电子文件、纸质文件归档与管理规范

电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-211、范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

2、规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

DA/T18 档案著录规则DA/T22 归档文件整理规则3、术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1电子文件electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3.2归档电子文件archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1）3.3背景信息context指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

3.4元数据metadata指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

3.5逻辑归档logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。

3.6物理归档physical filing指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3.7真实性authenticity指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

国家标准：电子文件归档与治理规范GB／T 18894—20021 范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积存、归档、保管、利用、统计的一般方法。

本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与治理，其他社会组织的电子文件治理可参照本标准。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓舞依照本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

DA／T 18档案著录规则DA／T 22归档文件整理规则3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3．1电子文件electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3．2归档电子文件archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。

3．3背景信息 context指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生阻碍的历史环境等信息。

3．4元数据 metadata指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

3．5逻辑归档logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的治理权限向档案部门移交的过程。

3．6物理归档 physical filing指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3．7真实性authenticity指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

单位文件收发归档工作制度一、总则为了加强单位文件的管理，确保文件的安全、完整和及时提供利用，根据《中华人民共和国档案法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

二、文件收发1.文件接收（1）单位各部门收到文件后，应及时进行验收，确保文件的数量、质量和完整性。

（2）对收到的文件进行登记，包括文件编号、文件名称、文件密级、发送单位、接收时间等信息。

（3）对文件进行分类、归档，确保文件有序存放。

2.文件发送（1）单位各部门发送文件时，应填写《文件发送单》，明确文件接收部门、文件名称、文件密级、发送时间等信息。

（2）文件发送部门应确保文件完整、清晰，并进行封装。

（3）文件发送部门应按时将文件送达接收部门，确保文件及时到达。

三、文件归档1.归档范围（1）本单位的各类文件，包括纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等。

（2）与本单位有业务往来的其他单位的文件，需归档的，应进行复制或摘录。

2.归档时间（1）纸质文件应在文件办理完毕后一个月内归档。

（2）电子文件应在文件办理完毕后一个月内进行备份，并按照相关规定进行归档。

3.归档要求（1）文件应按照分类、编号、排序的顺序进行归档，确保文件有序、便于查找。

（2）文件应使用符合国家标准的文件夹、文件盒等进行存放，确保文件安全、便于管理。

（3）文件归档应填写《文件归档登记表》，包括文件编号、文件名称、文件密级、归档时间、归档人等信息。

四、文件保管1.文件保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘、防有害气体等条件，确保文件安全。

2.文件应按照保密等级、文件类型、归档时间等进行分类存放，确保文件便于查找、利用。

3.文件保管人员应具备一定的文件保管知识，熟悉本单位的文件管理规定，确保文件安全、完整。

五、文件利用1.文件利用应遵循保密、合法、及时、准确的原则。

2.单位内部人员查阅文件，应填写《文件查阅申请表》，经批准后方可查阅。

第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有电子及纸质档案的管理，包括但不限于公司文件、合同、技术资料、财务报表、人事档案等。

第三条档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗失、损坏或篡改；2. 准确性原则：确保档案内容的准确性，不得有虚假、错误信息；3. 系统性原则：确保档案的分类、整理、归档和检索的科学性；4. 安全性原则：确保档案的保密性、完整性和可用性；5. 可持续性原则：确保档案管理工作的长期稳定和发展。

