下载文档原格式
档案管理知识常识1. 什么是档案管理档案管理是指对机构或个人所产生的各种档案进行科学有效的管理和利用。
档案管理的目的是保护档案的完整性和可靠性，使其能够为机构或个人的工作和决策提供准确、及时、全面的信息支持。
2. 档案的分类根据档案的性质、用途和保存时间，档案可以分为三种基本类型：公文档案、业务档案和历史档案。
•公文档案：指政府机关、事业单位和企事业组织行使职权、履行职责，生成的文件、资料和各种证照。
•业务档案：指机构或个人进行业务活动时所产生的实体和非实体的档案资料，如项目计划、合同协议、财务报表等。
•历史档案：指具有历史价值、研究价值和审计价值的档案，包括年度报告、会议记录、人事档案等。
3. 档案管理的重要性有效的档案管理对于机构和个人都具有重要意义，主要体现在以下几个方面：•保护权益：档案管理能够保护机构和个人的合法权益，确保档案的可靠性和完整性。
•提高效率：有效的档案管理可以提高工作效率，减少查找和整理档案的时间成本。
•促进发展：档案管理有助于机构和个人的决策和发展，为未来的工作和规划提供参考和支持。
•遵守法律法规：档案管理是一项合法的管理制度，符合相关法律法规的规定，有利于机构和个人规范自身行为。
4. 档案管理的原则档案管理遵循一些基本原则，包括保真、保密、保全、便利和有序等：•保真：档案管理要求档案的内容真实可靠，保证档案的完整性和准确性。
•保密：档案管理要求对一些敏感信息进行保密处理，防止泄露机构或个人的隐私。
•保全：档案管理要求对档案的保存、传递和利用进行合理的保护，确保档案的完好无损。
•便利：档案管理要求档案的查找和利用应该方便快捷，提高工作效率。
•有序：档案管理要求档案的整理、分类和归档应该有序、规范，便于查阅和管理。
5. 档案管理的基本步骤对于档案管理工作，一般需要经过以下几个基本步骤：•档案收集：收集机构或个人产生的各类档案，确保档案的完整性。
•档案整理：对收集到的档案进行分类、整理和归档，建立档案管理系统。
档案管理规定的基础知识档案管理是现代社会中非常重要的一个环节，它涉及到许多方面的知识和技巧。
为了更好地进行档案管理工作，必须掌握一些基本的规定和知识。
本文将介绍一些档案管理规定的基础知识，帮助读者更好地理解和运用档案管理。
一、档案的定义与分类档案是指机关、团体和个人在日常工作和活动中产生的各种书面记录和电子文档。
它们是组织和个人活动的重要组成部分，具有很高的历史、文化和信息价值。
根据产生档案的机构或单位的不同，档案可以分为政府档案、企事业单位档案和个人档案。
政府档案是政府机关及其部门、各级地方政府以及其他政府组织产生的档案；企事业单位档案是各级企事业单位、社会团体和经济组织产生的档案；个人档案是个人在日常生活中产生的档案，如个人履历、证件、信件等。
二、档案保管期限与处理方式档案保管期限是指档案保管单位应当合理保存档案的时间。
根据档案的不同性质和用途，人们制定了一些规定，规定了不同类型的档案应当保管多长时间。
政府档案保管期限根据国家的法律法规进行规定，一般分为永久保管和定期保管。
永久保管的档案是指具有重要历史、文化和价值的档案，需要一直保存下去；定期保管的档案是指在一定时间内有使用价值的档案，经过一段时间后可以销毁或者转移。
企事业单位档案保管期限根据单位性质和档案的重要性来确定。
一般来说，重要文件、合同和财务档案需要长期保存，其他一些次要的档案可以根据需要进行销毁或者转移。
个人档案保管期限主要由个人来决定。
个人可以根据自己的需要来保管或者销毁档案，但是对于一些重要的档案，例如学历证书、身份证件等，建议长期保留。
三、档案的整理与归档档案的整理与归档是档案管理的重要环节。
它不仅有助于保护档案的完整性和可读性，还可以提高档案的利用价值。
在进行档案整理时，首先要按照文件的性质和用途进行分类，将不同类型的文件分别存放。
其次，要对文件进行编号和标注，以方便后续的查询和检索。
最后，在存放档案时，要保证档案的安全、整洁和易于保管。
有关档案管理的知识
一、引言
1.1 什么是档案管理
档案管理是指对各类档案实行系统化的管理、保存、利用和服务工作，以保证档案的安全、完整、真实和可用。
1.2 档案管理的重要性
档案是一个组织实施管理和服务工作的基础，对档案进行管理可以提高组织的效率，减少冗余和浪费。
二、档案管理的内容
2.1 档案的分类
档案可以按照机构、性质、用途等不同的特点进行分类，例如机密档案、公开档案、历史档案等。
2.2 档案的管理流程
档案管理一般包括档案的归档、检索、借阅、销毁等流程。
在管理档案过程中，要确保档案的完整性和保密性。
2.3 档案管理的软件工具
现代档案管理往往需要借助一些专业的软件工具来实现，这些工具可以提高档案管理的效率和准确性。
三、档案管理的原则
3.1 真实性原则
档案应当真实、准确地反映其产生或登记时的情况，不得篡改、伪造。
3.2 安全性原则
对于重要的档案，要采取措施保证其安全，防止遭到破坏、盗窃等危害。
