高速公路工程竣工文件编制管理指南资料
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1编制总则1.1基本要求高速公路建设项目竣工文件是指自项目立项审批(核准)至竣工验收全过程产生的,反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况,对建成后项目管理、维护、改建和扩建具有保存、查考、利用价值的各种形式和载体的历史记录。
它既是高速公路项目建设全过程的真实记录,亦是项目进行监理、质检监督、审计、交竣工验收的主要依据。
做好高速公路建设项目竣工文件编制工作,是档案工作服务于经济建设的重要体现。
高速公路项目建设全过程中,各参建单位应严格执行相关规定,将档案管理纳入建设管理各个环节和有关人员的职责范围,配备通过专业培训并经考核合格的档案工作人员,坚持档案工作与建设同步进行,保证项目档案与工程实体相符,能真实、全面、系统的反映项目施工全过程及成果,确保项目档案的完整性、准确性、系统性。
1.2职责划分1.2.1建设单位(项目法人单位)1.2.1.1是高速公路建设项目竣工文件编制工作的总责任单位。
1.2.1.2要将竣工文件编制工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制,确保竣工文件编制与工程建设同步收集、同步整理、同步归档,保证竣工文件收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。
1.2.1.3在与设计、施工、监理等单位签订合同时,应对竣工文件编制(特别是对电子版设计文件)的内容、套数、费用、质量、报送时间等提出明确要求。
1.2.1.4负责监督和指导各参建单位竣工文件的编制、收集、整理等工作。
1.2.1.5负责收集和汇总高速公路项目建设过程中形成的所有文件材料,并按要求整理归档。
1.2.2施工、监理单位1.2.2.1负责编制、收集和整理本单位在高速公路项目建设过程中形成的竣工文件。
1.2.2.2监理单位应负责对施工单位竣工文件编制、收集、整理等工作进行监督、检查,在竣工文件初步验收前向建设单位提交竣工文件质量审核意见。
1.2.2.3将竣工文件按要求整理后及时向建设单位报送。
1.3编制依据1.3.1《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发[2010]382号);1.3.2《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》(交公路发[2010]65号);1.3.3《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T-11822-2008);1.3.4《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)。
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广东公路工程竣工文件编制及归档指南_pdf 目录面规格为:305mm×2、月、日”字样,如用“、月、日)贴在背面上,并在脊背处逐件编号]。
公路工程竣工文件编制及归档指南五、参建单位完成案卷的编制后,用铅笔在封面和脊背编写案卷流水号。
并根据表1中保管期限的规定把组成的案卷划分为永久、长期、短期三种,并依据交通部有关保密规定,标明案卷密级。
档案验收小组的职责是:负责对档案质量进行技术鉴定,写出相应的验收意见,并提请项目竣工验委员会审定。
二、验收时间:交工验收后3~6个月内。
二、验收时间:交工验收后3~6个月内。
三、项目档案验收程序:三、项目档案验收程序:1、自评:有关单位在完成建设项目档案整理后,对照验收标准各项内容自评打分,并由建设或监理单位将自评情况汇总,形成书面报告,连同《建设项目(工程)档案验收申请单》(图6所示),报有关档案行政管理部门。
2、按照《办法》D=10、度组卷。
十一、监理施工质量抽捡资料十一、监理施工质量抽捡资料该部分单独组卷,可参照本篇第四章施工单位竣工文件资料编排顺序施工单位竣工文件资料分为综合文件、施工文件、竣工图三个部分第四章施工单位竣工文件资料编排顺序施工单位竣工文件资料分为综合文件、施工文件、竣工图三个部分。
第一节综合文件第一节综合文件(按合同段组卷)一、开工报告、施工组织设计、施工方案、施工计划、施工日志等。
二、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、重要会审纪要等。
三、单位工程质量自验评定表一、开工报告、施工组织设计、施工方案、施工计划、施工日志等。
二、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、重要会审纪要等。