第二章档案分类与编码第四条档案分类应按照国家档案分类标准，结合公司实际情况进行划分。

档案分类应遵循以下要求：1. 分类科学合理，便于检索；2. 分类体系稳定，便于长期管理；3. 分类方法统一，便于交流与合作。

第五条档案编码应遵循国家档案编码标准，结合公司实际情况进行编制。

档案编码应遵循以下要求：1. 编码简单明了，便于记忆；2. 编码体系稳定，便于长期管理；3. 编码方法统一，便于交流与合作。

第三章档案收集与整理第六条档案收集应按照档案分类和编码要求，及时、全面地收集各类档案。

档案收集应遵循以下要求：1. 收集范围明确，确保档案的完整性；2. 收集渠道畅通，确保档案的及时性；3. 收集质量高，确保档案的准确性。

第七条档案整理应按照档案分类和编码要求，对收集到的档案进行分类、整理、归档。

档案整理应遵循以下要求：1. 分类清晰，便于检索；2. 编号规范，便于检索；3. 顺序合理，便于检索；4. 装订整齐，便于保管。

第四章档案归档与保管第八条档案归档应按照档案分类和编码要求，将整理好的档案及时归档。

档案归档应遵循以下要求：1. 归档及时，确保档案的完整性；2. 归档规范，确保档案的准确性；3. 归档有序，便于检索。

第九条档案保管应按照档案分类和编码要求，对归档的档案进行分类、编号、上架、存放。

电子文件归档和电子档案管理制度三篇篇一：电子类资料和档案特殊管理制度为加强应急救援电子类资料和档案的管理工作，方便做好数据备份，特制订本制度。

一、制度(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由煤矿应急救援机构统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。

