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第八讲 明代的秘书工作 PPT课件

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03832_九段秘书工作法ppt课件

03832_九段秘书工作法ppt课件

企业需求。
2024/1/28
7
02
一段秘书：发通知与准备
2024/1/28
8
通知内容与方式
通知内容
清晰明确地传达会议主题、时间、地 点、参会人员及会议背景等信息。
通知方式
根据紧急程度和重要性，选择合适的 通知方式，如邮件、电话、短信或即 时通讯工具等。
2024/1/28
9
准备事项与流程
01
02
和计划。
对于重要邮件、电话、信息等， 第一时间提醒领导关注并处理。
2024/1/28
29
给予合理建议和意见
根据领导的工作需求 和目标，提供有针对 性的建议和意见。
在领导决策前，提供 全面的分析和评估， 帮助领导做出更明智 的决策。
2024/1/28
结合自身专业知识和 经验，为领导提供有 价值的参考和启示。
利益不受损害。
2024/1/28
03
防范商业风险
加强商业风险防范意识，关注市场动态和竞争对手情况，为公司决策提
供有力支持。
39
THANKS
感谢观看
2024/1/28
40
2024/1/28
3
01
九段秘书概述
2024/1/28
4
九段秘书定义与特点
2024/1/28
定义
九段秘书是指具备高度专业素养 和综合能力，能够协助领导高效 处理各类事务的秘书人员。
特点
具备扎实的专业知识、高超的沟 通协调能力、敏锐的洞察力、优 秀的组织能力和卓越的执行力。
5
九段秘书重要性
提高领导工作效率
23
06
五段秘书：巧沟通与善协调
2024/1/28
秘书学全套PPT课件-2024鲜版

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随着企业竞争加剧，对秘书的专业素养和综合能力要求越来 越高。
2024/3/28
挑战
秘书需要不断适应新技术、新工具的应用，提高工作效率和 质量。
25
秘书转型与拓展职业领域的可能性
01
转型为行政助理或办公室主任
承担更多管理职责，参与企业决策。
02
拓展至公关、市场等领域
利用自身沟通协调能力，拓展职业领域。
时间管理的重要性
01
提升工作效率
通过合理规划时间，秘书可以更 加高效地完成各项任务，减少时 间浪费。
02
应对多任务处理
03
提高工作质量
秘书经常需要同时处理多个任务 ，良好的时间管理有助于在各项 任务之间保持平衡。
合理规划时间有助于秘书更加专 注地完成任务，减少错误和疏漏 。
2024/3/28
18
制定工作计划与优先级排序
在协作过程中，积极沟通协调 ，达成共识和一致意见，避免 产生分歧和冲突。
互相支持，共同进步
在遇到困难时，互相支持和鼓 励，共同解决问题，促进团队
和个人共同进步。
14
与客户的沟通策略
了解需求，关注细节
深入了解客户的需求和期望，关注细节和个 性化需求，提供贴心服务。
耐心倾听，积极回应
耐心倾听客户的意见和建议，积极给予回应 和解决方案。
通过合理安排时间、分解任务、 设定目标等方法，减轻工作压力 并提高应对挑战的能力。
21
05
秘书的职业发展与前景展望
Chapter
2024/3/28
22
秘书的职业发展路径
中级秘书
承担更多责任，包括协助领导决策、管理项 目等。
2024/3/28
初级秘书
中国秘书史(课堂PPT)

