财务报销单据规范指引

财务报销服务指南——财务报销基本规范财务报销服务指南——财务报销基本规范一、票据合规：财务报销票据应为合法票据。

不得开具虚假发票，套取学校资金。

1、票据类型（1）税务发票（两个章——发票监制章+开票单位“发票专用章”）如图（2）税务代开发票：对小规模经营者、个体工商户等确实无法开出合法票据的，可由当地税务部门代开，并加盖开票税务机关的印章。

如图（3）非税票据：财政部门印制、盖有财政部门票据监制章的票据，如“行政事业单位非经营服务性收入收款收据”、“行政事业单位资金往来结算票据”等。

此类票据应加盖填制单位“财务专用章”等收费专用章。

如图（4）其他票据：打车票，火车票，机票，境外票据等境外票据无统一格式【须翻译成中文，并由翻译人签字。

计财处根据外币兑换单（如无外币兑换单，按照报销当日汇率）的汇率换算成人民币。

】注：如发票名目为“详见销货清单”）的发票（如图），清单必须从税控盘系统打印。

如下图2、票据要素抬头浙江外国语学院税号05316X开户行工行莫干山路支行账号二、票据内容真实、合法、合规1、报销事项发票的真实性、合法性由经办人及经费负责人负责。

2、报销事项的合规性由财务人员按照财经法规、制度进行审核确认。

科普小知识：发票真伪查询如图用支付宝或者微信扫描发票左上角二维码3、各类物品类发票附件齐全：发票+清单+POS单（POS单丢失在发票上注明刷卡时间和金额）；购置固定资产的支出报销，需要提供固定资产验收单。

