专科学校档案分类编号方案

精心整理档案实体分类编号方案一、编制目的为了进一步完善档案实体分类、编目、排架、检索的标准化、规范化和现代化，加强档案和档案工作的科学管理，更好地为学院的各项工作服务，根据《高等学校档(一)(二)三、体系结构和档号的编制(一)体系结构1、一级类目是高等学校档案实体分类的最高层次，根据高校档案的产生领域范畴及内容和性质，我院档案确定为十二个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ党群：主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ行政：主要包括行政职能部门(教务、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、外事、财务、出版等部门除外)工作中形成的文件材料。

JX教学：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY科研：主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。

CP产品：主要包括产品生产与科技开发过程中形成的文件材料JJ基本建设：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SBCBWSCKSX反映学院SW具有保存一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即“Xingzheng”(行政)的简称。

2、二级类目的设置和标识，二级类目是对一级类目的细分，细分的标准在依照《高等学院档案实体分类法》的基础上，根据该类档案的形成规律和特点，结合档案的内容在一级类目下细分出若干二级类目。

二级类目的标识，采用“双位制”，如“综合”为“11”，其余二级类目按照细分设置的项目顺序，分别标识为“12、13、14、15…．．99”，但如10、20等带“0”的数字不用。

3、三级类目的设置和标识，在二级类目确定的原则和范围内，再细分出三级类目，其标识方法与符号与二级类目相同，三级类目与二级类目同项标准，但应标注在二级类目后面。

4(二)123分类号、保管期限件号（案卷号）之间用连接符号“一”连结。

例如：2005年内容为学籍管理的第25号卷的档案可标为：2005—JXl4—025（三）档案的实体排架原则上按一级类目——年代纵向排架，为维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。

档案实体分类大纲和分类编号办法一、编制目的为适应我校档案工作日益发展的需要，实现学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强学校档案工作的科学管理，充分发挥档案的住处资源作用，为教学、科研、医疗、党政管理工作和社会主义建设事业服务。

根据国家教委编制的《高等学校档案实体分类法》的标准，结合我校的工作实际，特编制本法。

二、编制的原则本法的编制，以辨证唯物主义为指导，突出教学、科研档案在学校档案中的核心地位，党政管理档案统率全局的作用，充分反映学校职能活动的特点和规律。

以学校全部档案为对象，以各部门从事社会活动的职能分工为基础，根据档案的内容、特点和形式的规律，按照我校档案形成的领域范畴，把产生于同一活动领域有相同内容，在保持其不可分割的自然联系的情况下，把同一门类的管理性和业务性文件材料作为有机整体，归入相同的类别。

类目设置必须有相对稳定性。

不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时间内不随意改变。

类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。

严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。

做到各类之间，各类相同级位之间划分标准一致。

类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。

三、实体分类大纲（一）一级类目的划分与标识一级类目是高校档案实体分类的最高层位。

根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ 党群类主要包括党组织、团组织、工会、民主党派及统战工作形成的文件材料。

上级机关与本校党务管理的文件材料。

XZ 行政类主要包括校办、人事、审计监察、武装、保卫、总务、医务、图书情报行政部门的工作总结及上级机关与本校行政管理的文件材料。

JX 教学类主要包括研究生、本科生、专科生、成人教育及继续教育的教学管理、教学实践及教学研究中形成的文件材料。

KY 科研类主要包括科研管理和科研实践活动中形成的文件材料，按其自然形成的规律分为科研准备阶段，研究实践阶段，课题鉴定阶段，成果申报和奖励及推广应用阶段的科技文件。

青岛市中小学校档案分类编号办法一、范围青岛市所属高中、中专、初中、小学等学校,普通中等专业学校、职业学校和幼儿园可参照执行二、档案的类目设置管理类学籍类教学类校舍类设备仪器类会计类教职工类照片类声像类实物类一级类目的设置学校亦可根据具体需要增减一级类目，一般情况不再单设一级类目（一）管理类主要包括：·学校党委（总支、支部）、行政、工会、共青团、少先队、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；·各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。