(2)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

(3)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。

(4)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。

(5)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。

二、电子文件的收集与积累(1)收集范围。

电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。

(2)收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。

4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。

电子文件归档与电子档案管理规范随着信息技术的发展，电子文件的使用越来越广泛，电子档案管理已成为一种必要的手段，以确保信息的完整性、保密性和可靠性。

然而，电子档案管理的规范性问题依然值得关注。

本文将重点探讨电子文件归档和电子档案管理规范的重要性，并提出实施电子档案管理规范的建议。

一、电子文件归档的重要性电子文件归档是将电子文件按照一定的方式组织和管理，以便随时检索和使用。

电子文件是企业或机构最重要的资产之一，因此，电子文件归档必不可少。

以下是电子文件归档的重要性：1.便于检索和使用电子文件归档可以帮助企业或机构快速检索和使用文件。

传统的纸质文件归档，需要一定的时间才能找到所需文件，而电子文件归档则可以通过关键字或分类检索，快速找到所需文件，为企业或机构节省时间和精力。

2.提高工作效率电子文件归档能够批量处理文件，大大提高工作效率。

例如，电子文件归档可以自动按照分类和时间将文件归档，这将节省人力成本和时间。

3.信息安全电子文件归档可以有效保护企业或机构的机密信息。

对于一些需要保密的文件，通过电子文件归档，可以设置权限，保护机密信息的安全。

二、电子档案管理规范的重要性电子档案管理规范是指对电子档案进行管理所遵循的规范。

该规范包括：电子档案的创建、存储、归档、保护、使用等方面。

以下是电子档案管理规范的重要性：1.保证文件合规性电子档案管理规范可以帮助企业或机构确保文件合规性。

例如，在处理某些文件时，需要遵守相关法律法规，通过电子档案管理规范，可以确保企业或机构遵守法律法规，避免出现违规情况。

2.降低风险电子档案管理规范可以降低企业或机构的风险。

例如，如果电子档案未经妥善管理，容易出现信息泄露和篡改等不良事件，通过实施电子档案管理规范，可以降低一些风险。

3.提高管理效率电子档案管理规范可以提高企业或机构的管理效率。

例如，通过电子档案管理规范，可以减少文员的工作量，节省企业或机构的时间和成本。

三、实施电子档案管理规范的建议为了实施电子档案管理规范，以下是几个建议：1.建立标准规范企业或机构需要根据自身情况，建立符合标准规范的电子档案管理制度。

档案管理制度的纸质档案与电子档案引言在信息时代的今天，随着科技的迅猛发展，传统的纸质档案渐渐被电子档案所取代。

纸质档案与电子档案都是档案管理制度中重要的组成部分。

本文将以档案管理制度的纸质档案与电子档案为主题，对两者进行比较和分析，探讨其各自的优缺点以及应用场景。

档案管理制度的纸质档案纸质档案的定义与特点纸质档案是指利用纸张作为载体记录、存储和传递信息的文书档案。

其特点包括可靠性高、方便查阅和操作、适合长期保存等。

纸质档案的优势1.可靠性高：纸质档案不受电子设备故障、病毒入侵等因素的影响，具有较高的可靠性和安全性。

2.方便查阅和操作：纸质档案可以直接放置在档案柜中，方便随时查阅和操作。

而电子档案需要依赖电子设备，查阅和操作相对不够便利。

3.适合长期保存：纸质档案可以在室温下保存几十年甚至更长时间，相对来说更加稳定可靠。

纸质档案的劣势1.存储空间占用大：纸质档案需要占用大量的存储空间，不利于空间的利用和整理。

2.查找速度慢：相比于电子档案，纸质档案需要手动检索和翻阅，查找速度较慢。

3.不易共享和传递：纸质档案需要通过邮寄、传真等方式才能共享和传递，不如电子档案方便。

档案管理制度的电子档案电子档案的定义与特点电子档案是指以电子方式进行记录、存储和传递的文书档案。

其特点包括存储空间占用小、方便检索和传递、易于整理和共享等。

电子档案的优势1.存储空间占用小：电子档案不需要占用大量的物理空间，只需要一台电脑或网络存储设备即可存储大量档案。

2.方便检索和传递：电子档案可以利用电脑、手机等设备进行检索和传递，查找速度快，便于共享和传递。

3.易于整理和共享：电子档案可以通过文件夹、文件标签等方式进行整理，便于分类和归档，可以方便地共享给他人。

电子档案的劣势1.安全性风险：电子档案容易受到病毒入侵、黑客攻击等安全风险的影响，需加强安全保护措施。

2.技术更新换代快：电子设备和软件技术发展较快，电子档案需要与时俱进，随时更新、迁移和维护。

电子文件归档及管理规定1.目的为进一步规范公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据国家有关法律法规，特制订本规定。

2.定义电子文件，是以数码形式存储于电脑、U 盘、移动硬盘等载体，包括但不限于各部门工作产生的合同、档案、资料、图纸、表格、图片、视频、录音、PPT 等。

3.电子文件涉及保密内容的，部门内部应做好加密保管，不可随意外传，如有违反一经发现将按照保密协议严厉惩处。

4.行政人事部对各部门电子文件归档及管理工作实行监督和指导。

5.凡有保存价值的电子文件，各部门均必须定期向行政人事部归档。

6.电子文件归档的基本要求：6.1及时完整原则：所有文件应在产生之后及时并完整的收集；6.2真实有效原则：所有文件应如实产生，如实保存，确保有效；6.3规范管理原则：文件归档要求责权明确，管理科学规范；6.4通用软件原则：专用软件产生的电子文件应尽量转换为通用型电子文件。

7. 电子文件归档时，《电子文件目录表》、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

8.归档电子文件移交前，各部门必须认真检测电子文件，并填写《电子文件目录表》一式两份，一份随电子文件移交给行政人事部，一份由电子文件形成部门保存。

9.电子文件的检验应包括以下项目：9.1有无病毒；9.2核实电子文件的真实性、完整性、有效性；9.3核实目录表、说明资料等是否准确、齐全；9.4对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本等是否完整。

10. 各部门负责人为电子文件管理第一责任人，负责领导、督促内部资料管理专人有序、有效的规范管理各类文件，并定期移交归档。

11. 各部门应安排专人定期对电子文件进行归档及备份，每月15日前将电子文件归档至行政人事部。

12. 行政人事部将不定期的对电子文件进行验收，对检验不合格者，应退回相关部门重新制作。

13. 行政人事部档案管理人员应做好公司所有电子文件的管理归档工作，记录各部门归档时间和归档人，并于每月25日前填写《归档电子文件管理登记表》。

电子文件归档与电子档案管理制度一、总则1.对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统T办调指定专门机构或人员负责, 保证管理工作的连续性。

2.电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

3.电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

5.为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

6 •归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

7.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

二.电子文件的收集与积累1•收集范围。

电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2•收集积累要求(1)记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

(2)保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

(3)在"无纸化"计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

(4)用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

(5)用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

(6)用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

文件档案管理与归档制度一、概述为了保障企业内部文件档案的完整性、可追溯性和易管理性，规范文件档案的创建、存储、使用、归档和销毁流程，提高工作效率和信息安全性，特订立本文件档案管理与归档制度。