三、单位工程质量自验评定表(单独组卷)该部分包括单位工程、分部工程以及分项工程的施工自验评定表,各评定表格须经过监理签名认可。
四、施工总结四、施工总结主要内容:工程地理位置图、工程规模、承包单位基本情况及完成的主要工作量、工程管理、采用的新技术、交工自查结果、经验总结以及其它相关内容。
第一章编制依据编制公路工程竣工文件涉及到许多方面,其法律、法规文件较多。
公路工程项目的提出、立项、招投标、设计、施工、监理、验收等各方面的资料均应有序地编入竣工文件中,竣工文件的归档、移交又将涉及到档案方面的问题。
因此,编制依据较多,以下为截止至2000年7月的现有编制依据。
1、《中华人民共和国档案法》2、《中华人民共和国档案法实施办法》3、《中华人民共和国保守国家秘密法》4、国家标准GB/T11822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》5、国家标准GB/T11821-89《照片档案管理规范》6、交通部办公厅转发国家计委《关于印发〈建设项目(工程)竣工验收办法〉的通知》的通知([1990]厅工字67号)7、交通部办公厅转发国家档案局《关于印发〈建设项目(工程)档案验收办法〉的通知》的通知(厅档案字[1992]21号)8、交通部、国家档案局关于发布《交通档案管理办法》的通知(1992年1月9日交办发[1992]89号)9、交通部关于发布《交通文件材料立卷归档办法》的通知(1992年1月9日交办发[1992]120号)10、交通部关于印发交通档案管理和交通文件材料立卷归档统一表格式样的通知(交办发[1992]121号)11、交通部关于发布《公路工程竣工验收办法》的通知(1995年11月15日·交通部·交公路发[1995]1081号)12、交通部关于《加强公路工程项目验收工作》的通知(1998年2月11日交公路发[1998]61号)13、《建设工程质量管理条例》(2000年1月30日国务院第279号令)14、交通部关于印发《交通基本建设项目竣工决算报告编制办法》的通知(交财发[2000] 207号)15、xx省交通厅关于发布《xx省交通基建工程质量监督实施办法》(试行)的通知(1995年2月10日湘交计基字[1995]48号)16、xx省交通厅文件:《xx省公路工程竣工文件编制及档案管理办法》(2000年)17、现行公路工程标准、规范、规程(不一一列举)第二章范本说明《xx省高速公路工程竣工文件编制范本》是根据第一章所述的“编制依据”进行编写的。
高速公路竣工资料归档参考资料第三部分监理资料第一册监理管理文件(一)监理规划1、工程项目概况2、工程项目监理范围及目标3、工程监理工作内容4、控制目标及措施5、组织机构及人员配备6、监理工作制度(二)监理细则(三)监理行政管理文件1、交通主管部门和项目业主关于质量、进度和投资控制之外的来文这部分文件虽然原发单位都已作了归档,但文件下发之后在阅办过程中形成了阅办单,赋予了新的内容,所以使用文件单位必须按问题、重要程度组卷。
2、监理机构内部往来函件、请示、报告及批复本部分内容按问题、重要程度组卷。
3、监理月报监理工程师应根据工程进展情况、存在的问题每月以报告书的格式向业主和上级监理部门报告,月报的主要内容有工程概况、工程质量、工程进度、合同管理情况、支付情况、监理工作动态、存在的问题以及工程形象进度统计、工程量完成情况统计、工程变更、合同纠纷等。
监理月报以年度为单元细卷。
4、工程检查通报工程检查通报可以年度为单元组卷。
第二册工程质量控制文件第—分册工程质量控制措施、规定及往来文件1、交通主管部门和项目业主关于工程质量管理的有关文件。
2、监理工程师关于工程质量问题与项目业主(代表)的有关往来文涵。
3、开工及停、复工指令。
4、监理工程师关于工程质量问题的指令、提示、问题通知单。
5、与承包人的往来文涵。
6、工程质量事故报告单。
第二分册材料试验、检测资料1、对原材料抽检试验报告资料按材料类别、品种、用途和单位工程分别整理归档表格式样参见有关的原材料出场质量证明和工地试验报告。
2、标准试验批复和平行试验报告包括各种击实试验、集料的级配试验、混合料的配合比试验的批复和监理平行试验报告,按单位工程组卷。
3、试验检测表材料试验、检测资料所需试验检测表。
第三分册监理独立抽检资料基本要求:1、监理独立抽检的资料,按单位分部、分项工程组卷编制。
2、本分册共分八小册,每小册又根据装订厚度及资料类型要求可分为若干卷(自然册)。