注：以上所有签字须用蓝、黑色水笔，不能用圆珠笔。

四、付款方式规范1、公务卡结算（1）除打车票，小额邮寄费，汽、火车票以外，所有发票报销均须刷公务卡。

（2）及时报销公务卡消费业务，注意公务卡的还款时间，逾期产生的利息、罚息由持卡人自行承担。

（3）除补贴类（如购房、住房补贴、子女保育费等）其余报销款项都打入刷卡人公务卡。

2、公对公转账结算（1）转账报销应提供完整的对方单位银行账户信息（户名、银行账号、开户行名称）（2）对公转账的户名应与发票开票单位一致。

财务报销操作规范XXX财务报销操作规范为规范公司财务报销行为，加强公司内部管理，控制税务风险，整体提高公司经济效益，根据国家有关法律、法规并结合公司实际，对公司财务报销业务进行如下规范：一、票据粘贴与填写1、差旅费须填写《差旅费报销单》，物资采购、办公费、业务招待费、交通费等其他费用须填写《费用报销单》；2、填写报销单时，业务单据须按性质分类、分行汇总填写；3、所有报销单据必须使用蓝（黑）签字笔或钢笔填写且字迹清晰；4、大小写金额必须一致，且金额书写规范，不得涂改；5、报销票据应按类别分类粘贴（在前，附件在后），不得使用订书钉；6、票据的粘贴范围须以粘贴单大小为界，粘贴时须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左均匀排开、横向粘贴，整张票据厚度保持均匀；7、大小不一的票据，应在同一张粘贴单上按照先小后大的顺序粘贴；8、对于比粘贴单大的票据或其他附件，粘贴时须紧靠粘贴单顶界和左界横向粘贴，超出部份须折叠在粘贴单范围之内；9、增值税专用-抵扣联不得粘贴、不得涂抹，也不计入附件张数，用回形针附后于“费用报销单”，报销时一并上交财务；10、粘贴票据时，票据金额、付款人、业务内容等关键信息不得覆盖，确保审核人能够完全清楚地审阅到票据金额等所有关键信息；二、费用报销流程1、费用报销审核、审批流程原则上由下至上、分级负责：报销人→部门经理→部门总监→财部门→常务副总/总经理/董事长，即审核→复核与核准→批XXX准，不得越权审批；2、审核：部门经理对报销人报销单所填业务的真实性进行签字确认并提出初步意见；3、复核与核准：财务部门相关授权职员应对票据是不是填写、粘贴规范，金额是不是准确、报销单所附是不是正当、合规以及是不是预算内报销等进行签字确认、签署报销看法；4、批准：总经理/董事长等有关领导参考财务意见签字同意或拒绝报销；5、凡有审签权限的部门经理/总监以及签字带领应在财务部门签字留样；三、细节规范1、建筑业、房地产业、金融业、生活服务业营业税的过渡截止期为2016年6月30日，2016年6月30日后取得的由地方税务局监制的各类不得粘贴报销；2、报销上的唯独付款人或采办人（即抬头）为“xxx股分有限公司”，未填写/填写不符/填写为其他单元/填写为个人称号的一律不予签字报销；3、财务部授权审核人员在进行票据审核过程中，如对相关票据有疑问，可询问报销人员，报销人员须对有疑问的地方做出相应的合理解释，如解释的原因不被接受，则相应的费用不予报销；4、除员工交通（差旅）费、餐费、娱乐费以及集体福利等支出能够索要通俗外，其他非返还性业务支出须全额索取有效的增值税专用；5、降低以餐饮/食品/娱乐等为内容的业务报销比例；6、报销人必需取得正当有效的报销单据()，真伪由财务职员经由过程观察、手艺识别、收集查询等体式格局进行考证，经考证为假或套号的，不XXX得申报报销；7、凡是采购有形商品/服务的报销单，须后附入库单/签收单/服务清单等作为支持业务产生的原始单据，没有原始附件的不得申请报销；8、购买商品或服务，汇总开具增值税专用（如：“货物或应税劳务”为材料一批/办公用品/劳保用品/运费）时，须同时索取随票“销售货物或者提供应税劳务清单”（按国税2006-156号文，汇总开具但无随票清单的专用不得抵扣），否则拒绝报销；9、各节点审核/复核职员，原则上不得间接在上签字或标留看法；10、财务职员复核单据后，须在入库单/签收单/清单等加盖“附件”印戳；报销结束后，出纳职员应在报销单加盖“现金/银行/转账付讫”印戳；11、采购付款/销售收款须确保资金流、票流和物流/劳务流相互同一（国税【1995】192号文）。

费用支出报销单据流程规范第一条报销单据1.借支单：1)员工个人需借支，均需填写《借支单》；2)借支人必须在《借支单》详细注明借支人姓名、所在部门（岗位）、借款金额、借款事由、还款日期等；由直属领导签批意见后交总经理审批。

审批通过后交出纳领款；籪谠顆貴辋斩乌。

3)因公借支，借支人在公事办理完毕后得3日内，在行政综合部办理费用报销、填写报销单，写清用途与金额；交出纳核销借支，如果有余款须退回，如超出借支部分出纳按实际报销金额报销。

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2.费用报销单：1)费用报销科目包含:客户招待费、办公用品、公司团队活动、通讯费、交通费…等；2)单据填写必须备注清楚相关费用明细，例如：某某客户，某某项目…，附相关费用明细证明单；3)若有借支单，应备注清楚借支费用金额，及退回或补领金额。

3.差旅费费用报销单：1)要求单人单报，例如：多人一起出差，车票一人买多人，可以私下相互结清，填写差旅报销单时必须就是单人完整得行程，包含来回相关交通费，住宿费；遗隨凯頭锻纊啸。

2)单据填写必须备注清楚出差时间起始时间及地点、出差补贴、出差项目、及相关费用明细，例如：交通费需有完整得来回票据，市内交通须提供详细行程证明；闪蠑橢鶇觐鄧撑。

3)若有借支单，应备注清楚借支费用金额，及退回或补领金额。

4.支出证明单：1)支出证明单科目大指公司业务上开支得费用，例如：合同款、房租、财务审计费、顾问费…；頭请認懺蜡笔練。

2)单据填写须备注清楚相关费用明细，例如：合同款，需填写合同款项对应得具体项目及项目总费用，收款人相关信息等；針绌櫝輦澀諾锐。

第二条流程规范1.原始凭证粘贴单：1)发票或原始单据从右到左，先小张后大张粘贴，粘贴时请切勿使用双面胶；2)粘贴得票据与粘贴单上下、左右对齐，不可超过贴贴单上下及左右边界，每张票据约错开1厘米左右得距离，票据呈鱼鳞状分布；幬紼鐿環择蚬陇。

