公文处理知识讲义(2008文秘培训)

5.发文字号。发文字号是指机关制发公文的编号，其作用是便于机 发文字号 关公文的管理、统计和查询。联合行文，只标明主办机关的发文 字号。发文字号由三部分构成：机关代字是发文机关名称的缩写， 应保持稳定，其后不加“字”字；年份应使用阿拉伯数码书写的 公元全称，去掉“年”字，并用六角括号“〔〕”括入；序号也 应使用阿拉伯数码书写，不能加“第”字和虚位“0”。发文字号 一般在发文机关标识之下空2行、红色反线上方居中位置标注。
（四）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 三类： 1.批评性通报：介绍情况；定下性质；作出处理；分析原 因；提出诫勉。 2. 2.表彰性通报：介绍先进事迹或经验；概括典型意义；作 出表扬或推广的决定；提出学习或借鉴的号召。 3.情况性通报。 （五）报告 三类：汇报性；反映性；回复性。
公文处理与写作
第一 过去的公文
一、概念 文章：《周礼·考工记》“青与白谓之文，赤与白谓之章。”偶像；玉器。——文 采（大哉！尧之为君……焕乎！其有文章。）——组成篇章的书面语言（曹丕， “经国之大业”）——客观事物的反映。 应用文：“骈四骊六，特应用文耳”（南宋张侃）——文体，“有上行、平行、下 行”；“重其实”（清代刘熙载）——“应用文（书札、公牍），文学之文”（陈 独秀）——行为主体在社会生活中处理事务和进行交际使用的普遍通行的实用性文 体。——应付生活、用于实务（陈跃南） 公文：《尚书》（公文基本成型）——官府文书（《三国志·魏志·赵俨传》： “辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”；《后汉书·卷五十七·刘陶传》“但更相 告语，莫肯公文。”）——国家机构和其他社会组织在公务活动中，按照特定的体 式，经过一定处理程序所形成和使用的、具有法定效力的书面文字（电子）材 料。——行政机关公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有 法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。《国家 行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）
二、沿革 甲骨文——钟鼎文——简策，版牍，缣帛文书——纸质文书——电子文书 （一）产生。占卜。 “生产的继续发展，阶级的出现，文字的出现，国家的产生，国家进行管理工作需要 比较有条理的文书。”（斯大林《马克思主义与语言学问题》） （二）先秦。形式：典，谟，训，诰，令等。内容：政治，外交，军事，谋略。 （三）秦汉。确立时期。“改命为制，令为诏”（秦始皇）。“文章各体，在东 汉而大备”，公文：制书，诏书，策书，章，奏，表等。 （四）魏晋南北朝。文、笔之分。“艺文之末品，政事之先务”。 （五）唐宋。名目繁多；通俗易懂。榜；搭子（请示）。 （六）元明清。滥用——八股。牌面（介绍信）；照会（函）。 （七）近现代。1912年公文程式条例：令，咨，呈，示，状。 党的公文：宣言、通告、呼吁书等——命令，决定，报告书等。《关于建立报告 党的公文 制度》《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》 行政公文：1951、1957、1981、1987、1993、2000年六次修订 行政公文
（六）保密 1.密件收发、传阅必须设置专门的登记簿和文件夹，并 严格履行签收、清退手续。 2.绝密文件、密码电报必须由机要人员单独登记、直接 送阅，严禁横传；应专人专车、两人护送。 3.坚持“密来密往”原则。 4.非密级公文中，不得直接引用密码电报和密级公文的 文号、日期和内容，不得将密码电报作为普通公文的 附件。 5.密件必须通过机要交通封装传递。 6.严格保密审查制度。
（三）权威。公文是制发者根据法定职权制作和发布的，代表了某一国 权威 家或某一机关、单位、团体的意志，在其所辖范围内，具有法定的 权威性和行政约束力。（有条件、有范围的） （四）时效。紧急公文要随到随办，并在规定时限内办结；非紧急公文， 时效 一般应在15日（指工作日，下同）内办结；转发上级机关重要公文， 一般在5日内办结；答复下级机关“请示”，一般在7日内办结；向 上级机关报告工作，按上级机关的时限要求办理。（三十五条） （五）精简 “行文应确有必要，注重效用”；“篇幅力求简短”。 “可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短”。 少发文；发短文。（茹太素）
（六）请示 三类：求示性；求助性；求准性。 联系人） 三类：求示性；求助性；求准性。（联系人） 关于增值税一般纳税人认定有关问题的请示》 《关于增值税一般纳税人认定有关问题的请示》 关于请求拨付办案专项经费的请示》 《关于请求拨付办案专项经费的请示》 关于请求批准<××市国家税务局机构调整方案 的请示》 市国家税务局机构调整方案> 《关于请求批准<××市国家税务局机构调整方案>的请示》。 （七）批复 三类：政策性批复、核准重大问题的批复和具体事务性的批复 三类：政策性批复、 正文：批复引据；答复内容（一般应明确表明同意或不同意） 正文 ： 批复引据 ； 答复内容 （ 一般应明确表明同意或不同意 ） ； 结语（ 此复” 也可不写） 结语（“此复”，也可不写）。 具有行文的被动性、回复的针对性和效用的权威性。 具有行文的被动性、回复的针对性和效用的权威性。 一般只需送请示单位，若批复事项需其他有关单位了解、执行， 一般只需送请示单位 ， 若批复事项需其他有关单位了解 、 执行 ， 也可以同时抄送。若请示的事项具有普遍性、 也可以同时抄送。若请示的事项具有普遍性、且涉及有关政策的 调整，也可使用“通知”行文，不再单独批复。 调整，也可使用“通知”行文，不再单独批复。
