贵阳国际会议展览中心服务手册(2012版)

服务手册（6.1）1贵州省参加第20届中国昆明进出口商品交易会服务手册贵州省商务厅印制2012年6月目录1.贵州省政府代表团名单 (3)2.贵州省政府代表团行程安排 (6)3.贵州省经贸代表团名单 (8)4.贵州省领导会见在滇黔籍企业家方案 (10)5.贵州省专场推介活动方案 (13)6.黔滇经贸合作简况 (15)7.贵州省组展和展示情况 (20)8.温馨提示 (22)2贵州省政府代表团成员名单团长：赵克志省委副书记、省长副团长：龙超云（女）省人大常委会副主任、省委统战部部长蒙启良省政府副省长陈海峰省政协副主席成员：唐德智省政府秘书长李再勇贵阳市市长王秉清遵义市市长何刚六盘水市市长张吉勇毕节市市长夏庆丰铜仁市市长李飞跃黔东南州州长向红琼（女）黔南州州长龙长春黔西南州州长刘远坤省发展改革委主任王江平省经济和信息化委员会主任申晓庆省商务厅厅长韩先平省国资委主任傅迎春省旅游局局长王文阳省政府副秘书长李刚省政府副秘书长3张富杰安顺市副市长省领导秘书及工作人员名单黄健赵克志省长秘书牛文勇赵克志省长警卫马继红龙超云副主席秘书马凯蒙启良副省长秘书朱礼武陈海峰副主席秘书杨涛唐德智秘书长秘书张锦省政府办公厅秘书一处处长曹伟勤省政府办公厅接待处处长吴伟省政府办公厅秘书一处干部刘念省政府办公厅秘书五处干部黄世天（女）省政府办公厅接待处干部杨波省广播电视台记者尹平省广播电视台记者黄晓青（女）当代贵州记者王兵贵州日报记者廖玫妮（女）省商务厅办公室主任陈杰省商务厅办公室干部向强省商务厅办公室干部驾驶员省政府办公厅接待处共40人。

4省政府代表团联系人名单：刘念省政府办公厅五处干部135******** 廖玫妮省商务厅办公室主任139******** 杨文莉省商务厅贸易发展处处长138******** 陈杰省商务厅办公室干部152******** 向强省商务厅办公室干部135******** 5贵州省政府代表团行程安排6月5日（星期二）14：50 赵克志省长、龙超云副主任、陈海峰副主席及政府代表团成员乘3U8942次航班从贵阳前往昆明（蒙启良副省长另行前往）16：00 赵克志省长一行抵达昆明机场16：00 蒙启良副省长从震庄迎宾馆乘车前往昆明国际会展中心16：25 赵克志省长一行下榻昆明震庄迎宾馆16：30 蒙启良副省长出席昆交会组委会全会（昆明国际会展中心彩云厅）17：30 赵克志省长一行从震庄迎宾馆乘车前往昆明国际会展中心18：00 赵克志省长一行出席昆交会开幕式晚宴（昆明国际会展中心四楼大多功能厅）19：20 赵克志省长一行乘车前往海埂会堂20：00 观看昆交会开幕式专场文艺演出（海埂会堂报告厅）22：00 返回震庄迎宾馆休息6月6日（星期三）608：00 早餐（震庄迎宾馆）08：30 赵克志省长一行乘车前往昆交会国际会展中心08：55 抵达昆明国际会展中心海明路后，下车陪同国家领导人巡视昆交会展馆09：20 赵克志省长抵达昆明国际会展中心贵宾厅休息09：30 出席昆交会开幕式，赵克志省长主持开幕式09：45 开幕式结束，赵克志省长一行视察昆交会贵州特装展区10：15 赵克志省长一行从昆明国际会展中心前往昆明世纪金源大饭店10：35 赵克志省长一行会见在滇黔籍企业家代表（昆明世纪金源大饭店一楼宴会厅）11：40 赵克志省长一行乘车前往震庄迎宾馆12：00 赵克志省长一行出席云南省主要领导宴请13：00 午休（震庄迎宾馆）13：30 蒙启良副省长乘车前往昆明国际会展中心14：00 蒙启良副省长出席我省专场推介活动并作推介（昆明国际会展中心1号国际会议厅）15：20 赵克志省长、唐德智秘书长及随行人员乘车前往昆明机场16：10 赵克志省长、唐德智秘书长及随行人员乘KY8011 次航班返筑719：15 龙超云副主任、蒙启良副省长、陈海峰副主席及代表团其余人员乘CA1754次航班返回贵阳。

