无纸化会议系统的介绍(课件PPT)

无纸化会议系统解决方案目录1.系统概述 (3)2.无纸化会议系统优势 (3)3.系统架构 (4).4.系统部署说明 (4)5.系统特色 (5)1.系统概述无纸化智能会议系统是XXX公司为迎合国家可持续性发展战略及科技办公的需求，自主研发的智能型专业会议终端系统，是行业领先的、专门为解决现代会议中的实际问题而提出的一体化解决方案，适合于各种高端会议场合，以及重要的政务、商务、企事业单位和大型活动的会场实施应用。

现代高级别会议已不再只是语音为主的音频会议，而需要大量多媒体信息交互，如会议资料、电脑文件、多种视频信息、网络浏览等。

XXX公司基于多年丰富的会议系统设计和应用经验，将多种信息化、智能化技术融入到会议的各个环节，成功地推出具有自主知识产权的智能无纸化多媒体会议系统。

系统针对会前准备、会中管理及会后归档整个会议流程提供了丰富的服务功能,可实现会议签到、会议发言、投票表决、电子白板、视频点播、人员信息、资料共享、会议议程等会议的控制管理和服务，参会者所有操作均可通过一台LCD触摸屏操作完成，与会者全部与纸“告别”，改变了传统会议模式的效率低下、操作复杂、形式单一、资源浪费、保密隐患等问题，将会议系统技术推进到一个新的阶段，成为第四代会议系统的代表产品。

2.无纸化会议系统优势3.系统架构无纸化系统图中，所有信号均由无纸化管理服务器进行调转，通过交换机由内部局域网推送至所有一体化智能终端进行显示同时参会者可以通过触摸方式自行操作显示终端的所有内容。

整个线路简单，只需一条网线和一条电源线。

电子桌牌系统线路更加简洁，只需要一条网线通过供电同时能进行信息传输。

.4.系统部署说明整个系统以液晶触摸显示终端（无纸化会议一体升降终端或会议平板等）为中心，配合服务器与相应软件(智能无纸化会议系统软件包括参会者客户端软件和后台管理服务器端软件、秘书端软件三部分。

