合同保管及归档制度

第1篇第一章总则第一条为了加强合同管理，规范合同存档收纳工作，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》和国家有关档案管理的法律法规，制定本规定。

第二条本规定适用于公司所有合同存档收纳工作。

第三条合同存档收纳工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格执行国家有关法律法规，确保合同档案的合法性、合规性。

（二）完整性原则：确保合同档案的完整性，不得遗漏、损毁、伪造。

（三）准确性原则：确保合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造。

（四）安全性原则：确保合同档案的安全，防止丢失、泄密。

（五）保密性原则：严格保护合同档案中的商业秘密和保密信息。

第二章合同存档范围第四条合同存档范围包括以下内容：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，包括但不限于购销合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、服务合同、合作合同等。

（二）公司内部管理合同，如劳动合同、聘用合同、保密协议等。

（三）公司与其他单位、个人签订的补充协议、变更协议、解除协议等。

（四）其他需要存档的合同文件。

第三章合同存档程序第五条合同存档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应将合同原件及相关附件提交给合同管理部门。

（二）合同管理部门对提交的合同进行审核，确保合同内容合法、合规、完整。

（三）合同管理部门对审核通过的合同进行编号、登记，并将合同原件及相关附件存档。

（四）合同管理部门将合同电子版录入合同管理系统。

第四章合同存档管理第六条合同存档管理包括以下内容：（一）合同档案的整理、分类、编目。

（二）合同档案的保管、维护、修复。

（三）合同档案的查阅、借阅、复制。

（四）合同档案的销毁。

第七条合同档案的整理、分类、编目应遵循以下原则：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类。

（二）按照合同内容、合同签订人、合同履行期限等进行编目。

（三）确保合同档案的完整性和准确性。

第八条合同档案的保管、维护、修复应遵循以下原则：（一）确保合同档案的物理安全，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等。

纸质合同管理归档制度范本一、总则为了加强纸质合同的管理，确保合同的安全、完整和有效利用，提高合同管理的效率，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有纸质合同的管理，包括但不限于采购、销售、租赁、服务等经济活动所签订的合同。

三、管理职责3.1 合同管理部门负责纸质合同的签订、审核、审批、归档等工作。

3.2 档案管理部门负责纸质合同的保管、查询、借阅等工作。

四、合同签订4.1 合同签订前，应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同内容的合法性、合规性和合理性。

4.2 合同签订时，应由合同签订人、审核人和审批人共同参与，确保合同内容的准确性和完整性。

4.3 合同签订后，应进行合同的复印、扫描和归档工作。

五、合同归档5.1 各部门应指定专人负责合同的归档工作，确保合同的及时、准确归档。

5.2 归档的合同应按照合同类型、签订时间等分类进行整理，并编写归档目录。

5.3 归档的合同应放置在安全、干燥、通风的环境中，确保合同的完好无损。

六、合同借阅6.1 合同借阅应经过合同管理部门的批准，并填写借阅申请表。

6.2 借阅人在借阅期间应妥善保管合同，不得涂改、损坏或遗失。

6.3 借阅期满后，应及时将合同归还档案管理部门。

七、合同销毁7.1 合同销毁应经过合同管理部门的审核，并报公司领导批准。

7.2 销毁合同应按照相关法律法规的规定，采用适当的方式进行，确保合同内容不被泄露。

八、合同管理制度的监督与检查8.1 合同管理部门应定期对合同管理制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。

