下载文档原格式
公司采购订单跟踪制度规范1.1订单跟踪工作规范订单跟踪工作规范第1章总则第1条目的为了规范订单跟踪工作，提高订单跟踪效果，特制定本规范。
第2条审批权限1.采购总监及总经理负责审批元以上的订单处理工作。
2.采购经理负责审批元以下的订单处理工作。
第2章采购跟单总体要求第3条跟踪过程订单发出后，采购专员需要跟踪整个过程直至收货入库。
第4条跟踪要求1.采购专员应完成企业规定的以及自购的订单跟踪任务。
2.采购专员全面统筹安排所负责的各个订单的跟踪工作，不可遗漏。
第5条处理审批采购订单的取消、违反合同以及其他未规定处理规范的问题的处理方案应由相关权限审批人审批后方可执行。
第6条行为规范跟单员必须保持对供应商的尊重，在跟单过程中必须注意自己的言行举止，自觉维护企业的良好形象。
第3章订单跟踪处理规范第7条订单分类汇总1.采购专员必须整理好所负责订单，将订单信息填入“订单信息汇总表”中，确保每一订单都可查询。
“订单信息汇总表”如下所示。
订单信息汇总表2.采购专员将负责的采购订单按照订单跟踪类别分类，便于进行供应商分级跟踪管理(参照《供应商分级跟踪管理制度》)。
第8条订单执行情况跟踪1.采购专员应跟踪订单处理的整个过程。
2.采购专员按照企业《订单状态跟踪管理制度》跟踪采购订单。
第9条企业取消采购订单的处理1.原则上，采购部不能取消订单。
如因企业内部某种原因，确实需要取消已发出的订单，采购专员应依据领导审批权限向领导申请取消订单。
2.对于企业单方面取消订单或供应商可能提出取消订单的问题，采购专员应按照以下程序处理。
(1)采购部预先提出有可能出现的问题及可行的解决方法，并由采购专员编制《××取消订单处理方案》。
(2)采购经理或采购总监在权限内审批《××取消订单处理方案》。
(3)采购专员执行《××取消订单处理方案》。
3.依照合同规定取消订单的，采购专员无需请领导审批。
外贸服装跟单工作流程一览表:从跟板单-出样-报价-接大货单-订购面辅料-跟进生产-与客联系安排出货方式和船期-出装箱单-报商检出口-追收货款）一、首先是从板单跟起1接到HK客人板单先对进行文字处理，翻译成中文。
2进行逐项检查板单，看清楚客人要求：A.首先是主料，如面料的品种、纱支、组织、克重、颜色，弄清楚是否有特别要求，比如磨毛、丝光，防静电、防皱等处理；然后注明要求下单给布厂订板布（或者提供面料小样给布厂分析组织成分要对方报价提供板布） B.看需要何种辅料，包括底面缝纫线、拉链（是否特指，如YKK）、纽扣、鸡眼、人字带、花边、丈巾、罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。
整理清楚查寻本厂是否有仓存物料可用，如没有速下单订购。
3. 根据客户板单要求，研究是否有不合理的地方，着重看一下有无特殊要求，如有指示不明的地方要及时和客户沟通，如客户无特别要求则可按照常规操作自行设计工艺和制作要求，制定自己的工艺单4.工艺单要注明面辅料要求，洗水方式，用线要求，缝制要求，印、绣花及其它处理，交板日期等，（如果客户板单中对印、绣花方面没有详细的资料和明确指示，仅仅是要求有绣花或印花，但效果要好，那么跟单员就要揣测客户的心态，自己主动去创新设计一些东西，联系印花和绣花厂尽快出样供客户选择批核）。
5.完整的样板工艺生产通知单+齐全的面辅料交给样板房起头板6.板房做好样衣后交给跟单员安排洗水，跟单员查看样衣符合各项要求后交给联系好的洗水厂并交代清楚洗水要求。
如果有特别要求的要事先车好裤筒确认洗水OK后才可以洗样衣。
洗水回来由跟单员检查核对符合要求后交给板房做后整，（如不合要求需要再返洗或重新做板）。
7. 板房整理好样衣检查辅料齐全，尺寸无误后交给跟单员。
跟单员要自己在检查核对（并做好度尺记录）无误寄给客人。
二、送样跟进核价1.跟单员寄出样板同时要安排进行核价，并填写核价单，在填写核价单时一定要认真，清晰、力求准确（核价单资料后附）包括面料、纱支、克重、幅宽，用量，单价，印、绣花价格和各种物料价格和用量；加工费，洗水费，出货运输文件费，以及利润等一览表。
EPC总承包项目采购询价文件范本6.10.1 询价函询价函公司：本公司正在进行的项目(EPC/EPCM)，根据项目要求需要采购特邀请贵方参与报价，并希望得到贵方的真诚合作。