会议服务工作手册目标本手册旨在为会议服务团队提供指导和支持，帮助他们高效地执行会议服务工作，确保会议顺利进行。

职责会议服务团队的主要职责包括但不限于：- 会议场地准备：根据会议需求，确保会议场地布置、设备设置、音视频系统运行等无误。

- 接待与登记：协助会议参与者的接待工作，包括身份验证、签到登记等。

- 咨询与支持：回答与会者的问题并提供必要的支持和协助。

- 日程管理：确保会议日程按计划进行，并及时通知与会者相关事宜。

- 媒体协调：协调媒体人员参与会议，并提供必要的支持和协助。

- 紧急情况应对：在紧急情况下迅速采取行动，并与相关人员及时沟通和协调。

原则会议服务工作应遵循以下原则：- 高效专业：在提供高质量服务的前提下，尽量节约时间和资源。

- 个性化定制：根据不同会议的需求和特点，提供个性化的服务。

- 协同合作：与会议组织者和其他相关团队密切配合，共同推动会议的成功举办。

- 注重细节：对每个细节都保持高度关注，确保会议服务的完美执行。

工作流程会议服务团队应按照以下工作流程进行操作：1. 预备阶段：- 确定会议需求和要求。

- 商议并制定会议服务计划。

- 安排会议场地和设备。

- 确定会议日程和活动安排。

2. 会前准备：- 确保会议场地的清洁和完好。

- 检查音视频系统和其他设备的正常运行。

- 验证与会者信息和注册情况。

- 定期与会议组织者沟通并更新相关信息。

3. 会议期间：- 协助与会者签到和接待。

- 提供咨询和解答问题。

- 确保会议日程的顺利进行。

- 协调媒体人员的参与和采访安排。

- 处理紧急情况并及时通知相关人员。

4. 会后总结：- 整理会议数据和反馈信息。

- 提供会议总结报告和建议。

- 记录并总结会议服务中的经验和教训。

- 协助会议组织者的后续工作。

资源为了更好地执行会议服务工作，团队需要充分利用以下资源：- 培训和研究材料：定期研究和更新会议服务相关知识和技能。

- 沟通和协作工具：使用有效的沟通和协作工具，提高团队协作效率。

编号：XY-WI-HW版本：A/0会务服务工作手册编制：日期：年月日审核：日期：年月日批准：日期：年月日文件受控章声明：未经许可，不得翻印。

责任部门：运营管理部发布时间：年月日实施时间：年月日1.范围本规范给出了开展会务服务的基础设施管理、会务服务人员管理和会务服务提供的内容和要求。

本规范适用于向客户（指业主和物业使用人）提供会务服务的管理项目，公司内部会议的组织参照此规范执行。

2.会务基础设施管理物业服务中心应制做图文并茂的会议室档案，直观展示用于会务服务的设施、设备及用品，制定相关的管理制度。

若客户有网络条件及向外部展示的需求，宜协助客户在网络平台进行会务服务提供的宣传展示。

3.会务服务人员管理3.1会务人员聘用物业服务中心应根据物业服务合同、物业项目的硬件资源及客户需求配置会务人员，选择与项目形象协调的会务人员服饰，佩戴工作牌，制定礼仪形象要求。

