文件控制程序-1

1、目的对与质量管理体系运行有关的文件和资料进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。

2、适用范围适用于本公司范围内，与质量管理体系运行有关的管理性文件、技术性文件以及外来文件的控制。

3、术语、缩略语本程序采用质量手册中的术语、缩略语。

4、职责和权限4.1企业负责人负责组织质量方针、质量目标的制定，负责质量手册等体系文件的批准；4.2管理者代表负责质量手册、程序文件的组织编写，并负责系统审核；4.3质量部是所有文件的归口管理部门，负责归口范围内文件的组织、存档、发放、回收、协调工作。

其他部门为协办及配合部门；4.4各职能部门负责本部门使用文件的编制与管理。

5、工作程序5.1文件的分类及编号5.1.1 管理体系文件的分类1）质量手册(包括质量方针、质量目标)；2）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求形成文件的程序（如：程序文件等）；3）本公司确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件以及国家或地区法规规定的其他文件（诸如本公司内部使用的各类技术标准、管理标准、操作标准、验证标准以及外来文件等），具体执行表1规定；4）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求的记录。

表1：文件分类表5.1.2 文件编号本公司所有质量体系文件（不包括记录，记录编号执行《记录控制程序》）均由质量部控制并给定代号，各类型文件编号控制执行如下要求： 5.1.2.1质量手册QM-JH-XXX-X/X版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 质量手册代号；5.1.2.2程序文件QP-JH-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 程序文件代号；5.1.2.3第三层次文件除国家、行业主管部门对编号有限定规则的文件外（如产品技术要求），本公司第三层次文件执行如下规则：XX-XX-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始同代码文件流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始；文件代码，具体见下表2；本公司文件类型（TSP、SOP、SOR等）；表2 第三层次文件代码5.2文件的编制、审核、批准文件的编制（起草）人原则上是责任编制（起草）部门中的最佳人选（一人或多人），是最熟悉所编制（起草）的文件涉及内容的人员或职责所要求其熟悉所编制（起草）文件内容的人员，编制人必须了解文件体系的结构和内容，并了解文件的编写要求。

1.目的加强对文件和资料的管理工作，使质量、环境、职业安全健康管理体系（以下简称体系）文件和资料处于受控状态，确保与体系有关的所有场所的文件和资料都是有效版本，严格防止使用作废文件。

2.适用范围本程序适用公司制定的与各体系有直接关系的文件和资料控制工作。

本程序适用于公司各体系所覆盖的组织机构。

3.职责3.1公司总经理负责各体系手册的批准发布，管理者代表负责体系程序文件的批准发布。

3.2综合管理部负责各体系手册、程序文件的统编、修改和发放、回收和登记。

3.3各业务分管领导负责所分管业务系统有关文件的签发和会签，部门领导负责本部门发文的审核。

3.4综合管理部负责经综合管理部下发的体系文件的审核、编号、打印、登记和工程竣工文件、资料的分类、整理、归档、贮存和保管，以及对外来文件的签收、转发和登记。

3.5工程管理部负责公司范围内技术性文件和资料的统一管理。

3.6各单位分别负责本单位所签订的合同文件的保存。

3.7公司直属项目经理部负责项目经理部范围内文件和资料的统一管理。

3.8各单位资料员和项目经理部资料员分别负责本部室／单位内文件和资料的管理。

4.程序4.1受控的体系文件和资料的范围4.1.1质量、环境、职业安全健康管理手册，体系程序文件，质量、环境、职业安全健康管理计划。

4.1.2对外签订的工程施工合同、保修合同、采购合同、工程分包合同及劳务合同；与工程质量、职业安全健康、环境保护有直接关系的文件和资料：施工组织设计，包括有关的法律法规、部门规章、行业要求，国家、部委、地方政府、行业和上级主管单位制定下发的和装饰分公司内部制定下发的有关文件，各种技术和操作规程、施工规范、工艺标准、检验和试验及评定标准、图册、图集、工法、图纸、设计手册、施工手册、施工方案、技术交底、设计变更、工程洽商、合格供应商名册、合格分包商名册、合格劳务企业名册、作业指导书等。