本询价包括《询价函》及《询价目录》中所列出的其它询价文件。
在收到本询价函后，请首先详细阅读《询价目录》、《报价须知》、《特殊的报价要点说明》；并核对所收到的询价文件是否齐全，及时将《询价回执》以传真的方式传回本公司。
报价截止日期(以邮戳日期为准)：报价书份数：希望的交货期：在寄送报价书的同时，请将本询价文件一并退回本公司。
如果您决定放弃本次报价，亦请将本询价文件退回本公司。
报价书请寄至本公司下列地址：中建八局工业设备安装有限责任公司 XXXXX项目采购组地址：邮编：电话：传真：联系人：6.10.2 询价文件目录询价文件目录6.10.3 报价须知报价须知1.总则1.1该询价的目的是请求提供如请购单所规定的货物的固定价格。
1.2在规定的报价截止日期之前，将你们所完成的报价书寄达询价函中所规定的地址。
1.3若报价商放弃报价，请将全套询价文件退回。
2.符合询价文件的声明2.1如果报价书中不含有下列声明之一，将视为报价无效：2.1.1报价商保证：我们的报价完全符合询价文件的要求并没有异议。
2.1.2报价商保证：我们的报价除本文件2.2条外，完全符合询价文件的要求。
2.2异议若报价商对报价文件及其附件中某些条款有异议，应在4.4节“报价偏差表”中逐条列出。
2.3报价商还应保证：我们已收到了文件目录中所列的全部询价文件。
3.详细技术说明报价商在报价书中报出的货物应满足于请购单中所阐明的技术要求。
为了能对报出的货物有准确详细的了解，报价商应以足够详细的数据资料加以说明。
4.货物请购单及其附件包括在本询价文件中的货物请购单及其附件，如需报价商填写，必须填写完整并作为报价书的一部分。
5.价格报价书中的价格应为报价商负责将货物包装、运输到指定交货地点为止的不变价格(固定价格)，并应按商务报价表的要求分项列出。
招标的前期工作项目前期工作是企业向招标机构办理招标委托之前，招标机构应进行的工作，这是当前招标工作中，十分重要的关键阶段。
它的实质是招标机构能不能接受委托的问题，一个招标机构不注意项目招标的前期工作，就是不注意招标的开发工作，就无人委托你招标，你的工作就没有基础，机构也就不可能得到发展，甚至连存在都会发行问题。
项目的开发工作是随着国家改革进程而变化的，改革开放初期，招标是国家进中管理的一部分，推行的是审查性招标，只有经过国内招标，国内不能中标时，方可批准进口；而现在在建设市场经济的条件下，是转达而使用采购性招标，在采购性招标时，前期工作的含义，已有了很大的变化，除了要资金到位、项目合法外，主要是做好企业宣传工作，让企业能理解招标的意义及给企业带来的好处，从而在工作中与招标机构紧密配合，取得招标工作的顺利开展。
一、办理招标委托在改革开放条件下的中国，招标委托工作也随着国家体制、国家产业政策、国家进出口政策的变化而变化的，在1992年以前的审查招标时，用户要向招标机构提供的组织贷款招标、选点招标等诸多方面，看发展趋势，随着市场经济的不断完善，招标的范围也会相应得到拓展扩大。
二、编制标书（一）标书标书是一份招标文件，是招标采购货物是一个对货物性能要求、技术要求、服务要求、周期要求、商务要求等汇总全就要求的基础性文件，它是一份具有法律效力的文件，是招标制中的一个核心部分，应该得到广泛的注意和研究，特别要注意其通用部分和特定部分接合问题。
人们平常说，招标是一种预约采购，标书就是把采购的各种要求、全部的条件，以约定的形式在标书中确定，所以从数学上讲，标书就是采购方对拟采购设备要求的汇集。
是预约，就要双方都要遵守，双方都要承担义务。
很难设想，预约会是单向阀门，只要供货方承担责任，不要采购方承担责任。
这是专职招标机构必须存在的理由，换句话说，招标工作只要贯彻“公开、公平、公正”的原则，就必须要成立面向社会的专职招标机构。
采购项目需求及技术要求
前注：
1 .本说明中提出的技术方案仅为参考，无明确限制，供应商可以进行优化，提供满足用户实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）技术方案或者设备配置，且此方案或配置须经磋商小组评审认可；
2 .为鼓励不同品牌的充分竞争，如有因服务而需的某设备的某技术参数或要求属于个别品牌专有，则该技术参数及要求不具有限制性，供应商可对该参数或要求进行适当调整，并应当说明调整的理由，且此调整须经磋商小组评审认可；
