文件归档管理程序

公司文书归档工作程序一、背景介绍公司文书归档工作程序旨在规范公司内部文书管理，确保文档能够按照一定的规则进行归档和保存，以便日后查阅和审阅。

本文档将详细介绍公司文书归档工作的流程和标准，以确保公司文档管理的高效性和安全性。

二、归档分类公司文书归档按照不同的分类进行，主要包括以下几类： 1. 人事档案：包括员工合同、离职手续等。

2. 财务档案：包括公司财务报表、发票等。

3. 销售档案：包括销售合同、客户信息等。

4. 行政档案：包括公司规章制度、公告通知等。

5.技术档案：包括产品技术资料、研发文件等。

三、文档编号每份文档都应当有唯一的编号，以便进行查找和追踪。

文档编号的格式为：类别-年份-序号，例如：人事-2023-001。

四、归档流程1. 归档准备在归档之前，需要对文档进行整理和分类，确保文档内容清晰明了，无误。

2. 文件打印将需要归档的电子文档打印出来，并标明文档编号和日期。

3. 文件装订对打印好的文档进行装订，确保不会丢失或混乱。

4. 归档存储将装订好的文档按照分类存放在指定的文件柜或档案室中，并做好详细的记录。

五、归档标准为了确保归档工作的质量和效率，公司制定了以下归档标准： 1. 文档存放位置必须明确标明，不得私自改动。

2. 每份文档都必须有清晰的编号和日期，以便查找和识别。

3. 归档时必须根据文件分类要求进行整理，不得混放或随意归档。

4.归档存储环境必须清洁干净，避免受潮或受损。

六、归档责任人公司设立了专门的文书管理员，负责文档的整理、归档和管理。

文书管理员必须严格按照公司规定的流程和标准进行工作，确保文档管理的顺利进行。

七、归档审核公司每年定期对文档归档进行审核，检查是否符合规定的标准和流程。

对于不符合要求的文档，需及时进行整改。

八、归档安全公司文书归档工作需保证文档的安全性，不得泄露或遗失。

所有具有机密性质的文档必须进行加密存储，并设有权限控制。

九、总结公司文书归档工作程序对于公司的管理和发展具有重要意义，只有严格遵守规定的流程和标准，才能确保公司文档管理的高效性和安全性。

行政公文的归档和销毁程序随着社会的进步和发展，行政公文在日常工作中扮演着重要的角色。

为了确保行政公文的管理和保存，归档和销毁程序成为了必不可少的一环。

本文将详细介绍行政公文的归档和销毁程序，并提供一些实用的方法和建议。

一、归档程序1. 完善的文件分类：行政公文应按照文件类型进行分类，如会议纪要、通知公告、报告材料等。

每个文件应贴有标签，并注明文件编号、日期等信息，以方便日后查找和管理。

2. 文件整理与装订：归档前，应对文件进行整理，确保纸张完整无缺。

可以使用文件夹或文件柜进行装订和分类，或者采用电子文档管理系统进行存储，以提高效率和便捷性。

3. 编制归档清单：在归档过程中，应编制详细的归档清单，包括文档名称、编号、存放位置、保管责任人等信息。

清单应保存在明显的位置，以便随时查看和更新。

4. 存储环境的选择：为了确保行政公文的安全和保存完整性，应选择适当的存储环境，防潮、防火、防尘等设施都应妥善配置。

同时，对于重要文件可以选择进行电子存储和备份，以备不时之需。

二、销毁程序1. 定期审查：行政公文在一定时间后需要进行审查，及时发现和处理过期、无效的文档。

可以设立定期检查的时间节点，将过期文件进行记录并通知相关部门进行处理。

2. 合法的销毁方式：对于不再需要保留的文件，应采取合法的销毁方式，如文件碎纸机、焚烧等。

在销毁前，最好有相关的销毁证明和记录，以确保文件的彻底销毁。

3. 注意信息安全：在销毁过程中，应注意保护文件中的重要信息，防止泄露和滥用。

对于涉及个人隐私或商业机密等文件，应采取相应的保密措施，如切割机、密封袋等。

4. 彻底清除痕迹：销毁完文件后，还需要对废纸或废物进行彻底清除，确保不留任何痕迹。

可以委托专业机构进行处理，以确保销毁的完全性和隐私的保护。

三、附加建议1. 建立良好的档案管理制度：行政机关应制定并严格执行档案管理制度，规范各项流程和操作。

包括文件的收集、整理、归档、销毁等环节，都需要明确的操作规范和责任人。

文件档案管理制度流程(7篇)文件档案管理制度流程(7篇)在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。