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• 3。 历代秘书工作制度——文书档
案工作制度、历代公文文体、信访制度、 社会调查制度等。
6
• 四、本课程教学前的铺垫 • （一）“秘书”一词的古今区别
1．现代“秘书”一词的来源和涵义 秘书一词源出于拉丁文“secretarius”，意思是 “可靠的职员”。 1905年，孙中山在日本组织同盟会，先 后任命马君武、胡汉民为同盟会总部秘书。 光绪三十三年(公元 1907年),清安徽巡 抚冯煦经奏准，在巡抚衙门中设立了佐理文牍等 事务的秘书、助理秘书等职。
52第二节秘书官吏的选拔和管理一历代秘书官吏名目的演变原始社会纳言史官史官贞卜祭祀作册记事周西周五史太史小史内史外史御史女史春秋战国士任秘书尚书掌书主书御书左徒令正等尚书魏晋南北朝秘书令中书令起居令史著作郎53宰相枢密使都丞旨副都丞旨翰林学士内阁学士南书房行走军机章京54二历代秘书官吏的选拔制度秦朝史官世袭地方官衙则采用吏试法汉代着重于业务能力魏晋南北朝秘书写作唐代文化水平高工于书法擅长写作娴于辞令和有处理公文的能力外貌要求宋代设宏词科从有高学历的知识分子中考选文字秘书元代逐级升补明代科举考试清代军机章京由军机大臣初选由皇帝亲自录取55我国古代的秘书选拔制度是由低级至高级由简单至复杂逐步完善起来的
• 1。一门专门史
•
是历史学和秘书学相互交叉、渗透
的一门课程。
•
是历史学的一个分支。它形式上采
用历史学的分类叙述法，内容上则以历代
秘书工作为研究对象，是传统学科和新学
科相结合的一门新学问。
• 2。 知识性、理论性强
4
• 二、本课程的教学目的
• （一）取其精华、古为今用，
•
促进现实的秘书工作.
• （二）加深对秘书工作重要性的理解.
侯”，是怀王亲信的高级秘书官；
秘书学全套PPT课件

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二、秘书的类别与层次



按照秘书人员所从事的行业来划分，可分为 党务秘书 行政秘书 军事秘书 司法秘书 外交秘书 新闻秘书 教学秘书 科研秘书等。
二、秘书的类别与层次






按照秘书人员所从事的工作内容划分 1、行政秘书：指负责机关日常行政管理工作以及总务后勤事 务的秘书人员。 2、文字秘书 : 指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员， 即人们通常所说的机关或单位的 “笔杆子”、“秀才”。 3、机要秘书 : 指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处 理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。 4、信访秘书: 指办理人民群众来信来访工作的秘书人员。其 职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速 政策的贯彻落实。 5、通讯秘书：指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电 话总机、电传、传真等）的秘书人员。 6、生活秘书：指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人 员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。
秘书算不上官，但是离官很近； 秘书本身并不算真正有权，但是归属于权力体系。 秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等。 但秘书工作的性质却是辅助性，秘书工作的服务原则独特且不变。
三、秘书的职业特征


1.服务性：
直接性（贴身的工作助手，不存在中间层次；工作内容与领导工作保持 一致；直接对领导负责，听命于领导，并向其汇报）； 广泛性（为上司、同级、群众三层级服务）；稳定性（只要不解聘不辞 职，秘书长期为固定地上司服务，业缘关系和人情关系）
各种秘书的定义





(5)“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决 策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全局的工 作人员。”（张清明等：《关于秘书定义的思考》，载 《武汉大学学报（社会科学版）》1986年第六期） （6）“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书， 辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”（张家仪： 《也谈“秘书”的定义》，载《秘书》1986年第二期） （7）“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面 处理事务的工作人员。”（史玉峤、陶菊怀主编：《现代 秘书学》） （8）上述种种见解，各有其道理。 比较起来，我们认为，所谓秘书，在我国现代主要是指为 党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管 理与综合服务的人员。
秘书学PPTPPT课件

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精品ppt
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案例分析之一
某董事长收到一封有长年生意往来的代理商 寄来的无礼信函。于是，董事长把秘书叫来，要 他速记下回信的大意：“真没想到会收到这么不 讲理的信，虽然我们有过长久的生意往来，也只 能到此为止了。对此事，我还打算对外公开。” 他要秘书依据以上内容，迅速复函给对方。那 么，秘书应采取何种态度呢？这是里有四个答案：
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24
２.综合性
一方面是指秘书辅助决策的 全功能性，另一方面是指秘书辅 助决策活动范围的广泛性。
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３.全过程性
秘书的辅助决策活动贯穿于 领导决策过程的始终，并且随 着决策阶段的循环而呈现动态 的发展。
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三、秘书辅佐决策的方式
１.决策前服务式辅佐 ２.决策形成中协助式辅佐 ３.决策执行中协调式辅佐 ４.决策效果评估中鉴诫式辅佐
１.“是的！遵命。”这么说着，立刻走出 办公室，去打字、投邮。
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28
２.认为这项在董事长盛怒下所作的决定，
对公司、对董事长本身都没有好处，倒不如擅自
主张，把这封信“压下来”，不必去打字，更谈
不上投邮。
３.“董事长，何必为了一时之气，得罪往
来已久的代理商呢？请您三思啊！”向董事长提
出这样的建议。
②分支说
（张金安等《秘书学概论》）
③综合、实践说
（陈合宜《秘书学》）
２.秘书学是研究秘书工作和秘书活动规律的学科，
是一门综合性的应用学科。
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7
（二）秘书学的研究对象 １.几种不同的看法 ①秘书工作说 ②对象多元说 ③辅助管理说 ２.秘书学研究的对象 （1）秘书学研究的对象是秘书工作规律 及其在实践中的应用。
秘书工作概述ppt课件