二、适用范围本制度适用于我司全部部门和员工。

全部涉及到的文件、档案包含但不限于：纸质文件、电子文件、合同、报告、会议记录、人事档案、财务档案等。

三、文件档案管理流程1. 文件创建与标识1.全部文件必需有标识，包含文件密级、文件编号、文件名称、主题、创建日期等认真信息。

使用标准的文件命名规定，确保文件易于辨识和分类。

2.文件创建时，应认真填写文件标识，清楚记录文件所属项目或业务范围、相关责任人等信息，并由相关责任人签字确认。

2. 文件存储与保管1.纸质文件存储：全部纸质文件必需存放在指定的文件柜或文件盒中，每个文件柜和文件盒应有明确的编号，并依照文件类别、文件密级和创建日期等进行分类排序。

2.电子文件存储：电子文件应存放在服务器或云盘中，每个文件应有明确的存储路径和文件命名规定，不得私自更改存储位置和命名规定。

3.文件存储位置应安全可靠，避开环境潮湿、灰尘过多、温度过高等因素对文件造成损坏或遗失的影响。

4.文件存储区域应禁止外部人员随便进入，对于紧要文件，应采取物理和电子双重保护措施，确保文件的安全性和机密性。

3. 文件使用与阅读权限管理1.文件的使用应遵从最小权限原则，即只有需要使用该文件的人员才略获得相应的阅读、复制、修改权限。

2.不得将文件复制到个人电脑或移动存储设备中，也不得将文件通过电子邮件或其他网络传输工具发送给非授权人员。

3.文件的阅读和使用记录应有明确的日志，记录阅读人员、阅读时间和阅读目的等信息，以便追溯和审计。

4. 文件归档与销毁1.文件归档：依照文件保管期限和归档规定，定期对文件进行归档整理。

归档文件应依照文件类别、密级和归档日期等进行分类存放，并做好相应的标识和记录。

2.文件销毁：依据文件保管期限和文件密级，及时对不再需要的文件进行销毁。

第一条为适应郑州市信息化工程建设和电子政务建设的需要，规范全市电子文件归档与管理工作，保障电子文件的安全保管和开辟利用，依据《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》、《郑州市档案管理规定》并结合郑州市实际，特制定本规范。

第二条本规定合用于郑州市各级国家机关，其他单位可结合实际参照执行。

第三条基本术语解释(一)电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

(二)电子档案：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

(三)背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

(四)元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

(五)真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

(六)完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

(七)有效性：指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

(八)逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

(九)物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

第四条各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本规定，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施。

第五条电子文件从形成到归档的管理过程中，应明确职责，责任到人。

电子文件的形成、承办、运转、整理等工作普通由承办(业务)部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开辟利用等工作，通常由办公室、档案部门负责。

第六条为确保电子文件的真实性、完整性和有效性，从电子文件产生时就应按制度严格要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真。

电子文件归档与管理规范一、范围在企业活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

二、定义电子文件是在计算机系统中生成的以数码形式和一定的格式存储在磁带、磁盘、光盘等介质（或载体）上，并且通过计算机等数字设备才能识别、处理，可以在通信网络上传递的文件。

三、电子文件的种类管好电子文件，科学分类是前提。

对电子文件的分类目前一般如下：1、按存储载体分，电子文件有三类：（1）磁盘文件（包括软盘和硬盘）；（2）磁带文件；（3）光盘文件。

2、按内容形式分，电子文件有八类：（1）记载文字、符号和插图的文本文件；（2）用扫描仪、数码像机获得的图像文件；（3）通过计算机辅助设计获得的图形文件（CAD电子文件）；（4）用音频设备获得的声音文件；（5）用视频设备获得的影像文件；（6）用多媒体技术制作的多媒体文件；（7）存放数据的数据库文件；（8）生成电子文件所依赖的操作系统文件和命令文件。

3、按生成形式分，电子文件有两类：（1）原始文件，即通过计算机直接产生的电子文件；（2）转换文件，即通过扫描仪、数码像机等设备对传统文件进行载体转换等处理而产生的电子文件。