3)每张粘贴单粘贴票据10-15张左右（餐费与车费可适当增加到15-20张），粘贴发票或原始单据总得要求就是分类粘贴，粘贴单整齐、平整、均匀；三蕲貼禍涇傷绿。

费用报销操作规范手册文件编号：版本号：A/0 1.报销共性要求1.1 单据填写：费用报销单据一律使用黑色签字笔填写，字迹工整清晰，各项要素必须填全，金额的大小写必须一致，所有单据不得有任何涂改、挖补，更不得使用修正液修正，所附原始单据及相关说明单齐全无误后交财务作为报销附件。

冲借款的报销需于单据右上角写“冲借款”字样，并注明借款日期及金额。

1.2 单据粘贴：报销单据必须使用胶水粘贴，统一纵向方向左上角粘贴，不得使用订书针、大头针、回形针窜别。

对于一次报销多个费用项目的，每类费用项目的票据分别粘贴在不同的粘贴单上。

票据粘贴要整齐，有效金额处不能粘贴，对于不符合要求的单据，财务有权予以退回。

1.3 单据线上关联：OA线上发起相关报销流程，需同步关联出差申请单、业务招待申请单、报销票据、其他辅助证明等附件。

1.4 单据移交：OA线上报销流程经业务部门分管领导审批后，将OA报销单、招待/出差申请单、票据等相关资料移交给财务部门审核。

1.5发票要求：原则上必须提供增值税专用发票；除定额发票以外，发票上付款方应开具公司全称及纳税识别号。

预充值发票不得用于报销。

1.6报账要求：费用发生后，发票应妥善保管、及时报销。

所有费用原则上在费用发生后7天内提交财务部门办理费用报销手续，逾期报销的，财务部门有权拒绝受理。

跨年报销原则上要求在次年1月10日之前办理报销手续。

1.7地采费用原则上按期定点公对公采购，特定人员个人代采的，应办理个人委托书，经特批程序后方可执行。

1.8公司员工内部单位出差，严禁无故在接待单位报销费用或规避审批流程。

1.9劳务费用报销：按合规与风控需要，预与个人合作的，由公司根据个人所得税法代扣代缴个人所得税。

2.差旅费报销相关要求2.1差旅费报销时应将当次出差相关的车船费、住宿费、市内交通费、误餐补贴在同一张报销单上体现，不得分开单项报销，否则财务有权拒绝受理；差旅费中涉及统一订票单独结算或报销的须提供发票复印件、登机牌、订票记录等出行记录证明；2.2差旅费要求附《出差申请单》，交通费用发票要求规定的飞机、铁路、车船发票，住宿费在提供增值税专用发票/普通发票的同时还需提供酒店入住清单或支付流水信息。

第1篇第一章总则第一条为加强公司财务管理的规范性，确保报销单据的准确性和完整性，提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有员工及外聘人员的报销业务。

第三条报销单据的整理应遵循真实性、合法性、完整性和及时性的原则。

第二章报销单据的种类及要求第四条报销单据包括但不限于以下几种：1. 差旅费报销单；2. 交通费报销单；3. 餐饮费报销单；4. 住宿费报销单；5. 通讯费报销单；6. 办公用品购置报销单；7. 其他费用报销单。

第五条报销单据的基本要求：1. 单据必须真实、合法，不得虚报、冒领；2. 单据填写内容应完整、清晰，不得涂改、伪造；3. 单据应按照规定格式填写，包括日期、报销人、部门、事由、金额、附件等；4. 单据附件应齐全，如发票、收据、行程单等。

第三章报销单据的填写与审核第六条报销单据的填写：1. 报销人应按照实际情况填写单据，不得虚构、隐瞒；2. 单据填写应使用黑色或蓝色墨水，字迹清晰；3. 单据填写应使用钢笔或签字笔，不得使用铅笔；4. 单据填写应按照要求逐项填写，不得遗漏。

第七条报销单据的审核：1. 部门负责人对报销单据进行初步审核，确保单据的真实性和完整性；2. 财务部门对报销单据进行复审，核对金额、事由等，确保无误；3. 财务部门将审核通过的报销单据提交给主管领导审批；4. 主管领导对报销单据进行最终审批，签批后由财务部门办理报销手续。

