物业住宅小区档案管理制度范本(2)

小区物业档案管理制度一、总则为规范小区物业档案管理工作，提高物业信息的管理水平，确保物业档案的完整性和可靠性，制定本制度。

本制度适用于小区内所有物业档案的管理。

二、管理标准1. 档案建立原则•物业档案应按照规范要求建档，包括房屋信息、业主信息、合同信息、协议信息、投诉记录、维修记录等。

2. 档案分类•物业档案应进行合理分类，包括房屋档案、业主档案、合同档案、协议档案、投诉档案、维修档案等。

3. 档案管理责任•物业公司应设立专门的档案管理部门，负责物业档案的收集、整理、归档和维护。

4. 档案的存储与保管•各类物业档案应按照文件管理的规定进行存储和保管。

•各类档案应编制详细的目录和检索工具，并定期更新。

5. 档案的归档与报废•物业档案应及时进行归档和更新，不得私自销毁、转移或篡改档案信息。

•档案归档后，应制定相应的归档登记表，记录归档信息与归档人员。

6. 档案的借阅管理•档案借阅应通过书面申请方式，经过批准后，由专人进行管理。

•档案归还后应进行登记，并及时归还原位。

三、考核标准1. 完整性考核•档案管理部门应定期进行档案完整性的检查，包括检查档案是否齐全、归档是否准确、目录是否更新等。

2. 可靠性考核•档案管理部门应严格执行档案的管理制度，确保档案信息的真实可靠。

•档案管理部门应做好防火、防水、防蛀等工作，确保档案的安全和完整。

3. 私密性考核•档案管理部门应严格保护业主隐私，不得将档案信息外泄或滥用。

4. 效率考核•档案管理部门应根据业主需求及时归档和更新档案，提高工作效率。

5. 知识培训考核•档案管理部门应定期进行档案管理知识培训，提高员工档案管理的专业水平和业务能力。

四、附则1. 文档修订•对本制度的任何修改、删除或增加，应在制度生效前征得相关部门的意见，并进行明确的记录。

2. 监督与检查•物业公司应定期对档案管理部门进行监督与检查，如发现问题及时追究责任。

3. 处罚与奖励•对于违反档案管理制度的行为，按照公司相关规定进行处理。

第一章总则第一条为加强小区管理处档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理工作的效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本小区管理处所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。

第三条档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整无缺，真实反映小区管理工作的全过程。

2. 准确性原则：档案内容准确无误，符合实际情况。

3. 系统性原则：档案分类科学，便于查阅和利用。

4. 安全性原则：确保档案实体和信息安全，防止档案丢失、损坏和泄密。

第二章档案分类与归档第四条档案分类1. 按内容分类：分为行政管理档案、财务管理档案、物业管理档案、业主委员会档案、社区服务档案等。

2. 按载体分类：分为纸质档案、电子档案和声像档案。

第五条归档范围1. 行政管理档案：包括小区管理制度、岗位职责、工作计划、会议记录、文件收发登记等。

2. 财务管理档案：包括财务报表、收支凭证、预决算报告、审计报告等。

3. 物业管理档案：包括业主档案、维修保养记录、公共设施管理记录、绿化养护记录等。

4. 业主委员会档案：包括业主大会记录、业主委员会会议记录、业主委员会工作报告等。

5. 社区服务档案：包括社区活动记录、志愿者服务记录、社区活动策划方案等。

第六条归档程序1. 归档部门在档案形成过程中，应按照归档范围及时收集整理。

2. 归档部门在档案形成后一个月内，将档案送交档案室进行归档。

3. 档案室在收到档案后，进行验收、登记、编目、上架等工作。

第三章档案保管与利用第七条档案保管1. 档案室应配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火防盗设施等。

2. 档案应按照分类和编号进行存放，保持档案室整洁有序。

3. 档案室应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

4. 档案室应建立档案安全责任制，确保档案安全。

第八条档案利用1. 档案查阅需填写查阅登记表，经档案室负责人批准后方可查阅。

第一章总则第一条为加强小区档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本物业公司所辖小区的档案管理工作。

