档案管理基本知识

档案管理基础知识档案管理工作是一项服务型的业务性工作，做好档案管理工作是保证档案服务质量的决定因素。

以下是由店铺整理关于档案管理基础知识的内容，提供给大家参考和了解，希望大家喜欢!档案管理基础知识一：一、档案归档范围(一)材料种类1.上级单位下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规，以及直接对本单位下发的批复、指示、重要通知等;2.本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料;3.行政管理工作形成的文件材料，如领导班子变更、机构改革、会议记录、综合行政等;4.业务职能工作形成的文件材料，如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据、科研等;5.本单位对下级单位管理中形成的材料;6.内容重要的各类来信，来访材料，领导的指示,来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等;7.会计工作形成的文件材料;8.本单位经营管理、职工管理形成的文件材料;9.本单位与外单位、个人签订的合同、协议，及债权债务文件;10.领导参加相关会议的讲话稿;参加会议带回的有关材料等;11.其他有保存利用价值的文件材料。

(二)保管期限1.保管期限种类分为永久、30年、10年;2.会计档案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年;3.凡对公司有长远保存价值的档案列为永久;4.对在一定时间内有利用价值的档案列为10年;5.凡介于永久或10年期限之间的档案其保管期限一律30年。

二、立档单位形成全宗的单位，称为立档单位，又称“全宗构成者”。

构成立档单位的主要条件有：1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文;2、是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划;3、设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

三、国家档案全宗的含义国家档案全宗是指归档国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。

国家档案全宗(国家全部档案)这个概念，主要包括两个问题：一是它的实质，二是它的构成。

国家档案全宗的实质，是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。

有关档案管理的知识
一、引言
1.1 什么是档案管理
档案管理是指对各类档案实行系统化的管理、保存、利用和服务工作，以保证档案的安全、完整、真实和可用。

1.2 档案管理的重要性
档案是一个组织实施管理和服务工作的基础，对档案进行管理可以提高组织的效率，减少冗余和浪费。

二、档案管理的内容
2.1 档案的分类
档案可以按照机构、性质、用途等不同的特点进行分类，例如机密档案、公开档案、历史档案等。

2.2 档案的管理流程
档案管理一般包括档案的归档、检索、借阅、销毁等流程。

在管理档案过程中，要确保档案的完整性和保密性。

2.3 档案管理的软件工具
现代档案管理往往需要借助一些专业的软件工具来实现，这些工具可以提高档案管理的效率和准确性。

三、档案管理的原则
3.1 真实性原则
档案应当真实、准确地反映其产生或登记时的情况，不得篡改、伪造。

3.2 安全性原则
对于重要的档案，要采取措施保证其安全，防止遭到破坏、盗窃等危害。

四、档案管理的挑战和未来发展
4.1 挑战
随着信息技术的发展，电子档案管理的难度也在增加，如何有效管理大量的电子档案是一个挑战。

4.2 未来发展
未来档案管理可能会更加重视电子化管理和智能化技术的应用，提高档案管理的效率和便利性。

五、结论
档案管理是一个组织管理中非常重要的一部分，只有通过科学的管理方法和技术手段，才能确保档案的安全、完整和可靠。

希望本文对您了解档案管理有所帮助。

第一节档案管理基本知识一、什么是档案档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

企业文件要转化成档案，一般需要三个条件：1、必须是办理完毕的文件。

正在承办中的文件不是档案，这些文件具有它的现行效用，但要等它办理完毕后，才能作为档案保存起来。

一般情况下，文件的处理程序和办理的事情是同时完成的。

但有时候文件处理程序结束了，而文件办理的事情还没有结束，也就是说这些文件还有它的现行效用，这样的文件也可以转化为档案。

文件办理完毕是相对的，主要是针对文件处理程序而言。

2、必须是具有一定保存价值的文件。

由于工作需要的而形成的文件数量是相当庞大的，有些文件随着工作的结束将会失去它的现行效用，对今后的工作也无参考作用，没有保存的价值，这部分的文件便被淘汰了。

而那些对今后工作仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存下来的。

3、必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。

文件不能自动地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过挑选和集中，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。

