基建档案整理方法
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基建档案整理要求基建档案,全称就是基本建设档案,指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档得科学技术文件材料。
一个具体项目得基建档案就是指从整个建设项目得酝酿、决策到建成投产(使用)得全过程中形成得、应当归档保存得文件材料。
基建档案得特点就是以工程项目为中心形成得科技文件材料具有成套性。
包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。
一、归档范围每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段(前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、(工程监理)、竣工验收阶段与使用维护阶段)形成得文件。
基建项目中形成得照片一般归声像档案类,特殊情况,如打桩时土质问题得照片,可同基建文字材料一起立卷。
与基建工程连在一起得设备,比如某些化工装置、电梯安装等得档案,与基本建设档案一般很难截然分开,可以作为基建档案得一个组成部分,但设备主体及设备开箱与运转维护过程得文件材料归入设备类。
有产权分属得基建项目,要视具体签定得协议涉及得产权比例来确定归档单位。
所占比例大得,视为基建项目归档单位,进行整理归档;占有部分产权得另一方有权保管其拥有产权得那部分档案资料。
若项目立项不成功,此时,批复可归入批复年得文书档案,视具体情况,划分为长期或短期。
具体归档范围参阅基本建设项目文件材料立卷方法与保管期限(附件一)二、归档要求1、归档得基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。
2、归档时间负责基建类档案归档管理得部门,指定专(兼)职人员在平时做好基建项目材料得收集、积累,按竣工年度归档。
但施工时间短得,在基建项目验收后两个月内,按立卷要求分类整理装订;施工时间跨度长得,可采取分阶段归档。
房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。
3、分类与代号B基建类B1基建项目类(按单项工程排列)B1、1 ×××项目本单位第一项工程代号B2房屋产权类B2、1单位产权B2、2房改产权面积补差得材料按分类方案归类,即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋得代码,将对应得材料归入相应得类别中;货币补差得材料归入办理完毕年度得文书档案。
基建档案整理规范基建档案整理规范随着社会的发展,基础设施建设越来越重要,而建设项目的档案整理也显得尤为重要。
基建档案的规范整理可以保证项目的顺利进行和后期的管理工作。
为了提高档案整理的质量和效率,下面给出一些基建档案整理的规范。
一、整理前的准备工作1.明确整理目的和要求:明确整理项目的目的和要求,确定整理的重点和范围,为整理工作提供明确的方向。
2.制定整理计划:根据项目的复杂程度和整理的工作量,制定合理的整理计划,明确整理的时间节点和任务分工。
3.准备整理工具和材料:提前准备好整理工具和材料,包括档案袋、标签、批注笔等。
二、整理过程中的规范要求1.分类整理:按照文件的性质和内容进行分类整理,建立起清晰的文件分类体系,便于查阅和管理。
2.文件编号:对于每个文件要进行编号,并做好编号记录,方便后续的查找和使用。
3.文件的摘要和索引:对于每个文件要进行摘要和索引工作,明确文件的主要内容,便于快速查找和了解。
4.档案标签和封签:每个档案袋都要贴上标签,标注文件的名称、编号、责任者等信息,以及整理的日期和档案的保管期限。
对于封签要做到规范、清晰、牢固,以确保档案的完整性和安全性。
5.数字化整理:对于一些重要的文件可以进行数字化整理,包括扫描和存储,以便于长期保存和管理。
6.保密工作:对于涉及到国家秘密和个人隐私的文件,要按照相关规定进行保密工作,确保档案的安全性和保密性。