4.1.3 与职业安全健康和环境活动相关的现场作业指导书或操作规程、技术交底。

文件控制程序文件控制程序是一种软件工具，用于管理和控制计算机系统中的文件和文件夹。

它提供了一种便捷的方式，使用户能够轻松地创建、编辑、复制、移动和删除文件。

通过文件控制程序，用户可以快速访问系统中的文件，并对其进行各种操作。

文件控制程序主要由以下几个功能组成：1. 文件创建和编辑：文件控制程序允许用户创建新文件并对其进行编辑。

用户可以选择不同的文件格式，并使用程序提供的编辑工具进行文本、图像、音频等内容的编辑。

2. 文件复制和移动：文件控制程序使用户能够复制和移动文件。

用户可以复制单个文件或整个文件夹，并将它们粘贴到指定的位置。

这样，用户就可以轻松地将文件从一个文件夹或磁盘驱动器复制到另一个文件夹或磁盘驱动器。

3. 文件删除和恢复：文件控制程序还提供了删除和恢复文件的功能。

用户可以选择要删除的文件，并将其从系统中永久删除，或者将其移动到回收站以便以后恢复。

如果用户意外地删除了一个文件，他们可以从回收站中恢复它。

4. 文件搜索和排序：文件控制程序允许用户搜索和排序文件。

用户可以通过关键字搜索文件，并根据文件名、大小、创建日期等属性对搜索结果进行排序。

这样，用户就可以更快地找到他们需要的文件。

5. 文件权限和保护：文件控制程序提供了文件权限和保护的设置选项。

用户可以设置文件的访问权限，限制其他用户对文件的访问和修改。

此外，用户还可以设置密码保护文件，确保文件内容的安全性。

6. 文件压缩和解压缩：文件控制程序允许用户对文件进行压缩和解压缩。

用户可以将多个文件压缩成一个压缩文件，以便更快地传输或存储。

而解压缩功能则允许用户将压缩文件恢复为原始文件。

文件控制程序在计算机系统中具有广泛的应用。

它为用户提供了方便快捷的文件管理方式，提高了工作效率。

无论是个人用户还是企业用户，文件控制程序都是必不可少的工具。

总结起来，在文件控制程序的帮助下，用户可以轻松地管理和控制计算机系统中的文件和文件夹。

它提供了一系列功能，包括文件创建和编辑、文件复制和移动、文件删除和恢复、文件搜索和排序、文件权限和保护、文件压缩和解压缩等。

1 范围本程序规定了质量和食品安全管理体系文件的范围、标识、审批、发布、发放回收归档，修订，作废，外来文件的控制，电子媒体文件的控制，适用于本公司对质量和食品安全管理体系文件的控制。

2 引用文件《记录控制程序》3 职责办公室归口实施，其他各部门配合实施。

4 过程展开与控制4.1 本公司质量和食品安全管理体系文件包括:a.形成文件的质量卫生安全方针、质量卫生安全目标；b.质量和食品安全管理体系手册（包含程序文件）；c.程序文件；d.本公司为确保过程有效策划、运作和控制所需的文件（以下简称作业文件，如作业指导书、图纸、操作规程等）；e.外来文件，如国家的法律、法规，国家行业标准等；f.记录。

4.2 为使文件易于识别，本公司对各种文件予以标识：XX- XX - XX↓↓↓单位代号文件类别文件序号或章节号注：文件类别：M—手册文件 CX—程序文件 ZY—作业指导书R—表单文件 SSOP-卫生标准操作规程GMP-良好操作规范 HACCP-HACCP计划书修订状态： X / X↓↓版本修订号注：版本用“A.B.C……J”,修订号用“0.1.2.3……”4.3 为了确保文件是充分与适宜的，文件应经审批后才能发布。

4.3.1 质量和食品安全管理体系手册、质量卫生安全方针、质量卫生安全目标的有关文件由总经理组织人员编写，总经理批准。

4.3.2 程序文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。

4.3.3 作业文件由相关归口部门编写，归口部门部长审核、总经理批准发布。

4.4 本公司为确保文件的现行修订状态得到识别，由办公室文件资料员编制清单，记录文件的修订、换版、作废动态。

受控文件清单由办公室主任批准。

4.5 为确保在使用处可获得有关版本的适用文件，本公司采取以下控制程序。

4.5.1 文件在发放前由办公室资料员编制文件发放名单，列出文件接受人和分发号（1人1号），经办公室主任审批后，按发放名单发放文件。

1 目的对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2 适用范围适用于质量管理体系有关的文件控制。