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4
刘强的困惑在于大家对秘书职业的评 价各不相同，因此刘强急需对秘书工作进 行明确的认知，对自己的工作角色进行科 学的定位。
5
要成为一名优秀的 职业秘书，首先应该对 秘书职业的定义、工作 特点和职业素养等方面 有一个全面和明晰的了 解。
6
知识点一：认知秘书工作
一 什么是秘书？ （一）秘书的内涵及历史：
（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也 体现了秘书与管理科学紧密的关联性。
成立于1942年的美国国际专业秘书协会于1998年改名为 “行政专业协会”， 即“国际行政管理者协会 会”INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP （4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的 特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。
11
• 纵观整个秘书学的发展历程，尤其是西方国家秘 书职业化的发展过程，结合国内外学者对“秘书” 的基本界定，我们认为：
• 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、 围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和 管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管 理类应用型技术人才。
• 在我们对“秘书”进行定义描述的时候，除了学 界对秘书工作达成的共识，还特别强调了秘书的 专业技能职务资格和“管理与秘书”之间的关联 这两个方面。
– 高级、中级、初级
9
秘书工作的“四个转变”：
秘书工作的“四个转变”是由中央秘书工作负责人 在1985年1月全国秘书长会议上提出来的，具体是： （1）由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策； （2）由单纯地传递信息转变为综合处理信息； （3）由被动服务转变为主动服务； （4）由凭老经验办事转变为科学化管理
中国秘书简史第七章 明朝的秘书工作

中国秘书简史第七章 明朝的秘书工作


8
一、 内阁及其职责 内阁的职能《 明史· 卷７ ２职官志一》 记载 是： “ 掌献可替否， 奉陈规诲， 点检题奏， 票 拟批答， 以平见庶政。 ” 此外还有主持廷议， 会 试， 草拟诏令和封、 谥、 赠号， 以及主修实录、 撰史、 扈从、 居守监国等职能。
9
一、 内阁及其职责 从职掌可以看出， 内阁是兼具政务中枢和机 要秘书双重性质的非正式国家机构， 明朝的内阁 对政务的处理、 决策， 是在行使秘书职能的过程 中间接发挥出来的。内阁之中， 还设有三个专职 的秘书部门： 内阁设中书科、 制敕房、 诰敕房三个办事机 构。
6
一、 内阁及其职责 洪武十五年（ １ ３ ８ ２年） 朱元璋在宫内 设文渊阁， 从翰林学士中选择可信者入阁， “ 详 看诸 司奏启， 兼司平驳” 。当时的大学士， 还只 是纯粹意义上的秘书侍从人员， 无权参与机务， “不 得平章国事” 。解缙、 胡广、 杨荣等入直文 渊阁， 因“ 授飨大内， 常侍天子殿阁之下” ②， 所以称 为内阁。内阁大学士之职责， 大致是参与机 务， 充当顾问， 出纳帝命， 收阅奏章， 起草诏诰 7 谕
5
第二节
明朝的秘书机构和秘书
明朝秘书官吏的素质比较高， 明朝选用秘书 除了要求有很高的文化水平外， 还注重实际工作 能力， 在京城设国子监， 挑选秀才或举人入监读 书， 称为监生。监生历事期满， 根据其能力、 表 现， 送吏部附选候补。明朝选用各级秘书的主要 方法是通过科举考试。中央六部， 五军都督府， 御史台等官署中的秘书官员大多由进士担任。地方 各级政府中的秘书官员， 也需从３ ８ ０年） ， 明朝对中央 统治机构进行调整， 废除了沿袭１６ ０ ０多年的 丞相制度， 撤除了横亘于皇帝和百司之间的中书 省， 废丞相不设， 皇帝直接君临百司， 主断大小 事宜，将国家和政府首脑合而为一， 从体制上保 证了君主在中央集权政治中的绝对权威。吏、 户 、礼、 兵、 刑、 工六部的地位提高， 六部尚书和 左右侍郎直接听命于皇帝。同时设立庞大的秘书机 构来协助皇帝处理政务， 明朝的秘书机构体制有 很大的变化， 史称“ 内阁制” 。
第八讲秘书的日常工作

