如何组织一场成功的会议ppt课件

宴
②出现重大人事调整变革时
或
③经营政策导向出现重大变
酒
革时时
会
④经营绩效出现偏差时
圆 ①开放式讨论会
⑤想要变革调整时
桌 ②平等不下结论，给自己留有余地
型
专 ①一定长桌
题 ②自己坐头
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谢 谢！
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高效会议的组织技巧
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一、会议的标准
⑴有效的会议标准：
会而有议—议题
议而有论—讨论
论而有行—共识
行而有果—行为和行为标准
果而有报—报应
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一、会议的标准
⑵议题的三种表达形式： 明示法 例会 约定式（例如联络感情会）
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一、会议的标准
⑶讨论是会议中重要的环节需要艺术和技巧 ⑷员工在什么样的情况下最有干劲： ①我的意见被尊重时 ②我每天在做自己喜欢并擅长的工作时 ③过去一周当中我的工作表现出色得到表扬时 在过去三个月中有人谈及我的进步和发展时
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⑤是表演型的会议，需提前
③表演式
演练
④拍卖式
⑥上下同欲者胜
⑤军令状
战 前 动 最高长官讲话
没有结束或散会，只有出征
员
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经营管理专题会
⑴业务检讨会
参 会 者 讲 80%
①总结40%
会议特点
ⅰ、目标达成情况数字化 ①每周、每月、每
10%
阶段必须定期召开，
ⅱ、写具体原因60-70% 使主管养成习惯，

PART TWO
确定会议目的和主题 确定参会人员名单 发送邀请函，包括会议时间、地点、主题等信息 确认参会人员回复，并做好记录 准备会议资料和设备，确保会议顺利进行
确定会议时间、地点 制定会议议程 安排会议发言人和主持人
准备会议材料和设备 通知与会人员 安排会议期间的餐饮和住宿
确定会议主题和议程
评估会议效果：是否达到预期目标
分析成功因素：哪些方面做得好，为什 么
找出问题所在：哪些方面存在问题，如 何改进
制定改进措施：针对问题，提出具体的 改进方案
总结会议经验：提炼出可推广的经验和 教训
反馈与分享：将评估结果反馈给相关人 员，共同学习和进步
明确会议目的和议程
提前通知与会人员，并明确 会议时间、地点和主题
参会人数：评估 会议的规模和影 响力
参会人员满意度： 评估会议的满意 度和参与度
达成共识：评估 会议是否达成共 识和决策
实际效果：评估 会议的实际效果 和成果
准备不足：会议材料、设备、场地等准备不充分 时间控制：会议时间过长或过短，影响会议效果 参与度不高：与会人员参与度不高，影响会议效果 缺乏互动：会议缺乏互动，无法充分交流意见和想法 缺乏反馈：会议结束后没有及时反馈，无法改进会议效果 缺乏目标：会议没有明确的目标，导致会议效果不佳
发送会议通知，包括会议时间、地点、议 程等信息
安排会议期间的餐饮和住宿，如有需要
确定会议目的和主题 确定会议的参与人员 确定会议的时间和地点
确定会议的议程和流程 确定会议的预算和费用 确定会议的通知和邀请方式
选择合适的时间：考虑参会人员的时间安排，避免冲突 选择合适的地点：考虑会议规模、参会人数、交通便利等因素 提前通知参会人员：确保参会人员有足够的时间准备和安排行程 准备会议资料：包括会议议程、会议资料、会议记录等

4、谢归用谢
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经营管理月会的提示
1、检讨会不能流于形式，会议程序必须到位； 2、每月必须固定时间召开，使主管养成习惯； 3、会议要能够找出问题，分析原因，拟订对策； 4、不要开成批评会，要能够帮助主管解决问题。
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领导点评注意事项：
1.对事不对人 2.多用积极向上的语言 3.找出正确的方法，不要纠缠是非、对错
企业永远在问题中成长和发展，一位成功的 管理者是一位能将消极的变成积极的，将负 面的变成正面的，将坏事变成好事的人。
人不可改变但可以影响，幸福和快乐是可以 传递的，同样抱怨和悲伤也是会传染的。记 住先处理心情再处理事情
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因此对待下属要： 当众表杨，单独批评。
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二.干部日例会
作
好管控和跟进。
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三.爱心激励会
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爱心激励会的运作原则:
1、该会是给补短板和绩效差的人员开的会； 2、会议的时间为1小时之内为宜； 3、该会是由人力资源部或专业部门负责组织为佳；
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爱心激励 会 流 程
导入 激 励
教育训练
根据实际问题点进行教 育和训练
组织所有最大最高的成本
内耗 -------------------------
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教育训练 培养人才
影响团队 激励士气
资源共享 开发创意
开展有效的沟通
召开会议 的目的
传达政令和资讯
协调矛盾 取得共识
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会议需要管理、需要技巧、更需要经营
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有效的会议应该 是
会而有议 议而有论 论而有行 行而有果 果而有报

