间放在其他更有价值的工作上，减少重复劳动，提高工作效率，为企业争取更多利润把无纸化办公和自动化办公结合起来，实现了无纸化和物理化文档管理的有机组合把先进的数据库技术运用于文档管理，促进企业信息化管理的进步文件管理系统建设意义： 1、分类、管理企业文件文件管理系统通过数据库管理，对企业纷杂的文件内容进行分门别类的管理，按照不同的介质（图片、影音、word、excel、ppt、pdf等）进行存放管理。文件管理系统通过权限管理，对不同的员工开放不同级别的文件库，最大程

度保证企业的文件安全。 2、共享、学习企业文件文件管理系统通过内部网络将文件资本进行共享，让更多的人分享到企业文件资本，拓宽部门和员工的知识范围。 3、应用、增值文件资本文件管理平台构建面向企业业务流程的文件管理系统，使得工作过程中显形知识结构化，隐形知识显形化。通过文件的不断重复应用，实现文件增值。有效的规避了人员升迁流动所造成了关键业务领域的损失，让业务运行不辍。 4、提升企业竞争力创造企业新竞争价值，增加企业利润，降低企业成本，提高企业效率。建立企业新文化，鼓励思想自由，培育创新精神。通过减少反应时间来提高为客户服务的水平，通过快速向市场提供产品和服务来增加收入。二、文件管理系统的建设要求首先是支持的文件内容要全面，从文件管理的内容角度，至少应该包括： ?对信息的发布，比如直接发布各种内容 ?对文档的管理，如各类DOC、XLS、PPT等文件 ?对数据信息的管理，如各类报表等等有利于充分利用文件： ?对链接的处理：在内容中可以互相链接，它是有效利用文件的非常重要的环节 ?强有力的索引能力，特别是全文检索 ?对于动态数据的强有力查询能力，比如可以根据各种条件进行查询

公司文件管理办法

公司文件管理办法内部编号：（YUUT-TBBY-MMUT-URRUY-UOOY-DBUYI-0128）

CAPP公司文件管理办法为了规范公司的文件管理，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作，以规范公司的各项文件收、发（拟稿、会签、审批、签发及实施）工作，制定本法。 1管理原则 1.1办公室是公司文件管理的归口部门，负责指导全公司行政公文、协议、合同类传递处理工作。 1.2公司上报下发正式文件由办公室负责，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2基本要求 2.1各部门需要正式文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交办公室审核备案后。经相关领导签批同意发文. 2.2送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。办公室应及时把审阅结果反馈给报送部门。 3内部文件 3.1文件起草需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：公司文件由发起部门拟稿，行政人事部负责组织会审；属部门专业文件由各部门指定人员拟稿，部门负责人审核。 3.2文件审核

各拟稿部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核上报总经理或董事长签批文件的审核,。办公室负责审核,是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定。 3.3文件签发文件形成后，主管领导签发。办公室负责复印、盖章、转发（送）、执行和归档。 4外来文件外来的文件由办公室责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。 5业务流程 5.1文件管理业务流程分为收文和发文。 5.1.1收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序； 5.1.2发文指以公司、或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 5.2发文程序与要求拟稿→校对审核→主办部门负责人审核→相关部门会签→领导签发→打印公文→盖章→分发→立卷→归档。 5.2.1拟稿

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