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第九章 应用文写作概述
本章对秘书写作的特点，应用文的作用、产生与发展等问题作概括的阐述。
一、秘书写作的特点
秘书写作涉及的文种较多，了解它们的特点，有利于掌握每个文种的个性，增强写作的文体感。秘书写作的主要特点如下：
1．综合性
秘书部门是一个综合性的工作部门，其中包含的文字工作，同样具有综合性的特点。比如说上情下达要用下行公文，下情上达要用上行公文，平行和不相隶属的机关单位之间商洽工作，要用平行公文。此外，还要拟订计划、起草总结和讲话稿、调查研究、编发信息等等。处在这个岗位上，如果笔杆子不过硬，不善于写多种体裁的文件、文章，就难以适应工作的需要。
2．实用性
文学艺术作品用形象说话，着眼于供人阅读、欣赏，对人的思想感情起潜移默化作用，应用文写作以事晓人，以理服人，旨在提高认识，规范言行，推动工作。秘书写作具有明显的应用性、实用性。 2 由应用性、实用性特点所决定，秘书写作的内容必须真实，即要如实地反映事物的本来面目，实话实说，不容许任何意义上的想象、虚构。具体来说是：汇报成绩不夸大，反映问题不缩小，分析现象见实质，作出结论不片面。在这方面稍为失实、失真，就会给领导决策带来失误，给工作造成损失。
3．政策性
通过秘书人员起草的文件、文章，大多数是直接传达、贯彻党和国家的方针、政策的。因此，政策性强是这类文章的共同点。即使是以反映情况、问题、经验为主的文字材料，提倡什么，反对什么，都要准确地体现政策精神。政策走样，会产生不良影响。
4．直书其事，排斥曲笔
文学作品讲悬念、讲含蓄，而应用文一般是开门见山，有话直说，不搞“犹抱琵琶半遮面”。由此决定实用文特别注重写好开头，使人一看就知道文件、文章的写作目的或基本看法，这对于准确地领会意图和快捷地办事很有好处。
5．主要用逻辑思维
通讯、新闻小故事用叙述和描写，调查报告和工作总结有时也借用描写手段，用一点形象思维。但从总体上看，秘书写作主要用逻辑思维，侧重通过系统的分析、综合，使文字材料条理清晰，纲举目张。在表述方面它力求概念明确， 3 判断恰当，推理合乎逻辑。
试题1：命令（令）具有以下特点（ ）。 (多选题)
A: 具有法定的强制力
B: 限定发布权限
C: 限定内容
D: 效用上"不溯既往"
答案: ABC
试题2：下列有关总结报告与其他类型工作报告相比较的说法，在确的是（ ）。 (多选题)
A: 总结报告是否属于正式公文尚有异议
B: 总结报告是要将感性的认识上升到理性的高度
C: 总结报告为了达到一定理论的高度，可以广泛收集材料
D: 总结报告无严格格式要求
答案: AB
试题3：答复询问的报告与其他类型的报告相比较，其特点在于（ ）。 (多选题)
A: 被动制发
B: 篇福短小
C: 报告的内容主要围绕询问的问题组织
D: 正文开头处要写明来文的日期及有关其他情况
答案: ACD
试题4：工作报告的层次划分的依据（因素）有（ ）。 (多选题)
A: 时间顺序
B: 空间顺序
C: 工作发展阶段
D: 工作性质
答案: ABCD
试题5：通报在撰写时，下列要求应当遵循的是（ ）。 (多选题)
A: 通报应有新颖性
B: 通报的材料必须经过深入的调查核实，不得有半点虚假
C: 通报应融事、理、情于一体
D: 及时、快捷
答案: ABCD
试题6：撰写转发公文的通知可采用的办法正确的是（ ）。 (多选题)
A: 只写明所转发公文的制发机关、标题与转发机关的原则要求
B: 对所转发公文的内容进行归纳，并用自己的话表达出来
C: 结合实际情况，对受文单位提出如何贯彻执行的指示性意见
D: 以上三种说法都正确
答案: AC
试题7：有关通知的执行性，下列说法正确的是（ ）。 (多选题)
A: 因为通知是下行文，所以其内容要求下属单位坚决执行
B: 若通知是转发下级的公文，只要求所属单位有所了解
