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详细版第八章会展项目的现场管理.ppt

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会展场馆配套服务及现场管理教材PPT课件

会展场馆配套服务及现场管理教材PPT课件

小型会议：小于100人 规模分 中型会议：100~1000人
大型会议：1000~10000人 特大型会议：大于10000人 国际会议：国际会议相关组 织及各国会议协会对国际会 议有不同的定义和评定标准。
形式分
有会有议：年会、专业 学术会议、论坛、研讨 会、新闻发布会、文化 交流会洽谈会等等。
会而不议：报告会、传 达会、表彰会、签字仪 式、运动大会
CONTENTS
目
录
7.1展览项目现场管理及流程
“
• 7.1.1 基本概念 • 指场馆工作人员依照办展单位与场馆双方签订的合同，在实施布展，展出，
撤展过程中，对展览活动进行现场管理，以确保项目圆满成功的过程。
”
7.1.2现场服务的特点
“
时间紧 对象多 内容杂 要求高 硬件相对固定，软件尤为重要
”
撤展
“
• 总服务台、商务中心、美工室整理展会期间开出的单据及各种物品；现场服 务人员协助撤展；会议接待组人员整理会议室；展场经营部进行收尾工作； 保安控制出入口。对参展商进行放行；工程部依旧保证水、电、空调、运转， 并针对些租用的水源、电源线路管道进行拆除，并对设备和器材进行维修； 场地部拆除展架，全面清洁展具、展厅。
• 会议接待组：根据展会规模、形式 及要求备料，布置各岗位的人员。
• 场地部：搭建摊位、清洁展具、备 齐展馆清洁物料。
”
”
布展及务台，为展商提供租赁、咨询、解决投诉等服务；现场服务人员进入各厅 就位，确保参展商的正常操作，并第一时间了解、解决现场出现的问题。 • 商务中心：提供打字、复印、传真等服务。 • 美工室：楣板的改动修正以及参展商的美工制作业等。 • 展场经营部：开始启动相关项目。 • 保卫部：保安人员在各个出入口进行巡视，维护现场的秩序，确保参展商及展品的安全。 • 工程部：保证水、电、空调、等工程设备的正常运转。 • 场地部：确保布展、展出期间展厅内的清洁卫生。 ”

第8章 会展项目管理策划《会展策划》PPT课件

第8章 会展项目管理策划《会展策划》PPT课件
（10）治安安全管理
为了维护展览会的良好秩序，关管理规定，制定相关的安全规定，参展商和观众必须严格遵守执行，展览会现场设 立临时的治安管理中心有警察轮班值守，负责处理展览期间的治安事件。
（11）知识产权保护管理
展览组织者要保护参展商的合法权益，要根据中国商务部等部门联合发布的《展会知识产权保 护办法》的规定，博览会在现场设点接受知识产权权利人的投诉，暂停涉嫌侵犯知识产权的展 品在展会期间展出。
8.2会展物流管理策划
8.2.1 会展物流的概念及特征
1）概念
广义上来讲，会展物流展览前后展品的物流，会展活动期间向参展商和参展观众分发食物的物 流，以及与此相配套的会展设施的物流等 。从狭义来讲，就是以展品为主体所产生的物流过程， 而这也是我们要研究的重点。会展物流就是将展品，这种特殊的商品，为满足商品展览的特殊 需要，及时准确地从参展商所在国（地）转移到参展目的地、然后展览结束后再将展品从展览 地运回的过程，包括展览前后的仓储、包装、国内运输、进出口报关和清关、国际运输、展览 中的装卸、搬运、以及在此过程中所需要的信息流动。
8.2.2 会展物流的任务和目标
（1）最少的成本； （2）最便捷的方式，确保展览如期举行； （3）最方便的手段解决展品进口及展品出口所涉及海关问题；
8.2会展物流管理策划
8.2.3 会展物流体系的构建和管理
1）会展物流体系的构建
会展物流过程根据会展的不同性质也会有所不同。一般而言，构建会展物流所涉及的环节主要 有以下几个： （1）展览品从参展商所在地到展览场馆所在地之前的报关检验等。 （2）运输。如果展品的运输需要跨越国界，多式联运几乎成为必不可少的一环，各种不同形 式的运输方式结合在一起，共同完成货物从参展商所在地到异国的展馆。如果是同城展览或者 参照商到展馆的距离不是很远，那么大多会选择公路运输。 （3）展品从展馆外到展馆现场的搬运。 （4）货物的展后运输。

