档案目录格式规范

各门类档案‎档号格式定‎义

为规范档案‎目录数据库‎的建设工作‎，现将各门类‎档案的档号‎格式统一如‎下：

1、文书档案：

传统组卷方‎法：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)

简化整理方‎法：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)

2、会计档案：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)

3、设备档案:全宗号(4)+年度(4) +分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)

4、基建档案：全宗号(4)+目录号(3)+案卷号(4) +页号(4)

5、声像档案：全宗号(4) +期限（代号）(3)+分类号(4)+案卷号(4)+件号(4)

6、实物档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(4)+分类号(4)+件号(4)

7、电子档案：全宗号(4)+年度(4)+期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)

8、婚姻档案（传统）：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+页号(4)

婚姻档案（简化）：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代号）(3)+分类号(4)+件号(4)

说明：

1、凡编“目录号”的档案，档号格式均‎应参照：全宗号(4)+年度(4)+目录号(3)+案卷号(4)+

页号(4)

2、 凡编“分类号”的档案，档号格式均‎应参照：全宗号(4)+年度(4)+保管期限（代

号）(3)+分类号(4)+[案卷号（4）]+件号(4)[页号（4）]

3、“[ ]”内字段为对‎应可选项，即：若选用“案卷号”，则将“件号”改为“页号”。 婚姻登记档‎案按照年度‎—婚姻登记性‎质分为四类‎：

1、结婚登记类‎

2、撤销婚姻类‎ 3、离婚登记类‎

4、补发婚姻登‎记证类

注：

1、人民法院宣‎告婚姻无效‎或者撤销婚‎姻的判决书‎副本归入撤‎销婚姻类档‎案。

2、婚姻无效或‎者撤销婚姻‎的，应当在当事‎人原婚姻登‎记档案的《结婚登记审‎查处理表》的“备注”栏中注明有‎关情况及相‎应的撤销婚‎姻类档案的‎档号。

目 录

1、《武器装备科研生产单位保密资格审查意见书》………………………………1

2、《武器装备科研生产单位保密资格申请书》……………………………………6

3、保密资格认定等级建议表………………………………………………………28

4、工商营业执照正本（复印件）…………………………………………………31

5、公司章程…………………………………………………………………………32

6、财务审计报告（2016年度）……………………………………………………35

7、科研生产场所产权证明…………………………………………………………51

8、无违法犯罪记录佐证材料………………………………………………………53

9、无境外控股或投资佐证材料……………………………………………………56

10、无境外居留许可及无涉外婚姻佐证材料………………………………………57

— 1 — 武汉市文书类电子档案著录与数据格式规范

（试行） 为统一、规范我市文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）等标准，制定本规范。

一、适用范围 本规范适用于我市各级国家综合档案馆、部门馆、专业馆及应向综合档案馆移交档案的党政机关、社会团体与企业事业单位，其他单位可参照执行。 本规范所称文书类电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的、反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的电子文件。文书类电子档案包括数字化的纸质文书档案和原生的文书类电子档案。 本规范规定了按卷、件整理的文书类电子档案的著录项目。确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性和长期可读性的元数据项，暂不列入本规范之内，按国家有关规定执行。本规范所称“件”是指档案保管的最小单位，一般以每份文件为一件。

— 2 — 二、著录项描述

本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括： 定义：对著录项含义的描述。 著录要求：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。 约束性：由著录项创建的数据库字段是否赋值的强制程度，分“必填”、“选填”。“必填”表示此著录项必须赋值，不可为空；“选填”表示此著录项目有值则必须赋值，无则为空。 数据类型：该著录项作为目录数据库数据字段的基本属性，分字符型、数值型等。 数据长度：该著录项作为目录数据库数据字段的长度。

三、著录项目 本规范所规定的著录项目主要用于揭示文书类电子档案的内容与形式特征。共34项组成，分别为标识项、内容描述项、形式特征项、管理与权限项、附注项。 四、著录项定义与著录格式 （一）标识项 1.档号 档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的、用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 档号具有唯一性，不能有重复的档号。著录时不要改变实体档案赋予档号的核心结构。

档案归档文件目录

根据《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）要求，归档文件应逐

件编目。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、

密级、页数、备注等项目。档案文件目录式样如下：

序号 档号 文号 责任

者 题名 日期 密级 页数 期限 备注

上述内容可根据上级部门要求或本单位工作实际情况进行删减。

比如，序号改为件号，去掉“密级”。

注：

1. 序号：即件号，填写归档文件顺序号。

2. 档号：文件档号，按照《归档文件整理规则》5.4.2-5.4.3编制。

3. 文号：文件的发文字号。没有文号的，不用填写。

4. 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5. 题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文

件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容

外加方括号“[ ]”。

6. 日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如

20230419。 7. 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用填

写。

8. 页数：每一件归档文件的页数总数。文件中有图文的页面为一页。

9. 备注：注释文件需说明的情况。