1文件控制程序
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1文件控制程序
文件控制程序编号:DYBZ/CX-01版本:A1 目的和范围对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。
防止误用失效或作废的文件和资料。
本程序适用于质量/环境/职业健康安全管理体系有关文件的管理和控制。
2 职责2.1 办公室负责体系文件的归口管理，办公室负责外来文件及公司其他文件的归口管理。
2.2 总经理负责批准和发布质量/环境/职业健康安全体系管理手册。
2.3 管理者代表负责审核管理手册、程序文件；以及三级文件的审批。
2.4 办公室负责对公司现有体系文件定期评审。
2.5 各部门负责相关三级管理文件的编制、使用和保管。
3 工作程序3.1 文件的分类3.1.1 按文件性质分类a)质量/环境/职业健康安全管理手册（包括形成文件的质量/环境/职业健康安全方针、政策、目标）；b)形成文件的程序（为质量/环境/职业健康安全管理体系所编制的程序文件）；c)公司为确保其过程有效策划、运行和控制所制定的文件（如管理考核文件、工艺文件、检验试验规程文件、设备操作维护文件、培训需求文件等）；d)标准要求的记录；e)外来文件（包括法律法规/标准和顾客提供的图样、政府部门的有关文件等）。
3.1.2按文件载体分类：a)纸张性文件；b)非纸张性文件。
3.2文件的编号3.2.1 手册编号（见右图）DYBZ/SC-年号DYBZ---东营宝泽能源科技有限公司代号SC---手册代号3.2.2 程序文件编号 DYBZ/CX-00CX---程序文件代号00----指文件编号3.2.3体系三级文件的编号 DYBZ/QEO-00体系代码的表示：Q代表质量管理体系E代表环境管理体系O代表职业健康管理体系3.2.4 记录的编号DYBZ/JL-00（见02程序文件）3.3 文件的编写和审批3.3.1 质量/环境/职业健康安全管理手册由办公室组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
3.3.2 程序文件由相关部门编写，部门主管审核，管理者代表批准。
1文件控制程序
1、目的对与质量管理体系运行有关的文件和资料进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。
2、适用范围适用于本公司范围内，与质量管理体系运行有关的管理性文件、技术性文件以及外来文件的控制。
3、术语、缩略语本程序采用质量手册中的术语、缩略语。
4、职责和权限4.1企业负责人负责组织质量方针、质量目标的制定，负责质量手册等体系文件的批准；4.2管理者代表负责质量手册、程序文件的组织编写，并负责系统审核；4.3质量部是所有文件的归口管理部门，负责归口范围内文件的组织、存档、发放、回收、协调工作。
其他部门为协办及配合部门；4.4各职能部门负责本部门使用文件的编制与管理。
5、工作程序5.1文件的分类及编号5.1.1 管理体系文件的分类1）质量手册(包括质量方针、质量目标)；2）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求形成文件的程序（如：程序文件等）；3）本公司确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件以及国家或地区法规规定的其他文件（诸如本公司内部使用的各类技术标准、管理标准、操作标准、验证标准以及外来文件等），具体执行表1规定；4）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求的记录。