参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如 何引退，致使会议失败。
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖 沓而无成效。
开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发 现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。
无效会议的后遗症
• 与会人员会抱有消极态度 • 借故不参加 • 会议结论无法有效执行
高效会议的八大特征
会议主持人对自己的了解与分析
自己对会议涉及问题所了解的程度如何？ 自己对会议其他参加者的了解和熟悉程度？ 自己的观点给其他参与者的信服度有多大？ 自己是属于哪一种类型的人？ 自己的观点优势在哪里？有利的一面？ 自己的观点有哪些部分可能会被挑战的？
会议主持人紧张心理分析
-固有的胆怯 -缺少自信 -缺少经验 -对会议内容缺乏把握 -担心会议不成功会带来的负面效果 -过于但心与会者的反应 -过度负责感 -语言不熟练
• 对方错了时:
– “这是看待这个问题的一种方法。” – “我能明白你的意思,但是如何运用到目前的情况
中去? ”
当...…时，如何办?
• 你可能卷入一场争论时:
– 保持冷静 – 倾听！复述。可能时表示赞同
• 你不断被征询观点时:
– 见机行事！需要时回答问题。不然的话，让其他 人参与
当...…时，如何办?
会议的频率：请将下列相关选项用横线连接起来
• A、固定的部门会议 • B、一对一会议 • C、处理突发事件的会议 • D、全体会议
①一般每两月一次 ②随时 ③按需要 ④一般每月一次
考虑其他交流方式
• 电话会议 • 视频会议 • 电子邮件 • 其他
会议效率不高的原因及具体表现
项次
原因
具体表现
（1） 时间 （2） 地点 （3） 开会对象的选择 （4） 主持人的技能

4、会议召开
遵守时间
1、不要迟到 浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害命！ 2、不要随意推迟和变更开会时间 打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不 能出席会议； 管理召集部门（人）的威信下降。 3、严格按照议程进行，不要超时
例子：
工作量化表推行会议议程 会议议题：如何使用和推行《工作量化表》 会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00 会议地点：五楼新世纪会议室 与会人员：BD部、技术部、音乐事业部（含互联网）部门第一负责人和负有管理责 任的人员，人力资源部全体同事。 主持人：CFO Mak
如何组织有效会议
算算看，你一周内总共：
开了几个会？ 为会议花掉多少时间？ 因为开会达成几项共识？
因为开会完成几个结论？
因为开会加了多久的班？ 因为开会失去多少关键时刻？
因为开会耽误多少工作？
以讲话传达讲话， 以会议贯彻会议， 以文件落实文件 你如何看待“文山会海”现象？
开会的目的
开会让您…
小组面对面沟通 众多讯息一次交流 融合意见凝聚共识 分派工作，公平合理
但开会也让您…
工作时间被分割 人多口杂，讨论耗时 晚上加班 特殊问题还是个别沟通 没有产能 别人发言比自己开口多 Delay重要工作或客戶
无需开会的“五个如果”
催办的方式—发文催办、电话催办、派员催办或约请催办部门来人汇 报等。 反馈 反馈的原则—迅速及时、真实准确、渠道畅通 反馈的重点—主要是妨碍会议决策落实活动的各种信息。
会议记录
Thank You !
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及时总结和归纳讨论成果
在会议结束后，应及时总结和归纳讨论成果，形成会议纪要或报告 ，以便后续跟进和执行。
反馈讨论成果和建议
将讨论成果和建议反馈给相关人员，以便他们了解会议讨论的情况 和结果，并采取相应的措施。
04
会议记录与总结
详细记录会议内容和讨论结果
记录会议时间、地点 、参会人员等基本信 息。
做好记录和总结
在会议过程中，应做好记 录和总结，以便于后续跟 进和落实会议决议。
鼓励与会者积极参与，提高讨论质量
鼓励与会者发言
通过鼓励与会者积极发言，提高讨论质量，促进不同观点的交流 和碰撞。
建立平等和公正的氛围
在会议过程中，应建立平等和公正的氛围，避免出现歧视或攻击性 言论，以确保讨论的顺利进行。
避免偏离主题
在会议过程中，应避免与会者偏离主题，确保讨论内容与会议目 的紧密相关。
有效组织和管理，确保会议顺利进行
确定主持人
选择具备一定组织能力和 经验的主持人，负责引导 会议进程，确保会议按照 预定计划进行。
合理安排时间
根据议程和讨论内容，合 理安排会议时间，确保每 个议题都有足够的时间进 行讨论。
设备准备
检查会议所需的设备是否齐全，如投影仪、音响设备、电脑等，确保设备的正 常运行和使用效果。
02
会议组织与实施
安排主持人、记录员等角色
主持人
负责引导会议进程，确保会议按照预定目标进行。主持人应具备组织协调能力和 良好的沟通能力。
记录员
负责记录会议内容和决策结果，以便后续跟进和执行。记录员应具备准确、快速 的记录能力。
对会议中的关键点和 重要决策进行特别标 注。
完整记录会议议程和 讨论内容，包括每位 发言人的观点和意见 。