四、档案管理的挑战和未来发展
4.1 挑战
随着信息技术的发展，电子档案管理的难度也在增加，如何有效管理大量的电子档案是一个挑战。
4.2 未来发展
未来档案管理可能会更加重视电子化管理和智能化技术的应用，提高档案管理的效率和便利性。
五、结论
档案管理是一个组织管理中非常重要的一部分，只有通过科学的管理方法和技术手段，才能确保档案的安全、完整和可靠。
希望本文对您了解档案管理有所帮助。
第一节档案管理基本知识一、什么是档案档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
企业文件要转化成档案，一般需要三个条件：1、必须是办理完毕的文件。
正在承办中的文件不是档案，这些文件具有它的现行效用，但要等它办理完毕后，才能作为档案保存起来。
一般情况下，文件的处理程序和办理的事情是同时完成的。
但有时候文件处理程序结束了，而文件办理的事情还没有结束，也就是说这些文件还有它的现行效用，这样的文件也可以转化为档案。
文件办理完毕是相对的，主要是针对文件处理程序而言。
2、必须是具有一定保存价值的文件。
由于工作需要的而形成的文件数量是相当庞大的，有些文件随着工作的结束将会失去它的现行效用，对今后的工作也无参考作用，没有保存的价值，这部分的文件便被淘汰了。
而那些对今后工作仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存下来的。
3、必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。
文件不能自动地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过挑选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。
新的档案整理规则，通过计算机随时进行整理、归档。
也就是说，一般意义上的档案，都是由文件经过归档程序转为档案保存起来的。
档案与文件既有密切联系又有重要区别，表现在：（1）档案由文件转化而来，文件是档案的前身。
档案与文件是同一事物两个不同的发展阶段，有什么样的文件，就有什么样的档案。
档案的质量，最初取决于文件的质量。
（2）不是所有的文件都能转化成档案，而仅仅是其中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化。
所以，文件是档案的基础，档案是文件的精华，归档时，既不能“有文必档”，也不能遗漏有价值的文件。
（3）文件是经过整理成为档案的。
文件转化成档案必须有一个过程，即归档过程。
这是文件和档案的分界线，是文件转化成档案的标志。
了解档案与文件的联系与区别，有助于我们在工作中注意文件材料的形成和积累，提高文件质量，做好文件的舍取、挑选工作。
向档案工作新手介绍档案管理的基本知识如今，企业的档案管理已日益成为日常管理的一个子系统。
企业的文书资料、基建图纸、财务报表、人事档案、信用凭证等等，都要求比较完整和真实地保存下来，要为日后的工作需要和解决实际问题提供历史的证明。
因此，我们必须充分认识到档案管理工作在企业生存发展中具有的基础性作用和保护企业知识产权的重要性。
我们从基础开始，向大家简单介绍档案工作的基本知识。
一、档案的定义《档案法》第二条明确规定，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
二、档案的分类按照档案形成的不同领域，档案可分为文书档案、科技档案（如基建设备档案）、专门档案（如会计档案、诉讼档案等）。
按照档案载体形式划分，可分为纸质档案和特殊载体档案（包括声像档案、机读档案、实物档案等）。
三、档案的保管期限永久、长期和短期。
长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以上。
四、档案的作用档案作用的性质概括起来有两个方面：一是凭证作用，二是参考作用。
俗话说：“空口无凭，立字为证”，或说“口为空，字为宗”，这个“字”往往就是指文书，指的是档案。
档案的形成是从当时直接使用的文件转化而来，客观地记录了以往的历史情况，所以是令人信服的历史证据；而当事人的手稿，签署，机关或个人的印信，还有的是原来形象的照片和原声的录音，在文件上保留着真实的历史标记，也被当成一种凭证。
档案不仅记录了历史活动的事实经过，而且记录了人们在各种活动中的思想发展、生产技术和政治斗争的经验教训以及科学研究和文化艺术中的创作成果。
因此，它对于人们查考既往情况，掌握历史材料，研究有关事物的发展规律，具有广泛的参考作用。
四、档案工作的内容档案工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。
它的基本内容包括：档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。