8.2 公司审计部门应对合同管理制度的执行情况进行定期审计，确保合同管理工作的规范运行。

九、违约责任9.1 违反本制度的规定，造成合同丢失、损坏、泄露等后果的，应承担相应的法律责任。

9.2 对违反本制度的行为，公司有权采取相应的纪律处分措施。

十、附则10.1 本制度自发布之日起实施。

合同保管及归档制度合同保管及归档制度。

1. 目的。

本合同保管及归档制度的目的在于规范和管理公司的合同文件，确保合同文件的安全保存和方便查阅，以保障公司的合法权益。

2. 适用范围。

本合同保管及归档制度适用于公司所有的合同文件，包括但不限于销售合同、采购合同、劳动合同、租赁合同等。

3. 文件管理。

3.1 所有合同文件均应在签订后立即归入合同管理系统，并按照合同编号进行分类和归档。

3.2 合同文件的存储应当采取防火防水防盗的有效措施，确保文件的安全性。

3.3 确保合同文件的完整性和准确性，禁止私自篡改或销毁合同文件。

4. 查阅权限。

4.1 公司内部设立合同管理部门，负责合同文件的归档和管理。

4.2 公司员工如需查阅合同文件，应当提出书面申请，并经过合同管理部门的批准方可查阅。

5. 归档期限。

5.1 合同文件的归档期限应当根据法律法规和合同约定进行规定，并严格执行。

5.2 合同文件到期后，应当按照文件管理规定进行归档转移或销毁处理。

6. 法律合规。

6.1 公司应当遵守国家相关法律法规，对合同文件的保管和归档进行合法合规管理。

6.2 对于涉及商业机密和个人隐私的合同文件，应当进行特殊保密处理，确保信息安全。

7. 其他。

7.1 对于特殊类型的合同文件，应当根据具体情况制定相应的管理办法，并纳入本合同保管及归档制度的管理范围。

7.2 公司应当定期对合同保管及归档制度进行评估和调整，确保其适应公司发展的需要。

本合同保管及归档制度自发布之日起生效，如有任何修订或补充，应当经公司相关部门审批并重新发布。

第一章总则第一条为了规范公司合同归档工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有合同归档工作，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。

第三条本制度旨在确保合同档案的归档、保管、利用等环节符合国家法律法规和公司内部管理规定，提高合同管理水平和效率。

第二章归档范围及要求第四条合同归档范围：1. 所有签订并生效的合同文本；2. 合同签订过程中形成的各类文件，如洽谈记录、会议纪要、修改稿等；3. 合同履行过程中产生的各类文件，如发票、收据、付款凭证等；4. 合同变更、解除、终止等相关文件。

第五条合同归档要求：1. 合同文本必须完整、清晰，签字盖章齐全；2. 合同附件、相关文件必须与合同文本一并归档；3. 合同归档应当及时、准确、完整，不得遗漏；4. 合同归档应当按照合同类别、签订时间等进行分类、编号。

第三章归档程序第六条合同签订后，合同承办人应当及时将合同文本及相关文件报送合同管理部门。

第七条合同管理部门对报送的合同进行审核，确认无误后，按照归档范围和分类要求进行整理、归档。

第八条合同归档后，合同管理部门应当编制合同档案目录，并定期对档案进行清理、核对。

第四章合同档案的保管与利用第九条合同档案应当妥善保管，确保档案安全、完整。

1. 合同档案应当存放在防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当遵守国家有关法律法规和公司内部管理规定；3. 合同档案的保管人员应当定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。

第十条合同档案的利用：1. 合同档案的查阅、复制等利用活动，应当由合同管理部门负责办理；2. 需要查阅、复制合同档案的单位和个人，应当向合同管理部门提出申请，并说明查阅、复制的原因；3. 合同管理部门应当在收到申请后，及时办理相关手续，并确保档案的完整性和安全性。

第五章责任与奖惩第十一条合同承办人、合同管理部门及其他相关部门应当严格遵守本制度，对违反本制度的行为，公司将依法依规进行处理。

合同保管及归档的方法主要包括以下步骤：
1. 合同签订与审批：合同签订前，确保所有必要的审批流程已经完成，包括相关部门或人员的签字或盖章。

2. 合同分类与归档：将合同按照不同的业务类型、时间段等进行分类，并按照适当的归档方法进行归档。

例如，可以将合同按照其业务类型分为采购合同、销售合同、人力资源合同等。

3. 合同备份与存储：对于每个合同，都需要备份一份电子版和纸质版，并确保它们存储在安全的地方，避免丢失或被未经授权的人员获取。

4. 合同更新与变更：如果合同内容有任何变更或更新，需要确保所有相关方都得到了通知，并将变更的内容及时记录在合同存档中。

5. 定期审查与更新：定期对合同进行审查，确保所有内容都是准确、完整的，并及时更新存档。

6. 合同终止与归档：当合同到期或终止时，需要将合同进行归档，并确保所有相关的文档和记录也一并归档。

7. 合规性审查：根据公司的合规性要求，可能需要定期对合同进行合规性审查，以确保所有内容都符合公司政策、行业规定等相关法律法规。

此外，可以使用电子化管理系统来帮助管理合同文档，如合同管理软件等工具，以提高效率和管理效果。

同时，建立完善的合同管理
制度和流程也是保证合同保管及归档工作顺利进行的重要保障。

一、总则第一条为了规范公司合同档案的管理，确保合同档案的真实性、完整性和安全性，维护公司合法权益，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同的签订、执行、归档和保管工作。

第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案管理必须符合国家法律法规和公司内部规章制度。

（二）真实性原则：合同档案内容必须真实、准确、完整。

（三）安全性原则：确保合同档案的安全，防止泄露、损毁、丢失。

（四）有效性原则：提高合同档案的利用率，为公司的经营决策提供有力支持。

二、合同档案的归档范围第四条本制度规定的合同档案归档范围包括：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，如销售合同、采购合同、租赁合同、委托合同等。