那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度流程篇1一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。

各主管部门经理应积极配合与支持。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。

秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。

档案归档流程
档案归档流程是指将文件或资料按照规定的标准和程序进行整理、分类、编目、装订、存储和管理的过程。

下面是档案归档流程的详细介绍：
一、整理资料
档案归档前，需要对文件或资料进行整理。

首先要对文件或资料进行分类，将同一类别的文件或资料放在一起。

然后对每个文件或资料进行检查，确保文件或资料的完整性和准确性。

二、编制档案目录
编制档案目录是档案归档的重要环节。

档案目录应当按照规定的标准进行编制，包括档案名称、档案编号、档案时间、档案责任人等信息。

档案目录的编制应当准确无误，便于查找和管理。

三、装订档案
档案归档后，需要对文件或资料进行装订。

装订应当按照规定的标准进行，包括装订方式、装订材料等。

装订后，应当对档案进行标识，包括档案编号、档案名称等信息。

四、存储档案
存储档案是档案归档的最后一步。

档案应当按照规定的标准进行存储，包括存储位置、存储环境等。

存储环境应当保持干燥、通风、防潮、防火等条件，以保证档案的安全性和完整性。

五、管理档案
档案归档后，需要进行档案管理。

档案管理应当按照规定的标准进行，包括档案借阅、档案调阅、档案销毁等。

档案管理应当严格遵守规定，确保档案的安全性和完整性。

以上就是档案归档流程的详细介绍。

在档案归档过程中，需要严格按照规定的标准进行操作，确保档案的安全性和完整性。

第1篇第一章总则第一条为加强设计文件归档管理工作，确保设计文件的安全、完整、准确，提高设计文件管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本规定。

第二条本规定适用于本单位的各类设计文件归档工作，包括但不限于工程图纸、技术资料、设计变更、施工图、竣工图等。

第三条设计文件归档工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中归档，分室保管；（三）安全第一，质量为本；（四）及时归档，规范管理。

第四条设计文件归档工作由单位档案管理部门负责组织实施，各相关部门应积极配合，共同做好设计文件归档工作。

第二章归档范围与要求第五条设计文件归档范围：（一）各类工程设计文件，包括方案设计、初步设计、施工图设计等；（二）设计变更文件，包括设计变更通知、设计变更图纸等；（三）施工图设计文件，包括施工图、设计说明书、设计计算书等；（四）竣工图文件，包括竣工图、竣工说明书、竣工计算书等；（五）技术资料，包括材料、设备、施工组织设计、质量检验报告等；（六）其他与设计文件相关的资料。

第六条设计文件归档要求：（一）设计文件应完整、准确、清晰，符合国家相关标准和规范；（二）设计文件应按照设计阶段、专业、类别等进行分类整理；（三）设计文件应标注归档编号，方便查阅和管理；（四）设计文件应使用耐久性材料，如A3纸、A4纸等；（五）设计文件应按照国家档案保护要求进行装订、包装；（六）设计文件归档前应进行质量审核，确保其符合归档要求。

第三章归档程序第七条设计文件归档程序：（一）设计文件形成单位应按照归档要求对设计文件进行整理、审核，并填写归档目录；（二）设计文件形成单位将整理好的设计文件报送档案管理部门；（三）档案管理部门对设计文件进行验收、审核，符合归档要求的予以归档；（四）档案管理部门对设计文件进行编号、登记，建立档案目录；（五）档案管理部门对设计文件进行保管、维护，确保其安全、完整。

第八条设计文件归档时间：（一）工程设计文件应在工程竣工后3个月内完成归档；（二）设计变更文件应在变更实施后3个月内完成归档；（三）其他设计文件应在形成后3个月内完成归档。

文书档案归档程序及要求为适应档案管理现代化需求，规范公司档案整理方法，提出本程序及要求：一、归档文件的整理单位1、归档文件以“件”为单位进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。

2、文档的正文与底稿合为一件进行整理归档。

3、原件与复印件合为一件进行整理归档。

4、正文与附件合为一件进行整理归档。

5、同一年内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的文件各为一件进行整理归档。

6、文件处理单与相关文件合为一件进行整理归档。

7、报表、名册、图表、介绍信存根、商调函、审批表、土地使用证、会议记录、通讯录、简报、各类登记册等按照本来的装订方法，一个自然本（册）为一件进行整理归档。

二、归档文件的装订、编页码1、归档文件统一按“件”进行装订，装订时必须用统一的文档装订夹装订档案，每份文件编页码时须从第一页开始编到最后一页为止，正面编在右上角，筒子页背面有文字图表的编在左上角，每份文件材料均从“1”页开始编页号。