会展项目管理教材PPT78页

会展项目管理教材PPT78页
现场工作
展后工作
制定目标
定承包商
制定参展条件
数据库管理
印刷资料
参展商宣传
观众宣传
参展商管理
编制产品名录
展览场地管理
观众统计
参展商统计
开幕式
现场管理
协调
拆除
废物清理
控制消耗
检查
损坏情况
展后调查
展后评估
展会报告
2级
1级
0级
2、项目活动的内容层次
（1）大型项目（Program） 也称项目群。 （2）项目（Project） 是大型项目的组成部分。一般是有独立完整的生命，有能交付的独立产品。 （3）子项目（Subproject） 是项目或大型项目中相互独立的一部分，通常是指外包给一个外部企业的一个单元。特性与项目相同。
1.1.1 项目管理的发展及应用
1、项目管理的起源 项目管理起源于建筑业； 横道图（甘特图）和里程碑系统是其重要工具； 当时主要应用于国防和航天项目，如曼哈顿原子弹研制计划。
（1）传统项目管理阶段（20世纪30年代以前） 此阶段还没有形成相对独立的项目管理体系和标准，产生了计划控制方法“干特图”、“里程碑系统”。案例有“埃及金字塔”、“万里长城”、“都江堰 ”等。 （2）近代项目管理阶段（20世纪40年代～70年代） 主要围绕“时间、成本、质量”三大目标开展，产生了“网络计划技术”、“关键路径法”、“计划评审技术”等方法，典型项目有“曼哈顿”和“阿波罗”工程。 （3）现代项目管理阶段（ 20世纪70年代以后） 初步形成了现代项目管理框架，标志是美国PMI标准委员会1984年制定的“项目管理知识体系指南”(PMBOK)。
参考书：
江金波著. 会展项目管理：理论、方法与实践，清华大学出版社，2014年2月第1版 胡芬主编. 会展项目管理，武汉大学出版社， 2014年1月第1版 武邦涛、柯树人编著. 会展项目管理，北京大学出版社，2010年3月第1版 程正中主编. 项目管理实训教程，清华/北京交通大学出版社，2012年6月第1版 杨小平等主编. 项目管理教程，清华大学出版社，2012年1月第1版

第八课会展管理课件

第八课会展管理课件

撤展时间控制 展品下架、打包、搬运 租用展具的退还 展品出馆控制 展位拆除 安保及保洁工作

116届广交会，200多 个特装展位获得“绿色特 装奖”荣誉称号
步骤 1 2
流程 归还租赁器材、用品 到现场办公室办理出馆证
3
4 5
相关单位佩戴撤展证进馆撤展 撤展完毕由现场办签字确认展位清洁、地面无损换 （如造成地面损坏，每平方米按500元赔偿，不足1 ㎡的按1㎡计算，标准展板损坏每张200元）
第100届广交会布展施工管理规定
三、开幕活动组织与管理 （一）作用 （二）内容
仪式、酒会、文艺晚会、主题报告会
（三）组织
邀请、时间、程序、资料和文稿

以长沙保时捷中心开幕盛典为例
四、展场服务管理 （一）现场注册（参展观众）
绿色通道、媒体通道、登记通道、 快速通道、一般通道
网上注册：第十届高交会专业观众
宴 会 式
剧 院 式
长 桌 式
课 堂 式
确定会议主题
确定会议名称
确定会议规模
明确会议组织机构
明确会议所需设备和工具
确定会议时间
确定与会者名单
选择会议地点
安排会议议程和日程
制发会议通知
安排食住行
准备会议文件材料
制作会议证件
制定会议经费预算方案
布置会场
会场检查
会前准备工作（启动、计划、前期实施）
一、会议现场注册管理 （一）注册材料 会议日程安排 相关资料 胸卡 请柬 票证 参会证书 资料领取清单
会议的内涵 » 会议是一种群体性的活动； » 会议是一种围绕特定目标而开展的活动； » 会议是一种组织有序的活动； » 会议是一种以口头交流为主要方式、以书面交 流和声像交流等为辅助方式的活动。 综合起来： 会议是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、 以口头交流为主要方式的群体性活动。