（二）公司内部管理制度、业务流程、操作规程等涉及合同签订、履行、变更、解除等方面的文件。

（三）合同签订、履行、变更、解除过程中产生的相关凭证、证明材料。

（四）合同纠纷解决过程中的相关文件、证据材料。

三、合同档案的归档程序第五条合同档案的归档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应及时将合同文本及相关文件提交给档案管理部门。

（二）档案管理部门对提交的合同档案进行审核，确认符合归档要求后，予以归档。

（三）归档的合同档案应按照档案分类标准进行分类、编目、编号。

（四）档案管理部门对归档的合同档案进行登记、统计、归档目录编制等工作。

四、合同档案的保管与使用第六条合同档案的保管与使用应遵循以下规定：（一）合同档案应按照档案分类标准进行分类、编目、编号，确保档案的有序管理。

（二）档案管理部门负责合同档案的保管工作，确保档案的完整、安全。

（三）合同档案的借阅、复制、使用等，需经档案管理部门批准。

（四）合同档案的借阅、复制、使用等，需按照相关规定进行登记、统计。

五、合同档案的销毁第七条合同档案的销毁应遵循以下规定：（一）合同档案的销毁需经公司领导批准。

（二）销毁合同档案前，需对档案进行核实，确保无遗漏。

（三）销毁合同档案时，需采取安全措施，防止档案损毁、丢失。

一、目的为规范合同部档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和高效利用，维护公司合法权益，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司合同部及相关部门涉及合同档案的管理工作。