一、采购需求一览表
二、商务要求
（一）报价要求：1.供应商的报价应包括：人员费用、运输费用、供货服务安装费用、管理费及税金等为完成磋商文件规定全部内容所需的一切应有费用。
2.供应商应特别注意标★号部分参数，如有因标★号部分参数不满足以上需求的，磋商小组会对其进行质询，磋商小组认为质询结果有不利采购人因素的则按不满足采购人需求处理。
（三）时间及地点要求
（1）时间要求：签订合同后30个日历天内完成平台建设。
（2）平台建设地点：采购人指定地点。
（四）付款方式
平台建设完成并经验收合格后，付合同价的50%,平台运行3个月后付至合同价款的97乐余下部分作为质保金，待质保期（一年）结束一次性付清货款。
（五）投标保证金及履约保证金：无。
（六）验收方法及标准
按照成交人签订的采购合同和技术要求及标准对每一环节、标准的履约情况进行验收。
验收结束后，应当出具验收书，由双方共同签署。
57 过程确认生产件批准（★）生产件批准--尺寸测量结果生产件批准--材料试验结果生产件准批--性能试验结果58 样品送样和确认（★）69 生产确认试验（★）试验报告记录表60 包装评价（★）产品包装评价表61 制定生产控制计划（★）（生产）控制计划62 控制计划检查表63 工厂设备设施策划评价工厂设备设施策划评价64 产品批量认可报告产品批量认可报告65 开发资金使用情况开发资金使用情况66 质量策划认定（★）产品质量策划总结和认定报告67 管理者支持管理者支持序号工作内容 / 项目负责部门负责人员开发时程需建立的资料1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1268第五阶段批量生产生产作业计划表69 减少变差X—R控制图70 顾客满意顾客满意度调查表71 交付和服务产品交付绩效统计表顾客服务反馈记录表备注1．“”表示预计完成日期，“”表示实际完成日期。
2．在该计划表的工作内容/项目栏中有“★”符号标识的项目，为新产品设计和开发过程中的关键路径。
新产品开发及设计进度一览表使用说明一、文件概述本《新产品开发及设计进度一览表》是一份详尽的项目管理工具，旨在全面跟踪和记录新产品从概念构思到批量生产的整个开发与设计流程。
该表格通过细致划分各个阶段的工作内容、负责部门、负责人员、预计及实际完成日期，并明确各步骤需建立的资料文件，为项目团队提供了一个清晰、透明的项目执行蓝图。
二、表格结构与内容表格采用多列布局，每行代表一个具体的工作任务或项目阶段，详细列明了以下几个关键要素：序号：唯一标识每个任务或项目阶段的编号，便于索引和引用。
工作内容/项目：具体描述当前行所涉及的工作任务或项目阶段，如“试生产作业”、“测量系统分析评价”等。
其中，带有“★”标记的项目表示其为新产品设计和开发过程中的关键路径，对项目的成功至关重要。
负责部门与人员：明确每项任务的执行主体，包括负责部门和具体负责人员，确保责任到人，促进跨部门协作与沟通。
供应商等级评定评分标准文稿归稿存档编号：[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-建议对质量的评价将不良率等换算成质量损失成本,依据损失的质量成本来评分比较合理,如某一零件1％的不良率造成的质量损失成本为1万元,评分基准为每万元质量损失扣一分,这样就只扣1分,若1％的不良率造成的质量损失为2万元,而评分基准不变,则要扣2分.当然计算质量损失成本要以整个产品因该零件的失效而导致的质量损失成本计,而不应该只是零件本身的成本损失而已.供应商等级评定评分标准供应商等级评定评分标准1,批次合格率的评分标准（25分）：批次合格率100％,每下降2％扣1分,扣完为止,每特采1批扣2分.批次合格率计算方式：当月IQC检验合格批数÷交货总批数×100％执行MRB流程,取消代用称谓.2,制程PPM值评分标准（25分）：制程PPM值超过限度,每增加100PPM扣1分,扣完为止,客户对来料抱怨每次扣2分.PPM值计算方式：当月生产线发生的不良数÷交货总数×10000003,交货及时率的评分标准（30分）：交货准时配合度良好30分,每延期一天扣3分,当月延期交货累积超过5天以上,无论最终评分多少,不能评为C级以上.