档案信息管理系统使用手册目录5.4．归档状态管理 (27)3031311 22 3一、登录档案信息管理系统打开一个IE窗口，输入档案信息管理系统地址，在登录界面中输入登录帐号和密码，点击登录。
1.1. 系统首页登入系统后，首先进入档案信息管理系统首页，如下图所示。
首页的导航栏中，“首页”用于进行档案相关的操作，“消息列表”用于管理个人的站内消息，“全文检索”用于对有权限的所有档案原文进行全文检索，“系统管理”用于进入管理后台，进行系统的管理。
1.2. 个人设置点击首页左上方的“个人设置”，弹出个人设置窗口，如下图所示。
填写必要的信息后，点击提交修改个人信息1.3. 修改密码点击首页左上方的“修改密码”，弹出密码修改窗口，如下图所示。
填写正确的旧密码、新密码和确认新密码，点击提交修改当前帐号的密码。
1.4. 退出系统点击首页右上方的“退出系统图案”，系统将注销当前用户，并返回登录页面；直接关闭浏览器，系统也将注销当前用户。
二、档案库定义浏览左边树，如上，可见“添|删|修”文字链接，分别用于添加档案库，删除档案库以及修改档案库信息。
2.1. 添加档案库选中将要添加子档案库的档案库例如“科技档案”，然后单击“添”文字链接，弹出如下窗口。
输入档案类别即将添加的档案库名称，单击“提交”即可。
系统会弹出如下对话框：如上意思是指选中的父类别将无法显示用户添加到该类别的数据。
如果单击“取消”该添加操作。
2.2. 删除档案库在左边树形中选中将要删除的档案库，然后单击“删”文字链接，弹出如下窗口。
单击“确定”即可。
系统会弹出如下对话框：如果单击“取消”该添加操作。
2.3. 修改档案库在左边树形中选中将要修改的档案库，然后单击“修”文字链接，弹出如下窗口。
可以修改档案类别即档案库名称，以及描述，单击“提交”即可。
三、结构设计在左边树形中选中将要设计的档案库，然后单击“结构设计”文字链接。
如下图所示。
3.1. 引入其它库结构单击主窗口下面的按钮，作用在于可以将其它档案库结构的设计的结构部分或全部拷贝到当前档案库中。
如下窗口显示。
选择要被拷贝的档案库即可，如下窗口显示：在列可以进行选择，若选中表示拷贝。
然后单击“提交”即可。
3.2. 添加与修改单击主窗口下面的按钮，添加新的一空白列，在该列中就可以如下输入第一列为中文名字，即为显示的名称。
第二列为英文名字，其对应表中的列名。
第三列为类型，V ARCHAR2为字符串类型，NUMBER为数字类型。
第三类为长度，通常V ARCHAR2类型输入300，如果“备注”通常输入1000，通常NUMBER类型输入10或16即可。
单击主窗口下面的按钮，可以将新添加的列移除。
单击主窗口下面的按钮，可以当前所做的添加或修改进行保存。
3.3. 删除列选中网格中的某列，然后单击主窗口下面的按钮即可。
系统提示要去确认是否删除该列。
该功能一定小心谨慎，删除后该列数据将无法修复。
3.4. 显示顺序单击主窗口上方，用于控制档案库中数据依次显示的顺序。
单击如下窗口弹出。
在下拉框中选中列，单击按钮“最上面”“向上移”“向下移”“最下面”分别移动到最上面，向上移动一格，向下移动一格，移动到最下面。
单击提交按钮保存。
3.5. 隐藏设置单击主窗口上方，用于将档案库中某些列数据不显示，隐藏起来。
单击如下窗口弹出。
选中需要隐藏的列，然后“提交”即可。
3.6. 为空设置单击主窗口上方，用于档案库中某些列数据添加或修改时不允许为空。
单击如下窗口弹出。
选中不允许为空的列，然后“提交”即可。
在添加或编辑的时候如果字段为空则会进行提示，输入不允许为空。
3.7. 数据初始单击主窗口上方，用于初始化档案库中某些列数据，以方便用户添加新数据。