7.整理记录:对于每个文件的整理过程要进行详细的记录,包括整理人员、整理时间和整理方法等,以便于后续的查阅和管理。
三、整理后的存档要求1.档案的仓库和设施:档案的存放场所要选择干燥、通风、无污染的地方,设施要满足档案的安全要求,包括温湿度控制、防火、防水等设备和措施。
2.档案的柜架和保管:档案要放在专门的柜架上,并按照分类进行分区放置,以便于归档和取档。
柜架上要有明确的标签,标注文件的分类和编号信息。
3.定期整理和保养:定期对档案进行整理和保养,包括翻动档案、检查档案的完整性、更换封签等工作,以确保档案的有序和安全。
中储粮基建档案整理方案一、项目背景中储粮是中国粮食行业的重要组成部分,承担着对国家粮食储备的管理和保障责任。
随着我国经济的不断发展,粮食工业化程度逐渐提高,中储粮的基建工程越来越多,相关档案资料也日益庞杂。
为了更好地管理和利用这些档案资料,需要进行全面的整理和规范。
二、整理目的1. 确保档案安全可靠,保护国家粮食储备信息安全;2. 便于日常管理和使用,提高工作效率;3. 为相关政策法规的依据和历史沿革提供有力支持。
三、整理范围1. 中储粮各地基建工程档案;2. 包括工程规划、设计、施工、验收、竣工、运营等全过程档案。
四、整理内容1. 档案分类:按项目名称、地点、年度等进行分类;2. 文件归档:建立文档库,对各类档案进行编号、整理、归档;3. 档案清单:制作每个项目的档案清单,记录档案名称、数量、存放位置等信息;4. 档案电子化:对关键档案进行扫描、数字化处理,建立电子档案库。
五、整理方法1. 制定整理计划:根据整理范围和内容,合理安排整理工作的时间和人力资源;2. 选派专人负责:每个基建工程项目设立专门负责整理档案的人员,负责督促整理工作的开展;3. 制定整理规范:根据档案特点和要求,制定整理规范和文件归档标准;4. 定期检查验收:及时检查并对已整理的档案资料进行验收,确保整理工作的质量。
六、整理成果1. 完成档案整理工作,确保各类档案资料的完整性和准确性;2. 建立完善的档案清单和电子档案库;3. 整理成果得到认可和使用,提高中储粮基建档案的管理水平和服务质量。
七、风险预防1. 加强档案安全管理,防止档案遗失或泄露;2. 制定应急预案,应对突发事件对档案整理工作的影响;3. 定期开展档案保管环境的检查和监测,确保档案长期保存和使用的环境条件。
八、总结通过本次档案整理方案的制定和实施,可有效提高中储粮基建档案管理的规范性和专业性,为中储粮相关工作的开展提供有力的支持和保障。
希望通过全体工作人员的共同努力,确保整理工作的顺利进行,为中储粮的发展和国家粮食安全事业做出更大的贡献。
基建档案整理流程
嘿,朋友们!咱今儿来聊聊基建档案整理流程这事儿。
你说这基建档案啊,就好比是一个大工程的记忆库,这里面啥都有呢!
先来说说收集吧,这可就像是去菜市场买菜,得啥都来点,不能挑挑拣拣。
从项目的规划、设计图纸,到施工过程中的各种记录,还有竣工验收的资料,一个都不能少!这要是漏了啥,那不就像做菜少了盐一样,没滋味啦!
然后就是分类啦,这就好比是给不同的菜找它们该待的地方。
把那些规划的放一堆,设计的放一堆,施工的又放一堆,井井有条的,找起来才方便呀,不然不就乱套啦!
整理呢,就像是把菜洗干净切好,让它们整整齐齐的。
把那些档案按照一定的顺序排好,该编号的编号,该标注的标注,让它们规规矩矩的待着,可不能乱了套。
再说说鉴定,这可得有点眼力见儿。
哪些档案重要,哪些不太重要,得心里有数。
就像挑菜一样,得挑出好的来,把那些没用的、过时的给淘汰掉,可不能让它们在里面滥竽充数呀!
接着是保管啦,这就像是给档案找个舒服的家。
这个家得安全、干燥、整洁,不能让它们受委屈。
还得定期去看看它们,有没有啥问题,就像照顾宝贝一样照顾着。
最后就是利用啦,这档案整理好了可不是光摆在那好看的呀,得让它们发挥作用呀!有人需要查资料的时候,能快速准确地找到,那才叫厉害呢!
你想想,要是没有好好整理这些基建档案,以后出了问题要找资料都找不到,那不就抓瞎啦!这就好像盖房子没打好基础,能稳当吗?所以啊,可别小瞧了这基建档案整理的工作,这可是非常重要的呢!咱得认真对待,把这个记忆库建好、管好、用好,让它为我们的基建工程保驾护航!你说是不是这个理儿呢?