第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？答：由互有联系的假设干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？答：将假设干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者〔立档单位〕及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
档案管理基础知识一、什么是档案管理？档案管理是指对机构或个人的重要文件，如信件、合同、报告等进行有效组织、保存、查找和处理的一系列活动。
通过档案管理，可以确保文件的安全性、适时性和可追溯性。
二、为什么需要档案管理？1.保护重要信息：档案管理可以确保重要文件的安全性，防止丢失或被盗用。
2.提高工作效率：合理的档案管理可以减少查找文件的时间，提高工作效率。
3.合规性要求：许多组织需要遵守相关法规来管理档案，以确保数据的合规性。
4.历史传承：良好的档案管理可以记录机构的历史，促进知识传承和整体发展。
三、档案管理的基本原则1.透明性：所有文件的存储和管理过程都应该透明，任何人都可以了解到档案的状态和流向。
2.完整性：档案应该完整无缺，不得有遗漏或篡改的情况。
3.保密性：对于涉及隐私或机密的文件，档案管理应该确保其保密性。
4.可追溯性：档案管理需要确保文件的流向可以被追溯，记录文件的查阅和处理情况。
5.可用性：档案应该能够方便地被查找和使用，确保信息的及时性和可用性。
四、档案管理的基本步骤1.文件分类：根据文件的性质和用途进行分类，便于后续管理和查找。
2.文件归档：将文件归档到适当的文件夹或标签中，标明文件的重要信息和存放位置。
3.文件索引：建立文件索引，记录文件的关键信息和存放位置，方便查找和追踪文件。
4.文件保管：选择合适的存储设备和环境，确保文件的安全和完整。
5.文件处理：定期审查和清理文件，处理过期或无用文件，保持档案的整洁和有效性。
五、档案管理的工具与技术1.电子档案管理系统：通过电子化管理文件，实现文件的数字化存储、检索和共享。
2.云存储服务：将文件存储在云端，实现随时随地访问和备份文件。
3.数据加密技术：保护文件的安全性和隐私性，防止数据泄露和未授权访问。
4.自动化管理软件：利用自动化工具提高档案管理的效率和精度，减少人为错误和重复工作。
六、结语档案管理是组织和个人必不可少的一部分，良好的档案管理可以提高工作效率，保护重要信息，确保合规性要求。
档案管理基础知识一、档案的概念（一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。
（三）档案的属性1、本质属性：原始记录性（本源性）2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性（四）档案的分类1、按形成者可分为：个人档案、单位档案2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。
4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。
（五）档案的价值1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会需要程度。
2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值3、档案价值发挥的规律（1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率（六）档案的作用档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。
主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务二、档案工作的内容（一）档案工作的定义1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。
收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。
（二）档案工作的性质1、管理性；2、服务性；3、政治性（三）档案工作的原则1、统一领导、分级管理；2、维护档案的完整和安全；3、便于利用（四）档案室的职责1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作；3、统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案馆定期移交档案；4、为本单位工作提供档案信息服务，必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务；5、监督指导所属机构的档案工作。