三、职责1. 合同部档案管理员负责合同档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

2. 合同签订部门负责将合同档案提交给合同部档案管理员，确保档案资料的完整性和准确性。

3. 各部门在合同履行过程中，应及时向合同部档案管理员反馈合同执行情况，以便及时更新档案资料。

四、档案管理要求1. 合同档案的收集（1）合同签订部门在签订合同后，应及时将合同文本、附件、相关文件等提交给合同部档案管理员。

（2）合同档案管理员在收到合同资料后，应进行初步审查，确保资料齐全、完整、准确。

2. 合同档案的整理（1）合同档案管理员应根据合同类型、签订时间等要素对合同档案进行分类、编号。

（2）合同档案管理员应将合同档案按照分类、编号顺序进行整理，确保档案排列有序。

3. 合同档案的归档（1）合同档案管理员在合同履行完毕后，应及时将合同档案归档。

（2）归档的合同档案应包括合同文本、附件、相关文件等，确保档案资料齐全。

4. 合同档案的保管（1）合同档案管理员应妥善保管合同档案，确保档案资料的安全、完整。

（2）合同档案管理员应定期检查档案库房的安全状况，发现问题及时整改。

5. 合同档案的借阅（1）各部门需查阅合同档案时，应填写借阅申请，经合同部负责人审批后，由合同档案管理员办理借阅手续。

（2）借阅合同档案时，应遵守以下规定：a. 不得擅自复制、拍照、借出合同档案；b. 不得在合同档案上涂改、勾画；c. 借阅合同档案后，应及时归还，不得逾期。

6. 合同档案的销毁（1）合同档案达到法定保管期限或无保存价值的，经合同部负责人审批后，由合同档案管理员负责销毁。

（2）销毁合同档案时，应采用符合国家规定的销毁方式，确保档案资料的安全。

五、附则1. 本制度由合同部负责解释。

合同保管及归档制度合同保管及归档制度。

1. 目的。

本制度的目的在于规范和管理公司的合同保管和归档工作，确保合同的安全性、完整性和可追溯性，以及便于合同的查阅和管理。

2. 适用范围。

本制度适用于公司所有部门和员工，在公司签订的所有合同范围内执行。

3. 责任部门。

（1）合同管理部门，负责公司合同的全面管理和监督。

（2）各部门负责人，负责本部门合同的保管和归档。

4. 合同保管。

（1）所有合同必须在签订后立即送交合同管理部门备案，并建立合同档案。

（2）合同管理部门负责建立合同档案库，对合同进行编号、归类和存档。

（3）合同必须按照合同类型、签订日期等进行分类存档，并建立相应的索引和档案目录。

5. 合同归档。

（1）合同管理部门负责对合同进行归档，确保合同的完整性和安全性。

（2）合同归档包括电子档案和实体档案两种形式，电子档案必须进行定期备份和存储，实体档案必须放置在防火、防水、防盗的档案柜中。

6. 合同查阅。

（1）任何部门需要查阅合同，必须提出书面申请，并经过合同管理部门的批准。

（2）查阅合同后，必须填写查阅记录，并确保合同的安全性和完整性。

7. 合同销毁。

（1）合同管理部门负责对合同的销毁工作，包括电子档案和实体档案的销毁。

（2）合同销毁必须经过合同管理部门的审批，并建立销毁记录，确保合同的安全销毁。

8. 法律合规。

本制度的执行必须符合国家相关法律法规和公司内部规定，确保合同管理工作的合法性和合规性。

9. 其他。

对于特殊类型的合同，如涉及商业机密、知识产权等的合同，必须按照公司相关制度执行，并加强保密措施。

以上为《合同保管及归档制度》的范本，如有需要，可根据实际情况进行调整和完善。

第一章总则第一条为了规范合同档案的管理工作，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有合同档案的管理工作，包括合同的签订、履行、变更、解除、终止等各个环节。

第三条合同档案管理应遵循以下原则：1. 法规原则：遵守国家法律法规，严格执行档案管理制度；2. 完整原则：确保合同档案的完整性，不得损毁、丢失；3. 准确原则：保证合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造；4. 安全原则：确保合同档案的安全，防止泄密、丢失、损坏；5. 利用原则：提高合同档案的利用率，为各项工作提供有效服务。

第二章管理机构及职责第四条我单位设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条合同档案管理部门的主要职责：1. 制定合同档案管理制度，并组织实施；2. 负责合同档案的收集、整理、归档工作；3. 负责合同档案的保管、鉴定、销毁工作；4. 负责合同档案的查询、借阅、复制、利用工作；5. 负责合同档案的统计、分析和报告工作；6. 负责合同档案的安全保密工作；7. 负责合同档案的培训和指导工作；8. 完成领导交办的其他工作。

第六条合同档案管理部门应配备专职或兼职档案员，负责具体实施合同档案管理工作。

第七条合同档案管理部门的档案员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 具备档案管理专业知识和技能；3. 熟悉相关法律法规和业务知识；4. 工作认真负责，具有较强的责任心和服务意识。

第三章合同档案的收集与整理第八条合同档案的收集范围包括：1. 我单位与外部单位签订的各类合同；2. 我单位内部各部门、各分支机构签订的各类合同；3. 合同履行过程中产生的各类文件、资料；4. 合同变更、解除、终止的相关文件；5. 合同履行情况、履行效果等方面的评价和总结。

第九条合同档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照合同类型、合同签订时间、合同履行情况等进行分类整理；2. 编号管理：对合同档案进行统一编号，确保档案的唯一性和可追溯性；3. 立卷归档：按照合同档案的实际情况，将合同档案立卷归档；4. 完整性：确保合同档案的完整性，不得遗漏重要文件、资料。

合同保管及归档制度合同编号，【编号】。

生效日期，【日期】。

一、背景。

为了规范公司的合同管理，保障合同的安全和有效性，制定本合同保管及归档制度。

二、范围。

本制度适用于公司内所有的合同管理和归档工作。

三、责任部门。

1. 合同的签订、管理和归档工作由公司的【部门名称】负责。

2. 公司内部各部门在合同签订后，应将合同及时送交【部门名称】进行归档。

四、合同保管。

1. 公司应建立完善的合同保管系统，确保合同的安全和完整。

2. 合同应按照合同编号和类型进行分类，存放在专门的合同保管柜中。

3. 合同保管柜的钥匙由【部门名称】保管，确保合同的保密性。

五、合同归档。

1. 合同归档应按照公司规定的流程进行，确保合同的归档及时、准确。

2. 归档人员应按照合同的类别和编号进行整理，确保合同文件的易查性和完整性。

3. 归档后的合同应在系统中进行备案，建立合同档案数据库。

六、合同保管期限。

1. 合同的保管期限应根据法律法规和公司规定进行确定。

2. 合同到期后，应及时进行归档和备案，确保合同文件的完整性和安全性。

七、合同查阅。

1. 公司内部各部门需要查阅合同文件时，应填写《合同查阅登记表》，并经相关人员批准后方可查阅。

2. 查阅后的合同文件应及时归还，保证合同的完整和安全。

八、合同销毁。

1. 合同到期或作废后，应按照公司规定的程序进行销毁，销毁记录应进行备案。

2. 销毁过程中应注意保护合同中的机密信息，确保信息安全。

九、附则。

1. 本制度自颁布之日起生效。

2. 对本制度的修改和解释权归【部门名称】所有。

特此制定，并报公司领导批准。

公司名称，【名称】。

日期，【日期】。

签署人，【签署人】。

部门，【部门】。