会展现场管理PPT课件

会展现场管理PPT课件

精品课件
15
九、新闻管理
一般来说，国内 1 万平方米以上的展览会都会在现场设立新闻中心 或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻 中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。 另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布 展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善 于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。
精品课件
4
展览会现场管理管理什么？
精品课件
5
展览会现场管理对成功地办好一届展览会至关重要，现 场管理做得不好会影响专业观众和参展商对展览会的满 意程度，直至影响整个展览会的品质。
精品课件
6
一、观众登记和入场管理
观众登记处—— 为了提高工作效率，绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众 和现场注册的观众分开，有些展览会还进一步将现场注册的观众分成 两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相 关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表， 然后再到登记处办理手续。
精品课件
13
七、证件管理
通常来说，在一次展览会中，主办机构至少要印制 6种证件，分别 发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和 协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉 宾（包括领导和演讲嘉宾）。
另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还 会使用停车证。如果展览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务 部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。
但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统 一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优 惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业 的规模大小来决定是否给予其优惠。

第八讲展会现场服务策划与现场管理-PowerPoint

第八讲展会现场服务策划与现场管理-PowerPoint
〔四〕制作安全小册子/标牌以及其他交流方式 〔五〕制定一个媒体管理方案 〔六〕预防“闹展〞
9、静夜四无邻，荒居旧业贫。。23.4.2423.4.24Monday, April 24, 2023
10、雨中黄叶树，灯下白头人。。23:31:0123:31:0123:314/24/2023 11:31:01 PM
开幕式酒会是展会的一项重要的公关活动，它可以很 好的促进办展机构与参展商、行业领导和其他有关方面的 关系。办展机构要事先筹划安排好就会举办的地点、时间、 酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。
开幕酒会是展会联络各方感情，与各方进行面对面沟 通交流的一种非常好的方式，因此需要精心筹划以达目的 。
16、业余生活要有意义，不要越轨。2023年4月24日星期一11时31分1秒23:31:0124 April 2023
17、一个人即使已登上顶峰，也仍要自强不息。下午11时31分1秒下午11时31分23:31:0123.4.24
看
专家告诉
第二节 会展布展与现场服务
四、 参展观众的统计
1、依据观众办理登记手续的内容进行统计 2、根据门票进行统计 3、参展商的客户统计
第八章 会展现场服务筹划与管理
第二节 会展布展与现场服务
练习题：
试分析ISPO在布展三环节中，如何表达 服务的理念？
第四节 会展现场的风险与安全管理
一、会展现场的风险类型 二、会展风险管理
第四节 会展现场的风险与安全管理
一、会展现场的风险类型
〔一〕从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人 为威胁
〔二〕从风险的内容可分为物质损失风险、财务损 失风险、法律责任风险、人员损失风险四类
第四节 会展现场的风险与安全管理

会展项目管理教学课件

会展项目管理教学课件
会展项目的定义与特点
详细描述
会展项目是指通过举办各类会议、展览、节庆、赛事等活 动，聚集参展商、观众和相关资源，以促进信息交流、产 业合作和文化交流为主要目的的项目。会展项目具有以下 特点
• 综合性
会展项目通常涉及多个领域和行业，需要整合各类资源， 包括场地、设施、人员、物流等。
• 复杂性
会展项目涉及多个利益相关者，包括主办方、参展商、观 众、媒体等，需要协调各方利益和需求。
风险评估
对识别出的风险进行评估，确定影响程度和 可能性。
风险监控与报告
持续监控风险状况，及时报告并调整风险管 理策略。
会展项目的收尾与评估
收尾工作
完成后期清理、结算和总结工作，确保项目圆满 结束。
经验总结
总结项目过程中的经验和教训，为今后的会展项 目管理提供借鉴。
ABCD
效果评估
通过数据分析和反馈，评估项目的实际效果和影 响力。
项目管理能够帮助组织者制定详细的项目计划，合理分配资源，确 保项目各个环节按时完成。
会展项目管理的重要性
• 提高项目质量
通过项目管理，可以对项目实施过程 进行全面监控，及时发现和解决问题 ，提高项目的整体质量。
• 控制项目成本
有效的项目管理有助于合理规划项目 预算，控制成本，避免超支和浪费。
• 提升客户满意度
2023 WORK SUMMARY
会展项目管理教学课 件
REPORTING
目录
• 会展项目管理概述 • 会展项目管理的核心要素 • 会展项目的管理流程 • 会展项目管理的关键技术 • 会展项目管理的挑战与解决方案 • 会展项目管理案例分析
PART 01
会展项目管理概述
会展项目的定义与特点

