文书档案的案卷题名如何拟写

档案管理培训资料我们原来根据档案局的要求， 要求各单位实行部门立卷、 部门整理制度。

也就是各部门 整理好了再移交综合档案室。

现在看来不太现实， 因此， 我们现在的要求是各部门要清晰自 己部门那些材料应当归档， 及时上交档案室。

各处室哪些材料应当归档， 档案管理员应当进 行指导。

今天， 我们发了一份《归档不归档范围和保管限期表》，大家回去后分处室列好表， 交给每一个处室负责人， 要求他们及时移交档案素材，移交时应逐条对照， 不得遗漏。

并填 写好档案交接文据(附目录)，作好登记。

我们学校单位比较小， 普通没有专门的文件收发部门， 通常是由校长和各处室主任分散 保管， 比较容易遗失。

我们现在的要求是，文件原件由领导签阅后交档案室保管，复印一份 复印件按文件流转程序传阅。

3．现在教育局有一部份文件通知是不发纸质文件的，如果其中有关你学校的，也是要归档 的。

因此，要求档案员也要时常浏览教育网，查看电子文件。

根据《分类罗列编号规则》把归档的素材分成党群、政务、教学三类。

接着，根据《保 管期限表》把每类分成三小类：永久、长期、短期。

文书档案党群 党群 党群 政务 政务 政务 教学 教学 教学 永久 长期 短期 永久 长期 短期 永久 长期 短期卷内目录放在卷首，内容有：顺序号：卷内文件依其罗列先后填写顺序号，每卷均从 1 开始。

文号：填写文件制发机关的发文字号。

如果没有则不填 责任者：填写生成文件的单位或者部门。

必须要填 题名：照实抄录日期：生成文件材料的日期页号：填写每份文件材料的首页号，最后一份文件填写起止页号。

备注：留空，以备文件材料发生变化时作说明用。

卷内备考表放在卷末，内容有政务类 党群类 教学类卷内情况说明：通常留空，以备卷内文件发生变化时说明用。

立卷人：由立卷人签名。

(通常是档案员签名)检查人：由案卷质量审核者签名。

(通常填档案分管领导检查、签名) 立卷时间：填写完成立卷的日期应先去除金属物，宽大的纸页要折叠，装订线外有文字的要加边，破损的要修补， 文件 的底边和左侧敦齐，左边三点一线，线绳装订。

案卷标题的结构及拟写要求刘云霞【摘要】案卷标题即案卷题名,是对卷内文件材料的高度概括.它的作用在于准确地提示案卷的内容,便于查阅和利用.案卷标题的质量将直接影响到检索工具的编制和档案的开发利用,对档案著录、标引、检索和日常管理有着重要的意义.因此,拟写案卷标题一定要做到内容概括准确、文字简练、结构完整、语句通顺、标点正确,达到内容与形式的完美统一.【期刊名称】《林区教学》【年(卷),期】2011(000)008【总页数】2页(P151-152)【关键词】案卷标题;结构;要求【作者】刘云霞【作者单位】呼伦贝尔学院,内蒙古呼伦贝尔021000【正文语种】中文【中图分类】G275.2案卷标题就是案卷的题名，它是卷内文件材料自然联系和共同特征的高度概括。

标题不仅是案卷的有机组成部分，而且是标举全卷的“眉目”，它的作用在于准确地揭示出卷内文件的内容和成分，为今后的查找利用及编制检索工具提供索引，它还是编制各种检索工具的基础。

把若干个单份文件组合在一起，形成一个集合体，拟写一个简洁、确切的标题，以正确地揭示出卷内文件材料的内容和成分，是一项难度较大、要求较高的专业技术工作，是对文书立卷人员基本功的检验。

标题拟得好，让人一目了然地看出案卷的主要内容，为日后的查找利用提供了可资检索的依据;标题拟得不好，便失去了索引的作用，增加了查阅的难度。

那么怎样才能拟出一条结构完整、言简意赅的标题呢?“结构”一词，原是建筑学上的一个术语，它指的是建筑物的内部构造，整体布局，后被借用到文学中。

标题结构，简单地说，就是案卷标题的组织、构造。

一个符合要求的案卷标题结构起码要具备以下三个条件:第一，标题结构要正确地反映出卷内文件材料的发展规律和内在联系。

第二，标题结构要服从、服务于案卷内容的需要，依据内容安排结构。

第三，标题结构完整、文字简练、表达准确，力戒抽象笼统、烦琐冗长或残缺不全。

我国老一辈文书工作者根据多年立卷的经验，总结出了案卷标题的基本结构，即作者—问题—名称。

新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。

纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。

③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。

注：纵向目录表格格式均参照以上。

（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。

②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。

表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。

③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

注：索引表格格式均参照以上。

（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。

②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。

③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。

（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。

下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。

（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。

文书档案案卷格式1范围本标准规定了文书档案案卷格式的基本内容，并对其构成和填写方法提出要求。

本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。

2 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

2.1文书档案反映党务、行政管理等活动的档案。

3 案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。

3.1硬卷皮格式3.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用310mm×220mm。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见附录A）。

