工程项目合同归档管理办法

工程资料归档管理办法

为适应公司新的组织架构、明确资料管理程序,按照国家规范、标准和地方的有关规定，结合公司的实际情况，特制定本管理办法。

目 录

第一章 总 则

第二章 管理职责

第三章 施工前期工程资料管理

第四章 施工中工程资料管理

第五章 竣工验收阶段工程资料管理

第六章 工程资料归档管理

第七章 附 则

一、总 则

为适应公司新的组织架构，明确资料管理程序,按照国家规范、标准和地方的有关规定，结合集团公司的实际情况，特制定本管理办法。

工程资料指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括基建文件、监理资料、施工资料、竣工图等内容。

工程资料是项目施工的一个重要组成部分，是施工项目进行竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建和扩建的重要依据，是城建档案的重要组成部分。

工程资料的编制、整理，依据国家、地方现行的有关工程建设的法律、法规、规范、标准执行。

二、管理职责 生产技术部

负责制定中建七局有限公司工程资料归档管理办法并推广实施。

负责公司内部工程资料管理的交流，推广先进的工程资料管理经验。

分公司

负责监督本公司内在施项目对于中建七局有限公司工程资料归档管理办法的落实，建立健全项目工程资料管理体系，设立资料管理岗位，配备专（兼）职人员从事工程资料的日常管理工作。

负责对所属项目工程资料管理工作进行业务指导，并对其进行监督和检查。

负责组织本单位的工程资料管理交流和培训，推广先进的建筑工程资料管理经验。

负责对竣工工程资料进行审核，按期向生产技术部移交所属单位的工程竣工资料。

各项目部

建立健全项目部工程资料管理岗位责任制，严格执行公司工程资料管理办法，资料员应持有效的资料管理岗位证书上岗。

负责工程资料的收集、整理、归档、保管工作，并采取有效措施，保证工程资料的安全。

负责工程竣工资料的组卷、移交工作。

项目部人员调动工作时，应将自己管理的所有工程资料移交项目部资料员，办理交接手续后方可离开，不得将工程资料带走或据为己有。

刘集工业园车间办公楼

页脚内容1

合同归档管理制度

1.目的

为进一步规范、加强公司各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。

2.适用范围

适用于公司各类合同的管理。

3.职责

3.1 行政人事部是本制度制定及监督的责任部门；

3.2 各部门是本制度执行的责任部门。

4.合同分类管理

合同分类 管理部门 备注

（客户）商务类 行政人事部

存档文件为原件 （供应商）商务类 行政人事部

技术类 行政人事部

（客户）保密类 行政人事

质量类 行政人事部

人事类 行政人事部

其他 行政人事部

5.合同编号

5.1编号规则 刘集工业园车间办公楼

页脚内容2 HSNE — XXXX — X — XXXX

文件编号

企业代码 年份 流水号

5.2文件编号

6.归档管理

6.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经公司领导审批签订并履行完后，合同签订部门将原件送至保管部门进行存档保管，（如有多余件，合同签订部门自行保管一份）；

6.2 原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理，同时发一份给业务经办部门；

6.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；

6.4市场营销部的各类合同（非人事类），由销售管理科统一编号、保管，电子目录发送文件归档部门备份。

7.借阅管理

如需查询或使用原件，需填写《文件借阅登记表》（详见附件：《文件借阅登记表》）。

8.交接管理

各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档）。 SW 商务合同 ZL 质量协议

南 京 地 铁 工 程

建设工程归档文件编制管理办法

（修 正）

目 录

第一章 总 则 ..................................... 1

第二章 基本规定 ................................... 2

第三章 归档文件的质量要求 ......................... 4

第四章 归档文件的范围与目录编制 ................... 7

第五章 案卷的编目与装订 .......................... 15

第六章 归档文件的管理、验收、移交 ................ 18

第七章 附 则 .................................... 21

第八章 汇表与附件 ................................ 22

..

.. 第一章 总 则

一、 为加强南京地铁工程建设工程归档文件的管理工作，明确工程资料管理的相关规定，统一工程档案的验收标准，建立完整、准确、系统的工程档案，特制定本办法。

二、 本办法是根据国家档案局、国家计委、建设部有关建设工程档案验收管理的有关规定，并结合南京地铁工程的特点和实际情况而制定的。

三、 本办法适用于南京地铁工程所有工程文件的编制、管理、验收和归档。

四、 工程文件的编制要及时、有效，要与施工建设同步；工程文件的管理要一丝不苟，能真实而全面地反映工程建设状况；文件的验收要系统、规范，服务于工程的验收；文件的归档要有序、完整，要便于运营管理、维修养护、改扩建和城市建设阶段的查阅。 ..

.. 第二章 基本规定

一、 建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程归档文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

二、 在工程文件的编制、管理、验收和归档工作中，建设单位（及各处室、科室）应履行下列职责：

工程资料整理及归档管理办法

一、目的：为了规范各项目部施工资料的填写、整理、归档等工作，根据国家、地方等有关规范、标准的规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。

二、适用范围：公司所属范围内的各项目部。

三、职责：

1、项目部负责资料的编写、收集、整理，移交建设单位、档案局等，配合公司技术质量部移交公司档案室，保证资料的真实、有效。

2、安装事业部技术科负责对安装项目施工技术资料编制内容完整性、可追溯性、与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。

3、公司技术质量部负责对所有项目施工技术资料编制内容完整性、可追溯性、与工程同步性进行定期核查，并做好核查记录。

4、公司技术质量部负责竣工资料的审核与移交到公司档案室，并对安装事业部技术科的核查记录进行检查，审核资料做好审核记录。

四、施工资料的编制要求

1、资料填写：省内工程严格按照《建筑工程资料管理规程》、《山西省建筑工程施工资料管理规程》、《山西省建筑工程质量验收管理规程》、太原市质监站《关于竣工工程档案资料整理有关要求的通知》、《关于建筑节能工程施工质量资料有关要求的通知》、《山西省住宅工

程质量分户验收管理办法》、各地档案建设工程文件归档管理要求及规范、标准等执行。省外工程按照国家或当地有关规范、标准等执行。确保技术资料与工程同步，做到真实、准确、有效，质量控制资料完整，其他资料齐全。

2、签章要求：

（1）各项目施工资料经项目部完善、安装事业部技术科核查后，方可报回公司签字盖章。

（2）各项目施工资料报回公司签字盖章时，应附相关资料，经技术质量部审查合格后予以签字盖章。

3、施工过程中形成的影像资料

影像资料管理执行集团公司《建设工程施工声像资料留存管理办法》。

五、竣工资料（包括竣工图）归档要求

1、归档时间：

（1）竣工资料应在工程竣工后三个月内整理归档完毕。

（2）竣工时间以单位工程质量验收记录和竣工报告或竣工验收证明书盖章时间为准。