原创不易,请尊重原创,谢谢!。
基建档案整理规范基建档案整理规范一、基建档案整理要求:1、基建档案实行一级类目管理。
2、基建档案文件材料实行卷件两级管理,竣工图只著录案卷级,卷内不重复录入。
3、基建档案以案卷为一个保管单位进行整理,竣工图同一图号为一卷进行档号编制。
二、档案号编制要求:1、基建档案案卷档案号在一级类目下七位流水编制全宗号+一级类目代字+案卷流水号1-G0000001三、基建档案著录细则:(一)案卷级著录项1、题名:文件材料案卷题名由工程项目名称、单位工程名称、文件材料名称组成。
竣工图案卷题名由工程项目名称+图号名称+竣工图组成。
2、责任者:填写对文件材料内容负有责任的单位名称。
3、日期:填写文件材料形成日期。
日期用小写8位阿拉伯数字。
如:2019-04-02。
4、页数(次):填写案卷内文件材料总页数。
5、保管期限:基建项目档案保管期限限定为永久。
6、图号:填写图纸编号。
7、图幅:填写图纸幅面大小(A0、A1、A2、A3、A4)8、密级:按文件材料或案卷的保密级别填写,分别为秘密、机密、绝密、**商密★、**商密★★、**商密★★★。
档案上没有密级的填写“无密级”。
9、保密期限:按文件材料或案卷的保密期限填写,分为永久、30年、20年、15年、10年、7年、5年、3年、2年。
如无密级设置选择无,绝密的保密期限选择30年,机密的保密期限选择20年,秘密的保密期限选择10年,长期的保密期限选择20年。
10、份数:系统自动默认份数为“1”。
11、载体类型:纸质、电子、其他,纸质和电子同时存在时选择纸质和电子两项。
12、盒号:填写此文件所在的盒号。
13、互见号:填写反映同一内容而载体类型不同,且在其它档案类别中另行保管的档案的档号。
14、归档人:系统自动默认用户姓名。
15、归档单位:系统自动默认用户姓名所在单位及部门。
16、归档日期:系统自动默认用户著录文件材料的具体时间。
17、存放位置:填写基建档案所在库号。
18、备注:填写档案移交过程中需要说明的情况,如无电子文件、文件材料破损、缺页、页号错误、应归档文件材。
基建档案的整理一、基建档案是指校园内的所有建设项目在立项、审批、招投标、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的经过鉴定,整理并归档的文件材料。
实行代建制或由上级有关部门建设好移交本校使用的项目,本校要接收一套该项目的竣工图归档。
二、基建档案以组卷的方式整理归档,其档案号结构为:大类代字+项目代号+案卷号;如某校第一个基建项目的第一个案卷的档案可表示为:JJ01-1三、整理步骤及要求(一)分建设项目以有关部门批准立项文件为准(二)分建设阶段及单项工程先将整个建设项目文件按准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段分开,再将施工阶段的文件安单项工程分开注:单项工程是指建设项目中独立设计、独立施工、独立发挥效益的工程。
如新建一所中学(建设项目)一般有教学楼、体育馆、运动场及附属工程(门卫室、道路、绿化等)等单项工程。
(三)组卷项目管理类文件材料(包括立项与审批、可研、征地拆迁、报建、招投标、竣工验收文件等)按问题结合时间组卷。
施工文件一般按单项工程、单位工程结合专业组卷。
如某新建学校(建设项目)的施工图、竣工图先分教学楼、体育馆等(单项工程),各单项项目按主体建筑和管道设施、强电系统和弱电系统、空调系统等(单位工程)结合建筑或结构、水电、消防等(专业)组卷。
监理文件按文种(如监理日志、监理月报及工程款支付通知等)结合时间组卷。
组卷时,卷内文件保管期限基本一致,由于文件数量少需要将不同保管期限的文件归入同一案卷时,以卷内最长的保管期限确定该卷的保管期限。
案卷厚度不超过5CM.(四)案卷与卷内的文件排列1.案卷排到先按建筑阶段排列,施工阶段的案卷分单项工程和单位工程排列。
2.管理性文件按问题结合时间和重要程度排到。
3.施工文件按照管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。
4.设备文件按依据性、开箱验收、随机抽样、设备安装调试和设备运行、设备维修等顺序排列。
5.竣工图按专业、图号进行排列。
6.卷内文件排列时,一般情况下遵循以下规则:图文混和的,文字材料在前,图样材料排列在后;翻译文字排列在前、原文在后;正件在前,附件在后;印件在前、定稿在后。
企业基建工程档案的收集与整理摘要:基建档案,是作为基本建设工程项目立项、勘察设计与现场施工、竣工与验收等一系列工作的重要历史记录。
基建档案中关于工程项目立项申请、批复与用地规划许可等档案资料,是该建设项目是否具有合法性的一个重要原始凭证,而项目竣工图与对应的文字材料等档案资源,则是项目后期设施使用、后期维护改造等一系列工作开展的重要依据。
为此,要想发挥出基建项目工程档案的真正作用,就必须确保其工程档案的完整性与真实性。
关键词:企业;基建工程;档案;收集;整理1加强基建档案收集工作系统性首先,实行基本建设项目档案超前控制,为档案质量管理创造条件。