3 职责3.1 质量管理部负责全部质量管理体系文件的发放、回收、归档。

3.2 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

4工作程序4.1文件分类与编号4.1.1公司一级文件为管理手册（包含所有过程控制和程序文件）由质量管理部备案保存；4.1.2公司第二级质量管理体系文件包括各作业文件、外来文件、各类管理文件等。

4.1.3文件分为受控和非受控两大类，受控文件接受更改控制，非受控文件不接受更改控制。

4.1.4质量管理体系文件的编号a)一级文件管理手册：公司名称代号-QM-版本号，手册中各章以节号区分。

例如：JD-QM/DC001 A/0，表示公司管理手册第A版。

b)二级文件：例如：JD-QP/DC001 A/0，表示公司文件控制程序第A版c)三级文件：部门代号-文件顺序号-年号。

例如：LG-05-2003，表示质量管理部于2003年发放的第5号文件。

部门识别代码：办公室：BG；综合管理部：ZG；管理策划部：GL；工程部：SC。

绿化清洁部：LQ;保安部：BA，采购部：CG, 质量管理部，LG, 财务部：CW。

b)质量记录表式；QR-GB/T19001:2000的条款号（通用记录替以TY）记录编号例如：QR—5.6—01，表示5.6管理评审中的第1个质量记录文件。

4.2 文件的编写与审批4.2.1 管理手册由管理者代表领导，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2 其它有关公司管理活动的规定由管理者代表批准。

4.2.3 文件审批以在文件上签字的形式予以记录。

4.3 文件的发放与管理4.3.1 经批准发放并经复印后的文件原件交质量管理部归档。

4.3.2 质量管理部发放前制定《受控文件发放范围清单》，交管理者代表批准后，在文件上加盖“受控”印章，在发放的文件和资料上注明分发号，按分发号发放，文件领用者应在《文件发放回收登记表》上签收。

1.文件控制程序1、文件控制程序在当今的工作环境中，文件作为信息传递和工作依据的重要载体，其管理的规范性和有效性至关重要。

文件控制程序就是确保文件从创建、审批、发布、使用、更新到废止的整个生命周期都能得到妥善管理的一套流程和方法。

文件控制程序的首要目的是保证文件的准确性和一致性。

想象一下，如果不同部门依据的是不同版本或内容相互矛盾的文件来开展工作，那必然会导致混乱和错误。

例如，在一个生产企业中，工程部依据的是旧版的生产工艺文件，而生产部门使用的却是最新修订的版本，这就可能造成产品质量问题和生产效率低下。

文件的创建是整个控制程序的源头。

在创建文件时，必须明确文件的目的、适用范围和主要内容。

这需要对相关的工作流程、业务需求和法律法规有清晰的了解。

例如，制定一份质量手册，就需要充分考虑企业的质量方针、目标以及各项质量控制流程。

创建者还应遵循一定的格式和规范，确保文件的结构清晰、易于阅读和理解。

文件的审批环节是保证其质量和适用性的关键。

审批人员通常是具有相关专业知识和管理权限的人员，他们会对文件的内容进行仔细审查，确保其符合公司的政策、法规要求以及实际业务需求。

对于重要的文件，可能需要经过多个层级的审批，以充分考虑各方面的意见和建议。

文件发布后，需要确保使用者能够及时获得有效的文件。

这可以通过建立文件分发清单，明确哪些部门和人员需要接收哪些文件。

同时，要建立文件的存档机制，以便在需要时能够快速查找和检索。

在文件的使用过程中，使用者应严格按照文件的规定执行工作。

如果发现文件存在错误或不适用的情况，应及时向上级反馈。

例如，在操作一台新设备时，操作人员必须按照设备操作手册的要求进行操作，如果发现手册中的步骤不清楚或不正确，应立即报告给相关负责人。

文件的更新是为了适应业务的变化和法律法规的要求。

当出现新的业务流程、技术改进或法规变更时，相关文件应及时进行修订。

更新文件时，要遵循与创建和审批相同的流程，确保更新后的文件仍然准确和适用。