电子政务档案管理实施案例

《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）（6）运行环境：UNIX、LINUX、WINDOWS 95、WINDOWS 98、WINDOWS 2000、WINDOWS XP2、功能说明2.1基本功能描述◎PDE档案综合管理系统基本功能PDE档案综合管理系统具备档案库管理、整理编目、检索查询、室藏统计、编研利用等基本功能。

档案库管理功能档案库管理模块具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括：档案库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除,原文挂接等内容。

实现数据字典、实体分类的用户自定义管理，档案库的多级多层分类管理。

整理编目整理编目模块具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、室藏统计、打印输出等基本功能，并提供主题词(或关键词)及分类号的自动标引功能。

检索查询功能检索查询模块具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能。

检索查询模块中可以设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。

档案利用实体借阅管理功能包括对利用者以及利用目的、利用时间、利用内容、利用效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。

辅助实体管理功能辅助实体管理模块具备对档案征集、接收、移交以及档案鉴定等进行相关管理的功能。

安全保密功能PDE档案业务管理系统的研制、安装和使用，符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)的各项要求，具备系统访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，确保档案数据安全。

系统访问控制，必须能实现严格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。

数据保护，能保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级识别。

系统安全保密监控，必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。

用户权限管理包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。

系统能对所有上机操作人员自动判断分类，拒绝、警示非法操作并加以记录。

归档整理系统提供传统立卷和一文一件整理两种归档业务。

并且实现对归档文件的撤件和调整功能。

PDE统计年报实现企业档案年报的设计与打印，并能够合并下级档案室提交的档案年报。

PDE光盘打包系统“PDE光盘打包” 是一个非常便利的电子档案制作光盘打包的工具。

主要功能如下：1、系统不仅可以把指定库的索引信息刻录到光盘中，且把对应的原文、数据检索系统及原文浏览器也刻录到光盘中；2、制作电子文件格式是桌面数据库3、全自动的目录及文件导入（可以包括子目录）；4、支持导入任意的文件类型；5、自动生成数据库的目录列表并自动生成所有目录项；6、为数据库的目录列表提供检索功能；7、自动判断存储容量、进行刻录载体数量选择；8、以复合检索为条件进行数据过滤刻录光盘，用户可以通过设置复合条件来达到只将选定档案库中某一类数据刻录到光盘中的目的；9、支持逻辑检索、条件检索、全文检索。

◎PDE档案利用平台利用平台的定位利用平台以TOMCAT提供网站服务，实现通过对档案的目录检索、全文检索来达到利用的目的。

目录检索通过以空格拆分的检索关键短语完成跨库检索。

全文检索参见“PDE.LOCUST 全文检索”。

栏目设计实现对网站栏目的二级栏目的自定义设置。

后台管理实现对网站的菜单进行编辑管理，实现管理菜单的动态化.可随时扩展和移除。

实现对网站基础参数的设置。

网站查询实现档案借阅、审批；档案查看。

条件检索普通用户可以针对关键词在各种表内进行搜索，也可针对字段进行关系、包含检索。

借阅审批流程借阅：无权限查阅文件的用户，如需查阅文件，必须填写借阅单。

通过管理员审核批准才可查看。

借阅处理：管理员对用户的申请进行审核，选择能够借阅的文件，然后返回给用户。

普通用户接到同意借阅的审批后，就可查看文件内容。

注：元数据文件一律看不到。

自动收回：对到期未归还的借阅内容进行自动收回，这样用户就不能再看到文件的内容了。

审批流程：用户可自己定义审批流程。

流程说明：申请：各部室成员通过网站查询到文件，填写电子借阅申请单等待审核。

审核：档案馆领导在接到档案管理员提交的借阅申请后，填写意见。

并给予是否借阅实物的审批。

◎PDE.LOCUST 全文检索整合在档案利用平台，提供全文索引服务，实现对以空格拆分的检索关键短语完成或操作检索。

检索结果受权限控制，并能够和借阅审批模块实现无缝连接。

包括【文件内容抽取模块】主要是从excel\pdf\html\doc等文件抽取出文本文件。

【locust DB Index 索引模块】主要是对文本文件进行基于词库或字的切分，并存储到非结构化的数据库之中。

【locust DB Server 检索服务】以JAVA类包为载体作为WEB服务程序的形式发布。

◎PDE数字化加工系统为了更好的管理档案，须将档案（案卷）形成电子文件。

档案（案卷）的数字化加工程序是一套可以管理、跟踪加工人员的工作、加工设备的使用、办公用品的使用、加工流水线的运行、加工账款的使用和加工计划的制订，查询统计报表和台帐、配置基础设置，并且合理、高效的将档案（案卷）信息分条目和文件输入到计算机中形成电子文件的程序。

3、可靠性系统的可靠性，始终是系统的生命；小小的差错，会影响正常工作办工，从而造成不必要的经济损失。

在硬软件上，必须采取一系列容错、备份等技术，可使系统的可靠性达到极高。

为使用户单位能够得到真正可行的系统，从计算机系统应用的具体领域需求的角度，通过建立软件、硬件的容错机制提高网络的可靠性。

3.1输入/输出合理性及效率在系统设计和建设时，必须确保系统具有长时间连续工作的能力，使之成为各职能部门的可靠的“帮手”。

我们在输入/输出方面提供用户验证功能,防止非授权的用户对应用软件、数据库等进行非法存取操作.通过严格权限体系对输入和输出进行控制。

PDE档案软件可以在普通配置的计算机和网络上运行，程序的执行时间、响应时间是可接受的，程序具备简单的安装向导、升级可通过我公司统一发布版本号进行控制，对于网络版本充分考虑发用户数量，能屏蔽用户操作错误，软件设计具备错误处理机制、对输入数据进行有效性检查例如档号、成文日期等位数等；提供运行日志管理及审计功能；系统运行稳定，操作错误不会导致死机或系统异常退出现象。