第三条小区档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）归档及时，整理规范；（四）保密安全，服务高效。

第二章档案分类与归档第四条小区档案分为以下类别：（一）小区基本情况档案：包括小区规划、设计、建设、验收等资料；（二）物业管理档案：包括物业管理规章制度、合同、财务、人力资源、设备设施等资料；（三）业主资料档案：包括业主入住、变更、退房等资料；（四）社区活动档案：包括小区文化活动、志愿服务等资料；（五）应急事件档案：包括小区突发事件、安全隐患排查等资料；（六）其他档案：包括小区荣誉、媒体报道、法规政策等资料。

第五条小区档案归档应按照以下程序进行：（一）档案形成部门或个人在档案形成过程中，应确保档案的完整性、准确性；（二）档案形成后，由档案管理员进行审核、整理、分类；（三）档案整理完毕后，填写《档案归档登记表》，由档案管理员负责归档；（四）档案归档后，由档案管理员填写《档案目录》。

第三章档案保管与利用第六条小区档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案柜应上锁，档案管理员负责钥匙保管；（三）档案应按照类别、时间、编号等进行分类存放；（四）档案管理员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。

第七条小区档案利用应遵循以下规定：（一）档案利用者需出示有效证件，填写《档案借阅登记表》；（二）档案利用者应按照档案利用规定，妥善保管档案；（三）档案利用者不得擅自复制、翻印、传播档案内容；（四）档案管理员应根据档案利用者需求，提供便捷的档案查询服务。

第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下程序：（一）档案管理员根据档案保管期限，提出档案销毁意见；（二）档案销毁意见经公司领导批准后，由档案管理员负责组织实施；（三）档案销毁前，应进行核对，确保销毁档案的准确性；（四）档案销毁后，由档案管理员填写《档案销毁登记表》。

第一章总则第一条为加强小区物业档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本小区所有物业档案的管理工作，包括业主档案、工程档案、财务档案、文件档案、管理资料等。

第三条小区物业档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案的合法性、真实性和有效性；（二）集中管理，实行统一归档、分类存放、编号检索；（三）安全保管，确保档案的保密性、完整性和可利用性；（四）规范服务，提高档案利用效率，满足小区业主和物业管理工作的需要。

第二章档案管理范围第四条小区物业档案管理范围包括：（一）业主档案：业主基本信息、购房合同、装修申请等；（二）工程档案：小区建设、改造、维修、保养等工程技术资料；（三）财务档案：物业费收缴、维修基金使用、公共收益等财务报表；（四）文件档案：物业管理法规、政策、公司文件、会议记录等；（五）管理资料：绿化、清洁、维修、保安等日常巡查记录，车辆管理记录，监控记录，荣誉资料等。

第三章档案管理制度第五条档案归档（一）归档时间：档案资料形成后，应在一个月内完成归档；（二）归档要求：档案资料应完整、准确、系统，并符合档案格式要求；（三）归档程序：档案资料由相关部门或人员收集整理后，报送档案管理员审核，经批准后进行归档。

第六条档案存放（一）档案存放地点：应选择安全、干燥、通风、防潮、防尘、防盗的场所；（二）档案柜：档案柜应配备锁具，确保档案安全；（三）档案分类：按照档案性质、形成时间、内容等进行分类存放。

第七条档案查阅（一）查阅范围：小区业主、物业管理工作人员及其他相关单位和个人；（二）查阅程序：查阅者需填写查阅申请，经档案管理员审核批准后，方可查阅；（三）查阅要求：查阅者应爱护档案，不得损坏、涂改、撕毁档案；查阅完毕后，应将档案归还原位。

第八条档案保密（一）档案保密范围：涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案；（二）档案保密措施：采取加密、脱密、销毁等手段，确保档案安全。

