文件档案管理制度

文书档案管理制度文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。

文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。

一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。

文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。

2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。

3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。

二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。

凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)交两份给文书统一收集管理。

2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。

外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。

3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。

三、档案管理制度(一)归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

2、重要会议材料，包括会议____通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料(即内____文件)，如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。

5、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。

二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。

三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。

3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。

文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。

四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。

2、文件的存放和提取应由专职人员负责。

3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。

4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。

5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。

对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。

五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。

交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。

2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。

3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。

六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。

文档档案管理制度（2）是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档案。

文件档案管理制度流程(7篇)文件档案管理制度流程(7篇)在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。

那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度流程篇1一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。

各主管部门经理应积极配合与支持。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。

秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。

一、前言为加强单位文件档案管理工作，确保文件档案的完整、准确、安全，提高文件档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我单位所有文件档案的管理工作，包括纸质文件档案、电子文件档案以及其他形式的文件档案。

三、管理原则1. 集中统一管理原则：文件档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责文件档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

2. 完整准确原则：文件档案应当完整、准确、及时地反映单位的工作活动和历史面貌。

3. 安全保密原则：加强文件档案的安全保卫工作，确保文件档案的安全和保密。

4. 规范有序原则：文件档案的管理工作应当规范化、有序化，提高工作效率。

5. 便于利用原则：文件档案的管理工作应当便于查阅和利用，为各项工作提供有力保障。

四、管理职责1. 档案管理部门职责：（1）负责制定文件档案管理制度，并组织实施；（2）负责文件档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作；（3）负责文件档案的鉴定、归档和检索工作；（4）负责文件档案的安全保卫工作；（5）负责文件档案的统计、分析和报告工作。

2. 各部门职责：（1）各部门应当积极配合档案管理部门做好文件档案的收集、整理、归档等工作；（2）各部门应当加强对文件档案的管理，确保文件档案的完整、准确和安全；（3）各部门应当定期对文件档案进行清理、整理和归档。

五、文件档案的收集与整理1. 收集范围：（1）各单位制发的文件、通知、报告、请示、批复等；（2）各单位收到的文件、通知、报告、请示、批复等；（3）各单位内部产生的文件、资料、报表等；（4）各单位与其他单位之间的往来文件、协议、合同等。

2. 整理要求：（1）文件档案应当分类、分卷、分年度整理；（2）文件档案应当按照文件名称、文号、日期、密级等进行排列；（3）文件档案应当编制目录、索引和检索工具；（4）文件档案应当进行鉴定，确定其保存期限。

第一章总则第一条为加强本单位的文件及档案管理工作，确保文件及档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有文件及档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第三条文件及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件及档案的完整性，防止丢失、损毁或篡改。

2. 准确性原则：确保文件及档案内容的准确性，保证信息真实可靠。

3. 安全性原则：确保文件及档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。

4. 有效性原则：确保文件及档案的及时利用，提高工作效率。

5. 保密性原则：严格按照国家保密法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案进行保密。

第二章文件及档案的收集第四条文件及档案的收集范围：1. 国家法律法规、政策文件；2. 本单位规章制度、发展规划、工作计划；3. 工作总结、会议记录、报告、请示、函件等；4. 专业技术文件、科研报告、设计图纸、实验记录等；5. 会计凭证、财务报表、审计报告等；6. 其他需要归档的文件及资料。

第五条文件及档案的收集方式：1. 收集本单位各部门、各岗位产生的文件及档案；2. 收集上级机关、外部单位发送的文件及档案；3. 收集与单位业务相关的内部资料；4. 收集涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案时，应严格按照保密规定执行。

第三章文件及档案的整理第六条文件及档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照文件及档案的性质、内容、时间等进行分类；2. 编号：对分类后的文件及档案进行统一编号；3. 编目：对文件及档案的基本信息进行编目，包括名称、作者、日期、密级等；4. 装订：按照规定格式对文件及档案进行装订；5. 检查：对整理后的文件及档案进行检查，确保质量。

第四章文件及档案的归档第七条文件及档案的归档时间：1. 一般文件及档案，自形成之日起满一年后归档；2. 特殊文件及档案，按照国家规定或单位实际情况确定归档时间。

文件和档案管理制度一、总则为规范和加强文件和档案管理工作，提高文件和档案管理的质量和效率，根据国家有关法律、法规、规章和有关文件和档案管理的规定，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本单位所有工作人员，对于本单位的全部工作文件和档案管理。