《会展项目组织管理》课件

《会展项目组织管理》课件

改ห้องสมุดไป่ตู้措施
提出合理的改进建议，优化会 展项目的设计和执行。
成功庆祝
庆祝会展项目的成功，并总结 经验教训，为下一次项目奠定 基础。
结论和要点
项目目标
明确会展项目的目标和价值，确保项目的顺 利实施。
持续改进
不断优化和改进会展项目的组织和管理，提 高项目的效果和产出。
团队合作
加强团队合作和沟通，共同应对挑战和解决 问题。
《会展项目组织管理》 PPT课件
会展项目的定义和重要性
组织过程
1
策划与设计
确定会展的目标和主题，设计展台布
预算与资源
2
置和展示内容。
制定预算方案，调配人力、物力和财
力资源。
3
合作伙伴
与相关机构和企业建立合作关系，共 同参与项目的实施。
基本原则
1 目标导向
2 沟通与协作
将会展项目的目标与组织的整体目标相结 合，确保项目达到预期效果。
建立良好的沟通渠道，促进内外部团队之 间的协作与合作。
3 灵活性与适应性
4 质量与风险管理
根据实际情况和变化，灵活调整项目计划 和执行方案。
确保会展项目的质量和安全，并及时应对 潜在的风险和挑战。
关键要素
策划与执行
制定详细的项目计划，并按 照计划执行各项任务。
人力资源
招募和培训合适的人才，确 保项目团队的专业素质。
供应链管理
管理和协调供应商，确保供 应链的顺利运作。
计划和执行
1
制定计划
根据项目目标和要求，制定详细的项目计划。
2
资源调配
合理调配人力、物力和财力资源，确保项目顺利进行。
3
筹备准备

会展项目策划与管理第八章会展现场管理与活动策划ppt课件

会展项目策划与管理第八章会展现场管理与活动策划ppt课件

25
思考题1
按照会展活动所包含的内容，主要将会展 现场管理分为哪些类别？
思考题2
展览现场管理主要包括哪几个阶段？

思考题3
简述会展危机管理RCRR模式。
此课件下载可自行编辑修改，供参考！ 感谢您的支持，我们努力做得更好！
展会现场管理工作安排 展会现场管理与服务内容 展览期间相关活动策划 会展危机管理与关系恢复
一、展会现场管理工作安排
展前布置 管理
展中现场 管理
会展现场工作 撤展管理
一、展会现场管理工作安排
展前布置阶段
1．设立场地前台接待 （1）负责参展企业报到登记。 （2）根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认。 （3）派发参展企业在参会期间的参会指南。 （4）进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况。 2．酒店接待处 （1）设立前台接待处。 （2）进行参展商住宿登记。 （3）住宿表要求：企业名称、房间号码、酒店联系电话、房主姓名。
一、展会现场管理工作安排
展前布置阶段
3．场馆现场协调工作 （1）负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工。 （2）对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作。 （3）为企业协调现场租赁业务。 （4）根据企业报名表，布置安排会场外的广告宣传（一般为参展企业
根据要求而设立的）。 4．交通运输安排及搬运工作 （1）企业运输展品的接待及装卸。 （2）搬运工作协调。
实训提示工作型 系组意 统织义 ，的 主工 要会作 在展， 于志教 提愿学 供者关 展服键 会务在 开小于 幕组让 式学 、生 接体 待验 与会 观展 众现 登场 记管 、理 参服 展务 商与 服管 务理 、
工作论结坛果观众引形导成等实相训关工现作场报管告理等现场服务与管理工作。

会展策划与管理PPT课件

会展策划与管理PPT课件
特点
会展具有信息交流、产业促进、 市场开拓、形象展示等多重功能 ，是现代服务业的重要组成部分 。
会展策划的重要性
01
02
03
提升产业竞争力
通过会展策划，企业可以 展示自身产品和技术优势， 提高市场竞争力。
促进信息交流
会展是产业信息交流的重 要平台，有助于企业了解 行业动态和市场需求。
推动经济发展
会展业的发展可以带动相 关产业的发展，如酒店、 餐饮、旅游等，对经济发 展具有积极作用。
度。
会展媒体合作
媒体关系建立
与各类媒体建立良好的合作关系，为会展提供新 闻报道、专题采访等宣传支持。
媒体渠道拓展
利用各类媒体渠道，如电视、广播、报纸、杂志 等，扩大会展的传播范围和影响力。
媒体监测与分析
对媒体报道进行监测和分析，了解媒体对会展的 关注点和评价，为后续营销推广提供参考。
会展风险管理
利用多种营销渠道，如广告、公关、 活动等，提高会展的曝光度和影响 力。
会展网络推广
网站建设与优化
建立专业、美观的会展网站，优 化搜索引擎排名，提高网站流量
和转化率。
社交媒体营销
利用社交媒体平台进行内容营销， 与潜在参展商和观众互动，提高
用户粘性。
网络广告投放
在相关网络平台投放广告，精准 定位目标人群，提高会展的知名
05
风险识别与评估
风险识别
对会展策划与实施过程中可能出现的 风险进行全面、系统的分析和判断， 包括市场风险、技术风险、财务风险 、组织风险等。
风险评估
对识别出的风险进行量化和定性评估 ，确定风险的大小、发生概率和潜在 影响程度，为制定应对措施提供依据 。
风险应对与控制