山东省济南至东营高速公路工程竣工资料档案编制管理办法山东省济南至东营高速公路项目建设办公室二〇一四年五月目录第一章总则 (44)第二章组织与职责 (45)第三章术语 (46)第四章竣工文件的收集 (47)第五章竣工文件的整理与组卷 (51)第六章竣工档案案卷构成及质量要求 (93)第七章竣工档案的管理与保存 (113)第八章会计财务档案 (114)第九章其他档案 (114)第十章附件 (115)第一章总则第一条为保证济南至东营高速公路工程竣工文件的编制标准统一、规范系统和完整准确,保证工程项目档案内在质量,根据交通运输部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发〔2022〕382号)、《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》(交公路发〔2022〕65号)《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2022)和《山东省高速公路施工管理标准指南》结合本项目建设的具体情况,特制定本办法。
第二条本办法适用于济南至东营公路工程竣工文件材料的立卷归档管理工作。
第三条本办法所称的竣工文件材料是竣工验收的基础资料,来源于项目建设的全过程,反映项目建设客观状况和规律的信息,它包括自立项审批(核准)至竣工验收过程中直接产生的,反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况,对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。
本办法所称的档案是指按照组卷要求,经系统整理并归档的文件材料。
第二章组织与职责第四条山东省济南至东营高速公路建设项目办公室根据统一领导、分级负责的原则,对济东高速公路工程建设项目文件材料立卷归档工作进行管理,同时接受上级业务部门的检查和指导。
第五条山东省济南至东营高速公路建设项目文件材料立卷归档工作实行项目法人负责制。
项目法人(建设单位)做好自身形成的项目文件材料的收集、整理和对设计、施工、监理、咨询等单位负责的项目文件材料的收集、整理工作的组织、协调和监督、指导;将项目文件材料立卷归档工作纳入各相关单位合同及监理工作内容,与工程建设同步管理,按照竣工资料编制管理办法,实行预立卷制度,保证项目文件材料立卷归档的及时、完整、准确、系统和安全。
安楚高速公路档案管理及竣工资料编制实施办法第一章总则1.1为了做好安楚高速公路建设项目文件资料的形成、积累、整理及归档工作,使安楚高速公路建设项目文件资料标准化、规化,在施工中应做好各面资料的收集、整理工作,做到工程完工后能及时提交各种竣工文件及竣工图表,确保归档文件资料的完整、及时、准确,特制定本办法。
1.2安楚高速公路建设项目施工中的任文件资料必须采用计算机处理,并及时进行签字。
往来文件资料必须建立格的签收登记制度,妥善保管或处理签收的各种文件资料,如无签收记录而使文件资料遗失均由申报负责。
第二章文书档案实施办法2.1立卷的原则和法:立卷时应注意保持文件之间的联系,为便于查找和利用,可灵活应用以下六个特征。
〈1> 按问题特征立卷。
按文件材料反映的容,把相同问题的文件材料组合在一起立卷;〈2> 按文件作者特征立卷。
把同一个机关或个人的某些文件组合在一起立卷;〈3> 按文件名称特征立卷。
把同一种名称的文件材料组合在一起立卷;〈4> 按通讯者特征立卷。
将本机关与某一机关协商某一问题或几个问题的往来文件组合在一起立卷;〈5> 按时间特征立卷。
把同一年度某一问题的文件材料组合在一起立卷;〈6> 按地区特征立卷。
把相同地区或有关地区的文件材料组合在一起立卷。
2.2归档围〈1> 上级党政机关指示、批示、批复、批转、通知、通报等指导性文件;〈2> 本机关形成的主要指示、批示、批复、批转、通知、决议、决定、通报、工作;〈3> 下级机关报送的重要性统计、情况报告、专题报告及本机关的批复;〈4> 上级机关、同级机关和非隶属机关颁发与本机关的条例、规章制度、通知等文件材料;〈5> 重要的人民来信及领导批示办理的信件;〈7> 在报纸上发布不另行文的文件,由成文单位将负责同志签署的最后定稿和剪报收集归档;〈8> 未经机关收发登记而又需要归档的文件。
竣工文件的收集、整理与编制一、竣工文件编制的质量要求(一)竣工文件要做到字迹清楚、内容完整、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。
(二)、纸张要求:竣工文件采用的纸张为80克重的白色书写纸或胶版纸,一般情况下文字资料为A4幅面,图纸资料为A3幅面,破损文件应用标准纸张托裱;图纸大于A3幅面的,应按风箱式折叠为A3大小;各种原始材料(如外购材料材质证明、出厂证书、实验检测报告等)小于A4幅面的用A4纸托裱;竣工文件不能用热敏纸等不易保存的纸张,传真件、材料证明等纸张不符合要求的文件,应在原件后附复印件,以便于保存。
(三)、文字要求:1、各类总结、报告、正式文件严格按国家公文管理办法执行,并参照如下规定:各种特殊字符用国标宋体或pmingliu体,文件标题名用2号方正小标宋体;文件编号用4号仿宋,文件内容、说明及其标点符号用3号仿宋体,行距为单倍行距。
“主题词”三个字用3号黑体,同内容为3号方正小标宋体;抄送单位用3号仿宋体。