第八讲秘书的日常工作

然后再询问对方有什么事情。
（五）做好电话记录

无论打电话还是接电话，必要的时候，都 要有电话记录，要依据电话内容做好电话记录 工作。记录时，要注意通话中的五要素是否齐 全。这五要素通常称为“5W1H”。 记录电话内容，应备有格式固定的电话记
录本，摘记内容可依据“5W1H” 的要求，电话
相关知识
1，时间表 分为年度、季度、月份、周时间表，一 般在办公室工作中秘书要为领导做月或周安 排表。 2，工作日志 （1）内容：会议活动、接待来访、私人安排。 秘书的工作日志中还应包括上司的工作日志 及其相关服务性事务。

（2）变更：若有变更，应及时通知相关部门 或客户。要遵循先重急后轻缓的原则，活动 中部要留有不少于10分钟的间隙。 （3）要注意对上司的时间安排和工作日志进 行保密。 （4）时间表和工作日志都是提高工作效率的 重要管理手段，作为秘书人员必须掌握。
主要业务联系单位的电话号码和近期有业务联
系的电话号码；工作案头应备电话 号码查询资料以咨查用。
（二）打电话时应注意的事项

打电话时应注意的事项如下（见图6-27）。
替上司打电话给对方上司应在对 方上司接电话前将电话递给上司
错打电话，错播号码都要说 对不起 先确认对方电话号码、单位和具 体要通话的人的姓名 注意 事项 通后，先确认对方，然后报出自 己的单位、姓名 谈工作前，先明确对方是否有时 间，是否方便谈此项事宜
黄皮书的英文为： International ertificate Of Vaccination 它是国际卫生组织为了 保障出入国境人员的人 身健康，防止某些疾病 传染流行所要求的证明。


时差：国际规定以英国格林威治时间（GMT） 为标准时间。地球的两个半球分为东八区和 西八区，东八区时间比GMT早，西八区比 GMT晚。对于出国人员来说，调整时差必不 可少。通常计算是以经线划分，即格林威治 以东，每15度加1小时，以西，每15度减1小 时。
秘书工作历史沿革PPT课件

秘书工作历史沿革PPT课件

考核制度：德、行 德的标准是“四善”，德、慎、公、勤 行的考核标准有27条
.
19
• 明：明朝规定，四品以上的官员，九年 任满时自我鉴定，由皇帝亲自考核裁决 优劣。五品以下的在一考、再考、通考 后，由吏部、都察院再出题考核，之后 再鉴定工作成绩。
考试内容有三项：文理粗晓、行移得 当、书札不谬。
.
20
四、解放战争时期的秘书工作
1945年抗战胜利后，党中央秘书长为任 弼时，新成立了书记处“办公处”，下 有机要科（为中央办公厅机要室前身， 现中央办公厅秘书局是机要室改名而 来）。各机要948年9月，华北人民政府成立，下设秘 书厅，由秘书长掌管。北平市人民政府 成立后，同样设秘书长领导下的秘书厅 （后改名为“办公厅”），下设“秘书、 行政、人事、新闻、交际”五处和“政 策研究室”。
于下。”
－－《尚书》孔氏传
• “古代之治天下，朝有进善之旌，诽谤之木， 所以通治道而来谏者”
－－《汉书.文帝本纪》
.
4
▪夏 《吕氏春秋.先识览》：夏太史令终古
带“图法”投商。 ➢ 早期“巫”、“史”不分
.
5
二、奴隶社会时期的秘书工作
▪ 随着国家职能的发展，秘书工作逐步完善、 成型
如: 有了专门的机构及官员配置
（二）秘书工作制度
文书工作制度：
保密制度 一文一事制 贴黄、引黄制 行移勘合制度
行文制度 三省制度 文书立卷制 限期承办制 批红、票拟制（条旨制） 限期承办制 催办制等
.
13
▪ 秦汉：
• 对公文的名称、用途，甚至用语都作了 严格的规定。
《秦律》“有事请也，必以书，毋口 请，毋羁请。”
“汉天子正号曰皇帝，自称曰朕，臣 民称之为陛下，其言曰‘制诏’”
《秘书学》课件PPT：第一章 秘书学概述