表1：文件分类表5.1.2 文件编号本公司所有质量体系文件（不包括记录，记录编号执行《记录控制程序》）均由质量部控制并给定代号，各类型文件编号控制执行如下要求： 5.1.2.1质量手册QM-JH-XXX-X/X版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 质量手册代号；5.1.2.2程序文件QP-JH-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 程序文件代号；5.1.2.3第三层次文件除国家、行业主管部门对编号有限定规则的文件外（如产品技术要求），本公司第三层次文件执行如下规则：XX-XX-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始同代码文件流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始；文件代码，具体见下表2；本公司文件类型（TSP、SOP、SOR等）；表2 第三层次文件代码5.2文件的编制、审核、批准文件的编制（起草）人原则上是责任编制（起草）部门中的最佳人选（一人或多人），是最熟悉所编制（起草）的文件涉及内容的人员或职责所要求其熟悉所编制（起草）文件内容的人员，编制人必须了解文件体系的结构和内容，并了解文件的编写要求。
1文件控制程序
— 明确影响管理体系的管理人员的责任和权限；
— 为构成管理体系的各种活动提供基本的和具体的程序文件。
5.1.2 由公司最高管理者制订质量方针、安全方针，并批准管理手册，文控中心负责管理手册的发放和管理。
5.2程序文件
5.2.1程序文件是战术性文件，确定谁、做什么、何时做，目的在于为执行构成管理体系的所有主要活动规定程序和方法，并明确具体的职责和权限，操作程序说明每个活动的内容、原因、时间、责任人、相关部门、结果记录方法等。
3.2文控中心负责受控印章的保管，任何其它部门不得私自雕刻、使用印章。
3.2文控中心负责整个质量、食品安全卫生体系的标准化审核。
3.3文控中心负责质量、食品安全卫生管理体系手册的拟制，管理者代表负责手册的审核，总经理批准发布。
3.4程序文件由各职能部门拟制，文控中心负责审核，总经理或管理者代表批准。
DG-HM-SC-XX
—DG-HM表示公司名称缩写
—SC表示管理手册专用代码
—XX表示手册修订次数
发行日期：手册最初版次制订发行日期。
修订日期：手册修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
文件版次：首次发行，版次为A，第二次发行版次为B，依此类推。
5.5.2程序文件编号方式， 发行日期，修订日期，修订次数，文件版次
DG-HM-CX-XXX
—DG-HM表示公司名称缩写
—CX表示程序文件专用代码
—XXX表示顺序号
发行日期：程序文件最初版次制订发行日期。
修订日期：程序文件修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
— 为构成管理体系的各种活动提供基本的和具体的程序文件。
5.1.2 由公司最高管理者制订质量方针、安全方针，并批准管理手册，文控中心负责管理手册的发放和管理。
5.2程序文件
5.2.1程序文件是战术性文件，确定谁、做什么、何时做，目的在于为执行构成管理体系的所有主要活动规定程序和方法，并明确具体的职责和权限，操作程序说明每个活动的内容、原因、时间、责任人、相关部门、结果记录方法等。
3.2文控中心负责受控印章的保管，任何其它部门不得私自雕刻、使用印章。
3.2文控中心负责整个质量、食品安全卫生体系的标准化审核。
3.3文控中心负责质量、食品安全卫生管理体系手册的拟制，管理者代表负责手册的审核，总经理批准发布。
3.4程序文件由各职能部门拟制，文控中心负责审核，总经理或管理者代表批准。
DG-HM-SC-XX
—DG-HM表示公司名称缩写
—SC表示管理手册专用代码
—XX表示手册修订次数
发行日期：手册最初版次制订发行日期。
修订日期：手册修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
文件版次：首次发行，版次为A，第二次发行版次为B，依此类推。
5.5.2程序文件编号方式， 发行日期，修订日期，修订次数，文件版次
DG-HM-CX-XXX
—DG-HM表示公司名称缩写
—CX表示程序文件专用代码
—XXX表示顺序号
发行日期：程序文件最初版次制订发行日期。
修订日期：程序文件修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
1文件控制程序
1 范围本程序规定了质量和食品安全管理体系文件的范围、标识、审批、发布、发放回收归档，修订，作废，外来文件的控制，电子媒体文件的控制，适用于本公司对质量和食品安全管理体系文件的控制。
2 引用文件《记录控制程序》3 职责办公室归口实施，其他各部门配合实施。