交货及时率的确定方法：依据供应商交货及时率汇总表,采购部填写订单栏,仓库填写供应商实际交货日期、数量,确定交货及时率.4,服务态度（5分）：重工、批退配合度不好、处理不彻底每次扣2分.5,品质改善及时性和效果（10分）：同一不良现象改善不及时或效果不佳每次扣2分.6,文件回覆及时性与合理性（5分）：文件未按指定时间回覆每次扣1分,回覆不具体、不确实每次扣2分.等级评定：绿色 A级 90－100分请保持兰色 B级 80－ 89分正常抽样,请努力黄色 C级 70－ 79分加严抽样,请改善红色 D级 70分以下列入考察,有关损失将扣款；连续三个月被评为D级,取消供应商资格注：评为B级以下的供应商,须对不良项目回覆改善对策；客户指定的供应商,如不符合要求,将向客户提出取消该供应商资格；每月评定的等级将分发给各供应商,并于收货区域专栏公布.采购管理“巧妇难为无米之炊”,影响生产的一个重要环节就是物料采购—物料早一点进厂当然有利于生产,但是却会加大资金占用,不符合效率原则.于是,人们把JIT当做靓女来追求,希望物料恰好在需要的时候进厂,希望库存能“不胖也不瘦“,其结果是：任何一个环节发生异常,都可能会让你“计划没有变化快”一、物控目标适时（right time）在要用的时候,很及时地供应物料,不会断料适质（right quality）进来的物料或发出去的使用的物料,品质是符合标准的适量（right quanty）供应商进来的数量能控制适当,这也是防止呆料很重要的工作适价（right price）从距离最短能达最快的供应商与使用部门距离最短,能最快速的发料物料利息率=物料利率/销售成本物料周转率=当期材料使用金额/（期初库存金额+期末库存金额）2天数=360天/物料周转率成品周转率=年度销售金额/年度内成品库存金额成品周转天数=360天/成品周转率采购绩效指标：交货进度成率=1—迟延数/应进料总数100%品质达成率=1—退货总数/前期价格100%价格起伏=本期价格/前期价格100%二、采购管理基本目标目标工作内容工作资料物料如期进厂,保证生产,太早、太迟都不好.所购物料品质有保障,购后服务等.采购单位成本要低库存金额要合理,避免呆料新产品、新材料供应商的开发、建产供应商资料价格记录,对新供应商品质体系状况（产能、设备、交期、技术、品质等）的评估.对采购物料进行ABC分类采购方式的决定市场行情的经常性调查,以期提升产品品质及降低采购成本.询价、比价、议价、选择供应商及订购作业产期的进度控制进料品质、数量异常的处理旧供应商交期、品质、服务、价格的考核内外销差价、退税资料的提供付款资料整理、审查采购物料跟踪表供应商供货单价目一览表库存金额管制目标存量管制度收货月报表库存金额检查报表供应商进货金额一览表三、采购作业的一般流程1、搜集信息充分了解请购材料的品名、规格了解市场行情搜集有关生产厂家的资料搜集有关替代产品的资料算搜集有关品质及其它方面的资料核定资金预算2、询价选择询价对象询问价格整理报价资料选择议价对象3、比价、议价经成本分析后,研拟底价,设定议价目标决定采购条件（向供应商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、交货、交货地点、付款方法等）其它供应商价格是否较低考虑价格上涨下跌因素估算运费和保险费及关税比较交货期限4、评估同规格产品有几家供应商询价、比价、议价是否为信誉良好的生产厂家是否有必要办理售后服务供应商的供应能力是否能按期限交货和品质是否保障是否必要开发其它供应商或外购5、索样索取样品整理检查结果并进行比较6、决定选择适当的供应商签订采购合约（供货合同—供货价格表）7、请购按物料计划计算请购娄量与交期请购单上应详细注明与供应商议定的买价条件分批交货者应在请购单上注明分批交货的时间表8、订购订购单函寄或传真至供应商再向供应商确定价格品质要求交货期9、协调与沟通对能否达到交期,供应商及时回复不能达到者及时协调联络,以确定一个合适的交货期10、催交无法于约定日期交货时联络请购部门（物料控制部）并进行交期异常控制已逾期交货者加紧催交督促收料单11、进货验收进货的品质验收进货的数量验收12、整理付款核对各种手续是否完备发标金额与请购单价是否相同是否有预付款或暂借款是否需要扣款四、采购管理常见问题点1、交期延误交期延误的异常原因有天灾人祸：供应商明知无法实现的交期,而为了接你的单,他会满口应承你的要求,他的想法无非是：事到临头你不要我的也来不及了,我拖一两天以未必就影响大局,到时推脱个客观原因道个歉就行了,品质不良.