大学电子文件归档及管理办法

一、总则为加强学校电子公文的管理，确保电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》等相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。

二、归档原则1. 完整性原则：电子公文归档应保证其内容的完整性，不得遗漏任何相关文件。

2. 真实性原则：电子公文归档应确保其内容的真实性和准确性，不得篡改、伪造。

3. 安全性原则：电子公文归档应采取必要的技术措施，确保电子公文在存储、传输、使用过程中的安全性。

4. 可识别性原则：电子公文归档应便于检索、查阅和使用，保证电子公文的可识别性。

三、归档范围1. 学校各部门、各院（系）的行政、教学、科研、党务等电子公文。

2. 学校内部机构编制、人事、财务、资产、基建等电子公文。

3. 学校与其他单位之间的往来电子公文。

4. 学校对外的公告、通知、报告等电子公文。

5. 学校领导、教职工、学生及其他人员撰写的有保存价值的电子公文。

四、归档程序1. 形成单位在办理完毕电子公文后，按照归档范围和标准，将电子公文进行整理、分类、编目。

2. 形成单位将整理好的电子公文报送至学校档案管理部门。

3. 学校档案管理部门对报送的电子公文进行审核、验收，确认其真实性、完整性、安全性和可识别性。

4. 学校档案管理部门将审核合格的电子公文进行归档，并建立电子档案管理系统。

五、电子公文归档要求1. 电子公文应采用统一的格式，确保电子公文在存储、传输、使用过程中的兼容性。

2. 电子公文应附有相应的电子文件目录，便于检索和查阅。

3. 电子公文应采用加密技术，确保电子公文在传输过程中的安全性。

4. 电子公文应定期备份，防止数据丢失。

六、监督与考核1. 学校档案管理部门负责对电子公文归档工作进行监督、检查和指导。

2. 学校各部门、各院（系）应按照本制度要求，认真做好电子公文归档工作。

3. 学校将对电子公文归档工作进行定期考核，对违反本制度的行为进行查处。

韶关学院电子文件归档管理办法（征求意见稿）第一章总则第一条为了加强学校的电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保障和开发利用，使电子档案更好地为学校教学、科研, 管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》(中华人民共和国国家标准GB/T18894-2002)和有关法规、行政规章，结合我院实际情况，特制定本规定。

第二条本办法规定了学校在各项活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法。

第三条本办法所指的电子文件是指在计算机及网络环境下，学校内部各机构、社会组织和个人在从事教学、科研、党政管理等工作活动中直接形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、并可在通讯网络上传送的文件记录。

第二章电子文件管理体制与管理原则第四条学校电子文件档案的管理，实行“统一领导、集中管理”原则，学校档案馆对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。

学校各部门、直属单位、二级学院应有一名负责人分管本单位的电子文件档案工作，并确定一名兼职档案人员具体负责本单位形成的电子文件的积累、保管和整理工作，列入其岗位职责，并保证必要的工作时间。

第五条电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。

各部门必须定期以光盘方式归档。

任何部门或个人不得拒绝归档，更不得将归档电子文件据为己有。

第六条档案部门要配备与业务部门相互兼容的计算机及软硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。

档案人员应熟练掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

第三章归档范围、保管期限第七条本单位主要职能活动中产生的电子文件，包括学校各部门、直属单位、二级学院在办公过程中在计算机处理过的，记录和反映部门各项工作情况的各种电子文件，经鉴定为具有重要凭证、依据和参考价值的，应使用只读光盘复制并归档保存。

第一章总则第一条为了规范学校电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于学校内部所有电子档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条学校电子档案管理工作应遵循以下原则：1. 依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保电子档案的合法性。

