物业档案管理制度

物业公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。

第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。

第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。

第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。

第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。

第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应当遵循以下基本原则：（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。

（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。

（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。

（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。

第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。

第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。

第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。

第三章档案管理的具体要求第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。

（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。

（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。

（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。

第十一条物业公司的档案管理部门应当建立定期的档案检查制度，对档案的安全性和完整性进行检查和评估。

第十二条物业公司的档案管理工作应当强化档案保密制度，规范档案的查阅和使用权限。

第十三条物业公司的档案管理工作应当建立健全的档案安全防护措施，确保档案信息的安全性。

第十四条物业公司应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高其档案管理水平和意识。

小区物业档案管理制度一、总则为规范小区物业档案管理工作，提高物业信息的管理水平，确保物业档案的完整性和可靠性，制定本制度。

本制度适用于小区内所有物业档案的管理。

二、管理标准1. 档案建立原则•物业档案应按照规范要求建档，包括房屋信息、业主信息、合同信息、协议信息、投诉记录、维修记录等。

2. 档案分类•物业档案应进行合理分类，包括房屋档案、业主档案、合同档案、协议档案、投诉档案、维修档案等。

3. 档案管理责任•物业公司应设立专门的档案管理部门，负责物业档案的收集、整理、归档和维护。

4. 档案的存储与保管•各类物业档案应按照文件管理的规定进行存储和保管。

•各类档案应编制详细的目录和检索工具，并定期更新。

5. 档案的归档与报废•物业档案应及时进行归档和更新，不得私自销毁、转移或篡改档案信息。

•档案归档后，应制定相应的归档登记表，记录归档信息与归档人员。

6. 档案的借阅管理•档案借阅应通过书面申请方式，经过批准后，由专人进行管理。

•档案归还后应进行登记，并及时归还原位。

三、考核标准1. 完整性考核•档案管理部门应定期进行档案完整性的检查，包括检查档案是否齐全、归档是否准确、目录是否更新等。

2. 可靠性考核•档案管理部门应严格执行档案的管理制度，确保档案信息的真实可靠。

•档案管理部门应做好防火、防水、防蛀等工作，确保档案的安全和完整。

3. 私密性考核•档案管理部门应严格保护业主隐私，不得将档案信息外泄或滥用。

4. 效率考核•档案管理部门应根据业主需求及时归档和更新档案，提高工作效率。

5. 知识培训考核•档案管理部门应定期进行档案管理知识培训，提高员工档案管理的专业水平和业务能力。

四、附则1. 文档修订•对本制度的任何修改、删除或增加，应在制度生效前征得相关部门的意见，并进行明确的记录。

2. 监督与检查•物业公司应定期对档案管理部门进行监督与检查，如发现问题及时追究责任。

3. 处罚与奖励•对于违反档案管理制度的行为，按照公司相关规定进行处理。

第一章总则第一条为加强物业管理档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业范围内的各类档案，包括但不限于物业管理档案、业主档案、合同档案、财务档案、维修档案、投诉档案等。

第三条物业管理档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏或损毁；2. 准确性原则：档案内容应真实、准确，不得伪造、篡改；3. 系统性原则：档案分类科学，便于查询和利用；4. 安全性原则：采取有效措施，确保档案安全。

第二章档案分类与归档第四条物业管理档案分为以下类别：1. 业主档案：包括业主个人信息、入住登记、产权证明、租赁合同等；2. 合同档案：包括物业服务合同、工程承包合同、采购合同等；3. 财务档案：包括财务报表、收付款凭证、发票、税务申报等；4. 维修档案：包括维修记录、维修报告、维修费用等；5. 投诉档案：包括投诉记录、处理结果、反馈意见等；6. 其他档案：包括物业管理规章制度、员工档案、培训资料等。

第五条档案归档应按照以下程序进行：1. 归档前的整理：对档案进行分类、整理、编号，确保档案的整洁和有序；2. 归档申请：档案整理完毕后，填写归档申请表，报档案管理员审核；3. 审核与批准：档案管理员对归档申请进行审核，符合要求后报部门负责人批准；4. 归档：经批准的档案，由档案管理员进行归档，并填写归档登记表；5. 归档后的检查：档案归档后，档案管理员应定期进行检查，确保档案的完整和安全。

第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求：1. 室内环境：档案室应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠；2. 设备配置：档案室应配备必要的档案柜、档案架、灭火器等设备；3. 安全措施：档案室应设置安全门锁，禁止无关人员进入；4. 保密措施：对涉及保密的档案，应采取加密、封存等措施。

第七条档案利用应遵循以下规定：1. 任何人查阅档案，必须填写查阅申请表，经档案管理员审核批准；2. 查阅档案时，应遵守档案室内的各项规章制度，爱护档案，不得擅自涂改、损毁；3. 查阅档案时，应填写查阅记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容等；4. 查阅档案后，应将档案归还原位，确保档案的完整和安全。