第八章 会展场馆管理与服务 《会展概论》ppt 课件

第八章 会展场馆管理与服务 《会展概论》ppt 课件
8.2.2会展配套服务
1)会议记录服务：会议记录服务主要指应会议主办方的要求对会议的过程进行速记，或者通过 摄像和录音设备，记录会议活动过程的服务，还包括编辑通告和发布会展简报的服务。会议记 录通常分为书面记录、音频记录和视频记录等三种。 2)会议资料处理服务：会议资料处理服务是指会议活动中会议资料的复制、装订、装袋、分发 等服务，还包括会议中提案和议案的整理、分类和报送等。 3)会展的调研和统计服务：会展活动中通常需要对展会的成交额、达成意向的项目金额等数据 进行收集，以了解会展活动的成效。会展场馆还应根据需要进行客户满意度调查，以了解客户 对会展场馆的设施、布置、服务管理等各方面的满意度，以便为提高自身的管理水平提供依据。
客户满意绩效指 标
与会人数及买家兴趣度 客户满意度 客户投诉率
回头客的比率
部门的满意程度
流程绩效指标
突发事件的处理速度
会展设施的完好率 客户意见反馈的速度和客户对场馆的满意程度
项目计划的可行性
新办展会的比例
新开发的展览服务项目比例
成长绩效指标 举办全国性或国际性展会活动的比率
8.2会展场馆服务的内容
第八章 会展场馆管理与服务
8.1会展场馆的含义、历史使命和经营目标
➢会展场馆是会展业发展的基础，作为会展经济发展的载体，会展场馆被誉为会展经济发展的 火车头。近年来我国会展场馆的建设如火如荼，就会展场馆的数量而言，中国占全世界第三， 仅排在美国和英国之后。总体上看，华东地区由于地域优势，会展场馆分布数量较多，西北部 地区的会展场馆数量较少。 ➢作为会展行业发展的硬件设施，会展场馆的地域集中程度是会展业发展的航标，会展场馆集 中的地区往往也是会展业发展的中心。会展场馆的区位布局对办展效率、办展效果、展会后会 展场馆经济效益的发挥和会展经济的协调发展，有着十分重要的意义。

会展项目的现场管理

会展项目的现场管理
• 其次，展览现场的物流管理工作十分繁琐，涉及了展览 所需物品的包装、运输、装卸、搬运等众多工作，需要 规划专门的运输通道并进行引导。
• 另外，还要加强对会展现场交通的疏导工作，包括现场 的交通工具、停车场及线路的规划等。
20
掌握现场观众流动的规律
（1）展馆关键区位形成的观众流
• 比如出入口处；主道；服务区等观众比较集中。
（2）力图提高会展档次
• 展区和展位的划分直接影响到参展商和观众对会展的印象； 而划分不好，会认为它档次不高、不专业，印象也不会好。
（3）方便观众参观
• 给予观众方便有利于会展贸易成交量的提高，提高会展在 观众心目中的地位。
10
（4）提高展出效果
• 展区和展位的划分对参展商和展出效果有直接的影响。因 此，展区和展位的划分既要符合展品的特点，也要考虑到 展位的搭建装饰效果，还要考虑到方便观众参观和集聚。
（5）便于会展现场管理和现场服务
• 展区和展位的划分不要留有闲置的展览死角，要注意展馆 消防安全，紧急时的人员疏散，方便展位的搭建和拆卸、 展品的进馆和出馆。
划分好展区和展位以后，要制作会展展位 平面图，并在图中标明各展区展位的具体位 置、展馆各出入口、楼梯以及现场服务点等， 使人一目了然。如图8-1所示。
2、会议场所的布置
• 包括与会登记区的布置、会场内座位的布局、主席台的 布置、同声传译室的布置、视听设备监控室的布置、新 闻采访拍摄区的布置、贵宾室的布置等。
• 合理布置会场主要考虑两大因素：
– 一是会议类型 – 二是会议规模
9
（二）展区和展位的划分
1、划分原则
（1）按专业题材划分展区
• 不仅可以使会展秩序井然，还有助于提高布展效率。

