文件发放回收销毁登记表

文件控制程序（版序/修改次：A/0）2024-01-15发布2024-01-20实施1.目的对与质量管理体系运行有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件能有一致的作业准则，且均为有效版本。

2.范围适用于本公司所有与质量管理体系有关的文件和资料的控制，包括以下方面：2.1.质量手册，程序文件，管理规定等；2.2.产品设计开发文档，即与产品、过程有关的文件（产品或（和）零部件图纸、生产工艺、产品技术要求（包括无菌要求）、产品BOM表）等。

3.职责权限3.1.质量部是质量管理体系文件控制的归口管理部门：负责相关文件编号、发布、分发、更改、保存、回收销毁等作业管理；3.2.质量部是产品注册的归口管理部门；负责外来文件的收集、分发、保管等管理作业。

3.3.研发部是产品技术文档（包括CE技术文件资料、工艺改进及工艺验证文件）的归口管理部门；3.4.各职能部门：负责与本部门相关文件的编制、审核及更改申请、使用、保管、遗失补发申请等管理作业；负责部门内文件资料的签收、归档、保管、旧版回收等管理作业。

4.程序内容4.1.文件分类a.管理文件：质量手册、程序文件、管理规定；b.技术文件：即与产品、过程有关的文件（产品或（和）零部件图纸、生产工艺、产品技术要求（包括无菌要求）、产品BOM表）等；c.外来文件：适用的法律法规、国家标准、行业标准、引用的国际标准、客户提供的文件等。

4.1.1.本公司文件按等级分为如下三级(表1文件分类一览表),外来文件不按等级划分，质量记录是一种特殊的文件，质量记录控制详见《记录控制程序》。

表1 文件分类一览表4.2.文件的编号4.2.1.质量手册、程序文件、管理规定、作业指导书4.2.2.验证文件编号例：YZ- P–001–2021，表示公司2021年做的001号验证方案。

4.2.3. 图纸编号：4.3. 4.3.1. 新增文件（除技术文件）各部门根据实际需要，由文件编制人填写《文件处理申请单》，经相关人员评审和批准后，方可与质量部文件管理人员领取文件编号，编制文件。

1 目的对与本公司管理体系有关的文件记录进行控制，确保各相关场所使用文件记录为有效版本。

2 范围适用于与管理体系有关的文件记录控制。

3 职责3.1 董事长负责批准发布管理手册。

3.2 管理者代表负责审核批准管理文件。

3.3 公司办公室负责管理体系有关文件的收集、整理和归档等。

3.4 各部门负责相关文件记录的编制、使用和保管。

3.5 质检科负责监督、管理各部门的质量、环境记录。

4 程序4.l 文件分类及保管4.1.l管理手册、管理文件由公司办公室备案保存。

4.1.2 本公司管理体系文件分为两类：a) 管理性文件和资料（包括管理手册、管理文件和其他管理类文件和资料）。

b) 技术性文件和资料（包括图纸、作业指导书、检验规范和其他技术文件），同时包括经管理者代表确认的外来技术标准和文件。

4.2 文件的编号a)管理手册Q / GBPG 1 －××××版本年号管理手册本公司代号企业标准b)程序文件Q / GBPG 2 －×.××－××××版本年号体系要求管理文件本公司代号企业标准c)记录GBPG－×.××－××顺序号体系要求本公司代号d) 发放号GBPG ×××－××受文部门顺序号本公司代号受文部门：公司办公室－A，生产科－B，技术科－C，质检科－D，销售科－E，供应科－F，财务科－G，一车间－H，二车间－J。

4.3 文件记录的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：a）管理手册由公司办公室负责组织编写，由管理者代表审核，上报董事长批准发布。

b）管理文件、技术文件和记录由各职能部门负责编写，管理者代表审核、批准、发布。

c) 文件审批后，编制部门应及时向公司办公室归档，并填写《文件和资料归档登记》，同时填写《文件发放通知单》。

X X X 工程建设施工企业2020年工程建设施工企业质量管理体系程序文件本文档根据ISO45001：2018 ISO9001:2015ISO45001:2018 以及GBT50430:2017 基本要求编制而成目录内部管理评审管理程序 (6)文件控制程序 (11)记录控制程序 (17)环境因素识别及评价管理程序 (21)应急准备与响应管理程序 (26)目标、指标管理方案控制程序 (30)事故报告、调查和处理控制程序 (34)设施和环境控制程序 (41)合规性评价管理程序 (44)法律法规要求及其他要求评价管理程序 (46)信息交流和沟通控制程序 (49)人力资源控制程序 (54)内部审核控制程序 (58)不符合、纠正和预防措施控制程序 (62)危险源识别及评价管理程序 (67)风险和机遇应对管理程序 (76)持续改进管理程序 (81)参与和协商管理程序 (86)运行控制程序 (93)用电安全管理程序 (98)废弃物管理程序 (103)能源资源管理程序 (111)危险品防护管理程序 (116)噪声管理程序 (122)劳动防护用品管理程序 (126)施工和服务管理程序 (130)交通和消防安全管理程序 (142)绩效监视和测量管理程序 (151)外包过程管理程序 (156)承包商管理程序 (160)施工过程验收管理程序 (166)工程竣工验收管理程序 (171)工程项目质量管理程序 (175)不合格品管理程序 (180)内部管理评审管理程序1 目的按策划的时间间隔评审质量、环境、职业健康安全管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。

2 适用范围本程序适用于对公司内部的质量、环境、健康安全管理体系进行的管理评审。

3 术语和定义评审：为实现已确定的目标，确定对象的充分性、适宜性和有效性。

管理评审：最高管理者对环境与职业健康安全管理体系的有效性、充分性、适宜性进行评价，参与职业健康安全方针、目标适宜性的评价。

文控中心文件管理办法文件编号:版本/次: 发布:实施:更改记录1、目的：确保质量/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性，并且能够安全有效地被管理与使用2、适用范围：凡本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件、作业指导书，外来资料与文件均适用。

3、职责：4.1品质部负责文控室及文控资料的管理工作。

4.2各部门负责人负责本部门受控文件的草拟、审核、修订和提报工作。

4.3管理部负责各部门文件的复核工作，总经理、管理者代表负责审批工作4、定义公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用5、管理规定5.1文控中心的主要职责：a. 制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度。

b. 负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

c. 严格执行保密，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

d. 开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开发和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

e. 开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

f. 发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

g. 每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

h. 资料外借需填写《文件资料借阅登记表》，并办理登记手续，按时归还，归还时需确认是否残缺。

5.2文件材料的管理工作5.2.1文件资料材料的收集：a. 确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号或编号。

b. 对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全。

c. 及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

522文件资料的归档、建档与管理：a. 区分全宗，确定定档单位。

b. 分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。

份类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

档案管理制度为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收,确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定.1、文件的发放：（1)财务部、生产部、知识产权管理部、营销部、办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件,各自安排发放和回收.需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件由办公室安排专人统一发放和回收。

(2）各部门需办公室安排发放文件时,必须将文件打印并复印好,由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。

（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。

发放到各部门的所有文件,由部门负责人签字接收.如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。

代收人必须负责及时将文件转给部门负责人.需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表"，并由个人亲自签字接收.（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。

2、文件的更改：(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观,由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

（2)文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。

但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句,并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。

3、文件的换页:(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好,由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页.（2）有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间,将原页销毁。