档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成檀卷的过程。
—1—8、什么是档案实体分类？9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、订正本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及—2—其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以肯定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
19、什么是编目？答：按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。
第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
档案管理应该掌握的知识、技能档案管理是指对档案的组织、保存、利用和归档的管理工作。
随着信息化进程的加快，档案管理在企事业单位中显得尤为重要。
对于一个档案管理人员来说，除了了解档案管理的理论知识外，还需要具备一定的技能才能胜任这个工作。
下面是档案管理人员应该掌握的知识和技能的具体内容：一、档案管理理论知识：1.档案管理法律法规：了解档案管理的法律法规，熟悉档案的法律地位和保管期限等内容，以便合法合规地进行档案管理工作。
2.档案分类与编制：了解档案的分类方法和编制规则，能够根据档案的特点和用途进行合理的分类和编制。
3.档案文件的整理与保管：掌握档案整理的方法和技巧，包括文件的分类、目录的制作、鉴定、整理等内容。
并了解档案保管的环境要求和保管措施。
4.档案的利用与查阅：熟悉档案利用的方式和途径，了解档案查阅的流程和程序，能够进行有效的档案利用和提供满足需求的档案查阅服务。
5.档案数字化管理：了解档案数字化管理的原理和方法，熟悉档案数字化系统的操作和维护。
二、信息技术知识：1.电脑操作技能：熟练运用电脑进行文件的管理和处理，掌握常用的办公软件和文件管理软件的操作。
2.网络应用技能：了解网络的基本知识，熟悉互联网信息搜索、下载和上传等操作，能够利用网络资源进行档案工作。
3.数据库管理技能：掌握数据库的基本知识，了解数据库管理软件的使用，能够进行数据的输入、查询和统计等工作。
三、沟通协调能力：1.团队合作：能够与团队成员合作，共同完成档案管理的任务。
有效沟通和协调各方的利益，解决团队工作中的问题。
2.客户服务：能够与用户进行有效的沟通，了解用户需求，并提供满足用户需求的服务。
3.报告撰写能力：能够撰写规范的档案管理工作报告，包括档案整理、鉴定、保管、利用等方面的内容。
四、学习能力：1.跟进档案管理领域的最新发展，了解档案管理的前沿知识和技术，及时更新自己的知识和技能。
2.参加培训班、研讨会等学习活动，积极参与档案管理的学术研究和交流，提升自己的专业水平。
档案管理基本知识：第一章档案管理基本知识档案管理基本知识：第一章档案管理基本知识（转摘）第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
档案管理员的必备基础知识
档案管理员的必备基础知识主要包括以下几个方面：
1. 档案学基础知识：档案管理员需要了解档案学的基本理论、知识和
方法，包括档案的分类、整理、编目、保管、利用等。
2. 档案管理的基本流程：档案管理员需要熟悉档案管理的流程，包括
档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、编研等环节，并能根据实际
情况进行操作。
3. 档案管理的法律法规和规章制度：档案管理员需要了解相关的法律
法规和规章制度，如《档案法》、《保密法》、《档案工作条例》等，以确保档案管理工作的合法性和规范性。
4. 计算机和信息管理知识：随着信息化和数字化的发展，档案管理员
需要掌握一定的计算机和信息管理知识，如数据库管理、网络技术、
信息安全等，以便更好地进行档案的数字化管理和利用。
5. 相关业务知识：档案管理员还需要了解相关业务知识，如人事档案、文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等，以便更好地为各部门
提供档案服务。
6. 良好的职业道德和职业素养：档案管理员需要具备高度的责任感和
保密意识，遵守职业道德和职业规范，确保档案的安全、完整和保密。
总之，档案管理员需要具备一定的专业知识和技能，同时还需要不断
学习和提高自己的综合素质，以适应档案管理工作的需要。
档案管理的知识体系档案管理，是组织和个人在进行日常活动、科研、教育、生产等过程中，对形成的文件材料进行收集、整理、鉴定、保管和利用的活动。
