第4章 Access 2003概述

情境4 Access 2003概述任务一 Access 2003系统简介任务二建立Access数据库任务三创建数据表任务四使用Access 2003开发数据库应用系统时的技巧任务五 Access 2003的安全机制任务一 Access 2003系统简介4.1.1 Access的发展历程4.1.2 Access 2003数据库开发环境4.1.3 Access 2003的数据对象与数据类型4.1.4 Access 2003 的功能4.1.5 VBA的开发环境4.1.1 Access的发展历程4.1.2 Access 2003数据库开发环境（1）从可任意使用区开始或利用数据库向导生成数据库；（2）生成数据访问页面，以便在Internet Explorer中浏览Access数据；（3）生成Access项目；（4）打开已经建立的数据库或项目。

1. Access 2003的主窗口（1）标题栏和任务栏Access 2003主窗口的上边是窗口的标题栏，下边是任务栏，其结构、功能以及使用方法与一般Windows应用程序窗口的标题栏和任务栏相同。

（2）菜单栏单击每一个菜单项都会激活一个下拉菜单，列出有关此项功能的具体操作命令选项。

（3）工具栏工具栏显示的是最常用的Access 2003命令按钮，用以快速启动这些应用。

（4）工作区工作区位于主窗口的左侧，用于显示开发和维护Access 2003数据库时的各种子窗口或对话框。

（5）任务窗格：任务窗格是Microsoft Office XP以后的版本才为所有应用程序提供的新功能格式。

在任务窗格中提供多项常用操作选项，每一个选项区域中又包括一组操作命令，使用起来更方便。

4.1.3 Access 2003的数据对象于数据类型1.Access2003的数据库对象Access 2003包括数据表、查询、窗体等八种基本的数据对象，每一个Access 2003数据库文件实际上包含了一个或多个数据表以及多种其他数据对象。

数据的管理和应用主要是通过这些对象完成的。

（1）数据库在使用Access 2003管理数据时首先要建立相关的数据库，然后创建和使用数据库的各种对象。

Access 2003允许管理多个数据库，实现多个数据库之间的数据操作。

Access 2003数据库文件的扩展名是．mdb。

在这里可将数据库看作是一种特殊的对象，它是其他多种对象的容器。

一个数据库对象可以包含多种数据对象。

（2）表表是数据库最基本和核心的组件，是Access 2003实际存储数据的场所。

一个Access 2003数据库可以包含一个或互相相关的多个表。

创建和管理数据库的主要工作之一就是创建和管理所需要的表，以便存放数据。

每个表包含若干记录，每一条记录又包含若干字段。

“家庭成员”表数据表视图（3）查询查询是一般用户使用数据库的最常用方式。

在查询时，要根据查询条件创建查询。

查询中数据可以来自一个表，也可以来自数据库中的多个表，甚至来自多个数据库中的不同表。

查询建立以后，如果数据库中的数据发生变化，用户看到的查询视图中的数据也同步改变。

（4）窗体窗体是在数据库操作和应用中用户和数据库的交互式图形界面，用于显示包含在表或查询中的数据和操作数据库中的数据。

Access 2003提供了便捷的窗体设计工具，用户可以根据自己的习惯设计数据输入和输出的窗口界面，还可以在窗体中以图形的方式显示数据库中的数据。

通过窗体用户可以查看、录入、删除或更新数据等。

（5）报表报表的主要功能是将所需要的数据以确定的版式显示或打印。

Access 2003提供了常用报表的设计工具和数据选择方法。

报表还具有数据的求和、求平均值等常用的数值计算处理功能，还可以在报表中以图形方式显示数据结果。

（6）页网页是自Access 2000之后新增加的对象，也称为数据访问页或简单称为页，其功能是实现数据通过互联网输入、输出和查询等，使Access具有网络数据库的功能。

Access 2003提供了简单的网页设计工具，可以快速设计数据库数据发布网页，并自动实现数据库和网页的链接。

（7）宏宏是数据库操作指令的集合，以实现自动执行重复性工作的功能。

使用宏可以简化一些经常性的操作。

Access 2003提供了几十种宏指令，用户可以很方便地组合这些指令，以便完成一些复杂的数据操作。

宏常与窗体配合使用。

（8）模块模块是使用Access 2003提供的VBA语言编写的程序段，以便完成更复杂的数据库操作和控制流程。

VBA以Visual Basic为内置的数据库程序语言，对于数据库一些较为复杂或高级的应用功能，需要使用VBA代码编程实现。

2.Access 2003的数据库操作环境（1）数据库窗口在创建或打开Access 2003数据库后，所有的数据库操作都是围绕数据库窗口进行的，数据库窗口由对象选项卡、对象列表和工具栏组成。

（2）组除了标准的7种对象外，Access 2003还允许根据用户需求创建新组，以便摆放数据库中常用对象的快捷方式。

3.Access 2003的数据类型(1)文本：由字符串或数字组成，最多255个字符长度，默认为50个字符。

(2)数字：用于将要进行算术运算的数据，包括字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID和小数等七种。