在进行人员选聘时，应对应聘人的身高、形象、应变能力以及沟通表达能力等进行综合考评后择优录用。

会务人员的服装及配饰按照公司着装要求。

（项目方提供会务人员服装的除外）。

3.2会务人员培训物业服务中心应制定会务人员培训方案并组织实施。

培训方案包括培训的主要内容、培训的方式以及培训的具体计划（含入职培训，定期或不定期演练、口授、考试等）。

培训重点应关注仪容、仪态、沟通等方面的礼仪要求，以及奉茶、续茶等关键业务的实操训练。

同时，管理项目还应关注客户的特定要求，制定会务服务工作制度（如：党政会议要求的保密制度）和会务服务流程并进行培训。

4.会务服务提供4.1客户需求确认物业服务中心应建立适当的会务服务需求受理方式，并保证受理过程的流畅快捷。

对会务需求应进行书面登记并与客户确认。

4.2服务策划物业服务中心应根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，策划内容包含但不限于以下方面：——职责分工；——场地安排；——会务用品及硬件设施配备；——突发事件应对措施；——会议秩序及安全等。

XXXXXXXXX会议
会
议
手
册
二〇一二年X月·XX市
会议须知
一、会议时间：2012年x月x日
二、会议地点：xxx会议室
三、请准时参加会议，开会时请将通讯工具调至静音状态。

四、请参会人员妥善保管会议材料。

五、x月xx日晚餐（17:30-24:00）在酒店x楼xx餐厅（自
助餐），凭房卡签单。

六、x月xx日早餐（6:30-8:30）在酒店x楼xx餐厅（自
助餐）。

七、酒店免费提供上网、健身服务，已开通长途电话。

八、离开酒店时，请将房卡交至前台。

九、请参会代表及时填写返程机票回执表，并于x月xx日
下午会前交至会务组。

如有其他需求，请随时与会务组联系。

会务组联系人：xxxxxx 电话xxxxxx
xxxxxxxx会议日程（2012年x月x日）
会议代表名单
返程回执表
请于x月xx日下午会前交会务组xxx,电话xxx。

您是属于哪种类型的展商？预定标准展位的展商请务必填写下列表格:-表格1 ( →第2.1章)-表格4 –5 ( →第2.3章)预定光地展位的展商请务必填写下列表格:-表格2 –2.3,3, 7, 13 ( →第2.2章) -表格5 -10 ( →第2.3章)其他对于展位和参展活动的额外需求请参考:-表格4 – 19 ( →第2.3章)上海新国际博览中心，中国上海欢迎参加2020中国环博会！本《展商手册》旨在为您提供本届展览会的各种相关信息，以助您顺利进行展前筹备工作。

如果您在阅读过程中有任何疑问，请随时联系我们，我们的工作人员将非常乐意为您提供帮助。

以下提供合理使用本《展商手册》的重要提示：1. 您是属于哪种类型的展商？您在此次展会中申请了哪种展位？是标准展位还是光地展位？一旦您明确了自己属于哪类展商，您可以直接阅读、填写并提交相关表格以进行展前筹备工作。

如果您在展会期间需要额外的参展服务，第 2.3章-其他可选的表格可提供您帮助。

2. 遵循表格截止日期:第4-6页上的表格目录可以帮助展商知晓每张表格提交的截止日期。

遵循此目录安排参展事项可以节省您的时间和金钱。

请在截止日期前将相关表格填妥并回传。

3. 表格:我们建议您将申请表格于填妥提交前复印备份并保存在您的文件夹里。

于相关截止日期后报名参展的展商请即刻回传相关申请表格。

4. 布展及撤展:布展及撤展的具体日期及时间可以在《展商手册》的第22页上找到。

----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 请仔细阅读本《参展手册》并认可其中各项条款所具有的法律效力。