它是知识经济时代的重要组成部分，对于维护个人权益、保护国家机密、提高工作效率具有重要作用。
一、档案管理的基础知识1. 档案的概念：档案是指在社会活动中直接形成的历史记录，是对过去活动的真实反映，具有原始性、唯一性和不可替代性。
2. 档案的价值：档案价值主要体现在其凭证价值、情报价值和参考价值上。
凭证价值是指档案可以作为历史事实的证据；情报价值是指档案中包含的信息可以帮助人们了解过去、现在和预测未来；参考价值是指档案可以为科学研究、决策提供依据。
二、档案管理的主要环节1. 档案的收集：这是档案管理的第一步，也是最重要的一步。
档案的收集要全面、系统、完整，以保证档案的完整性。
2. 档案的整理：包括分类、排列、编号等工作，目的是使档案有序化，便于查找和利用。
3. 档案的鉴定：主要是确定档案的价值，以便决定档案的保管期限和处置方式。
4. 档案的保管：包括档案的存放、保护、修复等工作，目的是延长档案的寿命，防止档案的丢失和损坏。
5. 档案的利用：包括档案的查询、借阅、复制等工作，目的是发挥档案的作用，满足人们的利用需求。
三、档案管理的方法和技术1. 传统的档案管理方法：主要包括人工管理法和计算机辅助管理法。
人工管理法主要依赖于人的记忆和经验，效率低，易出错；计算机辅助管理法则可以大大提高档案管理的效率和准确性。
2. 现代的档案管理技术：主要包括数字化技术、网络技术、数据库技术等。
这些技术的应用，使得档案管理更加便捷、高效。
四、档案管理的相关法规和标准我国对档案管理工作有着严格的规定和要求，主要有《档案法》、《档案法实施办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等。
此外，还有一些行业性的档案管理规定和标准，如《企业档案工作规范》、《科技档案工作规范》等。
五、档案管理的发展趋势随着信息技术的发展，档案管理正朝着信息化、智能化的方向发展。
第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
档案管理基础必学知识点
1. 档案管理的概念和目标：了解档案管理的定义，以及档案管理的目标是保护、传播和利用档案信息。
2. 档案管理的原则：熟悉档案管理的原则，包括真实性原则、完整性原则、可靠性原则、可控性原则和可追溯性原则。
3. 档案管理的法律法规：了解档案管理的相关法律法规，如档案法、保密法等，以便在档案管理实践中合规操作。
4. 档案分类与归档：掌握档案的分类方法，如按主题、按制度、按时间等分类，以及归档的基本原则和方法。
5. 档案的整理与编目：了解档案整理与编目的目的和方法，包括目录编制、文件整理和装订等。
6. 档案的管理与保管：熟悉档案管理与保管的基本原则和方法，包括档案的存储、借阅和销毁等。
7. 档案的数字化管理：掌握档案数字化管理的概念、意义和方法，包括数字化存储、数字化检索和数字化保护等。
8. 档案利用与服务：了解档案利用与服务的基本原则和方法，包括档案的检索、复制和提供服务等。
9. 档案的保密与安全：熟悉档案保密和安全的相关措施和要求，包括信息安全和物理安全等方面。
10. 档案管理的质量评估与提升：了解档案管理的质量评估方法和工具，以及档案管理的提升措施和策略。
以上是档案管理基础必学的知识点，掌握这些知识可以帮助从业人员实践档案管理工作。
第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案精品文档检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应岀处的档案检索工具。
19、什么是编目？答：按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。
20、什么是案卷目录？答：案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。
21、什么是全引目录？答：全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合，按一定次序编排而成的一种档案目录。
22、什么是分类目录？答：分类目录是依所分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。
23、什么是专题目录？答：专题目录是按照特定专题以一定次序编制而成的一种档案目录。
24、什么是卷内目录？答：登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。
25、什么是电子文件？答：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
26、什么是归档电子文件？答：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