单击如下窗口弹出。
首先选择要初始设置的列。
其次，如果设定固定值则在（1）输入固定值下输入固定的值，例如：如果设定自动累加的值，则在（2）自动累加输入，例如：注意，前缀表示自动累加1，2，3…之前的固定值，例如fg1,fg2,fg3…依赖于表示“所有”为从所有数据的总数开始计数，如果选择列则表示该列的值一致的进行计数。
如果设定可选择的，则在（3）输入可选择，多值之间用空格隔开，例如：3.8. 关联设置单击主窗口上方，用于初始化档案库中某些列与其它档案库某些列之间的关联，例如卷目档案的卷号可以关联到其案卷号对应的卷内档案。
单击如下窗口弹出。
首先选择要被关联的列。
其次选择关联档案即可显示如下：然后选择关联列。
如果存在多个条件，则通过选择附加关联（1）或附加关联（2）进行设置。
3.9. 全文检索单击主窗口上方，用于档案库全文检索时候要检索的列。
单击如下窗口弹出。
选择要默认被检索的列，单击“提交”即可。
3.10. 密集架设置单击主窗口上方，用于档案库中列与密集架实际的区号与列号进行关联，以支持用户可以在系统直接打开与关闭密集架。
单击如下窗口弹出。
选择区号列与列号列，单击“提交”即可。
3.11. 维护数据单击主窗口上方，用于批量维护档案库列数据。
单击如下窗口显示。
通过添加条件与移除条件进行多种条件组合设定。
网格框中第一列选择字段名，第二列选择条件例如包含、等于等，第三列输入匹配的值，第四列输入与下一个条件之间的关系例如并且或或者。
然后单击“确定”即检索出匹配条件的数据。
在这里可以不选中某些数据前面的选择框，表示将不需要维护这些数据。
单击“确定”进入下一步。
在这里选择要将维护的列，该列数据会根据下一步设定的规则进行修改，单击“下一步”进入下一步。
右边选择规则：插入固定值，插入固定的值，例如：插入自动增加，插入自动累加的值，例如：注意，前缀表示自动累加1，2，3…之前的固定值，例如fg1,fg2,fg3…。
选择列将固定插入与该列相等的值。
依赖于表示“所有”为从所有数据的总数开始计数。
如果选择当前数据计数，则根据匹配条件的数据进行计数。
如果选择列则表示该列的值一致的进行计数。
选择列，表示插入与该列相等的值。
选中“将数据重新排序”，这个用处主要作用于插入自动增加的时候。
在自动增加的时候会根据数据重新排序的顺序进行累计计数。
单击“提交”即可。
3.12. 索引数据单击主窗口上方，用于重新索引档案库数据，以支持全文检索。
单击如下窗口弹出。
单击“重建索引”进行重新索引该档案库数据。
单击后网页自动刷新显示索引条数以及当前索引第几条至第几条。
当索引完毕时候，回复到最初如上状态。
四、档案库操作档案库操作这里主要指添加新数据，编辑数据，删除数据，插入与移除数据，普通查询，打印数据等。
4.1. 添加新数据单击主窗口上方，用于为档案库添加新数据。
单击如下窗口弹出。
选中“下一步上传原文”表示下一步为该档案数据上传原文。
选中“下一步继续添加数据”表示下一步继续添加新的数据。
单击“提交”即可提交数据。
4.2. 编辑数据选中要编辑的数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口编辑数据。
4.3. 删除数据选中要删除的数据，单击主窗口中间按钮进行删除数据。
4.4. 插入数据选中插入点的数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口插入数据。
插入数据将批量修改插入点后的某些列数据。
这些数据通常是自动计数的档案号。
在选择修改列这里选择需要修改的列。