第四章报销单据的归档与保管第八条报销单据的归档：1. 报销单据审核通过后，由财务部门按照年度、月份进行归档；2. 归档的报销单据应按照类别、顺序排列，便于查阅；3. 归档的报销单据应使用专门的档案柜存放，确保安全。

第九条报销单据的保管：1. 财务部门应指定专人负责报销单据的保管工作；2. 保管人员应定期检查报销单据的存放情况，确保单据完整无缺；3. 保管人员应严格执行报销单据的借阅、归还手续，防止遗失。

第五章罚则第十条违反本制度，有下列行为之一的，将按照公司相关规定进行处理：1. 虚报、冒领报销费用的；2. 涂改、伪造报销单据的；3. 不按照规定填写报销单据的；4. 拖延报销时间，影响财务工作的。

报销单据规范办法报销单据规范指引1.为了加强报销费⽤的监控管理，保证公司的费⽤开⽀能严格控制在预算范围内，提⾼公司的整体竞争⼒，特制定本办法。

2.报销单据的填写要求:费⽤报销单必须⽤蓝、⿊⽔笔或中性笔填写，各项要素必须填写齐全，所写内容必须与所附发票相符。

如属于替补发票，⽤铅笔标注实际业务内容，⽅便审批领导签阅，⼊账时需要擦掉。

招待费的敏感内容也需⽤铅笔填写。

3.报销单据的粘贴要求：报销单据必须⽤胶⽔粘贴附件，不得使⽤订书针、⼤头针、回形针串别。

不符合规定的，财务部做退回处理。

各种单据粘贴必须整齐、牢固，单据的粘贴应保证财务⼈员⽅便复核报销⾦额、核实票据真伪、装订凭证等后续⼯作。

4.各种车票据的要求：各类长途飞机、车、船票均须有发票专⽤章，票⾯⾦额清楚。

背⾯应有经办⼈签名、⽇期、起⽌地址、。

超过报销标准票据须经董事长批准。

5.其他票据的要求:1）所有普通发票（包括定额发票、⼿写发票、机打发票）必须为新版通⽤发票，旧版发票⼀律不予报销（后附税务局相关通知）。

2）报销发票应当清晰记明公司名称，（单位名称必须全称，否则视为⽆效。

公司名称如有变动，报销发票填写公司名称随即变动）、开票⽇期、货物名称、型号、单价、⼤⼩写合计⾦额、开票⼈签名、开票单位发票专⽤章和当地税务局机关的发票专⽤章。

所有的报销票据不得涂改、挖补、否则视为⽆效。

3）住宿费发票正⾯必须有出票⽇期、⼊住和退房⽇期、住宿费⽤项⽬、单价、总⾦额、出票⼈签名及出票单位公章、发票专⽤章等。

4）电话费⽤必须凭邮电部门开具的有效发票为报销凭证。

5）发票遗失等⽆发票报销需写明原因并经董事长签批⽅可报销。

6.所有收据⼀律不能作为报销凭证，各类报销单据凡不符合上述标准的，财务部有权拒绝报销。

7.报销⼈营私舞弊、弄虚作假，视情节严重程度给予不予报销、罚款等处罚。

附件⼀⼭西省地⽅税务局关于普通发票换版的公告为了进⼀步加强我省地⽅税务系统普通发票的管理，提⾼纳税服务⽔平，按照《国家税务总局〈关于印发全国普通发票简并票种统⼀式样⼯作实施⽅案〉的通知》（国税发[2009]142号）的要求，我局决定从2012年1⽉1⽇起正式启⽤⼭西省地⽅税务局新版普通发票，现就我省地⽅税务系统普通发票换版有关事项公告如下：⼀、普通发票换版时间我省地⽅税务系统新版普通发票换版⼯作从2010年下半年开始试点推⼴，2011年为发票换版⼯作过渡期，新版普通发票和旧版发票可以同时使⽤，2012年1⽉1⽇起，新版普通发票正式启⽤，旧版发票停⽌使⽤（暂时保留发票除外）。

报销单据规范整理制度范本一、目的和原则为了加强公司财务管理，规范报销单据的整理和归档工作，确保报销数据的准确性和完整性，提高工作效率，根据国家相关法律法规和公司财务制度，特制定本规范。