为保证基建档案管理工作的顺利开展,收集工作是第一步重要工作,先期控制是确保收集工作有条不紊的前提条件,同时也是提升档案质量的重要手段。
具体地说,就是要结合项目进度,根据工程档案管理的有关法律、法规、规章,指导基建部门的归档工作,强化监督和检查,为基建工程档案的完整性和规范性奠定基础,保持档案的准确和系统性。
其次,增强档案工作者的综合素质,确保档案收集的全面性和规范性。
综观基建工程档案全过程,档案资料为过程性已发生的文件资料,在项目完工之后,再收集归档,导致工作方式较被动,缺乏主动性,因而档案工作思路并不宽泛,难以保证档案收集全面,易造成具备价值的资料丢失。
由于档案收集工作积极性不高,且企业在档案整理的投入上也较低,很大程度上阻碍了档案发展。
为适应新时期基本建设工程档案收集工作的需要,档案管理人员应注重终身学习,特别是应注意学习档案收集的新规定,更新知识体系,结合行业发展,积极学习并掌握先进的档案收集方法,在实际应用中得以实施,为档案规范性做出努力。
最后,把档案收集纳入项目管理范畴,明确收集范围和责任。
基础工程档案收集以及整理过程中,整理方法力求多样化,经济合理的管理手段是必不可少的。
在工程合同的订立阶段,需要针对档案的收集、形成和移交等要素作出明确管理要求,作为合同条款的重要组成部分。
基建档案整理要求基建档案,全称就是基本建设档案,指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档的科学技术文件材料。
一个具体项目的基建档案就是指从整个建设项目的酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。
基建档案的特点就是以工程项目为中心形成的科技文件材料具有成套性。
包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。
一、归档范围每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段(前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、(工程监理)、竣工验收阶段与使用维护阶段)形成的文件。
基建项目中形成的照片一般归声像档案类,特殊情况,如打桩时土质问题的照片,可同基建文字材料一起立卷。
与基建工程连在一起的设备,比如某些化工装置、电梯安装等的档案,与基本建设档案一般很难截然分开,可以作为基建档案的一个组成部分,但设备主体及设备开箱与运转维护过程的文件材料归入设备类。
有产权分属的基建项目,要视具体签定的协议涉及的产权比例来确定归档单位。
所占比例大的,视为基建项目归档单位,进行整理归档;占有部分产权的另一方有权保管其拥有产权的那部分档案资料。
若项目立项不成功,此时,批复可归入批复年的文书档案,视具体情况,划分为长期或短期。
具体归档范围参阅基本建设项目文件材料立卷方法与保管期限(附件一)二、归档要求1、归档的基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。
2、归档时间负责基建类档案归档管理的部门,指定专(兼)职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累,按竣工年度归档。
但施工时间短的,在基建项目验收后两个月内,按立卷要求分类整理装订;施工时间跨度长的,可采取分阶段归档。
房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。
3、分类与代号B基建类B1基建项目类(按单项工程排列)B1、1 ×××项目本单位第一项工程代号B2房屋产权类B2、1单位产权B2、2房改产权面积补差的材料按分类方案归类,即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋的代码,将对应的材料归入相应的类别中;货币补差的材料归入办理完毕年度的文书档案。
基建档案整理方法(第二部分)四、拟写案卷标题(一)基建档案标题拟写方法:1、文字材料类:前期文件“三段式”:责任者关于问题的名称例:海盐县人民政府关于县供电局110千伏武原变电所征地的批复、会议纪要2、表格、图纸材料类:(1)项目名称+专业(子项或分部)+表格、图纸名称(2)项目名称+表格、图纸名称例:变电所给排水、电气、门窗、装饰分部工程质量评定表五、填写卷内文件目录1、序号:即顺序号。
序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。
(1)其中打印件与底稿,主件与附件,原件与复印件均为一份文件,给一个顺序号。
(2)请示与批复视为2份文件,各编各的号(若批复不另行文,只在原请示件上批示意见的,仍做为一份文件,编一个号,但需要在题名填写时体现出批示)。
2、文件编号(1)文件:如:请示、批复,文件编号就是文号。
(2)图纸:填图号,例“建施-1”,“结施01”“水施03”。