一、总则为加强小区物业管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

二、管理范围1. 本制度适用于本小区所有物业档案的管理。

2. 物业档案包括但不限于以下内容：（1）小区规划、建设、验收、移交等档案资料；（2）业主（使用人）档案，包括购房合同、身份证、户口簿等；（3）房屋及配套设施设备档案，包括设计、施工、验收、维修等档案资料；（4）物业收费标准、维修基金、公共收益等财务档案；（5）物业管理人员档案，包括人事、培训、考核等档案资料；（6）物业服务合同、管理制度、应急预案等文件档案；（7）其他与物业管理相关的档案资料。

三、管理职责1. 小区业主委员会负责监督物业管理档案管理工作。

2. 物业服务企业负责档案的收集、整理、归档、保管和利用。

3. 档案管理员负责具体实施档案管理工作，包括：（1）档案的收集、整理、归档；（2）档案的保管、维护、修复；（3）档案的查询、借阅、复制；（4）档案的统计、报告、备案。

四、档案管理要求1. 档案收集：档案管理员应根据档案管理范围，及时、全面地收集各类档案资料，确保档案的完整性和准确性。

2. 档案整理：档案管理员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目、整理，确保档案的有序性和可检索性。

3. 档案归档：档案管理员应按照档案归档制度，将整理好的档案及时归档，确保档案的安全和保密。

4. 档案保管：档案管理员应定期检查档案的保管状况，确保档案的完好无损，防止档案遗失、损坏、虫蛀、霉变等现象。

5. 档案利用：档案管理员应按照档案利用规定，为业主、物业服务企业及其他相关部门提供档案查询、借阅、复制等服务。

6. 档案销毁：档案管理员应按照档案销毁制度，对已失效、无保存价值的档案进行销毁，确保档案的整洁和有序。

五、档案保密1. 档案管理员应严格遵守国家保密法律法规，确保档案的保密性。

2. 档案管理员不得擅自泄露档案内容，不得将档案用于非法用途。

第一章总则第一条为加强小区物业管理，确保物业管理档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国物业管理条例》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本小区物业管理范围内所有物业档案的管理。

第三条物业档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）分类管理，规范存档；（三）安全保密，方便利用；（四）科学合理，持续改进。

第二章管理范围与内容第四条物业档案管理范围包括：（一）业主档案：包括业主身份证明、购房合同、装修申请、物业维修基金使用等相关资料；（二）房屋档案：包括房屋权属证明、房屋登记、房屋维修记录等相关资料；（三）设施设备档案：包括设备购置、安装、维修、更换等相关资料；（四）财务档案：包括物业费收缴、维修基金使用、物业支出等相关资料；（五）行政管理档案：包括物业管理规章制度、会议记录、员工档案等相关资料；（六）其他应归档的资料。

第三章管理机构与职责第五条成立小区物业管理档案领导小组，负责小区物业档案管理的组织、协调和监督工作。

第六条物业管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

第七条档案管理员应具备以下职责：（一）负责档案的收集、整理、归档、保管和利用；（二）负责档案的保密工作，确保档案安全；（三）负责档案的查询、借阅和复制；（四）负责档案的统计、分析和上报；（五）负责档案管理制度的执行和改进。

第四章管理流程第八条档案收集：档案管理员根据档案管理范围，及时收集各类档案资料。

第九条档案整理：档案管理员对收集到的档案资料进行分类、编号、装订，确保档案的完整性和准确性。

第十条档案归档：档案管理员按照档案管理目录，将整理好的档案资料归档。

第十一条档案保管：档案管理员负责档案的保管工作，确保档案安全。

第十二条档案利用：档案管理员根据档案利用需求，提供档案查询、借阅和复制服务。

第五章安全与保密第十三条档案管理员应严格执行档案保密制度，确保档案安全。

第十四条档案室应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全。

第一章总则第一条为规范住宅小区档案管理工作，保障档案的完整、安全与有效利用，根据国家档案管理法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于住宅小区内所有与物业管理相关的各类档案资料的管理。