二、适用范围本规范适用于公司全体员工报销单据的整理、归档和保管工作。

三、报销单据整理要求1. 报销单据应按照时间顺序、类型顺序进行整理，便于查阅和核对。

2. 报销单据应逐张进行审查，确保报销内容的真实、合规、完整。

3. 报销单据应按照报销项目进行分类，如差旅费、办公费、招待费等。

4. 报销单据应标注清楚报销人姓名、部门、报销日期等基本信息。

5. 报销单据应逐张进行粘贴，粘贴时要注意整齐、美观，不得使用回形针、订书钉等。

6. 报销单据上的发票、收据等原始凭证应清晰可见，不得折叠、涂改。

7. 报销单据应按照报销金额的大小写进行填写，确保大小写一致。

8. 报销单据应由报销人签字确认，部门经理审批后方可提交财务部门。

四、报销单据归档要求1. 报销单据应按照月份、年份进行归档，便于查阅和统计。

2. 归档的报销单据应使用档案盒进行存放，盒子上应标注清楚档案盒名称、存放时间、部门等信息。

3. 归档的报销单据应按照顺序进行排列，确保查阅时能够迅速找到。

4. 归档的报销单据应由财务部门进行统一保管，确保数据安全。

五、报销单据保管要求1. 财务部门应设立专门的报销单据保管柜，确保报销单据的安全。

2. 报销单据应按照年份进行分类，便于查阅和保管。

3. 财务部门应定期对报销单据进行审查，确保报销数据的准确性和完整性。

4. 财务部门应对归档的报销单据进行编号，便于查找和管理。

六、违规处理1. 未按照规定整理、归档报销单据的，给予警告或者罚款处理。

2. 报销单据弄虚作假的，给予警告或者解除劳动合同处理。

3. 泄露报销单据信息的，给予警告或者解除劳动合同处理。

4. 未按照规定保管报销单据的，给予警告或者罚款处理。

本规范自发布之日起实施，原有规定与本规范不一致的，以本规范为准。

报销单填写规范报销单是一种用于报销费用的单据，正确填写报销单非常重要，不仅能够准确记录费用情况，也能够帮助公司进行财务管理和审计工作。

下面是填写报销单的一些规范和注意事项。

一、报销单的基本信息1. 报销单的标题应该明确，包括报销单的编号、填写日期和报销人的姓名等。

2. 填写人必须填写自己的真实姓名、部门和职位等基本信息。

3. 填写日期应当和报销费用发生的日期一致，确保报销记录的准确性。

二、报销费用的种类和金额1. 报销费用应该被准确分类，包括差旅费、交通费、餐费、办公用品费等。

2. 报销费用的金额必须准确填写，包括发票的金额和个人垫付的金额。

3. 报销费用的具体内容应当详细填写，包括费用的项目、数量、单价和总金额等。

三、报销费用的证明材料1. 报销费用必须提供有效的证明材料，包括发票、收据、清单等。

2. 发票必须是真实有效的，不得涂改或篡改，必须能够辨认清晰，包括发票的抬头、金额、时间等。

3. 收据应当包括开具单位的名称、金额、日期等，并且需要加盖单位的公章或签字确认。

四、报销费用的审批流程1. 报销单必须按照公司制定的审批流程进行审批，包括报销人的直接上级、财务部门等。

2. 每个审批人必须在报销单上签字确认，并注明审批日期。

3. 审批人必须仔细核对报销单的内容和金额是否准确，确保报销不超过公司规定的限额。

五、其他注意事项1. 填写报销单时应当遵守公司的相关政策和规定，包括报销的时间要求、金额限制、费用支持文件等。

2. 对于特殊费用的报销，如交通事故损失等，需要提供相关的警察报案证明或法院判决书等。

3. 填写报销单时，应当尽量避免使用涂改液进行修正，如需修改，应当使用正确的方式注明修改内容，并由填写人签字确认。

正确填写报销单能够维护公司的财务秩序和员工的合法权益，也能够帮助公司进行财务分析和决策。

希望以上规范和注意事项能够对您有所帮助！。

费用报销单据的填写及粘贴规范在日常的工作中，费用报销是一项常见且重要的事务。

为了确保报销流程的顺利进行，提高财务工作的效率和准确性，规范的填写和粘贴费用报销单据至关重要。