该列自动增加，主要包括三个部分，（1）列前缀，用选中列的值填充；（2）固定值前缀，文本框内固定输入值；（3）起始值，表示从哪里开始，通常是当前插入点数据相应的值。
单击“提交”即可。
4.5. 移去数据选中要移去的数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口插入数据。
移去数据将批量修改移去点后的某些列数据。
这些数据通常是自动计数的档案号。
在选择修改列这里选择需要修改的列。
该列自动增加，主要包括三个部分，（1）列前缀，用选中列的值填充；（2）固定值前缀，文本框内固定输入值；（3）起始值，表示从哪里开始，通常是当前移去点数据相应的值。
单击“提交”即可。
4.6. 普通查询单击主窗口上方，用于查询档案库数据。
单击如下窗口显示。
通过添加条件与移除条件进行多种条件组合设定。
网格框中第一列选择字段名，第二列选择条件例如包含、等于等，第三列输入匹配的值，第四列输入与下一个条件之间的关系例如并且或或者。
然后单击“确定”即检索出匹配条件的数据。
4.7. 打印单击主窗口上方，用于查询档案库数据。
单击如下窗口显示。
通过添加条件与移除条件进行多种条件组合设定。
网格框中第一列选择字段名，第二列选择条件例如包含、等于等，第三列输入匹配的值，第四列输入与下一个条件之间的关系例如并且或或者。
然后单击“确定”即检索出匹配条件的数据。
在这里可以不选中某些数据前面的选择框，表示将不需要打印这些数据。
单击“确定”进入下一步。
在这里设置打印各个属性。
例如打印顺序，选择打印的数据，打印每页的数目，是否保存为新的模板等等。
单击“确定”即可将数据导入到EXCEL中，然后将其打印。
五、归档管理为方便档案的管理，用户常常想把结构相近的档案放入同一组中，此为归档。
本模块将归档过程分为归档审批和归档执行两部分，归档类型分为直接归档和组卷归档两种。
以下详细阐述各个部分的使用。
用户可以从图1找到归档相关的操作入口。
用户在选择了具体的档案组后，可以看到图1所示的状态，红线标出了与归档相关的操作。
5.1．归档审批设置点击按钮，系统自动弹出一个新的页面，如图所示：该页面将列出所有在系统内注册的用户，告诉当前操作的用户档案组“er”可以被以下的用户审批，图2只列出了用户admin，如果当前操作的用户想让admin来审批“er”档案，那么只需要将admin前面的单选框钩上，然后点击“保存”，即可。
如果当前操作用户认为admin不适合审批档案组“er”，则点击“取消”即可。
5.2．直接归档如果用户选择，则系统导入归档条件设置页面，该页面与借阅条件设置类似。
如图3所示，用户可以就档案组“er”的字段名，字段满足条件，字段的值，以及各个归档条件之间的逻辑关系做出具体的设置。
这里字段名下拉框将列出当前所选档案组的字段名，例如当前选择的是“er”档案组，那么系统将列出“姓名”，“长度”，“dah”，此时用户可以选择这三个中的其中之一设置归档条件，比如我们选择“长度”，那么接下来的设置针对的都是字段名“长度”，“条件域”设置的是所选字段值的大小关系，如图2所示，“值”域设置的是关系右端的值，比如我们设置“条件”为包含，值为1，则意味着我们要将档案组“er”中字段名“长度”中包含字符串1的所有档案进行归档。
“关系”域设置的是多条归档条件之间的逻辑关系，包括“并且”和“或者”。
箭头标示的是用户可以对归档条件进行增加和删除。
条件设置好后，点击确定，系统导入如下图所示的页面，该页面列出所有满足条件的档案。
这里需要注意的是，用户可以对选出来的档案做进一步的筛选，系统缺省状态是所有的记录都被选中，用户可以就某一条记录进行筛选，点击记录前面的单选按钮即可实现。