(3)许可证:填证号。
3、责任者:(1)以落款盖章或签名为准,填写文件的直接形成单位和个人;(2)有两个以上责任者时,尽量都填上,太多时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。
(3)竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。
(4)责任者可填写规范通用的简称。
4、文件材料题名。
即文件标题或图纸的全称。
5、日期:文件或图纸的形成日期。
格式为20020612(8位数)。
6、页号:填每份文件的首尾号。
说明:(1)图纸有图样目录时,仍要编制《卷内文件目录》,原图纸目录要作为卷内一份文件编页号登入目录;若该套图纸需要组成几卷,图纸目录放在第一卷内。
(2)卷内文件目录排在卷内文件首页之前。
六、填写卷内备考表(一)说明:包括以下内容:1、标明卷内文件的件数与页数;2、说明卷内文件残缺破损情况(无者不写);3、填写立卷人、检查人姓名及日期,日期为立卷的完成时间。
(二)互见后:填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号,该档号后应注明载体形式,并用括号括起。
基本建设项目档案的整理方法一、基本建设项目档案的概念基本建设项目档案是指从建设项目 (工程)的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的全套文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。
二、基本建设项目文件的整理㈠、基本建设项目文件(以下简称基建档案)的归档范围和保管期限表(详见附表)整理基建档案注意的事项:1、应将反映基本建设职能活动中形成的全部文件材料、图纸及其他载体作为归档范围的主体:3、基本建设文件材料的原件由建设单位归档,施工单位归档用复印件。
㈡、归档时间:1、各施工单位应在项目建设完成三个月内将项目文件向建设单位归档,有尾工的应在尾工完成后及时归档;2、大、中型项目建设,按阶段归档。
---㈢、归档要求1、归档文件材料必须是准确反映基本建设及其管理活动的真实情况;2、归档文件材料必须齐全、完整;3、归档文件材料应选用优质的制成材料,纸张规格尺寸要统一,不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写,总之书写材料应符合耐久性要求。
㈣、整理的原则及分类要求:2、基建档案材料的分类要求:⑴类目明确、层次清晰、简明:类目明确、层次清晰、简明即划分的类和属类有二至三个层次,达到眉目清晰,条理清晰就可以。
比如:城市基建工程档案,可先按不同性质的建造工程,如市政公用工程、民用建造工程、工业建造工程、交通运输工程等划分类;然后再在每种建造工程类下,直接以工程项目(或者单项工程)划分为属类。
如果工程项目较多,也可以在每种建造工程类下,先按地理区划或者建造用途(如民用建造中的宾馆、影剧院、青少年宫、学校、机关办公楼、住宅等)划分为属类,在属类下再按工程项目(或者单项工程) 划分为小类。
类和属类普通不益划得过多。
类和属类的层次划得---⑵分类标准一致分类标准一致就是在对一种基建档案划分类或者属类时,划分的依据是相同的。
基建档案整理规范基建档案整理规范是指在基础设施建设过程中,对相关档案的整理和管理所遵循的规范。
基建档案是指对于基础设施建设和运营管理具有重要参考价值或证明作用的各类文件和材料。
基建档案的整理规范对于提高基建档案管理效果,保证档案的可持续利用具有重要意义。
以下是基建档案整理规范的一些要点:一、目录管理规范1. 建立完整的目录管理系统,包括建设项目目录、档案检索目录和档案主题目录等。
2. 档案目录要按照项目和时间进行分类,方便检索,保证档案的完整性和准确性。
3. 目录中的项目需要包含档案的基本信息,如档案编号、标题、起止时间、保管期限等。
二、档案归档规范1. 应将基建档案按照建设项目进行归档,并采用统一的编号方式进行标识。
2. 各类档案应按时间顺序进行归档,确保档案的完整性和准确性。
3. 归档时应按照归档目录对文件进行分类,将同一类别的档案放置在一起,方便检索与管理。
三、档案装订规范1. 档案必须装订整齐,不得有遗漏或错乱的情况。
2. 档案装订要使用标准的档案夹或档案袋,保证文件的整洁和安全。
3. 档案装订时要遵循“紧密、整齐、标准、可读”的原则,确保文件的保管和检索方便。
四、档案数字化规范1. 对于重要的基建档案,应进行数字化处理,以方便长期保存和利用。
2. 档案数字化要注意选择合适的软件和存储设备,确保数字档案的可靠性和安全性。
3. 数字化档案要按照目录对文件进行整理,方便检索与利用。
五、档案复制规范1. 档案复制必须经过核实和授权,确保复制的文件与原件一致。
2. 档案复制要使用合适的设备和材料,保证复制的质量和可读性。
3. 档案复制的数量应符合实际需要,避免过多的复制造成资源浪费。
六、档案借阅与归还规范1. 档案借阅必须填写借阅单,并经过授权,确保档案的安全性和可追溯性。
