科技档案案卷目录及卷内目录格式

专指传统老方法的档案：
一、案卷目录录入（指整卷装订的案卷）：
进入
案卷管理案卷管理案卷著录
案卷题名：（封皮题名）
全宗号：如005（保留三位数）
（前面0为填加位数，全宗号、目录号保留三位数，案卷号为四位数）
目录号：如001或002或003
案卷号：如0001
年度：如1999
类别（机构）：XXX类
归档号：（不用填）
分类号：（不用填）
保管期限：（永久或长期或短期）
页数：（本卷总页数）
案卷起始时间：（指本卷时间最早那份文件时间）如19990101
案卷终止时间：（指本卷最晚那份文件时间）如19991230
二、卷内文件目录录入（指整卷装订的案卷）：进入
案卷管理卷内文件管理档案著录
正题名：（文件标题）
副题名：（不用填）
文号：如港区办发〔1999〕1号
责任者：（落款单位）
档号：全宗号--目录号--案卷号--文件序号
如 005-001-0001-001
005-002-0001-001 （前面0为增加位）
005-003-0001-001
全宗号目录号案卷号文件序号
（注：前面0为填加位数，全宗号、目录号、文件序号保留三位数，案卷号为四位数）
年度：如1999
类别（机构）：如XXX类
归档号：（不用填）
久、长期、短期）。

科技档案整理规范一、分类根据不同的类型分别分类，如：科研文件材料按项目分类，基建文件材料按工程项目分类，设备文件材料按型号（或台、套）分类。

资料一般分为文件汇编（含文号、专题文件汇编）、报刊、专业图书、其它等。

二、案卷组合科技文件材料应保持其成套性和完整性，严格区分项目，分别组卷。

科研课题、基建项目、设备仪器分别组卷，文件材料数量多时，可按课题、项目、设备文件材料形成的阶段等分为若干卷。

三、卷内文件材料排列科研课题文件材料、基建工程文件材料按形成规律排列。

设备文件材料按设备购置文件、随机文件、安装调试及运行维护记录顺序排列。

四、编件、页号科技文件材料在正面的右下角、背面的左下角编页号，无文字、图像的空白页不编号。

加盖档号章，格式如图：1、科技档案的卷内目录的填写要求及样式1.1序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。

1.2文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。

1.3责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。

1.4文件材料题名应填写科技文件材料的全称。

1.5日期应填写科技文件材料的形成日期。

1.6页号应填写每件科技文件材料首页上标注的页号。

1.7卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。

1.8科技档案卷内目录样式：科技档案卷内目录2、备考表的填写要求及样式2.1说明包括：案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

2.2立卷人应由责任立卷人签名。

2.3立卷日期应填写完成立卷的日期。

2.4检查人应由案卷质量审核者签名。

2.5检查日期应填写审核的日期。

2.6互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。

档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

2.7卷内备考表排列在卷内材料之后。

六、拟写案卷题名案卷题名应在50个汉字以内，文字简明、准确揭示卷内文件材料的内容。

科技档案题名一般应包括项目的名称（代字、代号）、卷内文件主题、文件材料名称。

新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。

纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。

③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。

注：纵向目录表格格式均参照以上。

（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。

②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。

表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。

③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

注：索引表格格式均参照以上。

（三）新文书档案备考表式样备考表②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。

③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。

（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。

下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。

（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一 示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；全引目录年度文书 档案第 1/3 册全引目录年度文 书 档 案全1册2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。