针对以上原因,常见对策是：到厂了解它个实际生产能力在以达到多少,其生产任务是否太紧,供应商个人的为人和品质,了解供应商的品质水平,让供应商先打样确认其品质能力,对供应商的产品品质细心研究,充分吃透,不可有含糊和误会.2、品质异常品质异常的原因主要有：第一,品质描述不清楚.第二,品质资料有问题（如：旧版图纸）,品质异常不只是影响交期,而品质异常的责任也常引起争执,谁来承担品质异常的经济损失呢这里的关键在于：品质要求的描述要非常的清楚,不能有歧义,不能模糊不清,事情开始之前就要交割干净,打样确认非常重要.五、物料进度落后的对策物料进度落后时,会影响生产计划的排期,此时采购人员应采取以下措施：与供应商协调,并得到确定的进货时间通知物控人员,告知准确的进货时间与技术和物料人员进行协商,有否替代品在必要时间变更生产计划六、采购必须注意的因素对规格图样和采购文件的要求选择合格的供应商品质保证协议验证方法协议解决方法协议进仙检验控制与采购有关的品质记录1、对规范图样和采购文件的要求包括：准确的规定采购产品（服务）的要求对采购商能够完全理解采购的要求2、对采购产品的要求包括准确规定类别、形式和等级检验规程和适用版本的规范采用品体系标准等3、常见的规定采购要求的文件采购合同、图样、标准、样板、技术协议书七、物料跟催的方法按订单跟催：按订单预定的进货日期提前一定时间进行跟催联单法：将订购单统计报表,提前一定时间进行跟催统计法：将订购单统计报表,提前一定时间进行跟催定期跟催：于每周固定时间,将要跟催的订单整理好,打印成报表定期统一跟催（附相关表格）供应商资料表公司名称（中文）（英文）TEL： FAX：公司地址工厂地址营业执照号码注册资金年营业额法人代表业务负责人联络厂房面积员工人数管理人员技术人员有何先进管理方法材料来源品管状况主要设备主要客户主要产品备注物料采购记录表日期请购日期请购单号料号品名规格供应商单价数量订购日期验收日期品质记录交期控制表月日至月日预定交期请购日期请购单号物品名称数量供应供应商单价验收日期迟延日期订购单日期：订单编号：供应商品称供应商编号供应商地址/传真序号料号品名规格单位数量单价金额交货数量及日期合计仟佰拾万仟佰拾元角分交货方式交货地点交易条款交期：承制商必须遵循订购之交期或本司之采购部及书面通知调整之交期,若有延误,每逾一日扣除整批款品质：检验方法：按MIL MTD 105EII 抽样检验,AQL=按工程图纸来要求品质保证期为3个月不良产品处理:检验后如发现产品不良或承制损坏时,承制供应商接获通知后3日内应将退货部分取回,并尽快补回,逾期公司概不负责.若急用供应商送货应多付%(备品)交货时请在送货单上注明订购单号,附上开立金额统一发票,单据上应注明物料编号附产品图纸张,检验标准份承制供应商总经理采购经理采购主管采购员八、采购主管三把火如果你是从“空降部队”来到主管这个位子上的,那么下面所说的三把火就会很有针对性,如果你是从本职位上逐渐升任为主管,以下方法无疑也会使你如虎添翼.第一把火：抓采购进度跟踪表采购进度跟踪表下单日料号名称请购数交期供应商进度情况结案第二把火：抓供应商资料表供应商联络方式一览表序号供货种类供应商名称地址联系人传真供货周期第三把火：抓物料库存金额检查表分料类各机种库存金额检查报告表机种上月结存本月入库本月出库本月结存配套数配套余额后续订单订单合计下月目标备注异常事项检讨你当然无法把每个采购员的工作一揽子抓起来放在自己的手上,而重点则只是在于要有办法“吃定”每个采购员手上的工作内容,于是得到供应商资料就是极端重要的了.九、充分利用传真机在工厂管理来讲,对外联络的主力部队是采购和销售两个部门.在工厂管理实践中不难遇到,小小四五个人的对外采购科,一个月费竟然高达好几千元.于是我常常提醒采购科长要他的下属尽量多用传真机,充分利用传真机的好处远远不只是钱和费的问题,告诉他们：首先,使用的不足有以下几点：你在中说一大堆废话,别人真有那么认真听,或者真的能记住吗也许别人正忙着某件更重要的事呢,出于礼貌别人耐心听完你的话,但这并不表示他记住你所说的.就算他有认真听你的,当时也“记不住”了,可是如果他并不像想象的那么清闲的话,那么他就是足够的理由去把它忘记,在别人忙碌的工作中让人去记住某事,这是一种过分的要求.