第三条住宅小区档案管理工作应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案资料应真实反映小区管理活动；（二）完整性原则：档案资料应全面、系统；（三）安全性原则：确保档案资料不丢失、不损坏；（四）利用性原则：便于档案资料的有效查询和利用。

第二章档案管理机构与职责第四条住宅小区档案管理工作由物业管理公司负责，设立档案室，配备专职或兼职档案管理员。

第五条档案管理员职责：（一）负责档案的收集、整理、归档、保管和利用；（二）负责档案资料的分类、编目、归档和统计；（三）负责档案的鉴定、销毁和归档；（四）负责档案资料的借阅、复制和保密；（五）负责档案管理的培训和指导。

第三章档案资料分类与归档第六条住宅小区档案资料分为以下类别：（一）物业管理类：包括物业管理合同、业主大会决议、物业服务方案等；（二）工程类：包括房屋建筑工程施工图、验收报告、维修记录等；（三）财务类：包括财务报表、收支凭证、审计报告等；（四）人力资源类：包括员工档案、劳动合同、培训记录等；（五）公共安全类：包括消防安全、电梯安全、环境卫生等；（六）其他类：包括小区活动、宣传资料、历史沿革等。

第七条档案资料归档要求：（一）按照档案资料类别和归档范围进行分类整理；（二）归档文件应完整、真实、准确；（三）归档文件应按照时间顺序排列；（四）归档文件应标注文件编号、归档日期、归档人等信息。

第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：（一）档案室应保持整洁、通风、干燥，避免阳光直射；（二）档案资料应按照类别和保管期限进行分类存放；（三）档案资料应定期检查、保养，防止虫蛀、霉变、破损；（四）档案资料应定期进行备份，确保数据安全。

第九条档案利用要求：（一）档案资料的借阅需填写借阅单，经档案管理员批准后方可借阅；（二）借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、损毁或泄露；（三）借阅期限一般为15个工作日，如需延长，需经档案管理员批准；（四）档案资料归档后，原则上不再外借。

第一章总则第一条为加强住宅小区物业档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本小区内所有物业档案的管理工作，包括房屋及附属设施设备档案、业主档案、财务档案、合同档案、管理文件档案等。

第三条物业档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，科学规范；（三）安全保密，方便利用；（四）持续改进，提高效率。

第二章档案管理职责第四条小区物业管理委员会负责小区物业档案管理的监督和指导工作。

第五条物业服务企业应设立档案管理部门，配备专职或兼职档案管理人员，负责小区物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第三章档案收集与整理第六条物业档案的收集应做到全面、准确、及时，确保档案的完整性。

（一）房屋及附属设施设备档案：包括房屋验收报告、设计图纸、设备清单、保修卡、维修记录等；（二）业主档案：包括业主身份证明、购房合同、装修申请、缴费记录等；（三）财务档案：包括财务报表、收支凭证、预决算报告等；（四）合同档案：包括物业服务合同、租赁合同、装修合同等；（五）管理文件档案：包括管理制度、通知、会议纪要、验收报告等。

第七条物业档案的整理应遵循以下要求：（一）分类整理，按时间顺序排列；（二）编制目录，便于查阅；（三）填写档案盒标签，注明档案名称、编号、页数等；（四）确保档案的整洁、规范。

第四章档案保管与利用第八条物业档案的保管应做到安全、保密、防潮、防霉、防虫蛀、防鼠咬。

（一）档案室应保持通风、干燥，温度控制在18-25℃；（二）档案柜应定期清洁、除锈；（三）重要档案应进行加密、复制备份；（四）严格执行档案借阅制度。

第九条物业档案的利用应遵循以下规定：（一）查阅档案应填写《档案查阅登记表》；（二）查阅档案应在档案室内进行，不得带出档案室；（三）查阅档案应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容；（四）查阅档案后，应及时归还，保持档案整洁。