不会再掉进坑里。——黑格尔 32、希望的灯一旦熄灭，生活刹那间变成了一片黑暗。——普列姆昌德 33、希望是人生的乳母。——科策布 34、形成天才的决定因素应该是勤奋。——郭沫若 35、学到很多东西的诀窍，就是一下子不要学很多。——洛克
如何组织一场成功的会议
11、用道德的示范来造就一个人，显然比用法律来约束他更有价值。—— 希腊
12、法律是无私的，对谁都一视同仁。在每件事上，她都不徇私情。—— 托马斯
13、公正的法律限制不了好的自由，因为好人不会去做法律不允许的事 情。——弗劳德
14、法律是为了保护无辜而制定的。——爱略特 15、像房子一样，法律和法律都是相互依存的。——伯克

会议室预订情况，并提前对指定会议室进行预订。如果选择地位于公司外的 酒店，则需根据会议时间咨询酒店的会议室预订情况，并提前对指定会议室
进行预订。如遇到时间上的冲突，需考虑更换酒店或调整会议时间。
4 确定与会人员名单 明确参加会议的人员姓名、职务、部门、联系方式，为邀请函制作、消息通 知提供内容信息保障。
称简洁明了，可凸显会议内容的主题即可；公司的大型会议及对外会议，除
了名称应凸显会议内容外还应考虑对会议气氛的烘托，适当加上修饰语与宣
传语等。
2 确定会议时间
综合考虑会议地点时间安排，明确会议的开始时间与会议的持续时间，为后
面的会议议程和日程提供时间信息保障。 STEP 02
3 确定会议地点
明确会议召开地点。如果选择地位于公司内的会议室，则需像行政部门询问
5 确定会议议程与日程
综合考虑会议地点时间安排，明确会议的开始时间与会议的持续时间，为后 面的会议议程和日程提供时间信息保障。
6 确定会议规制
这里的会议规则可以从礼仪和内容两个方面进行考量。礼仪上的规则如需不 需S要TE正P装02出席，或者需不需要着统一服饰等。内容上的规则如参会人是否需 要在会前准备提案，提案的形式是PPT还是文稿；会议中的发言顺序是怎样的， 发言时长如何规定等
做好会议接待与入场服务 做好流程衔接服务 做好会议记录
1、做好会议接待与入场服务
会议开始前，在会议室门口应设立引导人员，引导参会人员就坐。
2、做好流程衔接服务
① 要有人员对会议现场发生的各种临时状况作出及时的反应和反馈； ② 要有人员对下一个环节的进度做把控和条件检查，如提前通知餐厅预备午饭等。
7 编制会议经费预算
根据会议方案中所提及的事项做预算。一般预算项目包括会议室费用、住宿费 用、餐费、会场布置（装饰、茶歇、服装、宣传物料等）、资料费等。

上午10-12 点或下午2-
4点之间
下午4-6点 之间
时 间
员工进入工作状态。最适合进 行一对一的会谈，也是进行业 务会谈的最佳时机。
员工进入一天当中的倦怠期， 希望马上回家，这时会议往 往会事倍功半。
工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人员 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 19.确定自己人的相关资料
共识决策、权威决策、少数服从多数决策、无异议决策 如何对待会议中的意外情况
做会议开场
系统简洁讲明白会议目的，时间安排，议事方式、纪律规则等 使得大家迅速进入会议状态以及达成会议纪律的共识，但经常被忽略
如何高效开会-参会者
参会者的守则和责任
时间
开 会 前
开 会 中
开 会 后
参会者的责任 学会说“NO” 根据个人的观点研究问题 依据提供的资料准备论证的材料 记下开会的日期、时间、地点 准时参会 倾听他人的意见 积极发表自己的见解 关注正在讨论的事项 与主持人密切配合以达到会议目的 关注会议达成了什么结果 还有哪些事情未完成，保持关注 分配给自己的任务如何完成
会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的问题 和时间截点
会议人数：
解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会
少于10人 少于30人 越多越好 无限制 最好限制7人以内，且是奇数 少于5人
如何高效开会-会议组织者
明确会议目的
想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开…

GLM管理文化
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
１、会场座席及主席台布 置
按照会议性质，布置主席台及
座席。如：讨论会，可布置成 圆桌式；培训会，可 布置成教室式等。
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处处观察皆管理，事事留心皆精益
２、突出会议主题的装饰
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
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2、会议目标必须切合实 际
（1）经过努力，目标有被实现的可能 （2）目标要有一定的挑战性 （3）会议目标也可为事宜通报等
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处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
3、会议目标必须具体且 可以衡量
处处观察皆管理，事事留心皆精益
管 理 者 素 质 培 训 系 列 之 -----会 议 篇
（3）必须确定会议起止时间
不确定起止时间，有两个缺陷
A、与会者无法对会后的工作做安排 B、会议效率降低，本来一个小时可以结束的会可能拖 到三个小时
另外，最好不要超过一个半小时
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处处观察皆管理，事事留心皆精益
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处处观察皆管理，事事留心皆精益
会议准备工作
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一、明确会议目标 二、确定会议召开时间、地点及参加人员 三、拟定并发放会议通知 四、准备所需物品 五、布置会场 六、会前确认 七、会后工作
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处处观察皆管理，事事留心皆精益
一、明确会议目标
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