三、文件管理（一）文件的定义文件是指任何载有文字、符号、数字或者记载了信息内容的载体，包括纸质文件、电子文件、磁介质文件、光盘文件、图纸、档案等。

（二）文件的制定1. 文件的制定应当符合法律、法规、规章和政策的规定，内容明确、具有法律效力，公正、真实、准确、完整。

2. 纸质文件的制定应当采用A4规格纸张，书写清晰、整洁，使用黑色或蓝色墨水书写。

3. 电子文件的制定应当采用规范的电子文档格式，实行电子签名、数字认证等技术手段，确保文件的完整性和真实性。

（三）文件的编号1. 所有文件应当按照一定的规则和程序进行编号，编号应当有规律，便于管理和查找。

2. 文件编号应当包括发文单位代码、年份、序号等信息。

（四）文件的签发、印发和分发1. 文件应当按照规定的程序和权限进行签发、印发和分发，签收人应当在文件上签字确认。

2. 发文应当充分考虑接收单位的接受能力和接收条件，适当安排发文时间和方式。

（五）文件的备份和归档1. 文件备份应当定期进行，采用多重备份手段，确保文件数据的完整性和安全性。

2. 文件归档应当按照规定的程序进行，分类清晰、编目规范，便于查找和利用。

四、档案管理（一）档案的定义档案是指本单位工作中形成的、具有一定价值的公文、电子文件、图纸、资料等载体以及建设工程和科研成果等有关文件的生产和管理活动中产生的载体。

（二）档案的分类1. 按照档案的载体分类，档案可分为纸质档案、电子档案等。

2. 按照档案的内容分类，档案可分为行政管理档案、科研项目档案等。

（三）档案的编目和管理1. 档案应当按照规定的程序进行编目管理，编目规范、分类清晰、检索方便。

2. 档案管理应当做到密封、盖章、签名，确保档案的安全性和完整性。

文件档案管理制度规定为了员工的职责管理,对于文件档案的管理工作,需要设立制度来加强规范。

那么,我们该怎么拟定制度呢？下面是由我给大家带来的文件档案管理制度规定7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度规定（精选篇1）一、必需设有特地库房或专柜对各类档案进行保管。

二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随便进入档案库房。

三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。

同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。

四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必需的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。

五、依据档案库房情形需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。

温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。

六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。

七、档案管理人员必需每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。

八、档案库房及档案柜箱钥匙必需由办公室专人负责保管，不得丢失。

文件档案管理制度规定（精选篇2）第一条归档的文件材料必需完整、系统、精准明确，各项签字手续完备。

第二归档的文件必需字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。

第三条归档文件应为原件。

第四条科技成果鉴定、基建工程验收必需保存档案的完整性。

文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。

第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交名目，双方履行签字手续文件档案管理制度规定（精选篇3）一、档案科全部工作人员都有珍惜档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。

二、各类档案的借（查）阅，必需填写《档案借（查）阅申请单》三、个人档案一律须托管人员本人或托付书指定的托付人，经过相关审批流程后方可借阅。

一、总则为加强机关文件档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本机关实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 本制度适用于本机关各部门、各单位的文件档案管理。

2. 档案管理范围包括：（1）机关工作文件、会议记录、决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、函件、纪要等文件材料；（2）机关各部门、各单位的年度工作报告、工作总结、工作计划、工作要点、业务报表、统计报表等；（3）机关各部门、各单位的合同、协议、专利、商标、著作权等法律文件；（4）机关各部门、各单位的固定资产、设备、物资、资金等账目、凭证、报表等；（5）机关各部门、各单位的荣誉证书、奖状、锦旗等；（6）其他具有保存价值的文件、资料。

三、档案管理制度1. 档案收集（1）各部门、各单位应按照档案管理范围，及时收集、整理、归档各类文件、资料。

（2）收集档案时，应确保档案的完整、准确、安全和保密。

2. 档案整理（1）档案整理应遵循“科学、规范、统一”的原则，确保档案的系统性、完整性和准确性。

（2）档案整理包括以下内容：①分类：根据档案内容、形式、用途等，将档案分为不同类别，如文书档案、会计档案、实物档案等。

②编号：对每份档案进行编号，编号应具有唯一性、连续性。

③编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、类别、形成时间、页数、保管期限等。

④装订：将档案按照编号顺序装订成册，装订时应注意档案的整洁、牢固。

3. 档案保管（1）档案保管应遵循“安全、保密、便于利用”的原则。

（2）档案保管包括以下内容：①档案库房：设立专用档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等设施。