2. 规范操作：建立健全电子档案管理制度，规范操作流程，确保电子档案的准确性。

3. 安全保密：加强电子档案的安全防护，确保电子档案的保密性。

4. 真实完整：保证电子档案的真实性和完整性，确保电子档案的可信度。

第二章电子档案的收集与整理第四条学校各部门应按照职责分工，负责收集和整理本部门形成的电子档案。

第五条电子档案的收集应遵循以下要求：1. 收集范围：包括学校各项工作形成的电子文件、电子报表、电子图表等。

2. 收集时间：按照档案归档要求，及时收集。

3. 收集方式：通过电子文件传输、网络下载、磁盘拷贝等方式收集。

第六条电子档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照档案类别、年份、保管期限等进行分类。

2. 编号：采用统一编号方法，确保档案编号的唯一性。

3. 档案目录：编制电子档案目录，包括档案名称、类别、编号、保管期限等信息。

第三章电子档案的保管与利用第七条学校应设立电子档案保管机构，负责电子档案的保管工作。

第八条电子档案的保管应遵循以下要求：1. 设备安全：确保电子档案存储设备的安全，防止病毒、误操作等导致数据丢失。

2. 网络安全：加强网络安全防护，防止黑客攻击、网络病毒等对电子档案的侵害。

3. 数据备份：定期对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性。

第九条电子档案的利用应遵循以下要求：1. 查阅审批：查阅电子档案需经档案保管机构审批。

2. 查阅范围：查阅电子档案仅限于工作需要，不得随意扩大查阅范围。

3. 查阅记录：查阅电子档案需填写查阅记录，记录查阅时间、内容、目的等信息。

第一章总则第一条为了规范大学电子档案管理工作，保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我校各部门、各学院以及相关单位在电子档案管理工作中所涉及的范围。

第三条电子档案管理应遵循以下原则：1. 规范化：按照国家和地方档案管理法规及标准，建立健全电子档案管理制度。

2. 完整性：确保电子档案内容的完整、准确，防止遗漏、篡改和破坏。

3. 可用性：提高电子档案的检索、查询、利用效率，满足教学、科研、管理等需求。

4. 安全性：加强电子档案的保密、防护，防止非法侵入、篡改、泄露和丢失。

第二章电子档案管理职责第四条学校档案管理部门负责全校电子档案的统一管理，具体职责如下：1. 制定电子档案管理制度，组织实施电子档案管理工作。

2. 负责电子档案的收集、整理、归档、鉴定、销毁等工作。

3. 建立电子档案数据库，实现电子档案的检索、查询、利用等功能。

4. 对电子档案进行安全防护，确保电子档案的安全、完整。

第五条各部门、各学院以及相关单位应按照本制度要求，履行以下职责：1. 建立健全电子档案管理制度，明确电子档案管理责任人。

2. 按时、按质完成电子档案的收集、整理、归档工作。

3. 加强电子档案的保密、防护，确保电子档案的安全。

4. 积极配合档案管理部门开展电子档案管理工作。

第三章电子档案管理流程第六条电子档案的收集1. 各部门、各学院以及相关单位在电子文件形成过程中，应按照规定收集电子档案。

2. 电子档案收集应包括文件标题、文件编号、文件形成时间、文件内容、文件格式等信息。

第七条电子档案的整理1. 电子档案整理应遵循《归档文件整理规则》的要求。

2. 电子档案整理应包括文件分类、编目、标注等工作。

第八条电子档案的归档1. 电子档案归档应按照归档要求，及时、完整地移交档案管理部门。

2. 归档电子档案应填写归档目录，确保归档电子档案的准确性。

第1篇第一章总则第一条为加强学校电子文件管理，确保电子文件的真实性、完整性和安全性，提高学校信息化管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《电子文件归档管理规范》等法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于学校各部门、各单位及教职工在日常工作中形成的电子文件。

第三条学校电子文件管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格遵守国家法律法规，确保电子文件管理的合法性和规范性。

（二）统一管理原则：学校电子文件实行集中统一管理，确保电子文件的安全、完整和可用。

（三）规范管理原则：建立健全电子文件管理制度，规范电子文件的形成、收集、整理、归档、保管和利用等工作。

（四）安全保密原则：加强电子文件安全保密工作，确保国家秘密、商业秘密和个人隐私不受侵犯。

（五）便捷利用原则：提高电子文件利用效率，方便教职工查阅、利用电子文件。

第二章电子文件的形成与收集第四条学校各部门、各单位应按照国家有关法律法规和学校规章制度，规范电子文件的形成、收集和整理。

第五条电子文件的形成应遵循以下要求：（一）内容真实：电子文件内容应真实反映学校工作情况，不得伪造、篡改。

（二）格式规范：电子文件格式应符合国家相关标准，便于存储、传输和利用。

（三）命名规范：电子文件命名应简洁、明了，便于识别和查找。

第六条电子文件的收集应遵循以下要求：（一）及时收集：各部门、各单位应及时收集本部门、本单位形成的电子文件。

（二）完整收集：收集的电子文件应完整无缺，包括正文、附件、电子签名等。

（三）分类收集：按照电子文件的类型、内容、用途等进行分类收集。

第三章电子文件的整理与归档第七条学校电子文件整理应遵循以下要求：（一）分类整理：根据电子文件的类型、内容、用途等进行分类整理。

（二）编制目录：编制电子文件目录，便于查找和利用。

（三）编制索引：对重要电子文件编制索引，提高查阅效率。

第八条学校电子文件归档应遵循以下要求：（一）归档范围：按照国家档案部门规定和学校实际情况，确定电子文件的归档范围。

大学电子文件归档与管理暂行办法第一章总则第一条为了适应湘潭大学信息化建设的需要，规范我校形成的电子文件的归档与管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》制定本办法。