)，实现智能多屏交互共享会议功能、系统可整合高清音视频矩阵系统、录播系统、费时费力：1采用纸质的会议资料，会前要打印分发费时，费力。

会议无纸化方案随着科技的不断进步和环境保护意识的增强，无纸化办公成为了现代社会追求高效、低碳的一种趋势。

在会议过程中，传统的纸质文件交流方式已经逐渐被电子化方案所取代。

本文将介绍一种高效实施会议无纸化的方案，以提高会议效率和降低资源浪费。

一、电子文件管理为了实现会议无纸化，首先需要建立电子文件管理系统。

这个系统可以是一个网络平台，或者是使用电子邮件、云存储等工具进行文件传输与管理。

在会议之前，组织者应将会议相关文件以电子形式发送给与会人员，确保每个人都能够提前获得相关信息并做好准备。

二、电子设备使用在会议进行过程中，使用电子设备可以极大地减少纸质文件的使用。

与会人员可以使用自己的笔记本电脑、平板电脑或智能手机等设备来查阅会议文件和做笔记。

如果有必要，还可以利用投影仪或显示屏来展示幻灯片和相关资料，以便与会人员更清晰地理解内容。

三、电子签名传统的会议在最后通常需要将会议纪要、决议等文件打印出来并请与会者签字确认。

而在无纸化方案中，可以采用电子签名的方式代替传统纸质签名。

通过使用专业的电子签名软件，在会议结束后，与会人员可以直接使用电子签名工具在相关文件上进行签名，并保存在电子设备或者云存储上。

这样既方便了签字的过程，又减少了打印纸质文件的需求。

四、在线会议工具对于分散在不同地区的与会人员，无纸化方案可以通过在线会议工具来实现远程参会。

借助工具如Zoom、Skype等，与会人员可以通过视频会议进行远程交流，共享屏幕和文件，避免了纸质文件的传递和打印。

五、会后反馈与总结在会议结束后，可以通过电子邮件或在线调查问卷等形式收集与会人员的反馈意见。

通过此种方式，组织者可以快速了解与会人员对会议效果和改进的建议。

同时，也可以将会议的纪要等相关文件以电子形式发送给与会者，提供一个可回顾的参考。

通过以上几个方面的改进和应用，会议无纸化方案可以大大提高会议效率，减少文件传递和打印所带来的资源浪费。

此外，还能够方便与会人员查阅文件、做笔记以及进行电子签名，提升会议的整体管理水平和现代化程度。

无纸化会议系统方案随着科技的不断发展，无纸化办公已经成为了现代企业的一个重要趋势。

在这样的背景下，无纸化会议系统也成为了企业办公中的一个重要环节。

本文将针对无纸化会议系统进行介绍和方案设计。

首先，无纸化会议系统的意义在于提高会议效率，减少资源浪费，保护环境。

传统的会议方式需要大量的纸质文件，而无纸化会议系统可以通过电子文档、电子签名、电子投票等方式实现会议的高效进行。

同时，无纸化会议系统可以减少文件的打印和传递，减少了对纸张、墨盒等资源的消耗，有利于环境保护。

其次，无纸化会议系统的设计需要考虑到安全性、便捷性和易用性。

在安全性方面，系统需要具备严格的权限管理和数据加密功能，确保会议资料不被非法获取和泄露。

在便捷性方面，系统需要支持多种文件格式的上传和展示，支持多种设备的接入和操作，确保与会人员可以随时随地参与会议。

在易用性方面，系统需要简洁直观的界面设计，方便用户快速上手操作，提高会议效率。

针对以上需求，我们提出了以下无纸化会议系统方案：1. 会议文件管理，系统支持多种文件格式的上传和管理，包括文档、表格、图片、视频等，用户可以通过系统直接查阅和编辑会议文件，无需打印和传递纸质文件。

2. 电子签名，系统支持电子签名功能，与会人员可以通过系统进行电子签署，确保文件的真实性和完整性，减少纸质文件的使用。

3. 电子投票，系统支持在线投票功能，可以方便地进行议题表决和决策，减少会议过程中的繁琐程序，提高会议效率。

4. 多设备接入，系统支持PC端、移动端等多种设备的接入，用户可以通过电脑、手机、平板等设备参与会议，确保会议的便捷性和灵活性。

5. 安全权限管理，系统具备严格的权限管理和数据加密功能，确保会议资料的安全性，防止非法获取和泄露。

综上所述，无纸化会议系统的设计方案需要兼顾会议效率、资源节约和安全保障。

通过以上方案，可以实现会议的高效进行，减少资源浪费，保护环境，是企业办公中的一项重要举措。

希望本文提出的无纸化会议系统方案能够对企业实现无纸化办公提供一定的参考和帮助。

海康集团无纸化会议系统方案2016年1月目录1.系统简介1.1.建设目标2.系统架构3.产品功能3.1.功能模块3.2.功能设计3.2.1.会议管理3.2.2.会议议程4.技术、性能要求5.系统设计要求6.系统报价1.1. 系统简介无纸化会议系统是一款专为政府党政机关、企事业单位量身定制的会前、会中、会后全生命周期的会议服务与管理软件，提供会议管理功能与移动参会功能，包括：会议信息发布、会议签到、会议资料管理、会议通知、会场排座、投票、会议同屏阅读等。

通过无纸化会议系统，一方面可以“解放”单位内部参会人员；另一方面通过移动信息化手段的应用，为单位大幅提高办会效率，帮助会议组织者极大地降低工作压力，轻松进行会议现场管控，持续降低成本并节省了时间，带来内部管理水平的升级，同时也为广大参会者提供了更加详尽的会议信息资料，让用户获得全方位、高效、实时和安全的会议服务，获得无处不在的会议信息化体验。

同时，为办公单位节省大量印刷费用和投影设备，完全符合国家低碳、环保理念。

1.1. 建设目标无纸化会议系统提供有先进的全面会议专用服务器、会议资料阅读平台，会议资料同屏阅读系统，提供完整的会议会务信息化管理系统以及系统运行软件环境和硬件环境，用户只需接入局域网，即可实现会议管理应用信息化以及参会移动信息化。

系统建设目标是：1、提供全面全流程的的会议及会务管理功能，以满足于单位的日常会议管理需要；2、为会议发起和会议管理人员提供WEB服务平台，会议管理人员只需简单操作即可快速建立会议，发布会议信息；3、为参会人员提供各种参会服务，参会人员只需下载安装客户端APP，即可进行会场签到、全面获取会议及会务信息，参与会议互动；4、参会人员可使用专用会议终端移动参会，通过会议终端可实现全面获取会议及会务信息，随时随地阅读会议资料文件；5、参会人员可使用专用会议终端开展会议现场会议资料的同屏阅读功能，即主讲人能控制所有参会人所看的会议资料进度，保持会议现场会议资料阅读的同屏同步；6、提供包括传输安全、存储安全及数据安全全方位的安全措施；　7、提供便携式无纸化会议产品与私有云版无纸化会议产品，支持三大智能终端（IOS与、Android、Windows）的接入；8、提供外网远程参会功能，结合公司VPN服务，支持用户在外网、3G、4G等网络环境下参加远程会议。