2.主送机关。公文的主要受理机关，应明确、具体，使用全 主送机关。公文的主要受理机关，应明确、具体， 称或者约定俗成、 为社会所公认的简称、统称。 称或者约定俗成 、 为社会所公认的简称 、 统称 。 主送机关 顶格标注于标题之下、正文之上，与标题之间空1 顶格标注于标题之下、正文之上，与标题之间空1行；主送 机关之间用逗号隔开。 机关之间用逗号隔开。 一是简称问题。 一是简称问题。 二是下行普发公文主送机关的统一问题。 稽查不单列） 二是下行普发公文主送机关的统一问题。（稽查不单列） 各市国家税务局，省局各内设机构、直属机构、事业单位， 各市国家税务局，省局各内设机构、直属机构、事业单位， 省税务干部学校： 省税务干部学校： 各县、 各县、市、区国家税务局，市局各内设机构、直属机构、事 区国家税务局，市局各内设机构、直属机构、 业单位： 业单位： 三是上行文只应主送一个机关，不复人大代表的建议、政协委员的提案外， 四是除答复人大代表的建议、政协委员的提案外，一般不直 接主送领导者个人。 接主送领导者个人。
二、文种 《国家行政机关公文处理办法》规定，行政机关公文种类有13种：命令 行政机关公文种类有13种 行政机关公文种类有13 （令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批 复、意见、函、会议纪要。 国税机关公文种类只包括10种 国税机关公文种类只包括 10种：决定、通告、通知、通报、报告、请 10 示、批复、意见、函、会议纪要。 （一）决定 部署性：《关于进一步推进依法治税的决定》 处置性：《关于表彰全省国税系统七个类别岗位能手的决定》 事由；决定事项；号召。 问题；错误事实；处分依据和决定；诫勉。 有的标题注（通过时间等），不标主送机关。
（八）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 特点：行文方向。 特点：行文方向。 上行：建议性。 按照请示性公文办理） 上行：建议性。（按照请示性公文办理） 平行：参考性。 平行：参考性。 下行：指导性。 灵活） 下行：指导性。（灵活） （九）函 商洽函；询问函；答复函；请批函；告知函。 商洽函；询问函；答复函；请批函；告知函。 用途的广泛性；语言的多样性；内容的单一性。 用途的广泛性；语言的多样性；内容的单一性。 有隶属关系的上下级机关之间不得使用“ 有隶属关系的上下级机关之间不得使用“函”。 （十）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（二）通告 在一定范围内公布社会有关方面应当遵守或者周知的 事项。 知晓性：《安徽省国家税务局关于调整增值税起征点 的通告》 办理性；《国家税务总局关于推行增值税防伪税控系 统的通告》 行止性：《关于查禁盗版书籍的通告》 特点：标题灵活；受文广泛。
（三）通知 特点：适用范围最广、使用频率最高；平行或下行。 六类： 1.发布性； 2.转发性；转发上级或不相隶属机关公文。 3.批转性：主要用于批转下级机关具有推广和借鉴意义的 公文，如《关于批转××国家税务局<个体税收定期定 额管理办法>的通知》。 4.布置性； 5.告谕性；主要用于告知某些需要周知但不需办理的事项， 如人事任免、机构调整、印章启用、名称更换等。 6.会议通知。
文种分类： 文种分类 1.按内容分：指挥性；告知性；报请性；商洽性； 记录性。 2.按行文关系分； 3.按密级：绝密、机密、秘密、普通。 4.按紧急程度：特急件、急件、平件（电报除 外）。
三、格式 公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式，公文权威 性和严肃性在形式上的体现。（规范；效率；美观） （一）眉首 公文首页红色反线（含）以上的各要素统称眉首（6项）： 公文份数序号。用阿拉伯数码顶格标识在公文首页版心 1.公文份数序号 左上角第1行。（绝密、机密） 1 秘密等级和保密期限。表明涉及国家秘密的程度，确定 2.秘密等级和保密期限 公文的阅读范围和传递、处理方式。分“绝密”、“机 密”、“秘密”三种。 如：“秘密★6个月”、“机密★5年”、“绝密★长 期”。
三、特点 公文艺术化：官员文学素养；用骈文。引经据典， 辞藻华丽。 李斯《谏逐客书》李密《陈情表》骆宾王《代李 敬业传檄天下文》 “班声动而北风起，剑气冲而南斗平。喑呜则山 岳崩颓，叱吒则风云变色。以此制敌，何敌不 摧？以此图功，何功不克？” “一抔之土未干，六尺之孤何托”。
第二 规范的公文
一、原则 （一）真实。实事求是；与艺术的真实相区别。 （二）规范。统一规定的种类、格式和行文规则等。
紧急程度。紧急程度指对公文（包括电报）送达和办 3.紧急程度 理的时限要求的标识符号，其作用在于避免紧急公文延 误。（函的标注位置） 公文的紧急程度分“特急”、“急件”； 电报的紧急程度分“特提”、“特急”、“加急”、“平 急”。 4.发文机关标识（文头）。首页上端局中套红，一般由发 发文机关标识（文头） 文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，或不加 “文件”。 联合行文，应将主办机关排列在前。如果联合行文机关较 多，必须保证公文首页显示正文。