物业档案管理制度一1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管包括代理主管负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

物业档案管理制度二为规范本小区业户档案信息的管理，不断完善信息的内容，使客户档案信息准确、及时有效，便于开展工作，同时确保资料的保存完好，特制定本管理规定1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作；2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。

各类信息详细排列，以便查阅；3、客户信息档案的内容包括业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件；4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。

及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性；5、业主档案信息应严格管理，注意保密。

严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象；6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作；7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。

第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。

第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。

第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。

第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。

第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。

第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。

第一章总则第一条为加强物业处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业处所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条物业处档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）完整、准确、系统、安全；（四）便于查阅，提高效率。

第二章档案分类与编号第四条物业处档案分为以下类别：（一）综合档案；（二）物业档案；（三）业主档案；（四）合同档案；（五）财务档案；（六）工程档案；（七）人力资源档案；（八）其他档案。

第五条档案编号采用统一编号制度，编号格式为：类别代码+年份+序号。

第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下原则：（二）全面收集，不遗漏重要档案；（三）及时收集，保证档案的时效性。

第七条档案整理应遵循以下原则：（一）按照档案类别、形成时间、内容等特征进行分类；（二）对档案进行编号、编目、编制目录；（三）对破损、褪色、霉变的档案进行修复和保护；（四）对电子档案进行备份和存储。

第八条档案收集与整理工作由物业处档案管理员负责。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下原则：（一）安全保管，确保档案实体和信息安全；（二）分类存放，便于查阅和利用；（三）定期检查，及时发现和消除安全隐患；（四）维护档案实体，延长档案使用寿命。

第十条档案利用应遵循以下原则：（一）依法利用，确保档案的合法性和真实性；（二）公开利用，提高档案的利用率；（三）保护档案，不得损坏、遗失、篡改档案；（四）保密档案，严格按照国家保密规定进行管理。

第十一条档案利用实行预约制度，需查阅档案的单位和个人应提前向物业处档案管理员预约。

第五章档案鉴定与销毁第十二条档案鉴定应遵循以下原则：（二）全面鉴定，不遗漏重要档案；（三）科学鉴定，保证档案鉴定结果的准确性。

第十三条档案销毁应遵循以下原则：（一）依法销毁，确保档案的合法性；（二）分类销毁，按照档案类别进行销毁；（三）登记销毁，做好档案销毁登记工作。

物业管理部门档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理部门的档案管理工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理部门所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。