2、永久和长期保存的文件材料必须拆除订书针等金属物。

3、成册的文件材料，（如：会议记录、名册、报表等）可保持原貌。

4、归档文件用纸规格以A4纸进行裱糊，列为短期保存的文件材料及本来已经装订成册的刊物、书籍等可保持原貌，不必拆开重新装订。

三、归档文件的分类1、把归档文件按保管期限分开。

2、把同一保管期限内的文件材料按年度、时间段分开。

3、把同一保管期限内的文件材料按单位、部门分开。

四、归档文件的排列编号1、将归档文件按照文件的形成时间或文号的先后顺序进行排列。

2、同一事由、同一时间或同一问题的文件材料按形成时间或重要程度进行排列。

3、会议记录、统计报表等成套性文件材料分别集中排列。

五、打印归档目录1、凡归档文件材料，按照档案管理制度的要求填写归档文件目录，归档文件目录必须在计算机上打印并将打印好的目录考盘后移交档案室。

2、凡归档文件材料以保管期限的划分来打印归档文件目录。

即：永久、长期、短期目录各打印一份交档案文档室。

公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。

第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。

其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。

部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。

公司内部文件归档程序在现代企业管理中，一个严格规范的内部文件归档程序对于公司的运营和管理至关重要。

一个有效的文件归档程序可以帮助公司保护重要信息，提高工作效率，确保信息的快速检索和使用。

本文将介绍一个适用于公司内部文件归档的程序，并详细说明每个步骤的操作流程。

第一步：文件分类首先，为了能够高效地管理和归档公司的文件，需要对文件进行分类。

根据不同的部门和文件类型，将文件分为不同的分类，比如财务文件、人力资源文件、营销文件等。

在分类过程中，可以根据文件的重要性和紧急程度进行进一步的细分。

将文件分类是为了能够更好地组织文件并便于后续的归档和检索。

第二步：文件整理与编号在将文件归档之前，需要进行文件的整理和编号。

文件整理包括文件的整齐排列和去除无效或重复的文件。

编号是为了给每个文件赋予一个唯一的标识符，以便于后续的文件检索和管理。

文件编号可以根据公司的实际情况进行设计，可以采用数字编号、字母编号或者组合编号等方式。

第三步：文件归档文件归档是将整理和编号完成的文件按照一定的顺序存档。

存档的方式可以是电子存储或者实体存储，具体可以根据公司的实际情况选择。

电子存储可以采用文件管理系统或者云存储等方式，实体存储可以使用文件柜、文件夹或者归档盒等。

在进行文件归档时，需要制定明确的归档规范和流程，确保每个文件都能够被正确归档和存储。

第四步：文件检索与应用一个好的文件归档程序需要能够方便快捷地检索和应用文件。

为了能够高效地检索文件，可以建立一个文件索引系统，包括文件的关键词、编号、所属分类等信息。

通过关键词检索或者编号检索，可以快速找到需要的文件。

在应用文件时，需要严格控制文件的查阅权限，确保文件只能被具有相应权限的人员访问和使用。

第五步：文件保存与销毁根据公司的政策和法律法规要求，需要合理保存和定期销毁文件。

对于重要文件，可以考虑采用备份和加密等方式进行额外的保护。

对于一些过期或无效的文件，需要按照规定的程序进行销毁，以防止信息泄露或无效文件占用存储空间。

文书整理归档的程序
文书整理归档的程序一般包括以下步骤：
1.收集：将需要归档的文件进行收集，确保文件的完整性和准确性。

2.分类：根据文件的内容、形式、时间等因素进行分类，制定文件
编号和档案目录。

3.鉴定：对文件进行鉴定，确定其是否具有保存价值，以及保存期
限。

4.整理：对文件进行整理，包括对文件的编号、页码、装订、装盒
等处理，确保文件的完整性和可读性。

5.归档：将整理好的文件按照档案编号和目录进行归档，确保文件
的顺序和位置。

6.保管：对归档的文件进行保管，包括定期检查、备份、防火防盗
等措施，确保文件的安全和完整。

在文书整理归档过程中，需要注意以下几点：
●确保文件的完整性和准确性，避免漏收或错收文件。

●对文件进行分类和鉴定时，要遵循相关规定和标准，确保文件的
分类和保存期限的准确性。

●在整理和归档过程中，要注意保护文件的原始面貌和完整性，避
免损坏或丢失文件。

●在保管过程中，要采取有效的措施确保文件的安全和完整，防止
文件被盗窃或损坏。