展商须代表第三方直接负责遵守展会主办方关于展会的要求。

中贸慕尼黑展览（上海）有限公司对本展商手册有最终解释权。

----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 展会事宜请联络：运营管理慕尼黑展览（上海）有限公司上海市浦东新区世纪大道1788-1800号陆家嘴金控广场1座11楼（200122）电话: +86 (0)21 2020 5500传真: +86 (0)21 2020 5688电邮:*********************联系人: 曹莺燕小姐（829分机）项目管理中贸慕尼黑展览（上海）有限公司Messe München GmbH上海市徐汇区枫林路388号枫林国际大厦A座17层（200032）Messegelände81823 München, Germany电话: +86 (0)21-2352 1111 Tel.:+49 (0)89 949 20 295传真: +86 (0)21-2352 1088 Fax:+49 (0)89 949 97 20295国内联系人: 季方雨小姐（1181分机）Contact Person: Ms. Tanja Dettmann电邮:*********************eMail:********************************国际联系人: 孙校齐先生（1129分机）电邮:*******************上海新国际博览中心，中国上海重要声明请注意以下服务项目中，将由展会指定服务供应商向展商或搭建商提供相关服务并开具付款通知书及发票：该契约关系仅存在于您与以上相应服务供应商之间。

会服操作手册1.会前准备工作了解参加会议人数、会议类型名称、主办部门、会议安排、会议标准、会议的特殊要求。

2.操作细节调配人员、分工负责了解会议基本情况后，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工。

清楚的知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工，各自进行准备工作。

3.会场布置接待人员根据会议申请结合会议室具体情况整体安排会场布局。

根据会议要求调整室内的各种装饰品、宣传用品，搞好会议室的清洁卫生。

检查照明、空调等设备，根据会议要求增添新的设备，冬夏季要调整好室温，注意通风。

通知IT部门调整好音响、话筒、投影仪等设备。

4.物资准备茶水具茶具要求：茶具不得有破损，必须干净。

茶杯要按会议人数配放，每人一套，还要准备适量备用杯。

水具要求：检查开水煲、咖啡机、保温瓶是否完好，在会议开始前30分钟将开水煲、咖啡机、保温瓶水箱的水灌满备用。

茶叶要求：根据会议等级的要求，放不同的茶叶，高、中、普通等。

散装茶叶是先放入杯中，待嘉宾就坐后直接冲泡开水。

（也可在嘉宾就坐前5分钟冲泡开水）文具用品及宣传册：根据会议要求准备好笔、纸以及宣传材料等，每人一份，整齐的排放在会议桌上。

5.会中服务倒水前先须端下茶杯，直接在桌上或荼几上往杯中倒水、续水，是不符合操作规范的。

在往高杯倒水、续水时，如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上，可把杯盖翻放在桌上或茶几上，只是端起高杯来倒水。

倒茶手势，不能横过客人面前倒茶。

在倒、续完水后要把杯盖盖上。

杯子放回宾客桌上的右上面，杯把手面朝宾客右侧45°。

放茶杯动作不要过高（从下往上放），更不要从他人肩部和头上越过。

手指不能印在杯口上，不要不端茶杯直接倒水或把杯盖扣放桌上。

如发现宾客将杯子放在桌面或荼几上，工作服务人员询问是否斟换，记得使用托盘并将杯盖盖好。

如果普通玻璃杯续水，右手从距杯底约1/3处拿杯子，再添水。

以右为先；以主位或级别最高的领导为先，依次倒水、上茶。

其余人员均按照顺时针顺序进行。

会议手册目录1.引言2.会议准备–设定目标–确定参与人员–安排会议时间和地点–发送会议邀请函3.会议前准备–确定议程–收集和准备会议材料–确保会议设备正常运行4.会议进行–主持会议–记录会议要点–管理会议时间–促进参与5.会议后处理–撰写会议纪要–分配任务和行动计划–跟进会议进展–收集反馈1. 引言本文档是一份关于如何组织和进行会议的完整版手册，旨在帮助委员会成员、项目团队或其他组织机构的相关人员顺利地进行会议。