接下来，我们将详细介绍费用报销单据的填写及粘贴规范。

一、费用报销单据的种类常见的费用报销单据包括：费用报销单、发票、收据、行程单、车票等。

不同的费用类型可能需要不同的单据作为支持，因此在进行报销前，需要确保准备齐全相应的单据。

二、费用报销单据的填写规范1、基本信息（1）填写日期：务必填写准确的报销日期，以便财务人员进行账务处理。

（2）报销部门：明确所在的部门，方便财务核算部门费用。

（3）报销人姓名：填写自己的姓名，确保清晰可辨。

2、费用明细（1）费用项目：详细、准确地填写费用的具体项目，如交通费、餐饮费、住宿费等。

（2）金额：按照发票或其他单据上的实际金额填写，注意大小写的规范。

（3）数量：对于需要按数量计算的费用，如实填写数量。

（4）单价：填写每项费用的单价，便于核对金额的准确性。

3、报销事由（1）简要说明费用产生的原因和用途，例如“因出差前往_____参加会议产生的交通和住宿费用”。

（2）报销事由应真实、合理，避免模糊不清或过于简单的描述。

4、附件张数（1）统计并填写所附单据的张数，包括发票、收据、行程单等。

（2）确保附件张数与实际提交的单据数量一致，避免遗漏或多报。

5、签名（1）报销人本人需要在报销单上签字，确认报销事项的真实性和准确性。

（2）如有需要，部门负责人也需要签字审核。

三、费用报销单据的粘贴规范1、准备工具（1）胶水或胶棒：用于粘贴单据。

（2）剪刀：用于裁剪过大或不规整的单据。

（3）A4 纸：作为粘贴单据的底纸。

2、粘贴顺序（1）按照费用的类别进行分类，如交通费、餐饮费、住宿费等。

（2）将同一类别的单据按照时间顺序，从早到晚进行粘贴。

3、粘贴方法（1）将单据的左侧边缘对齐，依次粘贴在 A4 纸上。

（2）单据之间不要重叠，保持整齐、有序。

1.费用报销单或差费报销单上签字不齐全，如部门负责人没有签字或财务负责人没有签字。

要求：费用报销单或差费报销单上报销人、财务负责人、部门负责人均要签字，分公司当地没有财务的，兼职财务人员在财务负责人处签字，部门负责人为分公司经理。

2.报销单填写不规范的问题1）小写金额与人民币符号之间有空格要求：小写金额与人民币符号不得有空格，不得连笔，正确写法￥100.00；错误写法：￥100；2）大写金额无数字部分没有用零或ⓧ补齐要求：大写金额无数字部分用零或ⓧ补齐；3）报销单上字迹有涂改和勾抹要求：报销单不得涂改，如有错误，需要重新填写；4）大写金额书写有误要求：金额填写规范，无书写错误；大写数字示例：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万5）大写金额与小写金额不一致要求：小写金额与大写金额保持一致；6）项目填写不完整，报销部门、报销日期、附件张数有漏填写的要求：项目要填写完整，报销部门、报销时间、报销项目、附件张数要填写完整。

3.报销原始单据的问题1）取得发票上没有加盖销售方发票章要求：发票上要盖有销售方发票专用章，并且与销售方名称一致，否则不得报销；2）取得收据上没有加盖销售方财务章要求：收据上要求盖有销售方财务章，没有财务章不得报销；3）出差日期和行程不同，报销的手撕非机打车票连号或同一号段报销要求：出差日期和行程不同，报销的手撕非机打车票不得连号或同一号段报销。

4）报销的手撕非机打车票上没有国税监制章；或虽有国税监制章，但是没有防伪识别码或水印要求：手撕非机打车票要印有国税监制章，并且有防伪识别码或水印；4.报销单粘贴的问题1）票据粘贴杂乱无章要求：票据先分类，再按时间排序，依次粘贴到粘贴单上；小张的票据需要均匀的粘贴，不能厚薄不均，确保单据平整；2）票据使用订书机装订、固体胶粘贴要求：要用胶水粘贴附件；3）火车票上日期、票价重要信息，被胶水粘住，无法查看要求：票据上的金额、日期等重要信息不得被胶水粘贴住，要保证票据信息可见可查。