会展项目管理教学课件PPT

会展项目管理教学课件PPT
新世纪高职高专 会展类课程规划教材
大连理工大学出版社
第一章 会展项目管理概述
第一节 会展项目管理 第二节 会展项目管理的主要对象 第三节 会展项目活动组织管理模式
第一节 会展项目管理
【案例资料】
2010年福建5.18(海交会、商品交易会)将在新建成的海峡国际会展 中心举办。由于展出面积比上一届扩大数倍，组委会决定把汽车展也融 入这次会展中，并决定把汽车展的承办权委托给具有多年组织车展经验 的福州某某会展有限公司。主要目的是做汽车展示。
第一节 会展项目管理
四、会展项目管理知识体系
(二)会展项目时间管理
1
步骤
会展项目时间管理，就是确保会展项目按期成功举办的过程。具体 步骤：
首先，要制定会展项目的进度计划； 其次，跟踪检查进度计划； 然后核对计划与实际完成情况之间的差异； 最后，调整资源、工作任务等，以保证会展项目的进度实现。
第一节 会展项目管理
计划包括三个步骤： 制定项目团队将要实现的目标。 制定和决定实现这些目标所要采取的行动方案。 决定如何分配项目团队所拥有的资源以实现组织目标。
第一节 会展项目管理
三、会展项目管理的基本职能
(二)组织
组织是把会展项目营运过程中的各个要素、各个环节和各个方面， 从工作分工和协作，从会展的观众组织到信息组织，从营运过程的空间 和时间的相互联结等，科学地组织成一个有机的整体，从而最大限度地 发挥它们的作用。而会展项目的组织职能，主要是指项目管理者建立一 个组织成员之间能够互动和合作关系结构以实现项目目标的过程。组织 职能所要解决的问题主要包括：
第一节 会展项目管理
一、会展项目
(二)会展项目的概念
会展项目就是以会展活动为管理对象的复杂性、敏感性强的 新型项目形式；是会展活动相关组织聚集各方力量，利用有限的 会展资源在规定的时间内完成展示、交易、会议、企业或地方形 象推广以及各类活动的项目。

会展运营管理完美版PPT

会展运营管理完美版PPT

三、参展商的展台工作 1〕参展商的展台接待工作 2〕宣传资料和纪念品的发放 3〕业务洽谈工作 4〕展品演示及现场销售 5〕展台记录和市场调研
四、 办展机构的现场咨询效劳与协调工作
1〕专业观众登记
★ 设立位置：通常会专门在展出现场出入口 附近区域设立
道。
专业观众登记处和观众登记通
★作用：为观众参观、观众信息咨询、观众 与参展商进行贸
6〕知识产权保护。 7〕闭幕准备工作。 8〕提供其他关联效劳。
五、突发事件管理
1 紧急医疗 〔1〕制订各种预防应急措施。 场安排医疗人员。
〔3〕保持任何时间的联络通畅，如有紧 急
情况发生，立即安排救护并送医院 急救。
2 火灾防范
〔1〕 应做好展出期间各阶段的消防检查， 〔2〕应重点检查消防设施是否完好，同时检
→ 展品进场布展期间 间
→ 展出参观期
→ 闭馆期间
→ 撤展期间
六、 配套活动的组织
→ 较常见的配套活动：
论坛、新产品推介会、技术交流会、研讨会、 比赛、娱乐活动和各种表演等。
→ 作用：
它们是展览会的有益补充，一般办展机构都 会积极安排和协调，以保证展览会取得更好效果。
1 开〔闭〕幕酒会。 2 技术交流会、研讨会。 3 表演、比赛和其他娱乐活动。
2．注册分工 〔1〕预先注册。 〔2〕现场注册。 〔3〕领取会议文件。
3．现场注册的时间 不同规模的会议现场注册的时间安排不尽相
同。
4．注册数据的处理
二、会议社会活动的安排 会议社会活动是会议工作中非常重要的一局部，
→参展商只能在自己的展位派发各种资料，不 得在他人展位和通道上派发，也不得在通道 上摆放宣传品和宣传资料。
→办展机构一般要负责展场公共区域的清洁卫 生，展出期间以及每天闭馆后派出相关人员 清洁和清扫这些区域，同时向参展商提供展 位清洁有偿效劳。