无纸化会议系统 简明使用手册一、会务端管理软件使用手册1．当需要召开事前已经申请完成的一次会议的时候，启动会务端管理软件“MeetingManage”。

2．用户名称为：admin，登陆密码为：admin，点击“确认”，即可进入无纸化会议软件的会务端会议选择界面。

3．根据实际要召开的会议情况，选择将要召开的会议；如果没有可以召开的会议，可以点击“快速建会”，快速建议一个当前时间的会议。

选择好将要召开的会议，点击“确定”，即可开始该次的会议，初始会务端界面显示如下。

4．初始的会务端界面，显示该次会议的会议信息和会场的分布情况，如果需要更改会议信息，可以直接在左面的区域直接输入要更改的内容，点击下面的“信息刷新”，即可实时更改会议信息。

另外，参会者的姓名，已经签到的显示为黑色；未签到的显示为蓝色。

5．查看参会人员情况，点击选项栏“参会人员”，即可显示出所有参会人员的列表，显示如下。

6．如要需要与其他的参会人员进行短信的信息交流，可以先选中要交流的参会者，再单击鼠标的右键弹出快捷菜单，鼠标的左键单击“发送消息”，即可弹出类似于QQ的交流界面。

7．根据需要进行信息的交流，退出请点击“结束交谈”。

8．如需要查看参会者的个人信息，可以先选中要交流的参会者，再单击鼠标的右键弹出快捷菜单，鼠标的左键单击“人员信息”，即可弹出参会人员信息的显示界面。

9．如需修改，请输入要修改的信息，点击“修改”即可；如退出，请点击“退出”即可。

10．如需要在开会过程中增加会议人员，可在“参会人员”界面下，单击鼠标的右键弹出快捷菜单，鼠标的左键单击“增加人员”，即可弹出增加人员的显示界面。

11．根据实际情况输入相关信息，点击“增加”即可增加参会人员；如退出，请点击“退出”即可。

12．查看会议共享的会议资料，点击选项栏“会议资料”，即可显示出所有共享的会议资料。

13．如需要再次上传会议资料，可以点击右下角的“上传资料”，则会弹出文件打开的界面，请根据需要选择将要上传的会议文件，点击右下角的“打开”。

无纸化会议系统方案目录1. 现状分析1.1 传统会议存在问题1.2 无纸化会议需求2. 无纸化会议系统优势2.1 提升效率2.2 节约成本3. 无纸化会议系统功能3.1 电子签到3.2 文件共享和编辑4. 无纸化会议系统选型建议4.1 多方平台比较4.2 安全性考虑现状分析传统会议存在问题在传统会议中，大量纸张被消耗用于打印会议议程、文件和资料。

这不仅浪费资源，而且增加了工作人员的工作量，同时也增加了环境负担。

无纸化会议需求随着数字化时代的到来，越来越多的企业和组织开始重视无纸化办公，希望通过无纸化会议系统来提高会议效率，减少成本，并有利于环保。

无纸化会议系统优势提升效率采用无纸化会议系统，可以大大提升会议效率。

与传统会议相比，无需手动分发文件和资料，电子文件共享、在线编辑和实时协作让会议流程更加高效。

节约成本无纸化会议系统可以有效减少打印、复印以及文件传输等成本。

随着时间的推移，这些节省下来的成本将对企业的运营和发展起到积极作用。

无纸化会议系统功能电子签到参会人员可以通过无纸化会议系统进行电子签到，实现一键录入与统计，提高签到效率。

同时，电子签到也可以减少人工处理的错误率，确保数据准确性。

文件共享和编辑无纸化会议系统支持文件的实时共享和在线编辑，与会人员可以随时查看和编辑会议资料，减少了打印和分发文件的环节，提高了会议的效率和便利性。

无纸化会议系统选型建议多方平台比较在选择无纸化会议系统时，建议对多个平台进行比较，了解各系统的功能、易用性和价格等方面的信息，选择最适合自己需求的系统。

安全性考虑在使用无纸化会议系统时，要重点考虑系统的安全性，确保会议资料和信息的保密性和完整性，避免泄露和丢失等风险。

同时，定期对系统进行安全检查和更新，提升系统的防护能力。