一、总则为规范小区物业管理服务，提高客户服务质量，保障业主和物业使用人的合法权益，依据《物业管理条例》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 本制度适用于小区内所有业主、物业使用人及租赁户的个人信息、缴费记录、投诉建议、维修记录等档案资料。

2. 档案资料包括但不限于以下内容：（1）业主（物业使用人、租赁户）基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系方式、家庭住址等；（2）缴费记录：物业费、水电费、停车费等缴费明细；（3）投诉建议：业主（物业使用人、租赁户）对物业管理服务的投诉和建议；（4）维修记录：业主（物业使用人、租赁户）报修的维修记录及处理结果；（5）其他相关资料。

三、档案管理职责1. 物业管理公司设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作。

2. 档案管理部门应指定专人负责档案管理工作，确保档案的完整、准确、及时、安全。

四、档案管理要求1. 档案资料应真实、完整、准确，不得伪造、篡改、销毁。

2. 档案资料收集、整理、归档、保管应遵循以下原则：（1）及时性：档案资料应在第一时间收集、整理、归档；（2）准确性：档案资料应准确无误，不得出现错误；（3）安全性：档案资料应妥善保管，防止丢失、损坏、泄露；（4）保密性：涉及业主（物业使用人、租赁户）隐私的档案资料应予以保密。

3. 档案资料保管期限根据相关规定执行，超过保管期限的档案资料，经档案管理部门负责人批准，可予以销毁。

五、档案查询与利用1. 业主（物业使用人、租赁户）有权查询本人档案资料，物业管理公司应予以配合。

2. 查询档案资料时，应遵守以下规定：（1）查询人须出示有效身份证件；（2）查询人须填写《档案查询申请表》；（3）档案管理部门应核实查询人身份，确认查询内容；（4）档案资料查询后，应及时归还。

六、档案管理监督1. 物业管理公司定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的落实。

2. 业主（物业使用人、租赁户）有权对档案管理工作进行监督，提出意见和建议。

小区物业管理业主档案管理制度# 小区物业管理业主档案管理制度## 第一章总则### 第一条目的为规范小区物业管理，确保业主信息的准确性和安全性，提高物业管理服务质量，特制定本管理制度。

### 第二条适用范围本制度适用于本小区内所有业主的档案管理工作。

### 第三条管理原则业主档案管理应遵循合法、真实、准确、完整、保密的原则。

## 第二章业主档案内容### 第四条档案内容业主档案应包括但不限于以下内容：1. 业主基本信息：包括姓名、性别、年龄、联系方式等。

2. 房产信息：包括房屋位置、面积、产权情况等。

3. 缴费记录：包括物业费、水电费等缴费情况。

4. 服务需求：业主对物业服务的特殊需求和建议。

5. 违规记录：业主违反小区管理规定的行为记录。

### 第五条档案更新业主档案应定期更新，确保信息的时效性和准确性。

## 第三章档案管理职责### 第六条管理责任物业管理公司应指定专人负责业主档案的管理工作。

### 第七条保密义务管理人员应对业主信息保密，不得泄露给无关人员。

### 第八条档案查询业主有权查询本人档案，管理人员应提供便利。

## 第四章档案管理流程### 第九条档案建立新业主入住时，物业管理公司应收集完整信息，建立档案。

### 第十条档案使用档案使用应有明确记录，包括使用人、时间、目的等。

### 第十一条档案保管档案应妥善保管，防止丢失、损坏或被盗。

## 第五章违规处理### 第十二条违规行为对于违反档案管理规定的行为，物业管理公司应予以纠正，并视情节轻重采取相应措施。

### 第十三条违规处罚对于严重违反档案管理规定的行为，物业管理公司可采取警告、罚款等处罚措施。

## 第六章附则### 第十四条制度修订本制度由物业管理公司负责解释，并根据实际情况进行适时修订。

### 第十五条生效时间本制度自发布之日起生效。

注：本模板仅为示例，具体内容应根据实际情况和法律法规进行调整和完善。