惟一的理想的情形便是：你用你优秀的口才和表达能力加上他勤奋而有条理性的笑,在通话地过程中他把你的“金玉良言”记录下来,这有一个前提,那就是他要有很好敬业精神.然后我们看看使用的传真机的好处：我们可以把要说的一大堆废话浓缩成精练成一页漂亮的文字资料,让合作者轻松愉快,一目了然地知道我们的需要在哪里.我们把处理的问题可以娈成一张传真纸和备忘录,它可以长时间的出现在我们那位合作者的面前,提醒他处理你的问题,你可以想想“他总不能拿你的传真件去上厕所撺屁股吧”因而忙碌把我们的事情忘记了.节约费：一张A4纸在传真来讲只需一分钟,可是却可以容你十分钟以上的文字描述.用传真的方式还可以给你充分的时间从容思考,慢慢写来,因而可以追求一种很好的效果.十、采购人员的日常工作内容主要有哪些1、建立供应商资料与价格记录；2、对采购物料进行ABC分类；3、采购方式的决定；4、市场行情的经常性调查；5、询价、比价、议价及订购作业；6、交期的进度控制；7、进料品质、数量异常的处理；8、内外销差价、退税资料的提供；9、付款整理、审查.十一、采购职责（1）采购员的工作职责：1、订购单的下达；2、物料交期的控制；3、材料市场行情的调查；4、查证进料的品质和数量；5、进料品质和数量异常的处理；6、与供应商有关交期、交量等方面的沟通协调. （2）采购文员的工作职责：1、各种采购单据与报表的收集、整理与统计；2、采购品质记录的保管与维护；3、采购事务的传达.。
0 发表使用版号用途描述编制人 审核人批准人执行日期主编部门：商务管理部参编人：神华包头煤化工有限公司SHENHUA BAOTOU COAL CHEMICALS CORPORATION LTD.文件编号:神华包头煤制烯烃项目 EPC EP+C E+PC 采购管理规定（讨论稿）神华集团SHENHUA GROUPEPC采购管理规定目录1目的及适用范围 (1)2项目采购组织机构 (1)3业主与EPC承包商的采购工作职责分工 (3)4EPC承包商与业主的采购协调 (6)5采购准备阶段 (6)6采买 (9)7催交 (13)8检验 (14)9项目物流工作 (19)10材料管理 (24)11备品备件 (27)12相关文件 (28)13附表 (29)说明:(1)本文件解释权在商务管理部；(2)本文件自发布之日起执行。
1目的及适用范围本文件用于指导本项目总包合同签订后，如何监控EPC（EP+C E+PC）（以下统称EPC）承包商的整个采购活动，从而使承包商的采购工作，满足本项目的进度和质量要求。
2项目采购组织机构2.1对EPC承包商采购组织的基本要求EPC承包商项目采购组由采购经理、各专业采买工程师、催交、检验人员、运输、单证人员等构成。
具体组织机构图、及主要采购人员资质情况由承包商在其报价文件中提出，须经(业主) 神华包头煤化工有限公司采购部审查和批准。
EPC承包商主要采购人员一经确定，未经神华包头煤化工有限公司采购部批准不得调换。
在EPC承包商采购实施过程中，业主认为不称职的EPC承包商采购人员或其分包商的项目人员，经业主正式提出，EPC承包商必须在5天内予以调换。
2.2神华包头煤化工有限公司采购组织2.2.1采购经理负责与承包商的直接联络。
有权审查承包商的所有采购文件，监督承包商的所有采购活动（涉及商务价格除外）。
详细描述如下：•从询价到设备和/或材料到达现场，代表业主监督并提供采购指导•协助保护伞协议到EPC合同的实施。
行政主办职位说明书（一）说明：★表示各项内容的权重（五个★为重）。
职位说明书（三）职位说明书（四）职位说明书（五）一、办公文具管理：每月月底统计各部门办公用品月需求计划、参考现有存量，填写《请购单》，按《管理人员责权划分表》规定审批后采购，并按报销流程办理报销手续。
文具的领用，由各部门统一领用，并填写《办公用品领用表》，由行政主办统一保管。
业务使用类文具领用时，需以文具领用卡领用，文具领用卡每部门一张，由行政秘书保管。
严禁员工将公司文具用品拿回家里私用。
文具用品超过目标额时，需提出检查报告说明原因及改善方法，并列入每月业绩评价目标的得分。
正常消耗性文具用品如原珠子笔、自动铅笔、笔芯、胶水等用完需再领用时，以旧原珠笔或空盒容器等换领。