科技档案卷内目录案卷号：J·PJNL·Ⅲ-00卷顺序号图纸（文件）名称原图纸编号和文号张数图幅所在张号备注起止浦锦南路（盐铁塘～丰收河）道路改建工程三标段道路工程（K2+042.6～K2+441）1 竣工档案编制说明11 A4 001 0112 科技档案案卷目录 5 A4 012 0163 道路工程档案卷内目录26 A4 017 0424 雨、污水工程档案卷内目录16 A4 043 0585 姚家浜桥工程档案卷内目录73 A4 059 1316 监理文件档案卷内目录 3 A4 132 1347 照片档案卷内目录 2 A4 135 136浦锦南路（盐铁塘～丰收河）道路改建工程三标段K2+042.6～K2+441竣工档案编制说明一、工程总概况;建设单位：上海闵行城市建设投资开发有限公司设计单位：上海城西城建工程勘测设计院有限公司勘察单位：上海千年城市规划工程设计股份有限公司监理单位：上海斯美科汇建设工程咨询有限公司施工单位：上海公路桥梁（集团）有限公司本工程位于位于闵行区浦江镇，道路呈南北走向，南起张行路，向北跨老姚家浜及姚家浜，止于现状沈杜公路，本标段为三标，施工范围K2+042.60～K2+441.0，全长398.40m，沿线自南向北分别与张行路、沈杜公路平交，由于姚家浜桥标高原因，张行路在桥底下筑辅道，全长381.66m；沈杜公路改造，东西各150m，两交叉口均纳入本工程，涉及道路、桥梁及排水工程。

本标段中标价为5535.6414万元。

本工程于2013年12月25日开工至2016年11月16日竣工。

道路标准横断面为：浦锦南路为：3.5m（人）+3.5m（非机）+1.5（分隔带）+15.Om（机）+1.5（分隔带）+3.5m（非机）+3.5m（人）=32.Om；张行路断面结构为：1.Om（土路肩）+5.O～7.0m（机）十3.2m（人行道）=9.2～11.2m；二、单位工程概况：浦锦南路（盐铁塘～丰收河）道路改建工程三标段工程划分为4个单位工程，即道路工程、雨、污水工程、姚家浜桥工程。

一、案卷目录说明
案卷目录
1、序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限应与案卷封面所标识一致。

2、备注可根据需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

二、卷内目录说明
卷内目录
档号: SP1.1-9
说明：
1、序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料的排列序号。

2、文件编号：红头文件的文号，即：文件材料印制时的编号，包括代字、年度、序号。

3、责任者：文件材料的制发单位或责任者，填写责任者应使用全称或规范性简称；有多个责任者时，填写主要责任者。

4、文件题名：文件材料的标题，文件材料没有标题的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。

文件题名一般照实抄录。

原文标题过于简单不能反映文件内容的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。

一般自拟标题加［］。

如：漳河水库的“水库普查表”，应自拟案卷标题--［漳河水库普查表］。

5、日期：文件材料的形成日期（盖章落款的日期）。

6、页数：如果是按件编页号，填写该件文件的总页数。

如果编大流水号，可将此栏改为页号，页号栏应填写该文件的首尾页号，即起止页号。

7、备注：卷内文件材料需补充和说明的情况，如缺损、修。

科技档案如何排序？排列是科技档案整理中的一项重要工作，排列顺序错误，则表示整理不规范，不符合要求。

科技档案的系统排列，就是对科技档案有序的排列过程，这种排列过程要求体现科技文件材料的自然形成相互关系，应当反映分类、组卷的系统成果。

系统排列包括两个方面的具体工作：一是卷内文件材料的排列；二是案卷之间的排列。

（一）卷内文件材料的排列卷内文件材料的排列通常是按照科技文件材料在形成时编制的目录进行的（总图目录、初步设计目录等），科技文件材料没有目录或原编制的目录不能适应组卷的排列时需重新排列。

卷内科技文件材料的排列方法如下。

1．文字材料型案卷即全部由文字材料构成的案卷，有3种方法：（1）按重要程度排列，重要的在前，次要的在后。

如：成果性材料—原始性材料—中间性材料；（2）按时间顺序排列，形成时间早的在前，晚的在后；（3）按隶属关系或逻辑排列，如：来文与复文关系，复文在前，来文在后；主件与附件关系，主件在前，附件在后；正本与原稿关系，正文在前，原稿在后。