具体如下:青岛市中小学校档案分类编号办法解释（三）教学类主要包括：反映教学管理、教学实践、教学研究、德育教育、课堂教学、教师队伍建设、教材和外事交流等活动中形成的文件材料教师成长档案包括：自我简介，个人成长三年规划，主要荣誉，获奖或发表论文，公开或研究课，精品教案，教科研，教育教学案例，所教得意学生成就或成果，教学成绩，政治业务笔记等青岛市中小学校档案分类编号办法解释注:中小学的科研项目不多,不再单独设立科研类,如果有就把科研课题形成的材料归在教学类中.具体收集范围如下:A、确权档案内容1、土地使用证书2、房屋所有权证书3、建设的请示、审批文件4、征用土地的请示、审批文件及协议等5、权属来源证明书6、权属变更的文件资料7、产权估值资料8、其它文件（四）校舍类B、基建档案内容1、可行性研究文件2、规划、环保、消防、卫生等方面的文件3、地质勘察文件4、设计任务书、设计合同、初步设计、技术设计、施工图设计、设计计算书等设计文件5、施工任务书、工程承发包合同和协议书、招标投标文件、开工通知书、开工报告、质监委托书、质监通知书等6、工程技术要求、技术交底、图缴获会审记录等7、设计变更、工程更改、材料代用的洽商审核文件8、永久性水准点的坐标位置、建筑物施工定位测量及其沉陷、位移、变形观测记录9、原材料、构件及设备的出厂证明、质量鉴定材料、建筑材料试验报告10、隐蔽工程验收记录11、工程事故处理报告12、设备和管线调试、调压、试运转记录13、工程质量检查评定文件14、竣工验收文件15、竣工图16、工程预、决算书17、查勘鉴定文件18、维修文件19、其它文件C、管理类档案目录1.学校管理人员一览表2.学校建设历史简况3.房屋、土地情况总表4.房屋基本情况明细表5.房屋基本情况分幢登记表6.房屋查勘鉴定分幢记录表7.房屋修缮分幢记录表8.房屋、土地变更情况记录表9.房屋使用分类统计表10.运动场地及其他建筑物总表11.校园总平面图12.总体规划图13.地下管线图14.照片15.其他情况另还有:《学校管理人员一览表》《学校建设历史简况》《房屋土地情况总表》《房屋基本情况明细表》《房屋基本情况分幢登记表》《房屋查勘鉴定分幢记录表》《房屋修缮分幢记录表》《房屋土地变更情况记录表》《房屋使用分类登记表》《运动场地及其他建筑物总表》（五）设备仪器类主要包括教学设备，办公设备。

大学档案实体分类编号方案一、编制目的为了进一步完善档案实体分类、编目、排架、检索的标准化、规范化和现代化，加强档案和档案工作的科学管理，更好地为学校的各项工作服务，根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，结合我校实际情况，特制定本方案。

二、编制原则（一）本方案以国家有关档案工作法规、标准为依据，遵循档案学基础理论和形成逻辑原则，类目划分严格从总到分，从一般到具体。

做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。

下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。

同位类目之间的界限清楚，不相互交叉和包容，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

充分反映高校档案的形成规律和内容、特点，并具有相对的稳定性。

（二）一级类目的设置全部依照《高等学校档案实体分类法》，二级类目的设置基本上依据《高等学校档案实体分类法》在一级类目的基础上进行细分，个别类目则根据实际情况需要在二级类目的基础上再进行细分，设置三、四级类目。

细分时力求做到准确、简明、方便和实用。

三、体系结构和档号的编制（一）体系结构1、一级类目是高等学校档案实体分类的最高层次，根据高校档案的产生领域范畴及内容和性质，我校档案确定为十一个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ党群：主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ行政：主要包括行政职能部门(教务、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、外事、财务、出版等部门除外)工作中形成的文件材料。

JX教学：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY科研：主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。

CP产品生产与科技开发：主要包括产品生产、科技开发管理及活动中形成的文件材料。

JJ基本建设：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB仪器设备：主要包括仪器和设备工作管理和仪器调和申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

高等学校档案实体分类法中华人民共和国国家档案局1995-06-12批准1995-10-01实施第一章编制说明一、编制目的为了适应高等学校档案工作日益发展的需要，统一全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥高校档案的作用，更好地为学校工作和社会主义建设服务，特编制本法。

二、编制原则本法的编制，以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把高等学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，具有较强的思想性，科学性和适用性。

（一）体现思想性档案工作是党性、政治性很强的工作。

高等学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排，都必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。

要坚持党的“一个中心，两个基本点”的基本路线的原则精神，从实际出发，突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。