3.2容错性具有失效恢复能力，故障可追溯；具备数据库的完全还原、部分还原等功能。

3.3容错恢复机制系统设计上专门对错误处理写成一个类，对用户可能出现的错误进行集中捕获，并具备相应恢复处理机制。

4、安全性档案系统所处理的信息一般涉及企业的机密，而且不同的应用人员在不同的时刻对档案信息的处理权限也是不同的，因此电子文件归档入档案库后安全性控制功能成为数字化档案馆系统得以投入使用的先决条件。

4.1授权控制机制及防止非授权访问机制防止非法用户侵入、权限控制（控制到每份文件以及每个档案的著录项目）、存储和传输加密以及IP地址跟踪和网卡MAC地址绑定、指纹加密。

这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也足够灵活，方便使用者掌握和利用。

4.2数据备份及灾难恢复机制档案系统采用以下备份策略，涉及到以下内容：（1）时间选择在晚1点到6点期间(每天定量进行备份，有时总的数据传输时间超过了备份的时间间隔)进行备份。

这样用户在备份数据时就不会对其他服务造成干扰。

在进行历史数据完全备份后，增量备份的时间间隔很短，不限量的备份。

（2）备份内容数据库电子文件（物理文件系统）应用程序（3）备份方式数据库采用增量备份电子文件（物理文件系统）采用完全备份和累计增量备份应用程序完全备份(4)备份通道和备份目的地通过HP自动加载带库（HP ML5030 ）1个driver 包括30个盘，并且每个盘具备一个条形码，每盘容量200GB磁带驱动器。

(5) 恢复过程如果系统发生崩溃，用3个小时就能恢复系统，用2天恢复所有电子馆藏数据。

（6）脱机备份使用磁带机、光盘刻录机进行增量备份、差额备份方式进行备份。

光盘刻录机备份。

其中光盘备份不是简单文件备份，它使用光盘打包功能，使用户可以在光盘上进行档案库与对应档案原文一同备份，可以对光盘进行检索、查看档案库目录和原文。

5、易用性档案数字化后信息资源是大量存储的、系统是日常办公的辅助手段，系统应当提供简捷的集成操作环境、快捷的操作方法，方便工作人员完成业务操作，从而达到提高工作效率的目的。

5.1易理解性档案库的录入可使用excel方式操作模式（档案目录操作可以excel方式任意选定区域进行复制、粘贴、删除，插入空格等方便、省事的操作功能）。

密码增强认证（密码属性可设定最小最大的范围和密码复杂程度，并可对密码加密任何用户包括计算机维护人员所看到的都是密码的加密形式）。

5.2易浏览性档案库关联：文件库和案卷库关联在同一界面录入，使录入更直观、更方便预归档模式：可对文件进行鉴定，有保存价值文件归档到预归档库，之后进行归档，可撤消归档档案查询利用：在网页上显示给用户的著录项目由档案员自行设定数据分组：用户可对任何著录项目进行分组查看排序：可由用户指定任意著录项目进行文件排序档案记忆功能：可记忆档案人员操作习惯冻结列；可对常用著录项目进行固定位置，在档案人员浏览滚动档案库时候保持一个著录项目如档号在固定位置不变。

拖动列：可任意拖动著录项目顺序。

自动换行：档案显示可折行。

5.3可操作性☆档案借阅审批流程可由档案员自定义☆档号生成规则自定义☆档案著录项目的值可自行设置（可任意指定件号递增、立卷人著录项目由系统进行自动录入等）☆批量挂接原文（可对已经存在的档案扫描文件进行批量挂接）☆数据转入和数据转出的格式多样目前支持20多种。

☆支持插入文件功能：支持在档案库指定位置插入一份文件。

☆档案系统可部署在一个或多个服务器，例如档案业务系统部署一个服务器、档案原文数据部署一个服务器、数据库可部署一个服务器，这样增加系统安全性并根据需要进行配置资源。

☆支持多点立卷，可在各个部门进行立卷，易于操作的功能特点。

6、用户可适应性能根据用户的实际要求定制档案著录项目、档案类别、档案报表、档案库类型、档案检索方式、数据字典等。

因此保证了此系统可以适应各个单位的使用。

6.1用户化报表软件的报表设计器，使用所见即所得的设计方式，只需鼠标拖动就可以直接“画”出报表。

该报表设计器支持b/s下报表设计、支持检索打印和分组方式打印，并且报表能实现按顺序打印、空行补页。

支持复杂报表（卷内目录、分类目录、案卷目录、案卷封面、著录卡片、脊背签）等。

6.2档案分类本系统遵循国家档案分类原则，通过自定义将档案进行分类目管理，并能对分类进行无限递归增加下级类目(下级类目没有名称和数量限制)。

6.3档案库类型用户可按年度、项目、载体类型等进行增加、修改、删除档案库著录项目。