本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

3.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。

各项目具体位置、尺寸（见附录B）。

3.1.3封面项目的填写方法3.1.3.1全宗名称全宗名称相同于立档单位的名称。

填写全宗名称必须用全称或通用简称。

如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。

不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。

3.1.3.2类目名称类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。

在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

3.1.3.3案卷题名案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。

案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。

文字应力求简练、明确。

3.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。

3.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。

3.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。

3.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。

3.1.3.8档号的编制封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

第三部分文书档案的整理方法和步骤文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法立卷整理的方法和步骤一、确定分类方案分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。

根据本单位的实际情况，设置分类方案。

复式分类法1、年度—机构—保管期限分类法2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年2011年：……复式分类法年度—机构—保管期限分类法永久30年10年2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处……　同上2010年：办公室……业务处……　同上排列指导处……2011年：……复式分类法2、年度—问题—保管期限分类法2009年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年2010年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年2011年：……复式分类法3、保管期限—年度—问题分类法永久：2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类2011年……30年：2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类2011年……10年：2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类2011年……复式分类法4、保管期限—年度—机构分类法永久：2009年办公室、业务处、指导处……2010年办公室、业务处、指导处……2011年……30年：2009年办公室、业务处、指导处……2010年办公室、业务处、指导处……2011年……10年：2009年办公室、业务处、指导处……2010年办公室、业务处、指导处……2011年……保管期限—年度—机构分类法不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。

文书档案案‎卷题名的拟‎写方法案卷题名就‎是一个案卷‎的名称、题目，它是以简练‎准确的语言‎概括揭示卷‎内文件的内‎容与成分。

它是手工管‎理档案阶段‎非常重要的‎一种检索指‎南，也是档案人‎员对档案进‎行登记造册‎、编制各种检‎索工具的基‎础，所以拟写或‎修改案卷题‎名是立卷人‎员及档案管‎理人员必须‎做好的一项‎基本工作。

笔者认为，拟写文书档‎案案卷题名‎时，应注意以下‎几个问题：1、具体要求：（1）文字简练、内容概括。

一个案卷中‎有若干份文‎件，每份文件都‎反映一定的‎内容，要想一一列‎举是不可能‎的，也无必要。

应当用简明‎、概括的文字‎将卷内最基‎本、最主要的内‎容揭示出来‎。

案卷题名的‎字数一般保‎持在三、四十个字之‎内，最多不超过‎五十个字。

尤其是目前‎，许多单位推‎行立小卷，问题比较单‎一，案卷题名用‎三、四十个字完‎全可以说明‎问题。

对于问题比‎较杂的案卷‎，应按问题分‎成几个小卷‎，再分别拟写‎标题。

（2）结构完整。

案卷题名一‎般由三部分‎构成，即责任者、问题、名称。

文件内容针‎对特定时间‎的，题名中要标‎明年度，反映往来文‎书的，要标明收发‎文机关。

具体每类案‎卷采用哪种‎形式，详见下文——案卷题名的‎构成形式。

（3）标点符号使‎用正确。

从语法上讲‎，案卷题名不‎是一个完整‎的句子，而是一个偏‎正关系的词‎组。

所以末尾一‎般不加句号‎，题名中如出‎现多个责任‎者或多种文‎件名称，并列的成分‎中间可用顿‎号。

2、案卷题名的‎构成形式：（1）责任者+关于+问题+的+名称。

这种形式适‎合于专题类‎文件组成的‎卷，即由一个单‎位在管理和‎业务工作中‎形成的政策‎规定、调研报告、请示批复、通知等文件‎组成的卷。

这类文件是‎单位归档文‎件的主要组‎成部分，因而文书档‎案中80%的案卷提名‎均采用这种‎形式。

如：宜昌市第一‎中学关于新‎教师培养工‎作的意见、方案。

（2）责任者+文件针对时‎间+问题+名称。

村级⽂书档案分类⽅案、归档范围及保管期限⽂书⽴卷操作程序⼀、什么是⽂书⽴卷？它的意义及案卷质量要求。

⽂书⽴卷，就是按照⼀定的要求与⽅法，把办理完结的、具有保存价值的零散⽂件组合成案卷。

其意义在于保护⽂件安全，为开展档案⼯作奠定物质基础，为单位、为国家积累档案财富。

案卷质量要求是遵循⽂件材料的形成规律和特点，保持⽂件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利⽤。