新的档案整理规则，通过计算机随时进行整理、归档。

也就是说，一般意义上的档案，都是由文件经过归档程序转为档案保存起来的。

档案与文件既有密切联系又有重要区别，表现在：（1）档案由文件转化而来，文件是档案的前身。

档案与文件是同一事物两个不同的发展阶段，有什么样的文件，就有什么样的档案。

档案的质量，最初取决于文件的质量。

（2）不是所有的文件都能转化成档案，而仅仅是其中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化。

所以，文件是档案的基础，档案是文件的精华，归档时，既不能“有文必档”，也不能遗漏有价值的文件。

（3）文件是经过整理成为档案的。

文件转化成档案必须有一个过程，即归档过程。

这是文件和档案的分界线，是文件转化成档案的标志。

了解档案与文件的联系与区别，有助于我们在工作中注意文件材料的形成和积累，提高文件质量，做好文件的舍取、挑选工作。

档案管理基础知识邵东县档案局吴金林编写一、档案与档案工作㈠档案1、档案的词源档案不是近代或现代才有的，它的历史大约已有五千年，我国发现最早的档案是殷商时期的甲骨档案。

中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的，其称谓在殷商为“册”、“典”，西周为“中”，春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“薄书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”、等等。

至于“档案”一词，最初可能使用于明末清初，而见于文字材料则始于清代。

“档案”作为一个词语而出现，始见于《清太宗皇帝实录》崇德三年（1638年）正月甲午日记载中。

清康熙十九年（1680年）《起居注册》记载：该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部仪不准。

’”这段记事不仅说明当时已经在书面上使用档案一词，而且还可以看出，当时王朝断案是重视以档案为根据的。

对于“档案”一词的最早解释，其文字记载是约成书于康熙四十六年（1707年）的杨宾的《柳边记略》。

该书说：“外边文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案、曰档子，以累计多贯皮条挂壁若档故也。

然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。

”这是迄今所见最早对“档案”一词的说明。

从语义学意义上来看，“档案”一词具有形象的和内在的意义。

“档”，《康熙字典》解释为“横木框档”，即木架框格的意思；“案”，《说文解字》解释为“几属”，即小桌一类的东西。

由此引申，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。

“档”字和“案”字连用，就是存入档架收贮起来的案卷，而把放置档案的架子称作档架，把一格称为一档。

这些叫法有的一直沿用下来，但是其含义已经得到了深化和发展。

2、档案的定义。

根据1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过的《中华人民共和国档案法》第2条，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、宗教等社会活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案管理基本知识题库一、单选题1. 档案的本质属性是（）。

A. 原始记录性B. 知识性C. 信息性D. 价值性答案：A2. 档案工作的根本目的是（）。

A. 保管档案B. 利用档案C. 收集档案D. 整理档案答案：B3. 档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为（）年。

A. 10、30B. 20、40C. 30、50D. 10、50答案：A4. 档案的载体形式多种多样，以下不属于档案载体的是（）。

A. 纸张B. 光盘C. 硬盘D. 水杯答案：D5. 档案分类的基本原则是（）。

A. 客观性原则B. 实用性原则C. 逻辑性原则D. 历史性原则答案：B二、多选题1. 档案的作用主要有（）。

A. 凭证作用B. 参考作用C. 文化作用D. 教育作用答案：ABCD2. 档案管理工作的基本内容包括（）。

A. 收集B. 整理C. 鉴定D. 保管E. 利用答案：ABCDE3. 档案保管的基本要求有（）。

A. 防火B. 防潮C. 防虫D. 防霉答案：ABCD4. 档案利用的方式主要有（）。

A. 阅览B. 复制C. 外借D. 展览答案：ABCD5. 档案信息化建设的主要内容包括（）。

A. 档案数字化B. 档案管理系统建设C. 档案信息资源开发利用D. 档案安全保障体系建设答案：ABCD三、判断题1. 档案是由文件转化而来的。

（）答案：对2. 所有的文件都可以转化为档案。

（）答案：错3. 档案的价值是由档案本身的属性决定的。

（）答案：错4. 档案保管期限的划分是绝对的。

（）答案：错5. 档案信息化建设就是将档案全部数字化。

（）答案：错四、简答题1. 简述档案的定义。

答案：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

2. 档案管理工作的基本原则有哪些？答案：档案管理工作的基本原则包括：统一领导、分级管理；维护档案的完整与安全；便于社会各方面的利用。

档案管理基础知识一、档案的概念（一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。

（三）档案的属性1、本质属性：原始记录性（本源性）2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性（四）档案的分类1、按形成者可分为：个人档案、单位档案2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。