第二条基本术语解释(一)电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于稳定可靠的数码载体，依赖计算机数字设备阅读、处理、存取，并可在通信网络上传输的文件。

(二)归档电子文件：指经过鉴定具有保存价值的电子文件及相应的支持软件参数和其他相关数据。

(三)电子文件的逻辑归档：指通过计算机网络，不改变原存储方式和位置而将电子文件向档案部门移交的过程。

(四)电子文件的物理归档：指把应归档的电子文件集中下载到可脱机保存的载体上向档案部门移交的过程。

(五)电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

(六)电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

(七)电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

(八)背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

(九)元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、文字处理和图形工具软件、字符集等数据。

第二章管理体制和职责第三条校属各单位分管领导应在原有档案管理工作网络的基础上，重视电子文件的管理和归档工作，各归档部门要配备一至二名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的专兼职电子文件管理员，负责电子文件的收集、归档和管理。

第四条各单位应建立电子文件归档管理制度。

电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办(业务)部门负责，并将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责。

学校电子文件归档制度1. 背景随着信息化技术的发展，学校的电子文件越来越多，电子文件管理也变得越来越重要。

为了保障学校电子文件的安全和合规性，需要制定相应的电子文件归档制度。

2. 目的学校的电子文件归档制度的主要目的是：规范学校电子文件的管理、保存与归档，确保学校电子文件的安全、可靠和便捷的检索与使用。

3. 内容电子文件的生成、传输、存储、使用和归档都有一定的规范和流程。

3.1 文件创建学校电子文件的创建应该遵循以下规范：•文档标题要简明扼要，与文档内容相符•文档内容要严格按照学校的规章制度和相关法律法规进行撰写•文档应标注创建时间、版本号码与文档的撰写者，以方便追踪与管理3.2 文件传输学校的电子文件传输应该遵循以下规范：•采用学校内部文件传输系统，保证文件传输的安全性与保密性•对于涉密文件，应采取多重加密措施，保证文件的安全传输3.3 文件存储学校的电子文件存储应遵循以下规范：•采用学校内部的文件存储系统，统一管理，确保文件存储的有效性与安全性•对不同性质的文件采取不同的存储方式，对于涉密文件，采用加密存储•定期对文件进行备份和归档，以确保文件的完好性与可用性3.4 文件使用学校的电子文件使用应遵循以下规范：•只有经过授权和认证的人员才能访问和使用文件•对于具有涉密性质的文件，需要进行相应的审批和授权•要严格控制文件的增删改权限，确保文件的安全性和完整性3.5 文件归档学校的电子文件归档应遵循以下规范：•对已经失效或废弃的文件进行归档处理，归档期限要符合相关法律法规和学校规定•对于涉及法律纠纷的文件，要在法律规定的时间内进行归档•对归档文件进行备份和存储，确保文件的可用性和安全性4. 实施学校电子文件归档制度的实施应遵循以下步骤：•制定电子文件归档规定，明确文件的管理流程和标准，制定相应的惩罚措施•定期开展电子文件管理的培训和教育，提高管理人员和员工的管理意识•加强对电子文件的管理和监督，确保制度的落实和效果•不断完善和调整制度，保证其适应电子文件快速变化的需求5.学校电子文件归档制度的建立和实施，是学校信息化管理的重要组成部分，可以有效确保电子文件的安全性和完整性，也是保护学校合法权益的重要保障。