4 过程展开与控制4.1 本公司质量和食品安全管理体系文件包括:a.形成文件的质量卫生安全方针、质量卫生安全目标；b.质量和食品安全管理体系手册（包含程序文件）；c.程序文件；d.本公司为确保过程有效策划、运作和控制所需的文件（以下简称作业文件，如作业指导书、图纸、操作规程等）；e.外来文件，如国家的法律、法规，国家行业标准等；f.记录。
4.2 为使文件易于识别，本公司对各种文件予以标识：XX- XX - XX↓↓↓单位代号文件类别文件序号或章节号注：文件类别：M—手册文件 CX—程序文件 ZY—作业指导书R—表单文件 SSOP-卫生标准操作规程GMP-良好操作规范 HACCP-HACCP计划书修订状态： X / X↓↓版本修订号注：版本用“A.B.C……J”,修订号用“0.1.2.3……”4.3 为了确保文件是充分与适宜的，文件应经审批后才能发布。
4.3.1 质量和食品安全管理体系手册、质量卫生安全方针、质量卫生安全目标的有关文件由总经理组织人员编写，总经理批准。
4.3.2 程序文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。
4.3.3 作业文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。
4.4 本公司为确保文件的现行修订状态得到识别，由办公室文件资料员编制清单，记录文件的修订、换版、作废动态。
受控文件清单由办公室主任批准。
4.5 为确保在使用处可获得有关版本的适用文件，本公司采取以下控制程序。
4.5.1 文件在发放前由办公室资料员编制文件发放名单，列出文件接受人和分发号（1人1号），经办公室主任审批后，按发放名单发放文件。
1 文件控制程序
1 文件控制程序山东樱花五金集团编号：YH-CX-01 版次：C/0 修订时间：2021-11-01文件控制程序 1.目的对质量环境管理体系所要求的文件的编写、标识、更改、评审、批准、发放、使用、回收和作废等过程进行控制，以确保公司各部门和工作场所使用的文件和资料为现行有效版本，保持公司质量环境管理体系合规运行。
2.范围适用于本公司质量环境管理体系文件的控制。
3.职责企管处对质量环境体系文件进行控制。
4.工作程序（流程图见附录） 4.1文件编号一级文件：质量环境手册樱花/管理手册--04/00 樱花 / 管理手册― **/** 第**次换版/第**次修订公司代号管理手册代号二级文件程序文件樱花/KCX第( )号―04/00 樱花 / KCX第( )号文件代号文件序号公司代号三级文件：樱花/ ― --04/00 版本号作业文件樱花/文件类别[2021] 第 ( )号**** 公司代号类别：技术要求、操作规程、作业指导、管理文件…..。
四级文件：樱花/** JL ― ****号樱花 / ** JL 记录代号公司代号记录类别：生产、环境、程序、检验 4.2文件的编写、签署和审批第( )号序号 [****] 最近修改年份― ****号序号（1）质量环境手册由管理者代表组织编写，总经理批准发布，明确发布日期和实施日期。
（2）程序文件由相应的职能部门编制，分管副总经理审核，总经理批准。
（3）技术文件由技术部门编写，分管副总经理批准发布。
（4）行政管理文件由各分管副总负责编制，总经理批准，企管处登记、发放。
（5）外来行政文件由接收部门签收识别，报总经理处理；（6）外来技术文件，由接收部门识别并负责传达给相关部门，相关部门根据文件的内容向分管副总报告，决定是否执行。
4.3文件的受控状况（1）文件分为：“受控”和“非受控”两大类。
（2）与管理体系运行紧密相关的为受控文件，由各主管部门按规定执行。
所有受控文件须在封面上加盖受控状态印章，并注明分发号。
1文件控制程序(1)
01文件控制程序湖南影视会展物业管理有限公司编号：YSHZ-CX-02-01 程序文件版号/改次：A/0 文件控制程序页数：第4 页共4 页1.0目的： • 规范管理体系文件的编写.审核.批准.发放.更改.处置等过程，确保文件的有效版本和得到有效控制。
2.0适用范围： • 适用于本公司管理体系文件的控制。
3.0职责3.1综合事务部负责公司管理体系文件的控制。
3.2各部门负责本部门管理体系文件的控制。
3.3工程技术部负责小区图纸.技术图样的管理与控制•。
3.4综合事务部负责管理体系文件原件.质量记录表格原件的保存。