27、什么是电子文件逻辑归档？答：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
28、什么是电子文件物理归档？答：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
29、什么是磁性载体文件？答：磁性载体文件系指以磁性材料（如磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。
30、什么是纸质档案数字化？答：利用扫描技术将纸质档案转化成计算机可阅读使用的数字信息的过程。
存储格式一般为：TIFF、JPEG CEB PDF格精品文档式。
31、什么是音像档案？答：记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。
32、什么是照片档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式和具有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
33、什么是档案编纂？答：按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。
34、什么是档案编研工作？答：以保存的档案资料为主要对象，以主动提供或报道档案信息内容为主要目的，在深入研究的基础上，围绕一定的题目范围，对档案文献进行筛选和不同性质、不同层次的加工，使之转化成为不同形式的出版物，供有关方面利用。
35、什么是组织沿革？答：系统记述一个机构(地区、行业)体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。
36、什么是大事记？答：按照时间顺序简要记述一定范围内所发生的重大事件和重要活动的一种档案参考资料。
第二节综合档案管理37、档案管理的工作内容是什么？答：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
38、企业档案部门依法应履行哪些职责？答：(1)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；(2)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；(3)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；(4)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。
39、违反《档案法》的行为有哪些？答：(1)损毁、丢失属于国家所有的档案的；(2)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；(3)涂改、伪造档案的；(4)擅自岀卖或者转让档案的；(5)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；(6)不按规定归档或者不按期移交档案的；(7)明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；(8)档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。
上述违反《档案法》行为的都将依法给予行政处分。
40、档案工作人员应具备哪些基本素质？答：企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
41、完成档案工作任务的条件是什么？答：(1)行之有效的管理体制；(2)设置相适应的档案机构；(3)具有一定数量的有较高素质、结构合理的档案干部队伍；(4)制定一系列规章制度、标准、规范；(5)配备较完善的库房、设备、提供充足的经费。
42、完成档案工作任务的手段是什么？答：(1)行政手段：通过行政命令、规定，采取行政措施贯彻落实有关规范、标准；(2)法律手段：依法治档，维护档案工作的正常秩序；(3)经济手段：奖励机制推动档案各项工作；(4)宣传教育手段：提高档案意识；(5)指导咨询手段：通报有关法规、标准、政策，答疑解惑、交流、具体指导。
43、档案的主要属性有哪几方面？答：档案的属性是指档案在社会中表现岀来的固有特征、特点，它具有原始记录性、信息性、文化知识性等几个方面的主要属性。
(1)原始记录性是档案的基本属性档案是人们从事社会实践活动的历史记录转化而来的，是历史的原始记录，它直接、客观地记录了形成者的真实活动情况，具有原始记录性。
历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记载。
(2)档案的信息属性第一，档案信息是用文字、图表、声像的方式将人类从事的社会实践活动直接记录在一定载体上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真相再现，为人们提供依据性、凭证性的信息。