会议是组织内外沟通和决策的重要方式之一，如何高效地组织会议对于提高工作效率、推进项目进展至关重要。

该手册将介绍会议前、会议中和会议后的相关准备工作和处理事项，以帮助您更好地规划和管理会议流程。

2. 会议准备在召开会议之前，需要进行一些准备工作，以确保会议的顺利进行。

设定目标明确会议的目标和目的非常重要。

确定会议的目标将有助于确定议程和确定参与人员，确保会议的成果对组织或项目具有实际意义。

确定参与人员根据会议的目标和议程，确定应邀请的参与人员。

确保邀请函清晰地说明与会者的身份和责任，以便他们知道自己是否需要做些准备。

安排会议时间和地点根据参与人员的日程安排，选择一个适合大多数人的时间和地点。

在安排时间时，请尽量避免与其他重要事项冲突，以确保所有关键人员都能参加。

发送会议邀请函准备会议邀请函，并通过电子邮件或其他适当的通信方式发送给参与人员。

邀请函中应包含会议的目标、时间、地点、议程等信息，以便与会者提前做好准备。

3. 会议前准备在会议开始之前，需要进行一些准备工作，以确保会议的顺利进行。

确定议程制定会议议程是确保会议高效进行的关键步骤。

将会议目标和参与人员的需求纳入考虑，确定会议的议程，包括讨论的主题和时间安排。

收集和准备会议材料根据议程，收集并准备相关的会议材料，如报告、数据分析等。

确保这些材料在会前分发给与会者，以便他们有足够的时间来熟悉和准备。

确保会议设备正常运行在会议室里检查会议设备的正常运行，如投影仪、音频设备、网络连接等。

XXX国际会展中心XXX展览会服务手册《服务手册》重要事项提醒尊敬的参展商，您好：欢迎您参加“展会名称”。

为了使您的展前准备工作能够顺利进行，我们现将《xxx会展中心报馆须知》发送到您手中，请仔细阅读。

其中有一些重要事项在此列明，方便您查阅：到现场办理相关手续。

二、展会重点事项：1．开展日期及地点：xxx年X月日-XX日 xxx会展中心2. 报馆时间：布展时间：展会时间：撤展时间：3. 现场报馆地点：西门序厅现场服务处；施工证（运输证）办理地点：西门序厅现场服务处；4. 展台高度/限高：标准展位搭建高度2.5米，特装展台搭建高度不超过5米（部分区域高度达不到5米的，遵照消防条例按实际尺寸搭建）。

5. 展台设计审核：根据展馆相关规定，所有特装展台搭建商一律需要按展馆规定于x月x日前将图纸报至展馆（邮箱）预审，x月x日为最终审核日期；逾期未报、审核未通过、应修改未修改的不予办理报馆手续。

6.加班手续：在规定的布展、撤展时间之外需加班者，请于当天17：00之前到展馆西门现场服务处申报，并交纳加班费。

7.物品安全：布展、撤展期间，由于现场人员混杂，请参展商妥善保管好个人的展品；贵重物品请随身携带，不要留在展馆内。

8.展馆联系人： xxx材料审核人：姓名+电话邮箱：承办方联系人：姓名+电话目录1.0 展览会综合信息页数1.1展会名称 (3)1.2展会时间 (3)1.3展会地点 (3)1.4主办单位 (3)1.5承办单位 (3)2.0 一般规则与条例2.1参展安全管理 (3)2.2展位清洁规定 (4)2.3贵重展（物）品的风险防范及保险 (4)2.4现场噪音控制规定 (4)2.5布展施工管理要求 (4)2.6消防安全管理 (5)2.7用电安全管理 (6)2.8撤展施工管理要求 (7)3.0搭建商填报资料（必填项）3.1 委托搭建证明（参展商必填） (9)3.2 特装展位施工申报表（搭建商必填） (10)3.3 特装搭建安全承诺书（搭建商必填） (11)3.4 消防安全责任书（搭建商必填） (13)3.5 主场搭建收费服务（搭建商必填） (14)1.展览会综合信息1.1展会名称XXXX展会1.2 展会时间1.3 展会地点xxx会展中心(xxx市xx路和xx路)1.4主办单位XXXX单位1.5 承办单位XXXX单位2. 一般规则与条例2.1 参展安全管理（1）展馆将尽力维护展位及展品的安全，但对展会期间发生的意外人身伤害、展品遗失或损毁不承担任何责任。