大学电子文件归档及管理方法随着信息技术的快速进展，大学的电子文件管理越来越多而杂。

本文旨在介绍一些大学电子文件归档及管理方法，为大学文件管理供给一些引导建议。

一、电子文件归档原则1.归档文档必需有明确的名称和编号一个清楚，直接和简洁的名称和编号是特别紧要的。

这可以确保文件的唯一性以及在需要时快速找到它们。

归档文档编号应当包含文档的类型，创建日期和所属部门信息。

2.归档文档必需在正确的位置归档文件必需存储在正确的位置。

必需考虑到存放电子文件的设备、空间和安全性等问题。

此外，为了保证文件的安全，可以采纳加密的方法进行存储。

3.文档归档责任明确每个部门必需有人负责归档文件。

这可以避开多个人都在归档同一份文件的情况发生。

在确定责任人时，必需考虑到他们的本领和学问水平。

二、电子文件归档及管理的流程1.文档创建阶段在文档创建阶段，必需依照规定格式命名和编号。

全部新文档都必需经过归档负责人的确认和授权，才能进行下一步操作。

在文档归档阶段，全部文档都应在数据库中进行相应的归档操作。

除了命名和编号信息之外，每个归档文件都应当有一个认真的记录，包括创建日期，最后的编辑日期，归档负责人和其他相关信息。

3.文件存储阶段在文件存储阶段，归档文件存储在指定的服务器上。

4.文档检索阶段在需要检索归档文件时，可以通过系统的搜索功能进行文件的检索。

三、电子文件归档及管理的技术手段1.角色权限管理在设定角色权限时应先设定归档文档创建权限。

并规定必需由部门内部归档负责人进行文件归档。

2.数据库管理平台数据库平台是目前大学电子文档管理的主流方式之一、通过搭建数据库平台，大学可以将各部门的文档统一整合起来，便利文档的存取和检索。

3.关键词搜索为便利用户查找文档，可以采纳关键词搜索的方式。

在归档的时候就应当对文档的关键要素进行标识，以便利用户的查找。

四、电子文件归档及管理的注意事项在文档归档的过程中，必需对该文档进行审查，确保文档没有错误，并且文档的命名和编号正确。

大学电子公文归档管理暂行办法第一条为大学档案信息化建设的需要，规范我校在党政综合信息网与办公自动化系统处理公务过程中所产生的电子公文的归档管理，保障归档电子公文的安全和开发利用，根据国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》和国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，制定本办法。

第二条本办法适用于全校各党、政部门、院、系（所）直属单位。

第三条本办法所称的电子公文，是指各单位在党政综合信息网、办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第四条校档案馆负责对全校电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

第五条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

第六条各单位从电子公文产生时就要有严格的信息管理制度和严密的技术措施，对其实施超前管理。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由校档案馆负责。

第七条归档电子公文应与其他载体和门类的档案实行集中统一管理第八条电子公文参照我校有关纸质文件的归档范围进行归档，与之相应的软件、背景信息和元数据一同归档，以保证归档电子公文的完整性。

电子公文的保管期限，应按照纸质档案保管期限划分，电子公文的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。

电子公文密级划分按纸质文件密级划分的有关规定执行，并在电子公文的机读目录上逐件标注涉密文件的标识。

第九条电子公文应在办理完毕后即时向档案部门进行逻辑归档，基本要求是：（一）电子公文的归档应在“吉林大学档案管理系统”上进行；（二）电子公文归档操作由形成部门完成；（三）归档完毕的电子公文要注明归档标识；（四）档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档电子公文的权限；（五）归档电子公文的物理地址应指定在网络服务器上，服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。

第十条已进行逻辑归档的电子公文，形成部门应协助档案部门完成物理归档，物理归档可按照纸质文件的规定定期完成。

一、总则为加强学校电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性和有效性，提高档案工作效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、电子档案的定义电子档案是指在学校教学、科研、管理、服务等活动中形成的，以电子形式存储、传输、处理的具有保存价值的文字、图表、声像等资料。

三、电子档案管理原则1. 实行统一领导、分级管理、责任到人的原则。

2. 保障电子档案的完整、准确、安全和可靠。

3. 依法依规，规范操作，确保电子档案的真实性、完整性和有效性。

4. 提高档案工作效率，方便档案利用。

四、电子档案管理职责1. 学校档案管理部门负责电子档案的统一管理、指导、监督和检查。

2. 各部门负责本部门电子档案的收集、整理、归档和保管。

3. 档案管理人员负责电子档案的日常管理工作。

五、电子档案管理流程1. 电子档案的收集：各部门在形成电子档案时，应按照归档范围和保管期限，及时收集、整理电子档案。

2. 电子档案的整理：对收集到的电子档案进行分类、编目、整理，确保档案的准确性、完整性和安全性。

3. 电子档案的归档：各部门将整理好的电子档案按照规定的时间、数量和要求，向学校档案管理部门移交。

4. 电子档案的保管：学校档案管理部门负责电子档案的保管工作，确保档案的完整、准确、安全和可靠。

5. 电子档案的利用：学校档案管理部门应按照规定，为校内外的用户提供电子档案的查阅、复制、摘录等服务。

六、电子档案安全与保密1. 电子档案的存储介质应选择安全可靠的产品，并定期进行备份。

2. 电子档案的访问权限应严格控制，确保档案信息安全。

3. 对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的电子档案，应按照相关法律法规进行保密处理。

4. 档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露电子档案信息。

七、奖惩1. 对在电子档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反本制度，造成电子档案丢失、损坏、泄露等后果的，依法依规追究责任。