C: 即使是任免干部的通知也要求受文者服从"通知"的安排
、基本概念练习
(一 填空题
1. 计划的特点是 具有预见性 、具有可行性、 具有指导性 。
2. 简报的特点可以用四个字概括:“ 快 、 新 、 实 、 短 ” 。
3. 简报的报头包括 名称 、期号、 机密 、编者、时间。
4. 写工作总结既不能 搞浮夸 、也不能将总结写成“ 检讨书 ” ,而应当采用实事求是 的态度。
5. 调查报告具有 真实性 、典型性、理论性和 时效性 特点。
6. 常用的调查方法有:• 普遍调查法 、典型调查法、 抽样调查法 和实地观察法。
7. 演讲稿的开头常用的方式有:• 幽默式 、直入式、 提问式 、引用式、抒情式。
8. 会议记录由两部分构成,第一部分记录会议的 组织情况 ;第二部分记录 记录会议记 录 。
9. 规章制度的正文结构有两种形式:(1是 章条式 、 (2是 条款式 。
(二 选择题 (每个选择题有 4个备选答案,其中至少有 1个是正确的
1. 《××省卫生系统 1999年工作总结》属于 AD 。
A. 文件式标题 B. 文章式标题 C. 双标题 D. 单标题
2. 总结的文章式标题,可以是 AB 。
A. 概括主要内容 B. 概括基本观点 C. 时限和内容 D. 单位名称
3. 述职报告的结尾的内容一般包括 ABC 。
A. 自我批评 B. 努力方向 C. 表示决心 D. 总结工作
4. 常用的调查报告有 ABC 。
A. 经验调查报告 B. 情况调查报告 C. 问题调查报告 D. 专题调查报告
5. 调查报告的结尾形式有 ABC 。
A. 总结全篇主要观点 B. 指出问题,提出建议
C. 指出发展远景 D. 预测未来
6. 办法用于 A 。
A. 给行政工作制订比较具体的规定
B. 给行政工作拟订原则性的意见
C. 给社会组织内部制订活动规则的规定
D. 规定某项工作、某一事项的办理原则
7. 规程用于 A 。
A. 说明某项工作、活动的操作过程和规范
《应用文写作》模拟试题二答案
一、判断题
1、×。说法笼统。向比本单位级别高的单位行文，一是要考虑行文事项；二是要考虑行文关系。若行文机关之间是不相隶属机关，即使对方级别高，也不能用“请示”或“报告”，而是考虑用“函”。
2、×。报告是上行文，写作时应符合上行文的行文规则，一般只写一个主管上级机关。
3、×。引述不明了，批复的开头应引述来文的发文字号、标题、发文日期。一般都要引述标题，这样下级机关一看就知道是回复的哪篇请示。
4、√。行文双方是不相隶属机关，属于函的“询问函”类。
5、√。
6、√。
7、√。这是通知专有的功能。
8、×。请示不能多头主送。
9、√。符合公告发布形式的要求。
10、×。任免通知只需写名任免依据和任免事项。任期和待遇不能写进通知中。
二、单项选择题
1、A．按照公文的文面格式，上行文应标注签发人姓名，以示对公文负责。
2、B．既主送机关的含义。
3、D．广告文案的结构包括标题、正文、随文和广告语。
4、A．写作总结要求重点突出，点面结合，切忌面面俱到，写成流水帐。
5、A．会议纪要应采用第三人称写法，如“会议认为”、“会议强调”等。
6、A．
7、D．这样的称呼容易引起混淆。
8、C．这是一份转发性通知。
9、C．通告是“公布在一定范围内应遵守和周知的事项”，根据材料应选用通告行文。
10、A．这是要点的含义。
三、简答题
1、上行文指具有隶属关系的下级机关呈报给上级机关的公文。如请示、报告。
平行文指平级机关或不相隶属机关之间来往的公文。如函
下行文指具有隶属关系的上级机关发给下级机关的公文。如决定。
2、公告和通告的区别：
（1）制发单位不同。公告多为国家最高权力机关、行政机关和有关法律、法规指定的机关（如司法、税务、海关等）制发；通告的作者较宽泛，由各级政府及其职能机关、社会团体、企事业单位在自己的职权范围内发布。