4.0程序4.1本公司文件分为以下四个层次： •第一层次质量手册 •第二层次程序文件 •第三层次作业指导书 •第四层次质量记录表格.资料（包括图纸.技术图样等）。
4.2文件的编制.审核与批准4.2.1与管理体系有关的所有文件需按规定程序进行审批才能生效执行。
4.3受控文件的发布4.3.1各部门认为受控文件不合理或因条件发生变化，使原文件不适用而需要更改时，申请部门填写《文件更改通知单》提交综合事务部，综合事务部把该文件提交原审核部门重新审核，并得到批准。
4.3.2综合事务部对文件进行统一编号，具体方法见《文件编号规则》。
4.3.3综合事务部将文件发送至审核部门审核以及批准部门批准。
在审核及批准过程中若未通过，文件自动返回编制部门继续修改。
4.3.4文件分“受控文件”和“非受控文件”两类。
受控文件需加盖蓝色“受控文件”章，非受控文件加盖红色“非受控文件”章，作废文件加盖红色“作废”章。
没有管理者代表批准，公司员工不得任意复制和外传。
4.3.5综合事务部负责发放文件，并收回作废文件，接收文件人在《文件发放回收记录》签收。
4.3.6综合事务部在相关文件上做好修改记录。
每修改一次，改次状态号递增１次。
若质量管理体系文件有三分之一的修改时，版本号从A.B.C … … 递增。
4.4受控文件的回收及处理4.4.1综合事务部在发放新文件的同时，应回收相应作废文件。
01文件控制程序
文件控制程序CSGG／CX—01—A 1、目的为了使公司管理体系和与质量、环境、职业健康安全有关的所有文件处于受控制状态，防止所有部门和场所使用过期和作废文件,保证文件的有效性和完整性，特制订本办法。
2 范围适用于公司所有与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件控制，包括外来文件的控制。
3 职责及权限3.1 质量安全环保部负责手册和程序文件的管理，并保存其审批记录和建立发放记录。
相关职能部门负责管理本部门的文件，并保存其审批和发放记录。
3.2 生产技术设备部负责归口管理公司用各类标准或已制定为企业标准的管理文件，包括外来技术文件资料和拟定接收更改后的新标准的发放范围、建立和保存发放记录等；负责制定并实施《工艺文件管理办法》。
3.3 公司办公室负责与质量、环保和职业健康有关的行政公文和外来行政文件资料的管理。
3.4 作废的质量、环境和职业健康安全文件由各部门及时从使用现场撤出或标识。
4 程序4.1 文件的编制、审批程序4.1.1 《管理手册》由管理者代表组织质量安全环保部编制，管理者代表审核，总经理批准。
4.1.2 程序文件由质量安全环保部负责组织编制，相关职能部门会签，管理者代表审核，总经理批准后实施。
4.1.3 作业指导文件以及记录表格由各职能部门编制，质量安全环保部会签，部门领导审查，主管副总经理批准后实施。
4.1.4质量安全环保部负责编制公司《程序文件清单》、《作业文件清单》、《记录表格清单》，部门领导审核, 管理者代表批准。
4. 2文件编号4.2.1 管理手册的编号由公司代号（CSGG）、管理手册代号（MS）、版本号、年号组成。
如：CSGG／MS—Ａ—2005。
4.2.2 程序文件编号由公司代号（CSGG）、程序文件代号（CX）、顺序号和版本号组成。
如：CSGG／CX—XX—A 。
4.2.3 各部门建立的作业文件编号由公司代号、作业文件代号（ZY）、程序文件顺序号、顺序号和版本号组成。
1.文件控制程序
1.文件控制程序1、文件控制程序在当今的工作环境中，文件作为信息传递和工作依据的重要载体，其管理的规范性和有效性至关重要。
文件控制程序就是确保文件从创建、审批、发布、使用、更新到废止的整个生命周期都能得到妥善管理的一套流程和方法。
文件控制程序的首要目的是保证文件的准确性和一致性。
想象一下，如果不同部门依据的是不同版本或内容相互矛盾的文件来开展工作，那必然会导致混乱和错误。
例如，在一个生产企业中，工程部依据的是旧版的生产工艺文件，而生产部门使用的却是最新修订的版本，这就可能造成产品质量问题和生产效率低下。
文件的创建是整个控制程序的源头。
在创建文件时，必须明确文件的目的、适用范围和主要内容。
这需要对相关的工作流程、业务需求和法律法规有清晰的了解。
例如，制定一份质量手册，就需要充分考虑企业的质量方针、目标以及各项质量控制流程。