第八章-会展项目的现场管理PPT课件

第八章-会展项目的现场管理PPT课件
会展项目的现场管理就是会议或展览主办方对会展活 动的现场及周边环境实施的总体管理。
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第8章
3、现场管理的意义
（1）保障会展项目的正常进行
从准备阶段的会场布置、展台搭建、展商报到，到开始阶 段的开幕式、观众和与会者的登记、现场服务、各类社会 及专业活动，再到会展结束阶段的会场善后、会议文件整 理及撤展管理。
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第8章
现场观众控制的方法
(1)根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景 、展馆的条件来设计、布局、标志引导。
(2)通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类 为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望 的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
(3)通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展 台的布局等。
一般在此之前召开撤展会议，将撤展的相关计划 和方案通知各方及各展位负责人，统一协调撤展 工作的展开。
在会展结束后，要做好善后工作，如有序疏散与 会人员、整理会议资料、检查设施设备、归还租 赁物品、清理会场等，使会展活动圆满完成。
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第8章
撤展管理
撤展期间的主要现场管理工作
工作项目 拆除展台
工作标准
（2）取得最佳的会展活动效果
会展现场及环境管理做得不好会影响整个会展活动的品质。 会展的圆满举办还离不开会务服务公司、搭建商、运输商、
餐饮公司、广告媒体等服务供应商的合作和支持。
（3）体现会展管理的组织水平
管理对象不仅涉及会议代表、与会者、参展商、客户商和 各类服务商，还包括各种设备物件、各项管理和服务细节。
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第8章
（四）加强施工现场检查
在会场布置、展览布展期间，从事会议设计、展台设 计搭建的企业成分复杂，因此，整个会展活动期间， 会展中心或主办方都需要有专人负责值班、巡视，做 好施工现场的监控和管理，保证施工安全，若发现事 故“苗头”要及时阻止、排除。
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会展项目的现场管理就是会议或展览主办方对会展活 动的现场及周边环境实施的总体管理。
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第8章
3、现场管理的意义
（1）保障会展项目的正常进行
从准备阶段的会场布置、展台搭建、展商报到，到开始阶 段的开幕式、观众和与会者的登记、现场服务、各类社会及 专业活动，再到会展结束阶段的会场善后、会议文件整理及 撤展管理。
会展项目现场管理不但包括会展目标效益管理，还包 括会展资源、人力配置、参展与会人员的组织协调、现 场环境及文明的管理。
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第8章
（三）群体性管理原则
会展项目的现场管理综合性强，内容多，必须依靠 项目团队中每一位成员的合理分工及有效合作。 群体性管理的原则就是要求重视每一个人员、每一 个岗位，发挥每一个人的主观能动性。
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第八章 会展项目现场管理
第一节 会展项目现场管理的意义 第二节 会展项目现场管理的原则与内容 第三节 现场管理的方法与措施
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第8章
第一节 会展项目现场管理的意义
1、会展现场
现场是执行或实施展示、展出各个环节的操作时段， 地点以主办方开始启用后的场馆为主，也包括其他相关 涉及的场所，如运输拆卸场地等。
1、会展现场服务的基本要求
基本要求可归纳为以下四点： ➢ 一是以客户为中心； ➢ 二是细节决定成败； ➢ 三是以真诚换取信任； ➢ 四是树立全程服务思想。
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第8章
2、会展服务礼仪的基本规范
(1)热情周到、观察入微
(3)坦诚相待、守时守信
(2)以人为本、礼貌先行
(4)专业扎实、表达得当
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第8章
第二节 会展项目现场管理的原则和内容
一、管理原则
（一）基础性管理原则