4、按属性分，电子文件有五类：（1）普通文件；（2）只读文件；（3）隐含文件；（4）加密文件；（5）压缩文件。

四、电子文件的归档电子文件形成公司应指定有关部门或人员负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管。

电子文件归档工作应从三方面抓起：1、归档前的鉴定（1）鉴定电子文件的真实性、完整性和有效性归档前应由电子文件的形成单位按照规定项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验。

如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

（2）确定电子文件的密级密级划分确定工作按照国家关于纸质文件的密级规定办理，其中将有密级文件划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。

一、目的为了规范电子档案和纸质档案的管理，提高档案管理效率，确保档案的完整、准确、安全和可用，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我单位所有电子档案和纸质档案的管理工作。

三、管理职责1. 档案管理部门负责电子档案和纸质档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等工作。

2. 各部门负责对本部门产生的电子档案和纸质档案进行收集、整理，并按时报送档案管理部门。

3. 全体员工应积极配合档案管理部门的工作，共同维护档案的完整、准确、安全和可用。

四、电子档案管理1. 电子档案的收集：各部门在业务活动中产生的电子文件，应按照规定的时间、格式、质量要求进行收集。

2. 电子档案的整理：档案管理部门负责对收集到的电子档案进行分类、编号、整理、归档。

3. 电子档案的保管：电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。

4. 电子档案的利用：电子档案的利用应遵循“公开、便利、安全”的原则，经批准后方可提供利用。

5. 电子档案的销毁：电子档案的销毁应按照规定程序进行，确保信息安全。

五、纸质档案管理1. 纸质档案的收集：各部门在业务活动中产生的纸质文件，应按照规定的时间、格式、质量要求进行收集。

2. 纸质档案的整理：档案管理部门负责对收集到的纸质档案进行分类、编号、整理、归档。

3. 纸质档案的保管：纸质档案应存放于干燥、通风、防潮、防虫、防尘的库房中，并定期进行检查、维护。

4. 纸质档案的利用：纸质档案的利用应遵循“公开、便利、安全”的原则，经批准后方可提供利用。

5. 纸质档案的销毁：纸质档案的销毁应按照规定程序进行，确保信息安全。

六、档案安全1. 档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，确保档案的完整、准确、安全和可用。