即可以存储1、2、4或8个字节长度的数值数据。

(3)日期：用于存储日期和时间，具体格式包括长日期和短日期等多种，可以通过属性设置。

字段的长度取决于选择的格式。

(4)备注：用于长文本和数字，例如注释、摘要或说明，文本长度最多65536个字符。

(5)逻辑型数据：用于只有两个值中的一个（如是/否、真/假、开/关、男/女等）的数据，不允许为空（Null）。

(6)货币：用于存储货币数值，例如工资、单价等。

(7)自动编号：用于表示记录序号的字段，在添加记录时自动插入唯一顺序号（每次递增1）或随机编号。

(8)OLE：OLE表示对象的链接和嵌人，这是一种比较特殊的数据类型。

此数据类型表示使用OLE协议在其他程序中创建的多媒体对象，例如Word文档和Excel电子表格等。

(9) 超链接：用于实现超链接，可以是某个UNC路径或URL，最多存储64K个字符。

(10)查阅向导：用于创建这样的字段，它允许用户使用组合框选择来自其他表或来自值列表的值。

4.1.4Access 2003 的功能1．查看相关信息2．窗体和报表中的错误检查3．传播字段属性4．智能标记5．备份数据库或项目6．Windows XP主题支持7．控件增强的排序功能8．自动更正选项9．SQL视图中的增强字体功能和基于上下文的帮助10．XML支持11．安全性增强4.1.5VBA的开发环境VBA（Visual Basic for Applications）是VB在Microsoft Office及其他软件中的应用程序，具有高级程序设计语言的语句结构，简单易用。

Visual指的是使用图形用户界面来开发程序的方法，即不需要编写大量代码去描述界面元素的外观和位置，而只要把预先建立的对象拖放到屏幕上的某处即可。

1.VBA的特点Access中的VBA语言支持面向对象的程序设计方法。

Access中的VBA语言是应用面向对象的程序设计方法把程序和数据作为一个对象封装起来，并赋予应有的属性，使对象成为实实在在的东西。

过程是由VBA代码组成的单元，它包含一系列执行操作或计算值的语句和方法，分为Sub 过程和Function过程。

2.VBA窗口的组成VBA窗口主要由标准工具栏、工程窗口、属性窗口和代码编辑窗口组成。

1）工程窗口又称为工程项目管理器。

它以层次列表形式列出了应用程序中所有的窗体、报表、模块和类模块文件。

2）属性窗口。

该窗口列出了所选对象的各种属性，可按照“按字母序”或“按分类序”排序方式查看属性，也可以直接在此窗口中编辑或选择对象的属性。

3）代码编辑窗口。

用于显示和编辑程序代码，同时可以打开多个代码编辑窗口，并且可以在代码窗口中进行复制和粘贴。

任务二建立Access数据库4.2.1 创建数据库4.2.2 打开、复制及删除数据库4.2.3 数据库管理建立一个Access数据库的基本步骤(1)进行系统分析，确定新建数据库的目的；(2)设计数据库的表；(3)规划表中的字段，并确定表的主键；(4)确定表之间的关系；(5)根据表间的关系，优化表、表中字段的设计；(6)输入数据并创建其他数据库对象，如查询、窗体、报表、网页、宏和模块等；(7)使用数据库分析工具来分析和改进数据库的性能；(8)设置数据库的安全性。

4.2.1创建数据库Access 2003提供了两种创建数据库的方法：一是先创建一个空数据库，然后创建表、查询、窗体、报表和网页等对象；二是使用数据库向导来创建数据库，使用这种方法用户只需要做一些简单的选择操作，就可以建立相应的表、查询、窗体、报表和网页等对象，从而建立一个完整的数据库。

1.自定义创建数据库进入创建数据库的窗口新建数据库窗口数据库窗口工具栏2.使用向导创建数据库如果需要在创建数据库的同时，就为所选的数据库创建所需的表、窗体及报表等对象，可以选择数据库向导来创建数据库。

Access 2003为用户提供了10类在企业管理中常用的应用模板数据库，用户选择其中一类数据库后，系统自动通过向导方式引导用户创建自己的数据库。

“模板“对话框数据库的打开方式数据库的打开方式3.利用已有文件创建数据库4.2.2 打开、复制及删除数据库1.打开数据库（1）打开：这是系统默认的打开方式，此时以共享的方式打开所选择的数据库文件，可以进行数据读写。

（2）以只读方式打开：可以多用户共享，但所有用户都只能读数据，不能编辑数据库中任何数据对象。

（3）以独占方式打开：只允许打开该文件的用户读写，以后其他用户不能再打开该数据库。

（4）以独占只读方式打开：只允许打开它的用户读，但不能进行数据对象的编辑，其他用户不能打开该数据库。

2.复制和删除数据库数据库文件的复制与删除方法与Windows环境下一般文档复制和删除的操作方法类似。

但是Access 2003数据库文件的复制和删除，只包括数据库文件中的对象，而对于网页对象，由于其以单独文件方式存放，所以需要单独进行复制和删除。

3.关闭数据库如果要退出Access 2003，只需要单击主窗口的关闭按钮，或者选择“文件”菜单中的“退出”命令。

如果只想关闭数据库文件而不关闭Access 2003，单击数据库窗口的“关闭”按钮即可。

4.数据库管理转换数据库：在Access 2003中，可以将旧版本的Access数据库转换成新版本的数据库格式，也可以进行反向操作。

压缩和修复数据库：当删除窗体、报表等数据库对象时，Access 2003不会释放它们占用的空间。