创建者还应遵循一定的格式和规范，确保文件的结构清晰、易于阅读和理解。
文件的审批环节是保证其质量和适用性的关键。
审批人员通常是具有相关专业知识和管理权限的人员，他们会对文件的内容进行仔细审查，确保其符合公司的政策、法规要求以及实际业务需求。
对于重要的文件，可能需要经过多个层级的审批，以充分考虑各方面的意见和建议。
文件发布后，需要确保使用者能够及时获得有效的文件。
这可以通过建立文件分发清单，明确哪些部门和人员需要接收哪些文件。
同时，要建立文件的存档机制，以便在需要时能够快速查找和检索。
在文件的使用过程中，使用者应严格按照文件的规定执行工作。
如果发现文件存在错误或不适用的情况，应及时向上级反馈。
例如，在操作一台新设备时，操作人员必须按照设备操作手册的要求进行操作，如果发现手册中的步骤不清楚或不正确，应立即报告给相关负责人。
文件的更新是为了适应业务的变化和法律法规的要求。
当出现新的业务流程、技术改进或法规变更时，相关文件应及时进行修订。
更新文件时，要遵循与创建和审批相同的流程，确保更新后的文件仍然准确和适用。
文件控制程序1
文件编号 制定部门 标题
5.2 受控文件
COP01
版本 总经办
A3
页次 发布日期
2/7
文件控制程序
5.2.1 必须盖有“受控文件”印章 5.2.2 必须在发布前经过审核及批准,以确保其充分性,适宜性,正确性,并确认其发放 范围是否适当,如需其他部门负责人核准文件,应由原作者或其部门负责人界定. 5.2.3 文件编制、审批与管制详见下图： 文件类别 拟定
文件编号 制定部门 标题
5.6 文件的修订:
COP01
版本 总经办
A3
页次 发布日期
5/7
文件控制程序
5.6.1 质量手册﹑系统运作程序﹑指导类文件制订版本为第 A 版,版次为 0,尔后修订 一次即改变该版次(00 C/00 01 02 ﹒﹒09),并抽变更之页,修改至第九次 B/00 B/01- „B/09 B/0„ 时候即更改版本为第 B 版 , 版次为 0 (A/09
COP01
版本 总经办
A3
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文件控制程序
QR-GM01-A0 QR-GM02-A0 QR-GM03-A0 QR-GM04-A0 QR-GM05-A0 QR-GM06-A0 QR-GM07-A0
文件编号 制定部门 标题
附件一:
COP01
版本 总经办
A3
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文件控制程序
5.3.3 程序文件的编写
COP01
版本 总经办
A3
页次 发布日期
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文件控制程序
5.3.3.1 目的:描述制定该作业管制程序之目的、控制要求。 5.3.3.2 范围:说明该作业管制程序适用的范围。 5.3.3.3 职责:作业内容中,涉及到主要部门或人员所须担当之事项. 5.3.3.4 定义:解释在本程序内容中,涉及非国际公认或特殊事项专业名称或英 文之缩写.若无需定义的名词,可标明无. 5.3.3.5 程序内容:说明该作业程序之流程及内容. 5.3.3.6 参考或引用文件:列举与该作业程序相关之程序文件、指导类文件等. 5.3.3.7 附件/表格:列举并附上与该程序文件相关之附件,可包括流程﹑表格 范例等.原始表格大小不予规定,但作为作业程序书之表格,不必将表 格放在文件内页格式中,只附表格在程序后供参考. 5.3.4 三级文件的编写: 三阶文件每页编写项目必须包括 : 公司名称﹑文件编号﹑制定部 门﹑版本、 版次﹑页码;首页还包括制定/日期﹑审核/日期﹑批准 /日期. 5.4 版本变更: 文件首次发行为 A0 版，首次修订为 A1 版，二次修订为 A2 版 „„..当变更至 A9 版 时，从 B00 开始，以此类推. 5.5 文件发放/回收: 5.9.1 文件经评审并批准后， 由文控在正本文件正面逐页加盖红色 “正本文件” 印章， 文控将分发之文件登录于《受控文件一览表》 ，并按规定的分发部门及数量， 制作副本，并逐页加盖“受控文件”印章，依照规定的分发要求分发至各相关 的部门。 5.9.2 文控发放受控文件时，应填写《文件分发/回收记录表》 、由收文部门签收，旧 版/作废副本由文控收回统一处理。作废的正本文件可作为知识经验由文控盖 “作废”印章隔离保管。 5.9.3 对发给顾客、认证机构或供方的质量体系文件或相关标准类文件需盖上“参考 文件”章；对发给顾客或供方的相关工程技术文件或图纸，需盖本公司“受控 文件”印章，必要时可加盖公司印章。所有的发外文件均由文控登记，并进行 发放，外发文件不需回收。 5.9.4 文件印章由文控负责保存管理。