二、固定办公用品管理：办公室固定用品（如办公桌椅、文件柜……等）：✦采购：根据需要，填写《采购申请单》，按《管理人员责权划分表》规定审批后采购，并按报销流程办理报销手续。
✦分发：同级别的员工配发统一。
✦清单：凡配发的办公用品均需填写《办公用品清单》一式两份，一份由行政秘书存档保管，一份由用品使用者保管。
✦损坏处理：若出现损坏现象及时登记处理。
通讯工具（如移动电话、呼机、电话机、传真机等）：✦采购：根据公司《资源配置》通讯工具配置等级填写《采购申请单》，按《管理人员责权划分表》规定审批后采购，并按报销流程办理报销手续。
✦分发：同级别的员工统一配发。
✦清单：凡配发的办公用品均需填写《办公用品清单》一式两份，一份由行政秘书存档保管，一份由用品使用者保管。
✦损坏处理：若出现损坏现象及时登记处理。
附加设施（如电脑等）：✦采购：根据公司《资源配置》通讯工具配置等级填写《采购申请单》，按《管理人员责权划分表》规定审批，而后采购，并按报销流程办理报销手续。
✦分发：同级别的员工配发统一。
✦清单：凡配发的办公用品均需填写《办公用品清单》一式两份，一份由行政秘书存档保管，一份由用品使用者保管。
集电线路施工进度一览表一、前期准备阶段在开始集电线路施工之前，需要进行一系列的前期准备工作。
首先是对施工区域进行勘察和测量，确定线路走向和布置。
然后，根据勘察结果进行线路设计，制定详细的施工方案和施工计划。
同时，还需要准备施工所需的材料和设备，并进行必要的采购和调配。
二、材料准备阶段在集电线路施工过程中，需要使用各种各样的材料。
这些材料包括电缆、电线、绝缘子、金具、接头、桥架等。
在材料准备阶段，需要按照施工方案的要求，对所需材料进行清点、验收和储存。
确保材料的质量和数量符合要求，以便后续的施工工作顺利进行。
三、线路敷设阶段线路敷设是集电线路施工的核心环节之一。
在线路敷设阶段，需要按照设计要求，将电缆或电线进行敷设。
这包括对敷设线路的走向、长度、高度等进行精确的控制。
同时，还需要进行线路的固定和固定件的安装。
线路敷设的质量和准确度直接影响着后续的线路运行和维护。
四、接地和绝缘处理阶段在集电线路施工中，接地和绝缘处理是非常重要的环节。
接地是为了确保线路的安全运行，防止电流过大造成触电危险。
绝缘处理则是为了防止线路发生漏电或短路，保证线路的正常运行。
在接地和绝缘处理阶段，需要根据设计要求，进行接地装置和绝缘材料的安装和调试。
五、调试和试运行阶段在集电线路施工完成后，需要进行调试和试运行。
调试是为了检查线路的各项功能是否正常，确保线路的安全运行。
试运行则是为了验证线路的性能和可靠性，以及是否满足设计要求。
在调试和试运行阶段，需要对线路进行各项测试和检查，确保线路的正常运行和使用。
六、竣工验收阶段集电线路施工完成后，需要进行竣工验收。
竣工验收是对整个施工过程进行总结和评估的环节。
在竣工验收阶段，需要对线路的各项工程进行检查和测试，确保施工质量符合要求。
同时，还需要对施工过程中的各项文件和记录进行整理和归档，为后续的线路运行和维护提供参考依据。
七、运行和维护阶段集电线路的运行和维护是一个长期的过程。
在运行和维护阶段，需要对线路进行定期巡检和维护，及时发现和处理线路故障和问题。
标书制作流程（详细）目录一、标书内容 (2)1、商务部分内容 (2)（一）、投标函/报价函： (2)（二）、投标商介绍： (2)（三）、资质 (3)（四）、其他说明 (3)2、技术部分内容 (3)（一）、技术方案： (3)（二）、项目实施方案： (3)二、注意事项 (4)三、投标技巧 (5)标书制作要点（1）认真阅读和理解客户的标书要求，根据标书要求制作目录和文件清单。
（2）要做到认真，耐心，细心，确保所有资料内容准确无误，确认文档摆放顺序准确无误。
（3）按照标准流程合理安排时间。
（4）确保标书的整洁和美观。
标书内容的制作标书主体分为两个部分：商务标、技术标。
商务标要提前准备好相关资料和文档，明确这次标书都需要哪些资料，如需要相关部门配合整理的，一定要明确相关文档和资料提交的确切时间。
技术标需要与服务部事先详细沟通好标书的内容要求，需要哪些文档和资料，需明确相关文档和资料提交的确切时间。
