合同归档管理办法

刘集工业园车间办公楼

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合同归档管理制度

1.目的

为进一步规范、加强公司各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。

2.适用范围

适用于公司各类合同的管理。

3.职责

3.1 行政人事部是本制度制定及监督的责任部门；

3.2 各部门是本制度执行的责任部门。

4.合同分类管理

合同分类 管理部门 备注

（客户）商务类 行政人事部

存档文件为原件 （供应商）商务类 行政人事部

技术类 行政人事部

（客户）保密类 行政人事

质量类 行政人事部

人事类 行政人事部

其他 行政人事部

5.合同编号

5.1编号规则 刘集工业园车间办公楼

页脚内容2 HSNE — XXXX — X — XXXX

文件编号

企业代码 年份 流水号

5.2文件编号

6.归档管理

6.1各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经公司领导审批签订并履行完后，合同签订部门将原件送至保管部门进行存档保管，（如有多余件，合同签订部门自行保管一份）；

6.2 原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理，同时发一份给业务经办部门；

6.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；

6.4市场营销部的各类合同（非人事类），由销售管理科统一编号、保管，电子目录发送文件归档部门备份。

7.借阅管理

如需查询或使用原件，需填写《文件借阅登记表》（详见附件：《文件借阅登记表》）。

8.交接管理

各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档）。 SW 商务合同 ZL 质量协议

合同档案管理办法

[合同档案管理办法]

第一章 总则

第一条 为规范公司合同档案的管理和利用，提高文件档案工作效率，制定本办法。

第二条 公司合同档案应当实行科学分类、完整记录、便于查阅、保存安全的原则。

第三条 建立公司合同档案管理制度，明确工作职责，严格管理要求，加强档案管理和文化建设，促进公司各项工作健康发展。

第四条 所有涉及公司合同的文件、资料以及其他有关凭证等应当纳入合同档案管理系统。

第二章 建立合同档案管理制度

第五条 公司应当建立健全合同档案管理制度，制定详细的档案管理规章制度，包括以下内容：

1、档案管理的组织机构、人员及职责分工；

2、档案管理的基本标准、政策和管理制度；

3、档案管理的工作程序、流程和工作流程图； 4、档案管理的技术要求及保密工作。

第六条 合同管理工作应当实行人、钱、物、务、管的分管制度，确保管理工作的合理性和高效性。

第七条 各级领导应当充分重视和关心档案管理工作，积极推进公司档案管理工作的各项工作。

第三章 合同档案的收集、整理、归档

第八条 公司合同档案的收集应当实行全面、及时、精准的原则。

第九条 公司应当合理设置合同档案的档案室、工作间和存储设备等，保证合同档案的安全。

第十条 合同档案应当实行编研和维护，经过初审、定稿、审定、签字等程序后才能够归入档案。

第十一条 公司合同档案的收集、整理、归档应当采用分级管理，资料总issuing人和档案管理员双重审批的原则，确定上报文件及档案的级别，保证档案的存储安全。

第四章 合同档案的查阅和利用

第十二条 公司应当合理设置合同档案的查阅和利用制度，明确档案查阅和利用的权限和工作流程，规范档案查阅和利用的工作流程，保障公司的各项业务的正常运转。 第十三条 公司合同档案的查阅和利用应当遵守国家法律法规和公司规章制度，并且让人员注重机密和保护相关信息。

第十四条 所有查阅和利用的人员，必须在保密方面遵守相关规定，不得向外泄露公司机密。

合同归档管理办法

一、引言

合同作为商业交易的重要文件，在企业运营中起着至关重要的作用。为了更好地管理和保护合同文件，提高合同管理效率，特制定本《合同归档管理办法》。

二、定义

• 合同：指两个或多个主体之间相互订立并具有法律效力的协议。

• 归档：指将合同按照一定的分类、整理和标识原则，保存在指定的档案库中，以备查阅和管理。

三、合同归档管理流程

1. 合同签订

在合同签订阶段，合同管理人员应确保合同文件的完整和准确性，包括合同名称、双方主体、合同条款等信息的准确记录。

2. 合同编号

每份合同应分配唯一的合同编号，以便于对合同进行准确的识别和查找。合同编号可以采用数字、字母或其组合。 3. 合同归档

完成合同签订后，合同管理人员应按照一定的分类规则，将合同进行归档。

1. 首先，将合同按照合同类型进行分类，如销售合同、采购合同、服务合同等。

2. 其次，将合同按照合同主体进行归档，如客户合同、供应商合同等。

3. 然后，将合同按照合同编号进行排序，确保合同的有序管理。

4. 最后，将归档的合同记录在档案库中，并保留合同的电子复制。

4. 合同检索与借阅

在需要查询或借阅合同文件时，合同管理人员可以通过方式进行操作：

• 根据合同编号在档案库中进行检索。

• 根据合同类型、合同主体等条件进行筛选和搜索。 • 填写合同借阅申请表，经过相应的审批程序后，才能借阅原件。借阅期限一般不超过7个工作日。

5. 合同存档期限

根据相关法律法规和公司规定，不同类型的合同应有不同的存档期限。一般来说，销售合同、采购合同等常规合同的存档期限为5年，重要合同的存档期限可延长至10年。

6. 合同销毁

在合同存档期限满后，合同管理人员应根据公司规定进行合同销毁工作。销毁时，应在销毁记录中注明销毁合同的编号、销毁日期以及销毁人员等信息。

四、合同归档管理的优势

合同归档管理的优势主要包括几个方面：

1. 提高工作效率：合同归档管理可以使合同文件更有序地保存，便于查找和管理，节省了查找合同的时间。

合同归档管理办法范本

一、总则

为了规范公司合同归档管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司的实际情况，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司及所属各单位签订的各类合同的归档管理。

三、合同归档管理原则

1、 集中统一管理原则：公司所有合同档案应集中统一管理，由指定的部门或人员负责。

2、 完整性原则：合同归档应确保合同及相关文件的完整性，包括合同文本、附件、审批文件、变更协议等。

3、 准确性原则：归档的合同应内容准确，与实际签订的合同一致，无差错。

4、 安全性原则：采取必要的安全措施，保障合同档案的安全，防止丢失、泄露和损毁。

5、 便于利用原则：合同归档应便于查询、检索和利用，提高工作效率。 四、合同归档管理职责

1、 合同承办部门：负责合同签订后的初步整理工作，包括收集相关文件、核对合同内容等，并在规定时间内移交至档案管理部门。

2、 档案管理部门：负责接收、登记、分类、编号、保管合同档案，并建立相应的档案管理系统，提供档案查询服务。

3、 法务部门：负责对合同的合法性、合规性进行审查，并对合同归档管理工作提供法律支持和指导。

五、合同归档流程

1、 合同签订完成后，合同承办部门应在具体时间内将合同原件及相关文件整理齐全。

2、 承办人员对合同及相关文件进行初步审核，确保内容完整、准确。

3、 填写《合同归档移交清单》，注明合同名称、编号、签订日期、承办部门、承办人等信息，并附上合同及相关文件。

4、 将整理好的合同及移交清单移交至档案管理部门。

5、 档案管理部门接收合同档案后，对移交清单进行核对，确认无误后进行登记。

6、 按照合同的类型、签订时间、业务部门等进行分类、编号。

7、 将合同档案存入专门的档案库房或档案柜，并建立相应的索引和目录。 六、合同归档要求

1、 合同档案应保存原件，如有特殊情况无法保存原件的，应保存具有法律效力的复印件。