（二）符合科学性本法规定的各项内容，既要实事求是，符合高等学校档案工作的实际，又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论与实践的结合方面，有较强的科学性，力求有所发展，有所创新。

1.采用“高等学校档案”这一综合概念，以高等学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归人相同的类别。

2.在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法教育档案分类表（即信息分类）》体系的协调。

3.类目设置必须有相对稳定性。

不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。

4．类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。

要充分考虑到高等学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体原则划分，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。

昆明理工大学档案分类编号方案一、编制说明（一）编制目的为贯彻执行国家档案局《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），规范我校档案分类编号方法，适应档案计算机网络管理需要，根据国家教委《高等学校档案实体分类法》（以下简称《分类法》）的分类方法和编号原则，结合我校原档案分类体系，特制定本方案。

（二）编制原则1、符合科学性：依据《规则》及《分类法》，结合我校档案工作实际，设定档案分类编号及类目代码；2、体现逻辑性：结合学校内部机构职能，设置类别代码，保持归档文件的逻辑性，便于部门网络归档；3、重视适用性：简化整理、编号、归类，便于部门归档和档案馆管理；4、保持稳定性：执行上级机关《分类法》的结构，保持本编号方案的稳定；5、坚持唯一性：编号不重复，方便插件/盒，随着机构增加可扩展类目。

二、体系结构结合我校原档案分类方案及档案形成的规律，采用“年度—问题—保管期限”分类法。

即归档文件整理首先按自然年度分开，年度下按问题即归档类目分类，类目下再按保管期限区分。

（一）档案类目的划分和标识1、一级类目的设置和标识我校档案确定为十三个一级类目，类目代码采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母标识，其名称、标识符号和所含主要内容如下：（1）党群档案DQ党群部门形成的文件材料。

（2）行政档案XZ行政部门形成的材料（教学、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）。

（3）教学档案JX教学管理和教学业务部门（含学院）形成的文件材料。

（4）科研档案KY科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。

（5）基建档案JJ主要包括基建管理和基建项目建设中形成的文件材料。

（6）仪器设备档案SB仪器设备管理和仪器设备的购置、验收、使用及随机材料。

（7）出版物档案CB出版管理工作中形成的文件材料及各种出版刊物。

（8）外事档案WS外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

（9）财会档案CK财务管理工作和会计核算活动中形成的文件材料。

（10）声像档案SX学校在教学、科研、党政管理等工作中产生的以照片、录音带、录像带（磁盘、光盘归入电子档案类）等介质保存的文件材料。

档案管理实施细则党群行政类党群、行政类档案管理实施细则第一条为加强我校党群、行政类档案工作的业务建设，逐步实现我校党、政档案工作的规范化、科学化管理，有效地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、教育部《高等学校档案工作规范》、国家档案局《归档文件整理规则》，结合我校实际情况，特制订本实施细则。

第二条我校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像、电子材料，均属党、政档案。

第三条我校实行文书处理部门归档制度。

各文书处理部门在档案科指导下，定期向档案科归档。

当前的归档部门是：党委办公室、纪监审处、团委、工会；校长办公室、人事处、保卫科、后勤管理集团、离退休管理科、信息中心。

归档部门将根据各个时期的建制情况作适当调整。

第四条学校党、政文件材料的归档工作应当纳入各单位的工作计划和规划，纳入各单位的管理制度，纳入各单位有关人员的职责范围；做好每年的布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条归档方法一、每一个归档单位的文书处理人员或兼职档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据类目分别归档。

二、归档的主要内容和重点１、归档的主要内容包括各党群、行政单位在日常工作中或由本部门组织的或由本部门代表学校组织的各项活动中形成的不同形式、不同载体的文件材料。

具体范围见附件一、附件二。

２、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，要特别注意全局性、综合性的文件材料；上级针对我校的指令性、指导性来文和批复应视为学校文件材料归档；其次是上级和其它单位发来的文、电等材料。

三、归档原则归档应按问题、时间和文件材料的自然形成规律保持其有机联系，并按文件的重要程度，区分保存价值，分类归档，使归档的文件材料能完整、准确、全面地反映学校的真实面貌和部门的主要活动，且便于保管、查找和利用。