一、标书内容1、商务部分内容（一）、投标函/报价函：投标函附表、投标商概况表法人代表资格证明授权委托书、被授权人身份证明投标保证金（缴纳证明）银行资信证明书报价一览表：各个产品分别报价对招标文件的认可、商务偏差说明承诺书、优惠条件招标文件的认同程度、意见或建议说明招标文件中的其他要求投标商认为适宜的其他材料（二）、投标商介绍：公司简介组织（分支）机构售后服务体系获奖情况相关业绩及证明材料（合同、检验验收证明）（三）、资质营业执照、生产许可证、质量管理体系认证证书、资信证明厂商产品授权（代理）书项目进度一览表（职务、职称、业绩、证书）等（四）、其他说明投标商概况一览表主要设备介绍设备情况一览表财务状况资料（审计报告、资产负债表、利润表、现金流量表）等招标文件中的其他要求2、技术部分内容（一）、技术方案：需求对应情况表（根据客户要求不同，有些客户没有要求需要对应情况表的可以省略）需求应答书技术方案书实施计划书服务承诺书（二）、项目实施方案：质量管理目标质量保证体系质量保证措施文件要求人力资源控制采购控制项目进度度要检测设务生产厂房租赁合同二、注意事项关于文档内容的准确性检查（１）负责制作标书的人员，在相关人员将所有文档提交汇总后，应对电子版本的内容正确性做检查；（２）检查所有文档编辑是否有错误的地方，如果有及时改过来，比如投标函的联系人联系方式是否准确无误，优惠承诺书的服务对象是否准确无误，服务承诺书或系统维护、售后服务及培训方案的相关条款是否清楚明白，文件的日期是否全部统一无误，系统方案与招标文件需求对应情况表，技术方案，实施计划是否双面打印，打印的页码页数是否准确无误等等。
材料采购评标报告
记录编号:JY—06-08-
XXXXXXXXXXXXX项目
材料采购评标报告(模板）
公司领导:
XXXXXXXXX项目，根据项目进度要求,需要进行材料采购进行招标。
于年月日发标，年月日回标，邀请了家单位参加本工程投标。
参加投标单位一览表
一、开标及谈判情况
截止年月日下午 ,东旭建设项目部组织开标邀请各个投标单位于当日进行谈判，东旭建设项目部招标小组和风控部门共同参与开标及谈判，开标及谈判结果如下：
以上所有单价为XXXXX材料到场价(该单价固定不变，包含材料费、运输费、管理费、利润、税金).
三、拟定中标结果
经过第一轮谈判，报价较高三家单位被淘汰，通过实地考察剩余两家单位后,进入第二轮谈判，其中XXXXXXXXXXX公司报价最低，最终拟推荐包括 XXXXXXXX公司在内三家单位为:
评标人员：
计划经营中心
年月日。
1 总则采购完工报告是项目完工报告的组成部分，是对项目采购工作的总结。
通过采购完工报告的编写，梳理采购的各个环节，吸取经验教训，有利于提高公司采购人员对采购控制的能力。
2 范围适用于工程总承包项目采购完工报告的编制。
3 职责3.1 项目经理审查采购完工报告。
3.2项目采购经理编制采购完工报告。
3.3 费控工程师编写完工报告中采购费用控制部分。
4 措施方法4.1采购完工报告的主要内容安排4.1.1概述1)项目、设备名称及项目、设备编码；2)项目、设备规模；3)项目建设地点；4)项目建设时间；5) 项目的设备、材料采购范围；6)项目的设备、材料采购预算金额；7)项目的设备、材料采购订单数目。
4.1.2项目合同对采购的要求1)采购范围；2)采购原则；3)采购标准；4)计价方式（开口价或固定价）。
4.1.3 采购设备、材料一览表1)设备一览表（按工区、类别列出）；2) 主要材料一览表（按工区、类别列出）；3) 进口设备、材料一览表（按工区、类别列出）；4)主要备品备件一览表。
4.1.4 大型、关键设备情况1) 大型、关键设备概况；2) 大型、关键设备运输。
4.1.5 采购费用控制（由费控工程师编制）1) 采购费用预算；2)采购实耗费用；3) 采购费用控制分析。
4.1.6 采购进度控制1) 采购进度延误情况；2)采购进度控制分析。
4.1.7 采购变更及索赔1)采购合同变更情况及对项目的影响；2)采购索赔概况。
4.1.8 剩余物资1)剩余设备、材料一览表；2)剩余设备、材料的处置；3)剩余设备、材料的分析。
4.1.9经验总结1)经验及教训（包括采购工作中对质量、进度、费用以及服务方面的总结）；2) 对今后工作的建议。
4.2 项目采购经理平时应根据采购完工报告的内容要求，组织采购人员收集、整理、提供相关资料。
采购完工报告在项目业主签发接收证书之后两周内提交。
5 记录0225.01-2013采购完工报告。