2. 档案借阅时间不得超过规定的期限,过期必须及时归还,并进行相应的记录。
3. 档案借阅后应妥善保管,不得造成损坏或遗失,如有损坏或遗失需要及时报告。
基建档案的整理方法一、基本建设的含义、程序基本建设(简称:基建)是指工矿、铁路、桥梁、农田水利、楼房、文体场所等工程的建设。
基建的一般程序是:(一)、工程前期准备阶段;(二)、工程设计阶段;(三)、工程施工阶段;(四)、工程竣工阶段;(五)、工程的使用管理阶段。
二、基建档案组合案卷的原则以单项工程为单位,按照基建程序、保持一项工程形成文件材料的成套性,使组成的案卷能反映全过程,图样与实物保持一致。
三、案卷组合四、案卷编目(一)、卷内文件材料的排列:1.全卷均是文字材料的,应按时间的先后顺序排列。
2.如果卷内既有文字材料又有图纸的,应先排文字材料,后排图纸。
3.全卷均是图纸的,应按图号的顺序排列。
(二)、编页号:页号编写在文件材料的右下角。
如果文件的背面有文字或图纸的则在下角编写,如果背面是空白的则不用编写。
(三)、编案卷号:(详见档案分类编号方案)(四)、填写卷内目录:(见图A1)卷内科技文件材料目录的填写方法与文书档案卷内目录的填写方法相同。
填写“文件编号”这一栏时,如果是图纸,要填上图号。
(五)、拟制案卷标题:(见图A2)案卷标题由工程项目名称、问题、文种三部份组成。
例如:XX办公大楼征用土地的报告、通知书、红线图。
(六)填写案卷封面:(见图A3)封面的第一栏:档号、档案馆号、缩微号。
这里的档号即是案卷号。
档案馆号由档案馆编写,立卷单位不用填写。
缩微号是用缩微机把案卷内容缩微后给缩微件编的号,如果没有进行缩微的,这号就不用编写。
第二栏:填写单位的全称。
第三栏:已印上《科技档案》。
第四栏:类别:填写“基建”。
第五栏:写案卷标题。
第六栏:填写编制单位。
(编制单位是指卷内文件材料的作者,作者较多,只需标出二至四个就可以了)。
第七栏:填写编制日期。
(填写卷内文件材料的日期,由于日期较多,通常只填写起止时间。
例如:1993.10-1994.2第八栏:填写保管期限第九栏:密级。
(没有定出密级的不用填写)。
基建档案整理方法一、基建档案的分类方法基建档案采用工程项目分类法。
即在本单位全部基建档案范围内,以工程项目为单元进行分类。
例:在全部基建档案中按办公楼、幼儿园、食堂等工程项目对基建档案进行分类。
二、基建档案的整理(一)基建档案案卷的构成基建档案案卷由科技档案案卷封面、科技档案卷内目录、基建文件材料、备考表和科技档案案卷封底五部分构成。
(二)基建档案的组卷方法1.基建档案按基建文件(建设单位在工程准备过程中形成的工程准文件,包括在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准阶段形成的文件和在建设项目竣工验收活动中形成的文件)、监理资料(监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料)、施工资料(施工单位在工程施工中形成的资料)和竣工图(工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样)分别组卷。
2.卷内资料排列顺序为:案卷封面、卷内目录、基建文件资料、备考表、封底。
3.案卷不宜过厚,一般不超过40MM。
4.基建文件组卷基建文件可根据类别和数量的多少组成一卷或数卷。
例:一个工程项目所形成的全部基建文件数量较少则可组成一卷。
数量多时,可将基建文件按问题进行分类,组成若干卷:决策立项文件卷(包括项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、立项的会议纪要、领导批示、项目评估研究资料、专家建议等);建设用地、征地文件卷(包括用地批文、规划意见书及附图、建设用地规划许可证及许可证附件附图、土地使用证、土地使用权出让交易文件等);勘察、测绘与设计文件卷(工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、建筑用地钉桩通知单、验线合格文件、审定设计方案通知书及附图、人防、环保、消防、交通、园林、市政等有关部门的审查意见和协议等);工程招投标及承包合同文件卷(包括各种招投标文件和相关合同);工程开工文件卷(包括年度施工任务批准文件、修改工程施工图通知书、建设工程规划许可证附件及附图、建设工程施工许可证、工程质量监督手续等);商务文件卷(包括工程投资估算文件、工程设计概算、施工图预算、施工预算、工程结、决算交付使用固定资产清单、建设工程概况等);工程竣工验收备案文件卷(包括建设工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告、规划、公安、消防、环保等部门认可或准许使用文件、房屋建筑工程质量保修书、住宅质量保证书、住宅使用说明书、建设工程规划验收合格文件、建设工程竣工档案验收意见、工程竣工总结等)。