《秘书学》课件PPT：第一章 秘书学概述


• 成都市秘书学会主办的《秘书界》 。
• 鄂尔多斯秘书学会主办的《鄂尔多斯文秘》 。
• 北京市秘书学会主办的《北京秘书工作通讯》 。
•
青岛市办公室工作研究会主办的《办公室工作研究》 。
•
中国矿业大学主办的《文秘风》 。
•
四川乐山市工交秘书学会、乐山师范高等专科学校主办的《厂长与秘书》 。
•
武钢（集团） 公司秘书工作研究会和湖北大学行管系等主办的《企业秘书》 。
秘书学
第一章 秘书学概述
第一节 秘书学产生的逻辑根源与历史演进
中国秘书学的产生是20世纪80年代的事情。 了解秘书学的产生必须清楚秘书活动、秘书 工作、秘书人员、秘书机构、秘书机制等的 演进历史 。
一 、秘书产生的逻辑根源
古代秘书的起源 ，秘书学界有殷商说 、夏朝说 、 尧舜说 、黄帝说 、神农说等。
•
中国档案出版社主办的《办公室业务》 。
•
中共贵州省委办公厅主办的《秘书世界》 。
•
中共广西壮族自治区党委办公厅和广西秘书工作者协会主办的《秘书工作研究》 。
•
中共石家庄市委办公厅和石家庄市秘书协会主办的《秘书战线》 。
•
河南省秘书协会主办的《河南秘书》文。秘园地》 。
•
河贵南州省秘毕书节学市研政究府会办主公办室的主《办秘的书《学刊》 。
第四节 秘书学的结构与知识体系
一 、秘书学的结构体系
（一 ）秘书理论 秘书理论阐释静态的问题 ，核心点在于秘书 工作、秘书人员和秘书机构。
（二）秘书实务 秘书实务阐释动态的问题 ，秘书实务即阐述 秘书的应用问题 。四个模块：秘书工作的事 务管理、会务管理、公文拟制与处理和办公 自动化。
二、秘书学的知识体系
《秘书历史》PPT课件

《秘书历史》PPT课件

周代是我国秘书工作的初创时期。王宫、诸侯国和地方官府 都设立了秘书机构，配备了秘书人员，如王宫设立了“卿事寮”， 配备有内宰、左史、右史、承、女史、行人等秘书人员，其中女 史直接掌管有关王后礼仪的典籍和文件，是我国历史上最早的女 秘书。
编辑ppt
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第一节 中国秘书史概述
(3)古代秘书工作的确立 自秦至汉，我国的最高秘书机构经历了一个“建立丞相府—
转变 。
当下的秘书工作除了传统的事务性工作之外，逐步介入到管理方面，工
作内容和工作范围都发生了很大变化。如果按功能区分，企业里的秘书可以
2.我国近现代秘书概况
(1)中华民国时期的秘书概况 孙中山先生建立的南京临时政府开创了我国秘书工作的先河。临时大总
统府设立了秘书处，配备了秘书长和秘书。另外法制局、印铸局、公报局都 具有秘书性质。
北洋政府时期，总统府和国务院都设有秘书机构：秘书厅。但两个秘书 厅的权力是不断交替的，变化的原因就看总统和总理谁是大军阀。 从1928年起国民政府统一全国，在政府实行五院制。政府初设秘书处，后改 名为文官处，五院都设有秘书处。为了指挥政府，蒋介石设立了自己的秘书 机构——侍从室。此时，一些大中型企业和社会团体中也设置了秘书机构。
请文士名人、自我推荐等。宋代主要是从科举取士和旧朝官员中
选用，同时，特设博学宏词科，专门选拔文字秘书。
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8
第一节 中国秘书史概述
(6)古代秘书工作的融合 辽代官分南北。“北面官”根据契丹族原有制度建立，属于
辽官系统。“南面官”仿照唐宋制度建立，属于汉官系统，有枢 密院、中书、门下、尚书等机构。金对秘书工作最突出的贡献是 创立了快速传递官方文件的急递铺制度。
都已经制度化，很多经验做法一直延续到今天。