2、各类质量检测资料采用总监办统一制定的表格样式,填报字体应与表格字体相适应,达到协调、美观的要求。
3、竣工图所有文字均采用仿宋体,宽高比一般取0.65,尺寸标注数字字高为2.5毫米(特殊情况可放宽至3毫米);图名字高为4毫米,“竣工说明:”字高为4毫米。
“竣工说明:”的内容字高为3.5毫米;图框标题栏内,建设单位名称和竣工图名字高为6.5毫米(一排装不下,必须用两排时,字高为4毫米),其它图框各栏字高为4毫米。
4、竣工文件材料中凡是需用手写的地方如原始记录、签名等,必须采用黑色或碳素水书写。
(四)、其他要求1、竣工文件的分类文件每册应尽量控制在150页内,内容少的近似文件可合并成卷,但需在安卷封面标题上标明卷内主要内容。
2、试验、检测报告必须有原件一套,为避免重复组卷,标准试验报告等作为分项工程共用卷查考时,只需在每个分项工程评定表和卷内备考表中注明所查卷的档号、页号。
3、竣工图图框参照用交办[2002]245号文附件二;竣工图式样格式统一绘制。
第一章编制依据编制公路工程竣工文件涉及到许多方面,其法律、法规文件较多。
公路工程项目的提出、立项、招投标、设计、施工、监理、验收等各方面的资料均应有序地编入竣工文件中,竣工文件的归档、移交又将涉及到档案方面的问题。
因此,编制依据较多,以下为截止至2000年7月的现有编制依据。
1、《中华人民共和国档案法》2、《中华人民共和国档案法实施办法》3、《中华人民共和国保守国家秘密法》4、国家标准GB/T11822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》5、国家标准GB/T11821-89《照片档案管理规范》6、交通部办公厅转发国家计委《关于印发〈建设项目(工程)竣工验收办法〉的通知》的通知([1990]厅工字67号)7、交通部办公厅转发国家档案局《关于印发〈建设项目(工程)档案验收办法〉的通知》的通知(厅档案字[1992]21号)8、交通部、国家档案局关于发布《交通档案管理办法》的通知(1992年1月9日交办发[1992]89号)9、交通部关于发布《交通文件材料立卷归档办法》的通知(1992年1月9日交办发[1992]120号)10、交通部关于印发交通档案管理和交通文件材料立卷归档统一表格式样的通知(交办发[1992]121号)11、交通部关于发布《公路工程竣工验收办法》的通知(1995年11月15日·交通部·交公路发[1995]1081号)12、交通部关于《加强公路工程项目验收工作》的通知(1998年2月11日交公路发[1998]61号)13、《建设工程质量管理条例》(2000年1月30日国务院第279号令)14、交通部关于印发《交通基本建设项目竣工决算报告编制办法》的通知(交财发[2000] 207号)15、湖南省交通厅关于发布《湖南省交通基建工程质量监督实施办法》(试行)的通知(1995年2月10日湘交计基字[1995]48号)16、湖南省交通厅文件:《湖南省公路工程竣工文件编制及档案管理办法》(2000年)17、现行公路工程标准、规范、规程(不一一列举)第二章范本说明《湖南省高速公路工程竣工文件编制范本》是根据第一章所述的“编制依据”进行编写的。
1 总则1.0.1公路工程文件材料不仅应真实、完整、准确地反映工程建设全过程的实际情况,而且要达到便捷查找和方便利用的目的。
1.0.2为了加强公路工程文件的编制工作,统一全线竣工资料收集、整理、汇编、归档、出版的需要,为交工、竣工、养护及创优工程提供文件依据。
根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》、交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交公路发[2010]382号)、《公路工程竣(交)工验收办法》(交通部令2004年第3号)、《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》(交公路发〔2010〕65号)、《交通部科学技术档案分类编号办法》等有关规定,并结合崇左至靖西高速公路工程建设项目的实际情况制定,特制定《崇左至靖西高速公路工程建设竣工文件编制管理指南》(以下简称《编制指南》)。
1.0.3 本《编制指南》为专项工程指导性建议,仅适用于崇左至靖西高速公路工程项目竣工文件的收集、整理、立卷和归档过程中参考。
1.0.4本《编制指南》是指该工程从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工投入使用,全过程所形成的,反映与该工程项目进度同步、质量、进度、费用和安全管理有关的基本情况,具有查考价值的各种载体文件材料,包括图纸、音像、文字材料、技术数据、检测记录等资料。
要求收集齐全、完整、准确,组卷系统。
1.0.5工程文件共分五部分,即综合文件、决算和审计文件、监理资料、施工资料和科研、新技术资料。
