档案目录(卷内文件目录)格式表样

档案目录电子表格录入格式要求1. 所有目录在开始录入前，须向档案局法规科联系，确认档案整理无误、可以开展录入后，方可录入。

法规科联系电话：8783368。

2.录入格式要求2.1 责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。

如：单位全称：中国共产党日照市委员会；日照市公路管理局规范的简称：中共日照市委；日照市公路局不规范的简称：市委；市公路局、市局、本局责任者在著录时应前后保持一致。

如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。

个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。

会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。

如：日照市第九届人民代表大会第二次会议未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。

2.2 日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，不足用“0”补齐。

如：92年1月23日正确写法为19920123错误写法：920123 或者1992123如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。

如：原文日期为92年12月正确写法为：19921200如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-199203212.3 文件编号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。

如：原文写法：日档发（92）001号正确写法：日档发[1992]1号如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。

3. 案卷目录格式要求3.1 案卷目录著录项目：包括档号、案卷题名、责任者、年度、页数、起始时间、终止时间、保管期限、备注。

3.2 著录格式：3.2.1档号：格式为“目录号-案卷号”目录号用3位阿拉伯数字表示，案卷号用4位阿拉伯数字表示，中间用半角横线“-”隔开。

附表1：《卷内文件目录》式样卷内文件目录案卷号：顺序号文号责任者题名日期页号备注附表2：《案卷目录》式样案卷目录案卷号题名年度页数期限备注附表3：案卷封面式样（填写单位名称，如：中共××镇纪委）（填写档案类别：纪检案件档案）（填写案卷标题，如：“梁××贪污受贿案件调查材料”）自年月至年月保管期限本卷共件页归档号（可不填）全宗号类别号年度案卷号附表4：《档案目录》封面标签式样附表5：案卷盒脊背式样××镇纪检案件档案目录全宗号类别号期限年度《档案目录》背脊标签式样全宗号全宗号类别号类别号期限期限年度年度起止卷号/附录1：xx镇人民政府档案分类编号方案为适应档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现档案分类、整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用，更好地为发展经济建设、文化建设、社会建设及生态文明建设及农业生产服务。

根据《乡镇档案工作试行办法》、《中国档案分类法》，结合本镇实际，特制定本方案。

一、类别设置1 文书档案文书档案先分党委、政府、人大主席团、工青妇四大门类设置一级属类。

各部门在其职能活动中形成的文书材料及一般性业务文件材料归入此类。

2 科技档案主要有基建档案和设备档案。

基建档案按工程项目设置一级属类。

基建档案包括镇委、镇政府机关办公、生活建筑工程档案；各类工业园区、农业园区建设档案等。

3会计档案会计档案一级属类按报表、帐簿、凭证、其他设置。

农村合作医疗等方面形成的会计报表、账簿、凭证归入此类。

4声像档案声像档案一级属类按照片、录音、录像、电子文档类设置。

5 实物档案实物档案一级属类按内设机构设置。

二、编号方法1、文书档案文书档案按各个部门分别进行编号，各部门文书档案均采用单件归档整理方法，其编号结构模式为：分类号＋保管期限代号＋年度＋件号。

分类号由大类代字＋机构代号组成，机构代号见附表1，保管期限代号永久1、30年4、10年5。

档案目录(卷内文件目录)格
式表样
-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII
文书档案卷内目录年度单位保管卷号保管期限起止日期卷内张数案
卷
标
题
顺
序号文件日期
文件
原编号
文件
作者
内容摘要
张
次
文件卷内目录
序号文件日期
文件
原编号
文件名称页数备注
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
附件3-4
科技档案卷内目录
附件：3-5
照片档案卷内目录
附件：3-6
交通运输部管理干部学院照片档案相册标签
附件：3-8
交通运输部管理干部学院电子档案标签
附件：3-10
交通运输部管理干部学院实物档案标签。

附件4：
义务教育学校标准化A3、均衡A2指标关于存档目录、封套标签、封皮、盒贴模板及说明
沙区各中小学：
一、封套标签：
将样板标签中的字更换打印后，剪下贴在装好材料的封套上方位置如下。

样板标签（宋体小二号）：
二、“卷内文件目录”填写说明
在每页文件目录上方标明指标体系名称，每盒材料一张卷内目录。

具体参见下页“卷内目录样板”。

卷内文件目录（A3-B8-C24）盒（一）
三、档案盒正面盒贴样板。

一盒装不下的分盒装，盒贴要一致。

学校：
A3队伍建设
B9—C31
资质合格
(一)
学校：
A3队伍建设
B9—C31
资质合格
(二)
四、档案盒侧面贴样板。

A2 办学条件
B4
︱
学校设置
C10
︱
布局合理（一）
A2 办学条件
B6
︱
校园建设
C19
︱
教育技术（一）。

档案目录格式规范 Revised by Petrel at 2021新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008类目：2保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。

纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。

③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。

注：纵向目录表格格式均参照以上。

（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。

②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。

表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。

③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

注：索引表格格式均参照以上。

（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。

②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。

③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。

（四）新文书档案卷盒脊背（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。