工程基建档案整理标准一、总则工程基建档案是对工程建设项目从规划、设计、施工到竣工验收等全过程的真实记录,对于工程的维护、改造、扩建以及责任追溯等有着至关重要的意义。
二、档案内容分类标准(一)项目前期文件1. 项目建议书及批复•项目建议书应包含项目建设的必要性、建设规模、建设地点、投资估算等内容。
其批复文件是项目开展前期工作的重要依据。
•例如,某城市新建污水处理厂项目,项目建议书详细阐述了该地区污水排放现状、污水处理厂的预计处理能力以及选址的合理性等,相关部门的批复明确了项目的可行性。
2. 可行性研究报告及批复•可行性研究报告需对项目的技术、经济、环境等方面进行全面分析论证。
批复文件则表明项目是否符合相关规划和要求。
•如某桥梁建设项目的可行性研究报告,对桥梁的设计方案、建设成本、对周边环境的影响等进行了深入研究,批复文件对报告中的关键内容进行了审核认可。
3. 环境影响评价文件•包括环境影响报告书、报告表或登记表。
内容涵盖项目建设对大气、水、土壤等环境要素的影响分析以及相应的防治措施。
•例如,一个化工项目的环境影响报告书,详细分析了项目生产过程中可能产生的废气、废水、废渣对周边环境的影响,并提出了严格的污染治理措施。
(二)勘察设计文件1. 工程地质勘察报告•应准确描述工程建设场地的地质条件,如地层结构、岩土物理力学性质、地下水情况等。
•例如,在高层建筑建设前的勘察报告中,详细列出了各土层的厚度、承载力等参数,为基础设计提供了依据。
2. 初步设计文件及概算•初步设计文件包括设计说明书、设计图纸等,概算则是对项目建设投资的初步估算。
•以某医院建设项目为例,初步设计文件确定了医院的功能布局、建筑外观等,概算则明确了建筑工程、设备购置等方面的费用。
3. 施工图设计文件及预算•施工图设计文件是施工的直接依据,预算则是对工程造价更为精确的计算。
•如住宅建设项目的施工图,详细绘制了建筑结构、水电安装等各个部分的具体尺寸和构造,预算对各项工程费用进行了细致核算。
基建档案整理的步骤和顺序嘿,咱今儿就来唠唠基建档案整理这档子事儿。
你可别小瞧了这整理档案,就跟收拾咱自个儿家一样,得有套规矩,得有条有理的。
先说说收集这一步吧。
这就好比是去菜市场买菜,啥都得挑齐全咯。
各种文件、资料、图纸啥的,一个都不能少。
这要是漏了啥重要的,那不就跟做菜少了盐似的,没滋味呀!你想想,要是以后想找个啥数据或者信息,结果发现根本就没收集到,那得多懊恼啊。
收集好了,接下来就得分类啦。
这就像是把不同的菜分到不同的篮子里。
按照项目啊、阶段啊、类型啊啥的分清楚。
你说要是不分好类,那不是乱成一锅粥啦?找个东西得跟大海捞针似的,多费劲呐。
然后就是编号啦。
这就像是给每个档案都贴上一个专属的标签,让它们都有自己的“身份证号码”。
这样以后找起来就方便多啦,一瞅编号就知道是啥。
就跟咱每个人都有自己的名字一样,好记又好用。
再接着就是排列。
把这些档案按照一定的顺序排好,就像是给它们排排队,谁在前谁在后,都得有个讲究。
可不能随便乱摆,不然找的时候不就又抓瞎啦。
整理完了还不算完事儿呢,还得做好保管。
这保管可重要啦,得找个安全的地儿,不能让它们受潮啦、受损啦。
这就跟咱保护自己心爱的宝贝似的,得小心翼翼的。
最后就是利用啦。
咱整理这些档案不就是为了用嘛。
就好比你买了一堆书,不读那不就浪费啦。
通过这些档案,咱可以了解过去的经验教训,可以为以后的工作提供参考和依据。
你看,这基建档案整理虽然听着好像挺简单,但真做起来,那可得花不少心思和精力呢。
但你想想,整理好了以后,那带来的好处可不是一星半点呀。
咱能更高效地工作,能避免很多不必要的麻烦,这多值当啊!所以啊,可别小瞧了这基建档案整理,好好弄,准没错!。
基建档案整理方法
基建档案整理是指将收集到的基建活动过程中形成的、具有保存价值的各种形式原始记录,以卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
其原则是尊重文件的形成规律,保持文件间的有机联系,便于档案的保管利用,符合相关标准规范。
一般可分为分类、立卷、卷内文件整理、编写卷内目录与备考表、填写案卷封面、装订、编制检索工具等步骤。
一、分类
通常情况下一个全宗中基建档案为一级类目,具体基建项目为二级类目,三级类目通常不设置。
如基建项目很大,形成案卷数量非常多时可设置三级类目,分类方法有两种:一种是按各参建单位分类;另一种可按前期准备阶段、设计阶段、施工阶段(工程监理)、竣工验收阶段和使用维护阶段等5个阶段分类。
二、立卷
基建档案的纸质材料一般可分为管理性文件、施工(监理)基础资料、图纸。
管理性文件一般按问题组卷;施工(监理)基础资料组卷时应首先将材料性质如质量评定表、隐蔽工程验收记录、技术联系单、原材料试验记录等分开,然后同一性质材料可按工程部位划分或时间顺序组卷。
如质量评定表、隐蔽工程验收记录可按工程部位组卷,技术联系单、监理例会等时间特征明显可按时间组卷,图纸按照图纸目录组卷。
三、卷内文件整理
卷内文件一般按照文件间的联系、时间顺序、施工顺序排列。
一般的正本在前底稿在后,批复在前请示在后,结果在前过程在后。