二、档案分类1. 档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、合同文档档案等。

2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。

三、档案收集1. 物业管理部门应指定专人负责档案的收集工作，确保所有相关文件和资料的完整性。

2. 收集的档案资料应包括但不限于：物业管理合同、业主资料、维修记录、安全检查报告、财务报表等。

四、档案整理与归档1. 档案整理应按照分类进行，确保每一类档案的逻辑顺序和完整性。

2. 归档时应为每份档案建立档案卡，详细记录档案的名称、编号、归档日期、保管期限等信息。

五、档案保管1. 档案保管应选择干燥、通风、防潮、防火的环境，确保档案的安全。

2. 档案保管人员应定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。

六、档案利用1. 档案利用应遵循保密原则，未经允许不得随意泄露档案内容。

2. 档案的查阅应有记录，包括查阅人、查阅时间、查阅目的等。

七、档案更新与维护1. 物业管理部门应定期对档案进行更新，确保档案信息的时效性。

2. 更新后的档案应重新归档，并更新档案卡信息。

八、档案保密1. 档案管理人员应对档案内容保密，不得泄露给无关人员。

2. 对于涉及业主隐私的档案，应特别加强保密措施。

九、档案销毁1. 对于超过保管期限或无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。

2. 销毁前应进行登记，并由相关负责人审批。

十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理部门负责解释。

2. 对于违反本制度的行为，物业管理部门应根据情节轻重采取相应的管理措施。

请注意，这是一个简化版的物业管理部门档案管理制度模板，具体实施时应根据实际情况和法律法规进行调整和完善。

物业公司档案管理制度物业公司档案管理制度一、制度背景和目的物业公司作为专业管理服务的机构，承担着大量的档案管理工作。

为了保证档案管理的科学性、高效性和规范性，提高工作效率和服务质量，制定本档案管理制度。

二、档案保管原则1.保密原则：对于涉及客户隐私和公司机密的档案，要严格保密，不得外泄。

2.完整原则：档案要保存完整，不得私自毁坏、转移或丢失。

3.准确原则：档案内容要准确反映实际情况，不得故意歪曲或虚假。

4.时限原则：档案应按规定的时限进行保管，到期后要及时处理。

三、档案管理责任人1.公司领导：负责制定档案管理制度和管理规范，监督档案管理工作的落实。

2.档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案汇总整理、分类存放、借阅管理等。

3.部门负责人：负责本部门档案的及时归档和借阅登记，确保档案的准确性和完整性。

四、档案归档流程1.档案汇总：各部门每月根据工作情况将相关档案汇总到档案室。

2.档案分类：档案管理员根据档案的性质和用途进行分类，建立档案目录。

3.档案编目：对每个档案进行编目，包括档案编号、名称、创建时间、责任人等信息。

4.档案存放：根据档案分类和编目，在存储区域内进行有序的存放，确保易查找和保护。

5.档案借阅：员工需要借阅档案时，填写《档案借阅登记表》，经部门负责人审批后方可借阅。

6.归档管理：借阅档案按照归还期限进行管理，逾期未归还的要进行催促和追踪。

五、档案保管要求1.档案室：要求环境干燥、通风良好,防止湿气和阳光直射。

2.档案柜：采用质量可靠的防火、防潮和防腐蚀的柜子。

档案应按分类编目存放，不得混乱或空间浪费。

3.档案盒：对于文件较多的档案，要放入标准的档案盒中，并进行编号和标记，便于管理和查找。

4.档案保管记录：对于重要的档案，要做好档案保管登记，包括档案名称、编号、存放位置、借阅记录等。

六、档案借阅管理1.申请借阅：员工需要借阅档案时，必须填写《档案借阅登记表》，注明借阅目的和借阅期限，并经部门负责人审批签字。

第一章总则第一条为了加强物业管理中心档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本中心实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于物业管理中心所有档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第三条物业管理中心档案管理遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：物业管理中心档案实行集中统一管理，各部门、各岗位应按照规定程序报送档案。

（二）分级管理原则：物业管理中心档案分为重要档案、一般档案和秘密档案，分别按照规定进行管理。

（三）规范管理原则：物业管理中心档案管理应遵循规范化、标准化、科学化的要求，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

（四）保密原则：物业管理中心档案管理应严格执行国家保密法律法规，确保档案的保密安全。

第二章档案收集与整理第四条物业管理中心档案收集范围：（一）物业管理合同、协议、规章制度等文件材料；（二）物业管理项目验收、验收合格证明、工程图纸等资料；（三）物业管理项目变更、维修、保养等记录；（四）物业管理服务、收费、投诉、纠纷等记录；（五）物业管理中心人事、财务、会议等内部资料；（六）物业管理中心与其他单位、个人往来函件、合同等。

第五条档案整理要求：（一）档案材料应分类、编目、立卷、归档；（二）档案材料应按照时间顺序排列，确保档案的完整性和连续性；（三）档案材料应使用规范用语，确保档案内容的准确性和可读性；（四）档案材料应妥善保管，防止损坏、丢失和泄密。

第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等条件；（二）档案保管设施设备应符合国家规定标准，确保档案安全；（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第七条档案利用要求：（一）档案利用应遵循真实性、合法性、合规性原则；（二）档案利用应填写档案利用登记表，明确利用目的、范围和期限；（三）档案利用应尊重档案的保密性，未经批准不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。

第一章总则第一条为加强物业管理档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理区域内所有物业管理档案的管理工作。

第三条物业管理档案是物业管理活动的真实记录，是物业管理公司开展各项业务的重要依据，对于维护物业管理秩序、提高物业管理水平具有重要意义。

第二章档案管理范围第四条物业管理档案包括以下内容：1. 工程档案：包括设计图纸、施工图纸、验收报告、维修记录、改造记录等；2. 业主档案：包括业主信息登记表、购房合同、租赁合同、装修申请表等；3. 财务档案：包括收支报表、费用清单、维修基金使用记录等；4. 文件档案：包括物业管理政策法规、公司文件、会议记录、公告等；5. 管理资料：包括绿化资料、日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录等。

第三章档案管理职责第五条物业管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

第六条档案管理人员应具备以下条件：1. 热爱档案工作，责任心强；2. 具备一定的档案管理知识和技能；3. 严格遵守国家档案法律法规和公司档案管理制度。

第四章档案管理流程第七条档案收集：档案管理人员应及时收集各类档案资料，确保档案的完整性和准确性。

第八条档案整理：档案资料收集齐全后，应按照档案分类标准进行整理，编制目录。

第九条档案归档：档案整理完成后，应按照归档要求进行归档，确保档案的有序存放。

第十条档案保管：档案管理人员应定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。

第十一条档案利用：档案管理人员应按照规定提供档案查询、复制等服务，确保档案的有效利用。

第五章档案保管与安全第十二条档案室应配备必要的档案保管设备，如防火、防盗、防潮、防虫等设施。

第十三条档案室应保持整洁、通风、干燥，确保档案的长期保存。

第十四条档案管理人员应严格执行档案借阅制度，未经批准，不得擅自借阅、复制档案。

第十五条发生档案丢失、损坏等情况，应及时报告公司领导，并采取措施进行处理。