内部控制制度-销售及收款循环
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精品
內部控制制度
《銷售及收款循環》
文件管制等級： □管制文件 □非管制文件
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精品 文件履歷紀要頁
文 件 發 行 單 位 文 件 管 制 等 級
管理代表 □管制文件 □非管制文件
文 件 履 歷 紀 錄
版次 修 訂 內 容 核准 權責 編撰 日期
0 第1版（新發行）
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精品 總則
1.1. 制定目的
為促使本公司「內部控制」（Internal Control）之「銷售及收款循環」（Sales）程序，能有所遵循，特訂定本文件，俾利各相關單位遵循。
1.2. 適用範圍
凡本公司有關「內部控制」之「銷售及收款循環」作業程序與控制重點，悉依照本文件之規範辦理。
1.3. 權責單位
業務、財會單位為本文件之權責單位，權責單位主管經承認單位授權，負責本文件之管制，並確保依據本文件之規範作業。
2. 銷售及收款循環
2.1. 循環圖
【見】（資料1）「銷售及收款循環圖」。
2.2. 循環作業
本循環之各項作業：
1) 銷售預測作業（CS101），另訂之。
2) 銷售計劃作業（CS102），另訂之。
3) 訂單處理作業（CS103），另訂之。
4) 徵信作業（CS104），另訂之。
5) 營業員管理作業（CS105），另訂之。
6) 交貨作業（CS106），另訂之。
7) 發票開立與作廢作業（CS107），另訂之。
8) 應收帳款作業（CS108），另訂之。
9) 客訴處理作業（CS109），另訂之。
10) 售後服務作業（CS110），另訂之。
11) 簽證押匯作業（CS111），另訂之。
12) 收款作業（CS112），另訂之。可编辑
精品 13) 銷貨折讓作業（CS113），另訂之。
14) 差異分析作業（CS114），另訂之。
3. 附則
3.1. 制修廢與頒布實施
本文件屬於管理文件，經『經營會』審議後，呈請董事長核准承認後，交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。
3.2. 編號、版本、日期、頁次／頁數
本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名稱、文件頁次／頁數等項，見本文件之頁首與頁尾。
3.3. 附件
3.3.1. 相關資料
（資料1） 「銷售及收款循環圖」 可编辑
精品 （資料1） 「銷售及收款循環圖」
生產循環 CS101
←-┐ 銷售預測
|
| |
|
↓
融資循環 | CS102 CS103
←-┴--- 銷售計劃 ┌--- 訂單處理
┌--- |
| | | |
| ↓ |
↓
| CS105 | CS104 生產循環 ┌--- ---┴--- 營業員
管理 ←-┘ 徵信 ------→
|
| ┌--- -------- ---┬--- -------- ---┘
| ↓ ↓
| CS107 CS106
| 發票開立
與作廢 交貨
|
| ┌--- -------- ---┼--- -------- ---┐
| ↓ ↓ ↓
| CS110 CS109 CS108
| 售後服務 客訴處理 應收帳款 |
| ┌--- ---┴--- -------- ---┘ |
|
| ┌--- -------- ---┬---
-------- ---┤
| | ↓ ↓ ↓
| | CS113 CS112 CS111
| | 銷貨折讓 收款 簽證押匯 | |
| | | | |
↓ | ├--- -------- ---┴--- -------- ---┘ 可编辑
精品 CS114 | | 可编辑
精品 差異分析 ←-┘ |
←------ ---┘ 可编辑
精品 第1節 作業程序
1) 預測未來二、三年變化，對銷售之影響。
2) 由供應商、購買者、產業本身、替代品與產業潛在進入者等方面著手預測及瞭解。
3) 對未來狀況作一瞭解後，應就自身優勢與劣勢以及外界機會與威脅等方面擬定未來方向。
4) 未來方向確定後，考慮自身資源，擬出銷售策略以達成目標。
第2節 控制重點
1) 預測時應考慮文化、經濟層面。
2) 預測應分長、中、短期，並根據情況變遷隨時修正。
3) 以整體觀念為起點，不僅衡量公司內在情況，也評估公司外界整體經濟因素之影響。
4) 應重新考慮各種變數，而非全部沿用歷史資料為判斷依據，以求更符合實際現況。
5) 各層面的銷售預測應有根據資料，不可憑空想像。
6) 銷售預測是否定期檢討及修正。 可编辑
精品 第1節 作業程序
1) 銷售計劃之作業應包括下列內容：
(A) 市場展望。
(B) 新市場開發計劃。
(C) 新產品開發計劃。
(D) 舊產品淘汰計劃。
(E) 新客戶開發與舊客戶淘汰。