2．图样材料型案卷即全部由图样构成的案卷。

形成时已编制图样目录的，按原有目录顺序进行排列；原科技文件材料没有图样目录的，或原编制目录不适应组卷排列的（如同一图样目录的科技文件材料形成两个案卷的），按总体与局部的关系，先总后分，先大后小的原则排列。

总的顺序为：总图在前，其他图样在后；组件在前，部件图、零件图在后。

具体方式如下：（1）机械产品图样材料，按图样的隶属关系排列，如：总图—组件图—部件图—零件图；（2）建筑工程图样材料，按图样形成的前后顺序排列，如：总体布置图—平面图—大样图。

总体性、系统性的图样在前，局部性、细部性的在后；（3）专门性图样材料，或按时间顺序排列，如：天文、水文、气象等；或按地区特征排列，如地质勘探、地震观测、地形测绘等。

3．图文混合型案卷案卷由图样和文件交错混合组成，即有文字材料和图纸的，文字材料在前，图纸在后（文字材料在前，图样材料在后）。

档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。

全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。

（一）档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。

④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。

⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。

⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。

⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。

⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。

3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。

②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。

③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。

④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。

⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。

⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。

⑦年度、季度及专项财务分析报告。

4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。

②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。

③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。

④教员、考评员队伍相关资料。

⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。

⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。

⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。

⑧网络建设相关资料。

⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。

科技档案整理规范一、分类根据不同的类型分别分类，如：科研文件材料按项目分类，基建文件材料按工程项目分类，设备文件材料按型号（或台、套）分类。

资料一般分为文件汇编（含文号、专题文件汇编）、报刊、专业图书、其它等。

二、案卷组合科技文件材料应保持其成套性和完整性，严格区分项目，分别组卷。

科研课题、基建项目、设备仪器分别组卷，文件材料数量多时，可按课题、项目、设备文件材料形成的阶段等分为若干卷。

三、卷内文件材料排列科研课题文件材料、基建工程文件材料按形成规律排列。

设备文件材料按设备购置文件、随机文件、安装调试及运行维护记录顺序排列。

四、编件、页号科技文件材料在正面的右下角、背面的左下角编页号，无文字、图像的空白页不编号。

加盖档号章，格式如图：五、填写卷内文件目录和备考表1、科技档案的卷内目录的填写要求及样式1.1序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。

1.2文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。

1.3责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。

1.4文件材料题名应填写科技文件材料的全称。

1.5日期应填写科技文件材料的形成日期。

1.6页号应填写每件科技文件材料首页上标注的页号。

1.7卷内目录排列在卷内科技文件材料首页之前。

1.8科技档案卷内目录样式：科技档案卷内目录2、备考表的填写要求及样式2.1说明包括：案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

2.2立卷人应由责任立卷人签名。

2.3立卷日期应填写完成立卷的日期。

2.4检查人应由案卷质量审核者签名。

2.5检查日期应填写审核的日期。

2.6互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。

档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

2.7卷内备考表排列在卷内材料之后。

六、拟写案卷题名案卷题名应在50个汉字以内，文字简明、准确揭示卷内文件材料的内容。

科技档案题名一般应包括项目的名称（代字、代号）、卷内文件主题、文件材料名称。

科学技术档案案卷构成的一般要求1 范围本标准规定了科学技术档案案卷的组卷原则和方法、案卷和案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料的质量要求。

本标准适用于一般科学技术档案的案卷整理。

专业性较强和非纸质载体科学技术档案的整理可参照本标准。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 10609.3 技术制图复制图的折叠方法3 术语与定义下列术语与定义适用于本标准。

3.1科学技术文件材料（以下简称科技文件）scientific and technological records记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。

3.2科学技术档案（以下简称科技档案）scientific and technological archives国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件。

3.3案卷files由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。

3.4卷内文件目录（以下简称卷内目录）inner-file item list登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。

3.5卷内备考表file note卷内文件状况的记录单。

3.6档号archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

3.7案卷目录file list登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。

4 案卷组织4.1 组卷原则遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。