秘书实务——秘书工作概述PPT课件

业务，办公设备使用。
秘书的主要职责：辅助管理，综合服务。
5
秘书的分类
纵向分类：
1、初级秘书：从事日常行政事务的人员，主要办理 接待、联络、值班、文书的印制手法、会务服务等。
2、中级秘书：分管文字工作、信息工作的秘书，负 责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等。
3、高级秘书：秘书机构的领导、办公厅（室）主任， 参与政务和管理事务。
秘书的职业规划： 行政助理——行政专员——行政主管——行
政经理——行政总监
15
8
公司企业的秘书部门
综合性秘书部门：对领导中枢集体负责，全面掌握单 位内部行政管理事务，同时负责宣传、联络、公关等。 如公司办公室、集团办公室。
职能性秘书部门：负责单位内部行政事务和其他事务 性、临时性工作，协调各职能部门之间的关系。如总 裁办公室、总经理办公室。
专业性秘书部门：一般设置在小型企业，负责单位文 书信函撰写收发、文件档案管理、接待、办会等各种 领导交办的工作，如文秘室、值班室等。
一两名秘书承担：如公司前台。
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股份制企业机构设置和秘书部门
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监事会
财务部经理（总监） 经理（总监）秘书
股东大会
董事会
董事会秘书
总经理（总裁）
总经理（总裁）办公室
人力资源部经理（总监）
其他部门经理（总监）
经理（总监）秘书
经理（总监）秘书
股份制企业集团中的秘书机构
董事会秘书：公司高级管理人员。负责董事之间信息 传递沟通，公司业务活动初步策划，在董事会层次斡 旋，对董事会负责。在上市公司，承担公司与证交所 的联络沟通，按有关规则办理公司的股权与信息披露 事务。
秘书实务
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第一节 秘书机构和秘书官吏
二、六科 明代的六科是一个特殊的机构 皇帝与六部之间的一个联系渠道 职责是“掌侍从、规谏、补阙、拾遗、稽查六部百司之
事”，是职掌相当宽泛的秘书机构。具体包括： 1、侍从规谏，补阙拾遗； 2、驳正御旨违失； 3、科参；（封驳文书，发抄奏章） 4、稽察弹劾。 此外，还包括殿值记录、抄录副本、充任考官、出使等。 品位虽低，但权事很重，与十三道监察御史合称“科道” （或“台垣”）
第一节 秘书机构和秘书官吏
詹事府、太仆寺、鸿胪寺、钦天监等衙门内，都设主簿 厅，以主簿为长官
国子监、太常寺、光禄寺等衙门，均设典簿厅，以典簿 为长官
宗人府下设经历司，以经历为长官 唯有都察院内，设置了经历司、司务司、照磨所三个秘 书机构
第一节 秘书机构和秘书官吏
执掌军政的中军、左军、右军、前军、后军五军都督府 内，各设经历司，置经历、都事等官
第一节 秘书机构和秘书官吏
内阁的职能： 1、献可替否； 2、奉陈规诲； 3、点检题奏； 4、票拟批答； 5、起草诏令； 6、议政。
第一节 秘书机构和秘书官吏
专门的秘书机构： （一）中书科
中书舍人;20人 缮写正本、誊录副本的一般文书工作人员 （二）制敕房 中书舍人、序班 负责缮写，誊抄诰敕，翻译敕书、外国文书，誊录揭 贴、兵部记功簿及勘合等 （三）诰敕房 中书舍人、序班、译字 负责缮写誊抄诰敕、释译敕书、外国文书和誊录揭贴、 兵部记功簿及勘合底簿等。
明朝是我国古代秘书工作的强化和开始衰落的时期
第一节 秘书机构和秘书官吏
第一节 秘书机构和秘书官吏
内阁、六科、通使司、 司礼监和文书房 一、内阁
宰相机构参政辅政制自 此结束
1382年，设殿阁大学士， 充当皇帝顾问，处理奏章 统称为“四殿二阁”
明成祖时改称内阁学士， 也称辅臣；嘉靖后，阁臣中形
成首辅、次辅、群辅之别。
一、秘书的来源 1、科举制度臻于完善，
