各种公文格式

1 公文格式与行文规则

党政机关的公文，是党政机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。要做好公文处理工作，就必须熟练掌握公文格式，弄懂行文规则，并严格按照有关规定执行。

第一节 公文格式

为什么公文要有固定格式?

公文格式是公文的各个组成部分在页面上的具体表现形式，即公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文内容起着重要的保证作用。

一、公文版头部分（眉首）

它包括版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人六项，位于公文首页上半部，约占整个页面的三分之一。党的机关公文，与公文主体部分用一条红线相隔，线中为一颗红五星；国家机关公文，用红线相隔，不加红五星。

1.份号。是同一件公文印制份数的顺序号，标注于公文首页的左上角，自治区党委文件用6位数字，自治区人民政府用７位阿拉伯数字表示。顶格标在左上角第１行。上报公文不用份号。

2.密级。是公文的秘密等级。用３号黑体。两字之间空１字。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。分绝密、机密、秘密三个等级。党的机关公文顶格标注于份号下方第２行位置；国家机关公文，顶格标识在右上角第１行。

3.紧急程度。对公文送达和办理时间的要求。紧急文件标明：“特急”、“加急”、“紧急”用３号黑体。《广西区人民政府公文格式细则》则分为“特急”、“急件”两种，24小时以内办清的为“特急”，3天以内办清的为“急件”。两字之间空１字。党的机关公文，顶格标识在左上角份号下第２行位置，如同时标密级，紧急程度顶格标识在密级下第３行；国家机关公文，顶格标识在右上角第１行，如同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在右上角第１行，紧急程度顶格标识在右上角第２行。

4.版头（发文机关标识）。发文机关的全称或简称。联合行文，用主办机关一家或并用联署机关的名称。用小标宋体字。

5.发文字号。机关制发文公文的编号。３号仿宋，居中排布。发文年度用全称，用六角括号“〔 〕”，序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。机关正式文件的发文字号在发文机关标识下空２行居中排列。函件的发文字号标识在公文标题的右上角。

- 1 - 公文排版格式

1．进行页面设置

选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米，下：3.5厘米，左：2.8厘米，右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”，在该选项前打“√”，再将“页脚”设置为“2.45厘米”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行，每行28个汉字的国家标准。

2．插入页码

选择“插入”——“页码”，首先设置页码格式为“-1-、-2-、-3-”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，按奇数页的页码居右，偶数页的页码居左依次添加；并将页码字号设置成“四号”；字体为宋体；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

3．文号制作

平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。

上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；- 2 - 签发人——三号仿宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。

注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。

4．版记制作

选择“插入”——“形状”——“直线”画一条与版心等宽（156mm），高度为0.35mm的直线，画直线时按住上档键Shift键，可使画的直线平直。然后按Ctrl键复制一条相同的直线，并将两条直线组合。

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线（0.25mm）隔开。

— 1 — 附件2

区创建全国义务教育优质均衡发展区 档案建设总体标准

一、档案材料基本格式要求

（一）公文基本格式要求

1.纸张：A4

2.页边距：上37mm 下35mm 左28mm 右27mm

3.字符间距：标准(不紧缩)

4.行距：固定值为28磅（因调整版记等原因可适当调整）

5.字体与字号：标题用“2号，方正小标宋简体”。正文用“3号，仿宋_GB2312”。版记中的印发机关和印发日期，例如“区教育体育局 2018年1月1日印发”用“4号，仿宋_GB2312”，字符间距为标准，印发机关左空1字，印发日期右空1字。

6.发文字号与签发人：例如“〔2018〕1号”用“3号，仿宋_GB2312”。一般情况下，发文字号居中编排。在向上级机关请示的文件中，发文字号居左并空1字，签发人居右并空1字，“签发人”三字用“3号，仿宋_GB2312”，签发人姓名用“3号，楷体_GB2312”。发文字号印发位置在上空5行处，行距为固定值30磅。

7.标题：标题分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题置于发文字号之下2行处。

8.正文：公文首页必须显示正文。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“(1)”标注，特殊情况下可以作适当调整；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。印发、转发公文时，正文用“3号， — 2 — 楷体_GB2312”，（附件正文不用“楷体_GB2312”）。

9.附件说明：附件置于正文下空1行左空2字处，附件名称后不加标点符号。例如：

附件：1.××××××××××××××

2.××××××××××××××××××××××××

10.附件：附件应当另面编排，并在版记之前。“附件”二字及附件顺序号用“3号，黑体字”顶格编排在左上角第一行。附件标题居中编排在第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

日照市食品药品监督管理局

机关公文格式说明

办 公 室

为规范机关公文，现就格式问题说明如下：

一、页面设置

（一）公文软件。机关公文统一使用Microsoft Word。

（二）操作步骤。

1.首先打开Microsoft Word。

2.点击“文件”中的“页面设置”。

3.在“页面设置”中设置参数。“页边距”中，“上”设为3.7厘米，“下”设为3.5厘米；“左”设为2.8厘米，“右”设为2.6厘米（正式红头文件在双面印制时，页边距“内侧”设为2.8厘米，“外侧”设为2.6厘米，注意奇数页和偶数页内外侧相反）。“纸张”选用“A4”。“版式”中“页眉”设为1.5厘米，“页脚”设为2.5厘米。其他参数不变，然后点击“确定”。

二、段落设置

首先选定字体为三号“仿宋－GB2312”，然后点击“格式”中的“段落”，“行距”设为“固定值28.95磅”即可，其他参数不变。一定保证每页22行，每行28字。

三、字体使用 （一）文件标题。使用二号“方正小标宋简体”，不要加粗。标题排列要美观，如果分行排列，行距可以设为“38－40磅”，注意词语不要分行。编辑好标题后点击“居中”。

（二）单位名称。如果在标题下紧跟单位名称要另起一行编辑，使用三号“楷体－GB2312”。编辑好后点击“居中”。

（三）正文。下空一行编辑正文。正文（包括正文中的数字）使用三号“仿宋－GB2312”。文中一级小标题使用三号“黑体”，后面不加标点符号，另起一行编辑正文；二级小标题使用三号“楷体－GB2312”，后面标“。”，正文紧跟其后，不要另起一行分段。顺序号一、二、三级分别为“一、”“（二）”、“1.”。标题都不要加粗。

（四）日期。使用三号仿宋字体标注日期。在正文后下空三行，在第四行编辑日期。注意日期中的“二○○八”的“ ○”，不要使用键盘上的“0”。在“插入”中点击“符号”，“字体”选用“普通文本”，“子集”选用“CJK符号和标点”其中的“○”。日期距右空四字。