1文件控制程序
1 目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保对质量管理体系起重要作用的各个场所均能得到适用文件的有关版本。
2 适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3 职责3.1总经理批准质量手册和质量目标。
3.2管理者代表兼质量负责人批准形成文件的程序、各类检验文件、规程和其他文件。
3.3 工艺文件由负责工艺生产管理的副总批准。
3.4质保部负责质量手册、形成文件程序、及各类检验规程的编制。
3.5开发部负责设计和开发文件的管理及工艺文件的编制。
3.6各类规程和其他文件由所涉及的条款的主管部门编制。
3.7 办公室负责各类文件的发放、更改、回收，以及外来文件的发放及回收。
3.8 任何发放的文件记录办公室(资料室)必须保存一份正本。
但其中f类的’财务票据’由财务室保存；收发货单、各类派工单等由相关部门自行保存；I类：《人事档案》由综合部办公室管理；《设备档案》由质保部管理；《研发产品档案》由开发部及综合部办公室管理；《生产产品档案》由质保部管理；《供应商档案》由生产部供应部管理；《进货检验档案》由质保部管理；《客户档案》由市场部管理；《应付帐款档案》和《应收帐款档案》由综合部财务室管理。
3.9文件使用部门应建立文件受控清单。
4 工作程序4.1文件、记录的分类A.公司资质、证书：营业执照、税务登记证、荣誉证书、型号注册卡、制造计量器具许可证等；B.检验报告：型式试验、抽检报告等；C.标准、规约、技术条件、招标技术要求、外来文件等；D.技术文件：设计文件、工艺文件、操作规程、检验方法、母片、源程序、光盘（所有文件连同电子版同时保存）等；E.管理文件：质量体系文件;内部管理文件等;其中质量体系文件分为：E-A.质量手册；E-B.质量目标；E-C.形成文件的程序；F.票据：财务票据、收发货单、各类派工单等；G.合同、协议书：认可合同、采购订单等；H.书刊：图书、杂志、报刊等；I.各种档案I-A.《人事档案》I-B.《设备档案》I-C.《研发产品档案》I-D.《生产产品档案》I-E.《供应商档案》I-F.《进货检验档案》I-G.《客户档案》I-H.《应付帐款档案》I-I.《应收帐款档案》R－记录（见RDK/R 4.2.4 记录控制程序）。
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文件控制程序文件编号:XDSP-CX-001-1.0文件控制程序1.目的确保基地管理及产品加工的各管理部门和人员及时得到并使用GLOBALGAP及HACCP管理体系文件的有效版本，防止作废文件的非预期使用，达到公司对文件的有效控制。
2.适用范围适用于基地管理及产品加工GLOBALGAP及HACCP管理体系文件的控制，以及与其有关的全部外来文件的控制。
3.职责3.1总经理负责批准发布质量手册、GAP手册、程序文件、作业文件等。
3.2品管科科长负责批准工作手册、作业指导书、管理文件、技术文件、相关的表格和报告格式。
3.3品管科科长负责审核质量手册、GAP手册、程序文件、工作手册、作业指导书、技术文件、管理文件、相关的表格和报告格式。
3.4品管科科长负责组织人员编写、管理质量手册、GAP手册、程序文件、工作手册、作业指导书、技术文件、管理文件、相关的表格和报告格式；负责外来文件、内部文件的审核、管理和发放。
3.5其他文件由相关部门负责编制、使用、管理。
4工作程序4.1文件的分类：本公司管理体系文件包括：a.手册（GAP管理手册、）b.程序文件c.HACCP计划d.支持性文件（产品的加工工艺、产品标准、管理规定、SSOP、GMP、操作规程、作业指导书）e.记录表格。
f.外来文件（客户产品规格书或基准书、法律法规等）4.2文件编号及标识4.2.1文件编号a.手册：XDSP-SC-◇◇◇—□.○XDSP -公司名称缩写；SC-手册缩写；◇◇◇-手册的顺序号；□—手册版本号；○-手册的修改次数。