(F) 廣告及其他銷售推廣政策。
(G) 售價政策。
(H) 授信及帳款回收政策。
(I) 業務人員之增減及異動。
(J) 銷售費用之限制。
(K) 本年度營業方面可能遭遇的困難及其克服對策。
2) 銷售計劃最後之定案與各種指標製定以及各單位預算，應具有相輔相成關係。
第2節 控制重點
1) 銷售計劃應儘可能數量化，以利測量。
2) 編估銷售目標應考慮企業內外環境之可能影響，並切合實際，在現有客觀情況下有達成之可能，同時具有挑戰性及主動性。
3) 銷貨預測之編製應由各有關單位共同參與，並融合企業經營者之企圖心。
4) 每季結束後，應將實際業績與預算目標確實比較，檢討得失，採取行動。
5) 執行預算時應經常比較現時環境與原始情況，如有顯著差異者，應即時修正。
6) 各層面的銷售計劃應有根據資料，不可憑空想像。
7) 銷售計劃是否定期檢討及修正。
第3節 相關資料可编辑
精品 「銷售預測」等。 可编辑
精品 第1節 作業程序
1. 存貨生產接單
1) 業務單位接獲客戶「訂單」後，首先檢查「訂單」之各項條件齊全與否，訂購內容是否清楚，若有塗改應蓋章確認。
2) 查看是否仍有庫存，若無庫存由業務人員告知客戶，與其洽商延期交貨或再討論交易內容。
3) 若仍有庫存，且其願享現金折扣付現金，或經信用評估後須付現，則交貨收現。
2. 訂貨生產接單
1) 業務單位接獲客戶之樣品（或樣品要求）及「報價單」。
2) 將樣品交由製造單位打樣及樣品分析。
3) 製造單位將製作好的樣品、「成本分析報告」，交給業務單位。
4) 業務單位將製作好的樣品交與客戶確認，並商議交期。
5) 客戶同意交期，並同意接受所製成的樣品，通知本公司業務單位準備報價。
6) 若不同意樣品，則由業務單位再交由製造單位修改。
7) 若不同意交期，則再與製造單位協商後再與客戶洽商。
8) 同意樣品及交期後，業務單位依據製造單位之「樣品成本分析報告」，再加計運費、保險費、各項費用及預期利潤，訂出售價，並填製「報價單」交由主管核准。
9) 業務單位主管同意售價，簽准「報價單」後，則由主辦人員向顧客報價。
10) 若顧客接受報價，業務單位接獲客戶訂單後，首先檢查「訂單」各項條件齊全與否，訂購內容是否清楚，若有塗改應蓋章確認。
11) 對於客戶所下「訂單」之訂購種類、數量、規格等各項要求，由業務單位視狀況決定是否要預收部份貨款。
12) 若有預收貨款，則依預收款項作業規定。
13) 若無預收貨款，則作信用調查及授信審核。 可编辑
精品 第2節 控制重點可编辑
精品 1. 訂單處理
1) 接受「訂單」核章手續必須齊全。
2) 「訂單」塗改是否有蓋章或註記。
3) 業務人員「報價單」應依規定辦理，售價應考慮估計成本之正確性，並加計合理利潤。
4) 核准售價不能超過權限。
5) 業務人員與客戶談妥交易是否經客戶確認，交期進度應列入控制。
6) 單位售價、總價等計算是否正確。
7) 優待條件與公司規定應符合。
8) 應注意品質，要求條件必須符合公司製作能力。
2. 訂單變更
1) 「訂單」變更時，是否隨即反應處理。
2) 受訂後在未製造前，才准予受理作廢。
3) 訂貨後經製造而必須取消時，不論是銷售或客戶因素，均應查明該「訂單」內容是否有取消條款，並查明損失處理情形。
4) 修正「訂單」或「訂單」作廢是否有會辦相關單位人員。
5) 「訂單」修改內容是否合理。
6) 「訂單」修改日期是否在送貨日期之後。
7) 若修改單價或數量比原來多時，要查其是否補開發票。
第3節 相關資料
「訂單」、「成本分析報告」、「樣品成本分析報告」、「報價單」等。 可编辑
精品 第1節 作業程序
1) 若客戶並非付現，而採信用交易者，則先調閱往來「客戶資料」，有無過去往來紀錄。
2) 若為新客戶，則由業務單位填妥「客戶資料」，送授信單位審核。
3) 授信單位接獲業務單位之資料後，再深入調查「客戶資料」及查詢銀行交易紀錄狀況。
4) 授信單位將資料整理評估後，決定授信額度上限。
5) 若授信單位經評估後，認為此客戶信用不佳，可與業務單位聯繫，討論是否要接受「訂單」。
6) 若雖信用評估不佳，但仍接受此「訂單」，則由授信單位決定是否要求擔保抵押或保證，或是要求現金付款。
7) 若接受擔保或保證條件時，由業務單位追蹤及初審客戶設定擔保或保證作業。
8) 抵押保證事宜初步辦理妥當後，將資料再由授信單位審核。
9) 若通過則由授信單位評估後，給予信用額度。
10) 若未通過，則授信單位決定是否再增加擔保品或保證，還是要求貨到付現。
11) 客戶訂單金額未超過信用額度，則接受此「訂單」並出貨。
12) 若「訂單」超過信用額度，則再交由授信單位審核信用，是否增加額度。
13) 額度若有更動，仍須經由上述授信過程。
14) 收款人員應將客戶之信用及付款資料，交由授信單位電腦歸檔及整理，以更新客戶信用額度。
第2節 控制重點
1) 必須建立「客戶資料基本資料」檔案，登記有關交易情形、財務及信用狀況。
2) 客戶授信總額之擬定，是否考慮對方之資本額、營業情形、損益情形、創業期間、信用、保證及抵押額度等內容。