各编制单位在每部分中均有不同的分工和侧重点,其具体内容分工详见本《编制指南》。
1.0.6业主、总监办、合同段应按照合同文件的规定,参照本《编制指南》的建议,分别负责收集整理相应的工程文件,做好文件的编制、立卷归档工作。
1.0.7各参建单位负责人应重视工程文件的收集、整理和立卷归档工作,要坚持实事求是的科学态度和认真负责的精神,明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求,将工程文件的编制工作纳入日常管理的工作中,并作为一项重要工作内容来抓。
安排具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案人员管理,并保持其稳定性。
设立专门的资料室,配备必要的设备,保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、规范、系统和安全。
2 术语2.0.1科学技术档案(简称科技档案)科学技术档案是指企事业单位、国家机构、社会组织及个人在科学技术活动中直接形成的,对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史的应当归档保存的科技文件材料。
建设工程档案,是指在工程建设过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种历史纪录。
2.0.2科学技术文件材料(科技文件材料)科技文件材料是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。
2.0.3案卷案卷由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。
通俗地说,一件或多件组成的相关文件材料装入一个卷皮就形成了一个案卷,或者说一盒资料就是一个案卷。
2.0.4卷内目录卷内目录是反映案卷内登记文件题名及其特征,并固定文件排列次序的表格目录,排列在卷内文件之前。
2.0.5卷内备考表卷内备考表说明案卷内文件状况的表格,排列在卷内文件之后,不计入卷内目录,不编写页码。
2.0.6档号档号是指档号的编号,包括分类号、项目代号、案卷号,以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
2.0.7项目代号产品、工程、课题、设备的代字或代号。
2.0.8文件把相关联的材料收集在一起,形成一个文件。
一个文件可由一页或若干页相关内容组成,以方便查考为原则划分组成文件。
3 公路竣工档案案卷构成的一般要求3.1 公路档案案卷的构成3.1.1竣工文件是由若干不同的案卷组成。
每个案卷为归档的基本单元。
即一个案卷就是一个卷皮内所收集、存贮的资料。
一个卷皮内可以装一件(册)或几件(册)相对独立又互相关联的文件材料,但均为一个案卷。
3.1.2每个案卷由案卷卷皮(包括外封面、卷脊)、案卷内封面、卷内文件目录、卷内文件和备考表组成。
3.2 组卷要求3.2.1组卷要遵循公路工程文件材料的形成规律和成套性的原则,保持案卷内材料的系统联系,并要便于档案查考、利用和保管。
有多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。
立卷采用本办法的分类方法。
案卷厚度不得超过60mm,不小于20mm,卷内不应有重份文件,不同载体的文件应分别组卷。
3.2.1.1征地拆迁、招投标文件、评标文件、承包合同、合同谈判、施工建设和交、竣工验收等阶段形成的工程管理性文件,按建设程序、问题类型、时间、或重要程度组成一卷或若干案卷。
3.2.1.2设计资料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等,按项目、阶段、单位和分部、分项工程、专业分别整理组卷。
3.2.1.3项目(标段)总开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收、专项检测报告等分别按合同段集中组卷。
3.2.1.4施工原始记录、原材料试验报告、工序检验报告、工程变更等施工阶段形成的材料,以分项工程(含分部、单位工程)为基础单元,按施工工艺流程、路线前进方向及不同保管期限(永久或长期),分别整理组成若干案卷。
3.2.1.5竣工图按设计文件中施工图的顺序分篇独立组卷。
3.2.1.6竣工决算按公路工程概预算编制办法分别组卷。
3.2.1.7监理工作形成的监理文件材料,包括监理通知、开(停、复)工令、备忘录、有关会议纪要、施工检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付、与总监及参建单位的来往信函、月报表等资料由监理单位按阶段、问题分类分别整理组卷。
3.2.1.8不同的科研课题分别组卷。
3.2.1.9标有密级的文件独立组卷。