四、归档方法1、分类（1）分年度归档文件应按其形成或针正确年度分开。

高等院校档案分类编号方案介绍在高等院校管理中，档案的分类编号方案是一个重要的问题。

它能够帮助学校对档案进行有效的管理和查阅。

本文将详细探讨高等院校档案分类编号方案，并提出一种可行的解决方案。

重要性高等院校的档案数量庞大且多样化，如学生档案、教师档案、课程档案等。

有效的档案分类编号方案能够帮助学校管理者迅速找到需要的档案，并减少档案丢失或混淆的风险。

合理的编号方案还能提高档案的检索效率，为学校的决策提供重要依据。

现状分析目前，高等院校的档案分类编号方案存在一些问题。

首先，不同学校采用的编号方案不一致，导致信息孤岛现象。

其次，有些学校的编号方案过于复杂，不易理解和操作。

还有一些学校没有有效的编号方案，导致档案的管理和查阅效率较低。

设计原则针对现有问题，我们需要制定一套高等院校档案分类编号方案，并遵循以下设计原则： 1. 一致性：采用统一的编号方案，方便信息共享和合作。

2. 简单性：编号方案应简单易懂，方便档案管理者理解和操作。

3. 模块化：根据档案的类型和属性，将编号方案划分为不同模块，使得方案的扩展和维护更加容易。

4. 可靠性：编号方案应具备唯一性和可追溯性，确保档案的准确性和完整性。

5. 可扩展性：考虑到未来档案种类的增加，编号方案应具备良好的扩展性，方便新档案的添加和管理。

编号方案学校级别编号根据高等院校所属的级别，进行以下编号： 1. A类高校：以A开头，如A001； 2. B类高校：以B开头，如B001； 3. C类高校：以C开头，如C001。

学校类型编号根据高等院校的类型，进行以下编号： 1. 综合性高校：以Z开头，如Z001； 2. 工科高校：以G开头，如G001； 3. 师范高校：以S开头，如S001； 4. 农业高校：以N开头，如N001。

档案类型编号根据档案的类型，进行以下编号： 1. 学生档案：以X开头，如X001； 2. 教师档案：以J开头，如J001； 3. 课程档案：以K开头，如K001； 4. 研究成果档案：以R开头，如R001； 5. …年度编号根据档案的年度，进行以下编号： 1. 2021年档案：以21开头，如21001； 2. 2022年档案：以22开头，如22001； 3. …特定编号根据特定需求，进行以下编号： 1. 校友捐赠档案：以D开头，如D001； 2. 学术交流档案：以L开头，如L001； 3. …示例综合性高校学生档案编号综合性高校2021年学生档案编号方案如下： 1. A类高校：以A开头； 2. 综合性高校：以Z开头； 3. 学生档案：以X开头； 4. 2021年档案：以21开头。

学校档案分类方案及档号编制规则模版1. 档案分类方案1.1 教育档案分类1.1.1 教学管理类档案该类档案主要记录学校的教学管理工作，包括教学计划、教案、教材、教学论文等。

具体分类如下：- A001 教学计划- A002 教学大纲- A003 教案- A004 教材- A005 教学论文1.1.2 学生管理类档案该类档案主要记录学生的管理工作，包括学生档案、学生考勤记录、学生成绩等。

具体分类如下：- B001 学生档案- B002 学生考勤记录- B003 学生成绩- B004 学生评价1.2 行政档案分类1.2.1 人事档案该类档案主要记录学校的人事管理工作，包括员工档案、聘任合同、任免文件等。

具体分类如下：- C001 员工档案- C002 聘任合同- C003 任免文件1.2.2 财务档案该类档案主要记录学校的财务管理工作，包括收入证明、支出凭证、会计报告等。

具体分类如下：- D001 收入证明- D002 支出凭证- D003 会计报告2. 档号编制规则为了保证档案的有序管理，我们需要制定统一的档号编制规则。

具体规则如下：- 档号由英文字母和数字组成，长度不得超过8位。

- 档号的第一位代表档案分类，使用大写字母A、B、C、D来表示教育档案、学生管理档案、行政档案、财务档案。

- 档号的第二位代表具体的子分类，使用三位数字来表示。

- 档号的后6位为流水号，使用自然数表示，从开始递增。

下面是一些示例档号：- A：教学计划档案- B：学生档案- C：员工档案- D：收入证明3. 其他事项档案管理部门需要定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整性和准确性。

同时，还需要制定档案借阅和归还的规定，确保档案的安全性和保密性。

以上是学校档案分类方案及档号编制规则模版的内容，通过遵循该方案和规则，可以有效地管理和利用学校的档案资源。