有图纸目录的,按图纸的原目录、图号排列;没有图纸目录的,先排总平面布置图,后排局部图,即按图纸类别序号排列。
卷内排完一个专业项目,再排另一个专业项目。
一般情况文字排前,图纸排后。
如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明,图纸应排在前面,文字材料在后面。
卷内科技文件材料均按有书写内容的页面编写页号,每卷文件单独编一个流水页码,用号码机打印,单面书写的科技文件材料在其右下角打页码;双面书写的科技文件材料,正面在其右下角、背面在其左下角打页码。
每卷的页号均从“001”开始。
卷内目录和备考表不编写页码。
四、填写卷内目录与备考表
科技档案卷内文件目录是登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件材料首页之前。
卷内文件目录必须进行著录,具体著录如下:
序号:用阿拉伯数字从“1”依次标注卷内科技文件材料件数的顺序,一般情况下是以一份文件或一张图纸为单位。
其中打印件与底稿、主件与附件、原件与复印件均为一份文件,给一个顺序号。
文件编号:文件的文号就是文件编号;图纸应填图号,如“水施03”。
其余材料的文号编号均可不填。
责任者:文件的责任者以落款盖章或签名为准,填写文件的直接形成单位;有两个以上责任者时,尽量都填上,太多时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替,可用通用简称。
竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。
文件材料题名:填写科技文件材料的全称,对于文件没标题或标题不能说明文件内容的,要根据文件的内容拟写或补充完整标题。
例如技术联系单就要将本联系单的主要变更内容和变更工程部位归纳出来,以便于查找。
日期:文件或图纸的形成日期。
格式为20020612(8位数)。
页号:填写每件科技文件材料首尾号。
如“021—023”。
如果一份文件只有一页且单面的,则需写一个页号,如“031”。
备注:需要注明的问题。
需要指出的是图纸有图样目录时,可做为卷内目录保管。
备考表的填写包括以下内容:1.标明卷内文件的件数与页数;2.说明卷内文件残缺破损情况(无者不写);3.填写立卷人、检查人姓名及日期,日期为立卷的完成时间。
4.互见号:填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号。
五、填写案卷封面
档案馆号:不填;
档号:由两个方面组成:分类号+案卷流水号。
基建档案的案卷编号按最下位类分别编流水号,最小类别的案卷按项目从“001”起编案卷号。
案卷题名:案卷题名一般由工程项目名称、内容、文种三部分组成。
管理性文件为责任者、问题、文种。
表格、图纸材料为项目名称、工程部位(子项或分部)+表格、图纸名称。
立卷单位:组卷单位;
起止日期:填写卷内文件形成的起止日期;
保管期限:填写划定的永久、长期、短期。
同一档案案卷内文件材料有两种以上保管期限时从长划定;
密级:根据已划定的密级填,若没有则不填,特殊情况请示有关领导再填。
六、案卷装订
基建档案的文件材料需要装订的部分,按归档要求采用“三孔一线”的办法装订。
装订前要拆除文件上的金属物,破损和不符合A4或16开规格的文件要先
修复(贴补)和折叠,对有文字是在文件装订线上的,应予以粘贴补宽装订边。
粘贴文件和封面要用乳胶。
图纸可以装订,也可以不装订。
对不装订的图纸,需要在每张图纸右下角(标题栏外)加盖档案号章。
对于成册的设计图纸(蓝图),如果规格过大的可以整本对折置入盒内,如果此法不能解决问题的,还可订制专用档案盒。
散件的图纸多时需单独组卷,不用装订,但要装入独立的、厚度适宜的档案盒中,以盒为卷,填写盒面项目,且不用软封面,但要放备考表。
散件的图纸和散件的文字材料组成一卷时一定要装订。
底图不能装订,也不能折叠,组卷后一般是装在大牛皮纸袋中平放于专用底图柜中保存,或卷成筒装入硬纸筒保存。
要另外编制底图目录。
所有竣工图均应加盖竣工图章,竣工图章上必须有相关单位负责人的签名。
档案工作人员在接收图纸时注意:利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据,凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变、或变更部分超过图画
1/3的,应当重新绘制竣工图。
图纸的折叠。
对大于A4的图纸,以蓝图标题栏的正视位为基准,以手风琴式的折叠方式,先竖后横,将蓝图折成A4图纸的规格。
折叠后,标题栏必须被叠在最上层并露出来。
盒仅作装具用的,盒面只需填写“档号”。
盒用作案卷封面的,需填写盒面上的各个项目。
不需放入软封面,但要放入卷内科技文件材料目录和卷末备考表。
在盒脊背上可只填写档号。
七、编制检索工具
科技档案检索工具一般是总目录和分类目录。
档案室一般用分类目录。
分类
(原载2008年第9期《浙江档案》,作者:省档案局金向军杭钢档案馆翁。