第二，档案信息是直接信息和间接信息的统一，处于“中介状态"。
档案作为信息的载体，一方面，对于信息的形成者来说，它是接收者和信息库，不断存贮、积累信息；另一方面，对于档案利用者来说，它又是信息源，不断输岀传递信息，处于中介状态。
第三，档案信息面广量大，内容丰富。
它与人们的社会实践活动同步产生，随着社会的发展与日俱增，是取之不尽、用之不竭的信息源泉。
(3)档案的知识属性知识是人类对自然和社会运动形态与规律的认识与描述，是人们在社会实践中积累起来的经验。
档案是人类认识和改造世界的历史记录，是人类知识的结晶。
44、档案工作的“三纳入”制度的具体内容有哪些？答：(1)纳入企业各项工作计划；(2)纳入企业领导工作议程；精品文档(3)纳入有关人员岗位责任制。
45、档案工作的“四参加”制度的具体内容有哪些？答：(1)档案部门或人员参加产品鉴定会；(2)参加科研课题审定会；(3)参加基建项目验收会；(4)参加设备开箱验收。
46、档案工作的“四同步”制度的具体内容有哪些？答：(1)下达计划任务与提岀项目文件材料的归档要求同步;(2)检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步；(3)验收与鉴定项目文件材料同步；(4)上报登记和评审奖励项目与档案部门岀具项目文件材料归档情况证明同步。
47、归档制度由哪几部分内容构成？答：由三部分构成，即归档时间、归档范围、归档案卷质量要求。
48、档案工作一般应制定哪些规章制度？答：一般应建立如下档案工作制度：(1)档案管理规定；(2)文件材料形成、积累、归档制度；(3)文件材料归档范围及保管期限表；(4)档案工作岗位责任制；(5)档案工作考核办法；(6)档案借阅利用制度；(7)档案分类编号方案；(8)档案库房管理制度；(9)档案鉴定销毁制度；(10)档案保密制度；(11)档案统计制度；(12)科技图样修改补充制度；(13)特殊载体档案管理制度等。
49、什么是文件资料的归档？答：归档是文件资料转换为档案的过程，是办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。
已完成承办过程即文件资料内容所反映的事项等经研究讨论，已做岀结论或批示、批注的文件材料才能作为档案保存。
档案是文件资料的精华，是经人们鉴别、筛选后作为对日后各项工作活动有一定的参考、凭证等价值而保存的文件材料。
按照一定的原则和规律，经过分类、组卷、编号、排列、编目等整理，移交到档案部门集中保管和提供利用的文件资料。
50、文件材料转换成档案需具备哪些条件？答：(1)文件材料运转、承办完毕的；(2)对生产、建设、经营管理等各项工作有查考、凭证、依据作用的；(3)经过分类、组合排列、编号、基本编目等系统整理的。
51、归档文件的整理原则是什么？答：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
52、归档文件的质量要求是什么？答：(1)归档文件：应为原件，文件材料归档后不得更改；(2)永久、长期的电子文件：必须形成一份纸质文件归档；(3)字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备；(4)需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制；(5)复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求；(6)录音、录像文件应保证载体的有效性；(7)长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
53、各类文件材料应何时归档？答：各职能部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档，时间长的项目可分为阶段、分单位项目归档；外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接收后先登记，待安装调试完后，随即与安装调试中形成的文件材料一起归档；单位负责人和职工外岀参加公务活动形成的文件材料，应在公务活动结束后及时交有关人员归档；会计文件材料在会计年度终了后归档，由财务部门保管一至三年，向档案部门移交；实行文挡一体化或采用计算机辅助设计技术形成的电子文件应即时归档；下列文件材料应随时归档：(1)没有及时归档的零散文件材料；(2)变更、修改、补充的文件材料；(3)设备仪器的维修文件材料；(4)产品、设备更换的新零部件文件材料；(5)机构变动或职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；(6)应归档的非纸质载体材料；(7)其他临时活动中形成的文件材料。