⼆、⽂件材料的收集１、⽂件材料从以下⼋个⽅⾯收集（１）收集“红头⽂件”。

所谓的“红头⽂件”是指⽂件的⾸页上⽅的有关内容和格式套红印制的公⽂，如通知、通报、请⽰、报告、批复、决定、命令等。

（２）收集“⽩头⽂件”。

如会议材料、经验介绍、领导讲话、专题报告等。

（３）收集本单位内部使⽤的⽂件材料。

如各种会议记录、规章制度、⼯作计划、总结、名册、统计表、登记表等。

（４）收集证明性⽂件。

如党、团组织关系介绍信及存根。

（５）收集契约性⽂件。

如协议、合同、意向书等。

（６）收集报道性⽂件。

如新闻媒介关于本单位重要活动的新闻稿、照⽚、录⾳录像带，本单位领导答记者问等。

（７）收集记载性⽂件。

如年鉴、⼤事记、组织沿⾰、⼯作⽇记、调度⽇志等。

（８）收集公布性⽂件。

如通告、公告等。

２、⽂件材料的收集应该注意问题（1）要完整、准确地收集⽂件。

（2）收集⽂件必须“以我为主”，把本单位⾃⾝形成的⽂件材料作为收集的重点。

３、开展⽂件材料收集的途径、范围（1）建⽴归档制度，定期收集⽂件材料（2）做好平时⽂件材料收集（3）从领导、分管领导、经办⼈⼿中收集材料4、区分归档和不归档⽂件材料(1)了解掌握本单位制定的《⽂件材料归档和不档归档范围》(2)逐份区分要归档和不要归档的⽂件材料三、⽂件材料的分类、组卷１、确定分类⽅法，制定分类⽅案（1）根据本单位本部门的⼯作职能、业务范围来制定分类⽅案，《村级⽂书档案分类⽅案、归档范围及保管期限表》附后。

⽬前村级分为：党群⼯作类农村⼯作类⾏政综合类治保民政类(2)将⽴卷年度的归档⽂件材料逐份与分类⽅案的类⽬对号⼊座２、确定⽂件材料的保管期限根据规定，⽂书档案的保管期限分永久、长期和短期三种。

文书档案归档整理文书档案是反映村、社区党务、行政管理等活动的档案。

形式上以纸介质形式为主,具有年度周期性、普遍性的特点。

一、归档范围1、本村、社区自身形成及本村、社区与有关单位联合形成的,反映本村、社区主要工作活动的文件材料;2、上级机关颁发或转发的针对本村、社区工作或本村、社区须遵循贯彻的文件材料;3、其他单位与本村、社区联系、协商工作的重要来往文件。

具体范围和保管期限参阅《村、社区各类档案归档范围和保管期限表》。

二、文书档案的归档要求1、归档的文件材料要齐全完整,应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料,均应齐全、完整。

2、归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;3、归档的文件材料原则上应该是原件;4、文书档案可在年度终了后归档,但必须要在次年上半年完成文件材料的收集、归档工作;也可在文件形成时即时归档。

三、文书档案的整理方法和具体步骤目前对于文书档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。

立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但这种方法按问题将同类内容的文件进行集中,便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。

村、社区一般采用立卷归档整理方法。

(一)立卷归档整理方法1、立卷的概念立卷:又叫组卷,是指将办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。

立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是文书档案采用立卷方法时的基本保管单位。

文书档案的立卷方法[日期：2013-04-01] 来源：档案局作者：档案局国家档案局1987年12月发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》指出，凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

主要包括四个部分：1、本机关制发的文件材料。

这是文书立卷归档的重点。

这部分主要包括：本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；本机关的请示与上级机关的批复文件下级机关的请示与本级机关的批复文件；本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；各种普查工作中形成的文件材料；按有关规定应归档的死亡干部档案材料；2、上级机关下发的文件材料。

这部分主要包括：上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；上级机关颁布的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；上级机关对本机关的批示、批复、人员任免、奖惩；上级机关对本机关的检查、调查材料；上级领导视察检查本机关工作时的指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等。

3、同级机关的文件材料。

这部分包括：同级机关制发的本机关需要执行的法规文件；同级机关与本机关联系、协商工作的互相来往文件；同级机关检查本机关工作形成的各种文件材料。

4、下级机关上报的文件材料。

这部分主要包括：下级机关报送的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件。

不属于立卷归档范围的文件材料。

主要是指上级机关普发性供参阅的文件；上级机关征求意见未定稿的文件、本机关的重复文件和无查考利用价值的事务性、临时性文件；同级机关发送的不需要办理的文件；下级机关报送的不需备案的文件。