4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。

（五）档案的价值1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会需要程度。

2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值3、档案价值发挥的规律（1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率（六）档案的作用档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。

主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务二、档案工作的内容（一）档案工作的定义1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。

收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。

（二）档案工作的性质1、管理性；2、服务性；3、政治性（三）档案工作的原则1、统一领导、分级管理；2、维护档案的完整和安全；3、便于利用（四）档案室的职责1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作；3、统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案馆定期移交档案；4、为本单位工作提供档案信息服务，必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务；5、监督指导所属机构的档案工作。

档案管理应该掌握的知识、技能档案管理是指对档案的组织、保存、利用和归档的管理工作。

随着信息化进程的加快，档案管理在企事业单位中显得尤为重要。

对于一个档案管理人员来说，除了了解档案管理的理论知识外，还需要具备一定的技能才能胜任这个工作。

下面是档案管理人员应该掌握的知识和技能的具体内容：一、档案管理理论知识：1.档案管理法律法规：了解档案管理的法律法规，熟悉档案的法律地位和保管期限等内容，以便合法合规地进行档案管理工作。

2.档案分类与编制：了解档案的分类方法和编制规则，能够根据档案的特点和用途进行合理的分类和编制。

3.档案文件的整理与保管：掌握档案整理的方法和技巧，包括文件的分类、目录的制作、鉴定、整理等内容。

并了解档案保管的环境要求和保管措施。

4.档案的利用与查阅：熟悉档案利用的方式和途径，了解档案查阅的流程和程序，能够进行有效的档案利用和提供满足需求的档案查阅服务。

5.档案数字化管理：了解档案数字化管理的原理和方法，熟悉档案数字化系统的操作和维护。

二、信息技术知识：1.电脑操作技能：熟练运用电脑进行文件的管理和处理，掌握常用的办公软件和文件管理软件的操作。

2.网络应用技能：了解网络的基本知识，熟悉互联网信息搜索、下载和上传等操作，能够利用网络资源进行档案工作。

3.数据库管理技能：掌握数据库的基本知识，了解数据库管理软件的使用，能够进行数据的输入、查询和统计等工作。

三、沟通协调能力：1.团队合作：能够与团队成员合作，共同完成档案管理的任务。

有效沟通和协调各方的利益，解决团队工作中的问题。

2.客户服务：能够与用户进行有效的沟通，了解用户需求，并提供满足用户需求的服务。

3.报告撰写能力：能够撰写规范的档案管理工作报告，包括档案整理、鉴定、保管、利用等方面的内容。

四、学习能力：1.跟进档案管理领域的最新发展，了解档案管理的前沿知识和技术，及时更新自己的知识和技能。

2.参加培训班、研讨会等学习活动，积极参与档案管理的学术研究和交流，提升自己的专业水平。

（档案管理）档案管理基础知识
档案管理是指对已形成的档案进行收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁的各项工作。

以下是档案管理基础知识：
1. 档案的分类：按照档案的形成性质、内容、保存期限等不同标准对档案进行分类，例如机关档案、企业档案、个人档案等。

2. 档案管理的原则：包括全面性、连续性、真实性、保密性、安全性和可利用性等。

3. 档案管理的环节：收集、整理、鉴定、保管、利用和销毁是档案管理的主要环节。

4. 档案管理制度的建立：制定档案管理的规章制度，确立档案管理的职责、权限、程序和制度，保障档案的安全和管理的规范性。

5. 档案管理工具：包括档案馆、档案库、档案柜、档案袋、档案盒等，用以保护档案的安全和完整性。

6. 档案管理的意义：档案记录了历史和现实，是文化、经济、政治等重要信息的载体，对于保障国家利益和社会稳定具有重要意义。