3.2.2案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容,必须做到完整、准确、系统。
3.2.3收集归档的项目文件材料应为原件。
案卷内文件材料的制作和书写材料,应符合耐久性要求。
全线书写材料统一采用纸张优良的70g或80g白色A4复印纸,电脑打印或用碳素墨水钢笔书写,工程竣工图、工程交接表、工程声像资料应刻录光盘。
外来非A4纸文件材料,或暂时无法进行计算机编辑的材料,应粘贴在A4纸上,应复印保存,必要时并扫描存档。
3.2.4一个案卷内不应有重份文件,文件内不应有重页文件。
3.2.5每个编制单位必须确保收集、整理形成一套完整的原始资料。
每个案卷之间相互构成一套资料,在案卷内,不允许原始资料和复印资料共存在一个案卷。
3.3 卷内文件的排列3.3.1卷内文件的排列,应符合以下要求:(1)文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前,请示在后;印本在前,定稿在后;主件在前,附件在后的顺序排到。
(2)竣工图纸按专业排列,同专业图纸按工序、工艺图号排列,方式原则上与施工图相同。
(3)既有文字材料,又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。
3.3.2设备文件按依据性材料、设备开箱验收、随机文字材料、设备安装、调试和运行、维修材料等顺序排列。
3.3.3科研课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。
3.4案卷的编目3.4.1案卷页号编写的规定3.4.1.1案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
3.4.1.2经系统化排列的卷内文件材料,双面书写的文件材料,在其正面右下角、背面左下角;单面书写的文件材料,在其正面右下角,用阿拉伯数字逐页编写页号(不允许虚号编写)。
已装订成册的文件材料,如自成一卷的,不需重新编写页号;如与其他文件材料组成一卷的,该册文件材料排列在其他文件材料之后,并将其作为一份文件编写册号,不需重新编写页号。
3.4.1.3案卷内封面、卷内目录、备考表不编页号。
3.4.2案卷封面编写的规定3.4.2.1案卷内、外封面形式与内容应完全相同。
为便于统一,外封面统一采用计算机打印在牛皮纸上,用白乳胶粘贴到档案卷皮正面(根据档案管理的一般情况,建议不打印外封面粘贴)。
内封面打印在A4复印纸上,排列在卷内目录之前。
封面式样详见附录A图A.1。
3.4.2.2案卷题名:应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容。
公路工程案卷题名一般由三部分要素构成,即:项目名称+本案卷内容起始桩号+本案卷主要内容或材料名称。
案卷题名应能准确的反映案卷内的主要内容,要求确切、简洁、明了,一般不超过50个字。
案卷主要内容应反映单位工程(含分部、分项)及结构、部位和文件材料的内容或名称。
管理性文件则需要反映责任者、问题、名称。
文件题名,填写卷内文件材料标题的全称,没有标题或标题不能说明文件材料内容的,应自拟标题,并加[]符号。
例1:××至××高速公路No.l合同段(KO+OOO~K21+550)[KO+OOO~Kl+OOO段路基土石方]分项工程开工申请及附件应改为:××至××高速公路[KO+OOO~Kl+OOO段路基土石方工程开工申请及附件] 例2:总监办关于No.5合同段路基工程变更令应改为:××至××高速公路[总监办关于No.5合同段路基工程变更意向的批复文件] 通常地,案卷题名分两行,第一行应为共性题名;笫二行为反映该案卷内容的桩号、部位、分项(部)工程名称或问题。
字号大小、字体、行距等均采用统一版本。
3.4.2.3立卷单位:填写卷内文件材料形成的法定单位或主要责任者。
承包人、驻地办形成的资料填写原中标的法人单位,不应填项目经理部。
卷内文件若由多家单位共同形成,可选择1~2个主要单位。
3.4.2.4起止日期填写卷内文件材料形成的起讫时间。
3.4.2.5档号、档案馆号、密级、保管期限暂时留空,在验收移交后,由验收单位统一编写。
档案馆号是指国家给定的本档案馆编号。
考虑到资料具有多套性,将来归属不同部门保管,归档资料移交前可暂时不填写,档案移交后由档案馆填写。
3.5 案卷脊背的编写3.5.1案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名,格式详见附录A表A.2 。
正如前面所述,档号、目前不填写。
3.5.2脊背“案卷题名”内容完全与封面的相同,用3号加黑仿宋字体自右向左竖排,首行空两字。
反映桩号、里程类的数字,字头向右。
3.5.3脊背案卷题名内容统一打印在150g牛皮纸上,再用白乳漆粘贴到脊背对应的位置。
贴纸要求比脊背宽度窄2 mm。