会展项目管理涉及多项基础性工作：会议场所的布置、 会议设备的管理、会议活动的组织、展览区域的划分、 展台的设计布局、展品的登记管理、会议代表及展商的 接待、现场环境的保洁、秩序管理、安全检查等。
（二）综合性管理原
（5）便于会展现场管理和现场服务
展区和展位的划分不要留有闲置的展览死角，要注意展馆 消防安全，紧急时的人员疏散，方便展位的搭建和拆卸、 展品的进馆和出馆。
划分好展区和展位以后，要制作会展展位平面 图，并在图中标明各展区展位的具体位置、展馆各 出入口、楼梯以及现场服务点等，使人一目了然。 如图8-1所示。
2、会议场所的布置
包括与会登记区的布置、会场内座位的布局、主席台的 布置、同声传译室的布置、视听设备监控室的布置、新闻 采访拍摄区的布置、贵宾室的布置等。
合理布置会场主要考虑两大因素：
➢ 一是会议类型 ➢ 二是会议规模
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第8章
（二）展区和展位的划分
1、划分原则
（1）按专业题材划分展区
不仅可以使会展秩序井然，还有助于提高布展效率。
会展功能是人组织物、陈列物，物招引人、服务人的整 体活动。
会展的时效性是指会展空间设计受特定时间的制约，表 现为三维空间和时间的交集，构成“时—空”交融的多维 空间。如图8-2所示。 会展空间的布设还必须充分
考虑贯彻人本化理念，讲究 人本化艺术。
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第8章
2、人本化对布展的要求
（2）取得最佳的会展活动效果
会展现场及环境管理做得不好会影响整个会展活动的品质。 会展的圆满举办还离不开会务服务公司、搭建商、运输商、 餐饮公司、广告媒体等服务供应商的合作和支持。
（3）体现会展管理的组织水平
管理对象不仅涉及会议代表、与会者、参展商、客户商和各 类服务商，还包括各种设备物件、各项管理和服务细节。
（四）动态性管理原则
由于会展项目所处的环境是复杂而不断变化的，会 展现场管理和服务具有不确定性的特征。因此，应 根据实际情况实行动态管理，以不断适应变化了的 情况。
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第8章
二、会展现场管理的要求
展会现场管理是对展会期间各种工作的计划和管 理，现场服务是其最有表现力的环节，是展会成 功与否的直接体现。
不能遮挡消防栓、赌塞消防和安全通道、遮挡配电箱等。
（4）适应参观人流的规律
一般来说，参观人流的形成和流动都一定的特点和规律。
（5）合理安排展览的功能服务区域
安排一些如登记处、咨询处、洽谈区、休息区、新闻中心等Hale Waihona Puke 能 服务区域。最新.课件 13
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（三）会展空间布设的人本化
1、人本化是最好的布展艺术
现场包括室内外场馆及其配套活动场所与设施，如 会展场馆的门禁系统、馆区连接通道、贵宾接待室、 开（闭）幕典礼及相关活动场所、休息场所、餐饮 场所、卫生间、停车场等。 会展现场就是从会展开始布展、开幕、开放展览、观
众参观直到会展闭幕后撤展所涉及的场地及环境。
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第8章
2、会展项目现场管理
进场布置的第一天到展览结束撤馆结束的这段时间内， 展览主办方对参展商、搭建商、运输商等各类服务商 在内的各实施单位在现场按原有计划进行有序的协调、 监督和管理，以及对参展商、观众在现场所发生的一 切需求所进行的协调服务和管理。
（2）力图提高会展档次
展区和展位的划分直接影响到参展商和观众对会展的印象； 而划分不好，会认为它档次不高、不专业，印象也不会好。
（3）方便观众参观
给予观众方便有利于会展贸易成交量的提高，提高会展在观 众心目中的地位。
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第8章
（4）提高展出效果
展区和展位的划分对参展商和展出效果有直接的影响。因 此，展区和展位的划分既要符合展品的特点，也要考虑到 展位的搭建装饰效果，还要考虑到方便观众参观和集聚。
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第8章
展位平面图
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第8章
2、应注意的问题
（1）注意统筹兼顾
最大限度地兼顾办展机构、参展商、观众以及社会服务商各方面 的利益和便利性。
（2）因地制宜
要充分考虑到展馆的场地条件，因地制宜设立合理的展位数量， 提高使用率，尽量使所有的展位都面向观众。
（3）避免遮挡展馆的服务设施
3、会展服务礼仪人员的素质要求
(1)具备团队合作精神
(3)自信进取
(2)精力充沛
(4)解决问题的能力强
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第8章
三、管理内容
（一）合理规划会展场地
1、展览场地的规划
指对会展场地的平面划分，包括对展览展示区、登记与 咨询区、接待和洽谈区、休息区、办公区、储存区参观路 线、消防通道等的合理划分与布局。