②档案存放：按照档案类别、编号、保管期限等要求，将档案存放在相应的位置。

③档案调阅：档案调阅应办理调阅手续，并做好登记。

4. 档案利用（1）档案利用应遵循“合法、合理、保密”的原则。

（2）档案利用包括以下内容：①查阅：单位和个人因工作需要，可向档案管理部门申请查阅档案。

文书档案管理制度一、总则为规范文书档案管理工作，提高文书档案管理效能，保障文书档案的完整性、准确性和可靠性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本单位所有单位和个人的文书档案管理工作。

三、基本原则1. 法律依据原则：文书档案管理工作必须依照国家法律法规和有关规定进行。

2. 统一管理原则：本单位的文书档案管理工作由专门机构负责，统一管理，确保文书档案的完整性和安全性。

3. 确权负责原则：对文书档案的拟制、核发、收集、整理、存储等工作应明确责任人并且由责任人进行负责。

4. 规范操作原则：文书档案管理工作应严格按照有关规定进行，确保工作的规范化和系统化。

五、文件档案的分类和编排1. 文件档案按照文种、用途、时间、地点等特点进行分类编排。

2. 文件的分类编排采用数字、字母、字母数字或字段的组合方式，确保能够快速检索和定位。

六、文书档案的编制和管理1. 拟制文书须按照规定格式进行，确保文书的统一性和规范化。

2. 文书档案在经过核发后，应当及时归档，确保档案的完整性和可查性。

3. 文书档案采用电子方式存储，同时也要保留纸质文件，以备查阅。

4. 文书档案的存储应当按照规定的期限和地点进行，确保文书档案的安全性。

七、文书档案的保密工作1. 所有的文书档案必须严格保密，任何人不得擅自查阅或泄露。

2. 对于涉及国家机密的文书档案，必须按照国家机密保密的相关规定进行处理。

3. 对于涉及商业机密的文书档案，必须按照有关商业机密保密的相关规定进行处理。

4. 文书档案管理部门必须建立健全的保密制度，对文书档案的保密工作进行监督和管理。

八、文书档案的销毁和归档1. 对于已经失效的文书档案，应当及时进行销毁，确保文书档案的及时清理。

2. 对于需要长期保留的文书档案，应当及时归档，确保文书档案的完整性和保存性。

3. 文书档案的销毁和归档工作必须经过核实并由相关负责人签字确认。

九、文书档案管理的监督和评估1. 文书档案管理部门应当定期对文书档案管理工作进行监督和评估。

公司文件档案管理制度一、总则为规范公司文件档案管理工作，提高档案管理效率和安全性，依据相关法律法规和公司管理制度，制定本档案管理制度。

二、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、单位的文件档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。

三、档案管理职责1.公司文件档案管理部门负责整个公司的档案管理工作，包括档案的采集、整理、归档和借阅等工作。

2.各部门负责本部门文件档案的管理工作，保证文件档案的完整性、真实性、保密性和可查性。

3.公司领导负责档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作的顺利进行。

四、档案管理流程1.档案采集：各部门每天定时将产生的文件进行采集，分门别类整理。

2.档案归档：对已整理好的文件进行归档，按照文件的类型、重要程度进行分类存放。

3.档案借阅：员工需要查阅档案时，填写借阅申请表格，经过部门主管审批后方可查阅。

4.档案销毁：对于已经过期或无用的档案，按照相关规定进行销毁处理。

五、档案管理原则1.真实性原则：对于档案内容应真实准确，不得篡改或隐瞒任何信息。

2.保密性原则：对于需要保密的档案应加密存放，避免泄露。

3.可查性原则：对于需要查阅的档案应方便员工进行查询。

4.整理规范原则：文件档案的整理应按照一定的序列和规范进行，便于管理和查阅。

5.保护原则：对于重要档案应加强保护，防止遭到损坏或丢失。

六、档案安全保护1.对于电子档案，设置密码进行保护，定期备份数据，防止数据丢失。

2.对于纸质档案，设置保险箱或密封柜进行保护，避免被人非法取阅。

3.严格控制档案的借阅权限，避免档案泄露。

4.定期检查档案的存放状态，保持档案的完好性。

七、违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、记过、记大过等处罚。

八、附则1.本档案管理制度经公司领导批准后施行，如有需要修改，须经公司领导同意后方可调整。

2.本档案管理制度解释权归公司领导层所有。

以上为公司文件档案管理制度，各部门和员工要严格遵守，确保公司档案管理工作顺利进行。