GAP质量手册：XDSPAP-SC-◇◇◇—□.○SC-手册缩写；◇◇◇-手册的顺序号；□—手册版本号；○-手册的修改次数。
b.程序文件：XDSP -CX-◇◇◇-□.○XDSP -公司名称缩写；CX-程序缩写；◇◇◇—程序文件顺序号；□—程序文件版本号；○-程序文件的修改次数。
GAP程序文件：XDSPAP-CX-◇◇◇-□.○CX-程序缩写；◇◇◇—程序文件顺序号；□—程序文件版本号；○-程序文件的修改次数。
c.计划：XDSP -JH-◇◇◇-□.○XDSP -公司名称缩写；JH-计划缩写；◇◇◇—计划顺序号；□—计划版本号；○-计划的修改次数。
d.支持性文件：⑴产品加工工艺：XDSP -GY-◇◇◇-□.○XDSP-公司名称缩写；GY-产品加工工艺缩写；◇◇◇—产品加工工艺顺序号；□—产品加工工艺版本号；○-产品加工工艺的修改次数。
⑵标准：XDSP-BZ-△△-◇◇◇-□.○XDSP-公司名称缩写；BZ-标准缩写；△△-发生部门编号；◇◇◇—标准顺序号，从01开始依次排序；□—标准版本号；○-标准的修改次数。
（标准编号形式可根据适用范围进行调整）。
⑶管理规定：XDSP- GD-◇◇◇-□.○XDSP-公司名称缩写；GD-管理规定缩写；◇◇◇—管理规定顺序号；□—管理规定版本号；○-管理规定的修改次数。
⑷操作规程：XDSP- CG-◇◇◇-□.○XDSP-公司名称缩写；GD-操作规程缩写；◇◇◇—操作规程顺序号；□—操作规程版本号；○-操作规程的修改次数。
⑸作业指导书：XDSP- ZD-◇◇◇-□.○XDSP-公司名称缩写；ZD –作业指导书缩写；◇◇◇—作业指导书顺序号；□—作业指导书版本号；○-作业指导书的修改次数。
GAP作业指导书：XDSP- ZD-◇◇◇-□.○ZD –作业指导书缩写；◇◇◇—作业指导书顺序号；□—作业指导书版本号；○-作业指导书的修改次数。
⑹管理制度：XDSP-GZ-△△-◇◇◇-□.○XDSP-公司名称缩写；GZ-管理制度缩写；△△-发生部门编号；◇◇◇—顺序号；□—版本号；○-修改次数。
e. 记录表格的编号：⑴◆◆- ¤¤△△△-◇◇◆◆-体系分类，XDSP为食品安全类，AP为蔬菜基地管理类，AQ为安全类；¤¤△△△-记录所在文件编号，◇◇—顺序号。
⑵文件管理、记录管理、内审、管理评审以及人员培训记录的编号依据GLOBALGAP 及HACCP管理体系中规定的方式进行。
4.2.2文件的标识：4.2.2.1发布实施文件在文件封面适当位置加盖红色“受控”印章及受控号，作为文件的受控状态标识；作废文件在文件封面适当位置加盖红色“作废”印章，作为文件的作废状态标识。
4.2.2.2 GLOBALGAP及HACCP管理体系文件有唯一性的标识，内容包括：文件编号、分发号、发布日期、实施日期、修订标识、页码、总页数、发布机构等。
4.3文件的编制和批准：4.3.1手册、HACCP计划、程序文件、作业指导书、管理文件、技术文件、相关的表格和报告格式等质量文件由品管科科长负责组织人员编制。
4.3.2质量手册、GAP手册、程序文件由总经理批准发布，品管科科长审核。
.4.3.3品管科科长负责作业指导书、管理文件、技术文件、相关表格和报告格式等质量文件的批准发布。
4.3.4设备技术文件及设备管理文件由生产车间设备管理负责编制，分管副总批准发布。
4.3.5各相关部门文件由部门负责编制，部门负责人审核，分管副总批准发布。
4.3.6经批准后的文件方可发布和实施。
4.3.7手册、HACCP计划、程序文件、作业指导书、管理文件、技术文件、相关的表格和报告格式等质量文件的审核、批准在原稿文件封面上签字，外来文件的审核在“外来文件明细表”上签字便可。
4.4文件的发放:4.4.1品管科根据公司运作的实际情况将文件复印相应分数，复印件加盖受控印章和受控号后发放，领用人需在“文件收到登记表”、“文件发放登记表”上签收。
4.4.2非受控文件或非受控本只做发登记，不负责回收或更改控制.4.4.3发放文件必须为该文件的有效版本，及时发放。
4.4.4提供给供应商和认证机构的文件，参照公司内部受控文件处理；提供给顾客的文件不加盖受控印章，不做更改控制，必须做发放记录.4.4.5品管科应建立公司内部GLOBALGAP及HACCP管理体系文件的《有效文件和资料清单》，包括外来的体系有关适用版本的文件。