范围广泛，规模巨大，三年 一考，成为选用各级秘书 主要方法
第二节 秘书的来源和地位
2、明代选用秘书很注重 实际业务能力
“行取”
二、秘书的地位 官职虽低，实际地位很高。
第三节 文书档案工作
第三节 文书档案工作
一、抑制文牍主义的尝试 （一）文牍主义盛行
一为公文泛滥 二为行文冗长 三为内容空洞 （二）三令五申，严禁繁文 （三）制定法规，规范程式 （四）惩处违者，以作警示 （五）创设新法，提高效率 （六）明朝抑制文牍主义的 经验教训
小结： 明朝中央秘书机构有三个特点： 一是数量众多；二是分工明确； 三是直接协助皇帝处理事务。
第一节 秘书机构和秘书官吏
五、中央各部门和地方秘书机构 明代中央六部和大理寺内各设司务厅，置司务为长官，
掌管公文的收发、登记、检查、催办等事 另户、刑两部因事务较繁杂，还设有照磨所，置照磨、
检校等官职，掌管清理各类卷宗
第一节 秘书机构和秘书官吏
四、司礼监和文书房 司礼监 明代皇宫内由宦官组成的内 侍机构之一。
职掌：1、辅助决策；2、传宣 帝命；3、批阅奏章；4、草 拟诏旨。此外，还参与司法 和监察。 提督太监、掌印太监、
秉笔太监、随堂太监、典簿 文书房 置掌房太监十员，直接为 皇帝处理文书
第一节 秘书机构和秘书官吏
都给事中（1人）、左右给事中（2人）、六科给事中（40人）
第一节 秘书机构和秘书官吏
三、通政司 总收文机构 基本职责是“掌受内外章疏
敷奏之事” 长官为通政使，下设左、右
通政各一人，左、右参议各一人， 下设经历司，置经历、知事 等。 独立的专门化中央机构 它集收文、信访、议政于一
体，处于下情上达的咽喉位置， 地位相当重要，是明朝仅次于内 阁的高层秘书机构
明代文书的总称为： “文牍”、“案牍”
第三节 文书档案工作
四、档案工作 (一）规模宏大的中央档案库
皇史宬、后湖黄册库、内 阁大库、古今通集库、大本 堂 (二)档案工作制度完备 制作与装订、分类保存、 保管、查阅、保卫
思考题：
1.简述明朝中枢秘书机构的名称及职能。 2.明朝档案工作与前朝相比有哪些进步？ 3.简述明朝宦官秘书机构及其危害。 4.明朝抑制“文牍主义”对如今的秘书工作有哪些经验教训？ 5.试分析“皇权”与“相权”之争对秘书工作的影响。
地方行政区划分为布政使司（相当于省级）、府、县三 级。布政使司内均有经历司、照磨所、理问所等秘书机构
经历司、照磨所所置官职与中央部门同类机构所置相同 理问所置理问、副理问、提控案牍等秘书官吏 府衙门也设有经历司、照磨所 县衙门仍以主簿为秘书首领，下属有典史等秘书
第二节 秘书的来源和地位
第二节 秘书的来源和地位
《中国秘书史》
第八章 明朝的秘书工作
知识点：
1.中央政府秘书机构数量众多，阵容强大，且已系列化 2.中央秘书机构和秘书的实际地位很高，在国家管理活 动中起着重要作用 3.各项业务工作制度进一步健全，趋于完备 4.秘书主要来自科举出身者，文化水平高，从而提高了秘书
工作的质量 5.明后期，文牍主义泛滥成灾，秘书工作几近失控
第三节 文书档案工作
二、文书工作制度 票拟、贴黄、公文格式、公文字体、行移勘合、面裁、 整顿驿传
三、公文文体 明代皇帝颁发的下行文有： 诏、诰、制、册文、谕、书、符、令、檄等 臣下上呈皇帝的上行文有： 题、表、笺、奏、疏、讲章、书状、文册、揭贴、制对、 露布、译等
第三节 文书档案工作
各级官府的上行文有： 咨呈、呈状、申状、牒呈、牒等；下行文有：照会、札、 下帖、故牒等；平行文有：平咨、平关、平牒等。
第一节 秘书机构和秘书官吏
行人司 洪武十三年（1380年）设置，设司正一、左右副司各一、
行人三十七，以进士出身者充任，专掌奉旨出使、传宣诏 命。
尚宝司 俗称外尚宝司，设卿、少卿、司丞等，负责皇帝印玺的使 用，并保管“金牌”、“铜符”、“令牌”、“铜牌”、 “牙牌”、“祭牌”等符牌印章，负责其发放、验收。 明朝掌管皇帝宝玺的机构有三个：外尚宝司、尚宝监、尚 服局司宝司。