2. 档案管理部门应定期对档案进行安全检查，发现问题及时整改。

3. 档案管理部门应加强对档案人员的培训，提高其档案安全意识。

4. 档案管理部门应严格执行档案保密制度，确保档案信息安全。

七、监督与考核1. 档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行检查、考核。

行政公文的纸质和电子文档归档规范随着信息技术的快速发展，纸质文档逐渐被电子文档所替代，行政公文的归档工作也出现了新的变化和挑战。

纸质和电子文档归档规范的制定和落实，对于行政机关保障信息安全、提高工作效率具有重要意义。

本文将就行政公文的纸质和电子文档归档规范进行论述，并提出相应的规范建议。

一、纸质文档归档规范1. 存储环境纸质文档的归档需要提供合适的存储环境，以确保其质量和长期保存。

建议行政机关在归档室内设置恒温、湿度适宜的空调系统，避免纸质文档受潮、变形或腐蚀。

此外，还应注意避免阳光直射、灰尘堆积等对纸质文档的损害。

2. 文件编号与分类每个行政公文都应进行编号，并按照文种、主题等因素进行分类，以便于管理和检索。

编号可利用阿拉伯数字、字母、符号等进行组合，应根据行文机关的具体情况而定。

分类需科学合理，可以根据法律法规、行政部门的职责、项目等进行划分。

3. 归档材料标识在纸质文档上进行标识是保证归档效果的重要手段。

建议使用标签或者封面印刷行政机关的名称、文件标题、文件编号和存放日期等重要信息，以便快速了解文件的信息和归档位置。

4. 存档期限行政机关应根据法律法规和文件的实际情况规定存档期限。

对于重要文件需要长期保存的，可以采取数字化技术进行备份和归档，保证其安全可靠。

二、电子文档归档规范1. 文件格式和命名规范电子文档归档需要统一的文件格式和命名规范，以便于标识和检索。

建议采用广泛通用的文件格式，如PDF、DOC等，避免使用过于专业化或特定软件才能打开的格式。

命名规范应简明扼要、具有一定规律性，包括文件主题、文件编号和存档日期等信息。

例如，“2021年度财务报告.pdf”。

2. 系统设置和权限控制行政机关应建立电子文档归档系统，并对系统进行设置和维护。

系统应具备完整的权限管理功能，不同的用户拥有不同的权限，以保证归档文档的安全性和防止非法篡改。

同时，定期对系统进行备份，以防止数据丢失。

3. 签名和电子印章在电子文档归档中，签名和电子印章的使用有助于保证文档的真实性和完整性。

GB/T 18894—2002电子文件归档与管理规范1 范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

DA/T 18 档案著录规则DA/T 22 归档文件整理规则3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1电子文件 electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3.2归档电子文件 archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1）。

3.3背景信息 context指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

3.4元数据 metadata指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

3.5逻辑归档 logical filing指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。

3.6物理归档 physical filing指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3.7真实性 authenticity指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

如何做好纸质文件与电子文件归档整理工作随着信息技术的快速发展和社会的全面普及应用，传统的办公模式已经不适应社会发展的要求，已经被计算机和网络技术来实现和代替。

但是，由于网络安全、电子文件的法律效力、档案属性等因素的影响，在相当长的时间内电子文件与纸质文件将同时存在，相互补充。

这就给我们档案工作提出了一个新问题，即如何改革文书档案传统的整理模式，做到电子文件与纸质文件整理方法的科学统一，使其最大限度地发挥各自的优势。

一、编号的统一归档纸质文件与归档电子文件采取统一的编号方法可最终实现相互间一一对应关系，对保证档案的安全，发挥档案的法律效力，实现档案信息化，提高档案利用效果将发挥重要作用。

归档纸质文件在每份文件首页上方的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章设置全宗号、年度、作者、保管期限、件号等必备项。

电子文件的编号应在电子文件形成过程中完成，其年度、作者、保管期限由拟文部门填录，发文序号由文书部门填录，件号由计算机系统按分类方案和排列顺序自动生成。

在设计办公自动化系统时，应做到电子文件的归档号能自动生成，实现纸质文件与电子文件归档档号的一一对应。

比如：件号：归档文件的排列顺序号。

同一保管期限内的归挡文件，按年度一作者—发文顺序大流水编号，即年度内大流水。

发文机关采用部门代字内编制发文序号（小流水）时，其作者的排列顺序应按本机关制定的公文处理办法规定的文件代字顺序排列，并依次编制件号。

再比如：盒（盘）号：在同一保管期限内，按件号顺序并结合年度、作者特征依次装盒（组盘），跨年度编写盒（盘）号。

二、排序的统一电子文件的排列应运应与之对应的纸质文件排列需要，改革立卷方法采取文件级整理并运用计算机检索后，其文件排列的顺序也就没有必要太多地考虑文件之间的有机联系，如请示与批复等，完全可以按保管期限和发文字号来排列，以简化整理方法。

我们可以设想，在同一保管期限内，将同一年度、同一作者的纸质文件按印发时间的先后顺序（即发文字号的顺序）排列起来后直接装盒将会节约档案人员多少精力和时间。

大学电子文件归档及管理办法第一条为规范我校电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效适用，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省电子文件管理暂行办法》等有关法律法规的精神，制定本办法。

第二条本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第三条机关各处室、院（系、部）等单位和部门应建立电子文件归档制度，指定专人（一般为单位或部门兼职档案员）负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用工作纳入单位（部门）文书处理程序和相关人员的岗位责任。

第四条凡有保存价值的电子文件，文件形成单位（部门）均必须归档。

电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照纸质文件归档的有关规定执行。

第五条电子文件的收集与积累要求（1）收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。

文字型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC为通用格式；（2）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；（3）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据；（4）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制成的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；（5）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

音频电子文件以WAV、MP3为通用格式；（6）对用通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。

专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件，如不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。

第六条电子文件归档的基本要求（1）电子文件应按照本单位（部门）纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上（推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；（2）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；（3）电子文件归档时，应同时填写《电子文件登记表》，与相应的电子文件一同归档保存。