文件执行部门应建立本部门的《有效文件和资料清单》.4.5文件的更改：4.5.1GLOBALGAP及HACCP管理体系运行过程中，各部门认为GLOBALGAP 及HACCP管理体系文件的内容有修改必要时，可填写“文件和资料更改申请单”，交品管科，报品管科科长批准后执行；品管科在内审中及外部检查中若发现GLOBALGAP及HACCP管理体系文件的内容需进行修改，经品管科科长批准后执行；4.5.2品管科负责GLOBALGAP及HACCP管理体系文件的修订或改版，并保证所有受控文件得到相应变更；4.5.3文件不允许手写修改，电子修改打印的变更内容应在修订页或文件中标明，并应在文件修改一览表中详细说明修改原因；4.5.4文件变更的审查和批准由原审查责任人进行，另有指定时，保证指定人员获得审查和批准所依据的背景资料。
4.5.5GLOBALGAP及HACCP管理体系文件的修改可采用换页、换版或者下发补充条款的方式进行，方法如下：a当进行换页时，每换页一次，该页的修改次数相应增加，并将修改内容简单记录于修改一栏表中，对于作废页，品管科应及时收回，并加盖“作废”章；b当进行补充时，将补充页附于进行补充的内容后，并在修改一栏表中简单说明；c当进行升版时，版次应按1、2、3的顺序进行标识。
4.5.6文件经十次以上更改，或文件作大规模更改时，应考虑进行文件换版，文件换版后，品管科应收回原作废文件，并重新发放。
4.6文件的评审：4.6.1GLOBALGAP及HACCP管理体系在进行变更而引起对文件内容进行更改或更新时，或者因持续改进的需要而引起对文件的内容进行更改或更新时，由品管科组织相关部门共同对该文件进行全面的评审，以考虑对体系引起的其他影响。
4.6.2经评审后，文件更改或更新的内容，经品管科科长批准执行并按照原发放回收记录进行发放。
4.7文件的保存和销毁:4.7.1品管科负责保存GLOBALGAP及HACCP管理体系文件的所有原稿及外来的体系有关适用版本的文件；各相关部门负责保存带有受控标识的文件及本部门的其他质量文件等。
4.7.2文件的保存应按类别、序号、编码次序等有序进行。
4.7.3须作废的受控文件须由品管科统一回收，交回人须在“文件发放回收登记表”上签名确认，确保所发放的该受控文件均被收回。
4.7.4作废文件须加盖作废印章，并注明作废日期，有保存价值的交由品管科保存，其余在《文件和资料销毁申请单》登记后由品管科统一销毁，记录于《文件销毁登记表》。
4.8外来文件的控制4.8.1品管科应建立《有效文件和资料清单》、《法律法规及相关标准清单》，必要时复印并加盖受控印章后发放使用。
4.8.2品管科科长负责外来文件的有效性审查。
4.8.3外来文件我公司无权更改，对其审批和发放的控制按上述各项规定进行。
4.8.4客户技术指标文件的控制：4.8.4.1品管科负责接收客户的产品规格书或基准书等技术指标文件，以及与客户随时沟通确认产品规格书或基准书的变动情况。
客户产品规格书或基准书采用其原有的编号或代号，无特殊需要，不另赋予公司内部工艺编号。
4.8.4.2品管科接收产品规格书或基准书后，须立即发放到生产厂和品管科相关负责人手中，以便尽快安排生产与支持性文件的编制发放。
4.8.4.3 对于非中文的产品规格书或基准书，须由品管科协调，对工艺进行翻译，最终由品管科收集整理，确保各项参数符合客户要求，并经客户确认后统一发放。
4.9文件的管理：4.9.1GLOBALGAP及HACCP管理体系文件以书面形式为准，其他的不作为执行的依据。
4.9.2所有文件不得随意涂改或私自外借，应保持文件清晰、整洁、完好。
4.9.3公司内部运作及外部法律法规或标准变更时，品管科应做好体系文件的相应更改。
5．相关文件:XDSP-SC-001-1.0《GLOBALGAP及HACCP管理手册》XDSP-CX-002-1.0 《记录控制程序》6．质量记录:XDSP-ZJ-001 文件发放登记表XDSP-ZJ-002 有效文件和资料清单XDSP-ZJ-003 基地部受控文件清单XDSP-ZJ-004 文件收到登记表XDSP-ZJ-005 法律法规及相关标准清单XDSP-ZJ-006 作废文件回收清单XDSP-ZJ-007 文件和资料更改申请单XDSP-ZJ-008 文件和资料销毁申请单XDSP-ZJ-009 文件销毁登记表1修改一览表序号更改版号页码/章节更改日期更改原因及内容拟制审核批准。