最新三级秘书资格培训教程(4)(精品)

第一章会议管理第一节会前筹备学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。

学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。

一、会议筹备方案的拟订(一)、会议筹备方案的内容1、确定会议的主题与议题；2、确定会议的名称；3、确定会议的议程；4、确定会议的时间和地点；5、确定会议所需设备和工具能满足会议的需要；6、确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作；7、确定会议与会代表的组成；8、确定会议经费预算；9、确定会议住宿和餐饮安排；10、确定会议的筹备机构。

(二)、会议筹备方案的作用1、确保会议的周密组织；2、确保会议服务质量和沟通协调到位；3、确保领导的意图得以贯彻执行。

(三)、电话会议及视频会议的知识1、电话会议1) 电话会议交流信息的特点A.方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的。

B.缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息。

C.可以搭配使用其它通信方式。

D.适用于分公司不远、规模不大的企业。

2)电话会议信息工作的要求A.准确发出开会信息。

B.认真分发会议书面信息材料。

C.合理安排会场信息传输设备。

D.按时接通电话。

E.通报出席情况。

F.做好会议记录。

2、视频会议1)视频会议的特点A.实现声音和图像同时传送。

B.打破空间的限制。

C.节省时间、费用。

D.交流效果较好。

E.局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛。

2) 视频会议信息工作的要求A.发出开会信息。

B.分发文件信息资料。

C.布置会场。

D.设置与检查会场信息传输设备。

E.做好会议信息准备。

F.采用先集中后分散的形式。

G.汇总情况信息。

(四)、远程会议筹备方案的特点1、节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短；2、筹备会议方案时应先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等；3、会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论；4、专人负责远程会议设备。

会议筹备方案的拟订内容：1确定会议的主题和议题2名称3时间和地点(会场大小适中、交通方便、环境适合、附属设施齐全如：设备停车场、场租合理)4与会代表的组成5议程6所需的设备和工具7文件的范围以及文印或复制工作8住宿和餐饮安排9经费预算10会议的筹备机构与人员分工。

（总指挥（或秘书长）整个活动的总负责、总协调；副总指挥（或副秘书长）协助总指挥，负责常务工作；宣传策划组会议形式、发奖形式、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划；会务组负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等；秘书组会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编1、1会议议程主管副总经理主持2会议议题3会场设备和用品准备公司前台秘书4会议材料准备总经理办公室5会议服务工作行政部综合协调2、1会议召开办法2会议筹备工作3会议食宿4会议经费5开幕式拟请公司总裁讲话作用：1确保会议的周密组织2服务质量和沟通协调到位3领导的意图得以贯彻执行。

电话会议：交流信息的特点1方便灵活，准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最少的，更能激发创造性思维，容易修正自己的观点2缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息3为了提高电话会议的效率可搭配使用其他通信方式4适用于分公司不远规模不大的企业信息工作要求 1准确发出开会信息，说明是否设分会场，强调准时到会2认真发放会议书面信息材料3合理安排会场信息传输设备4按时接通电话5互相通报出席情况6做好会议记录7做好讲话准备视频会议：特点1打破了空间的限制2节省时间、费用3实现了声音图像同时传送4交流效果好4适用于布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施5局限：初始准备时间较长，投入成本高，没用面对面的互动效果，交流不够深入广泛信息工作要求1发出开会信息2分发文件信息资料3布置会场4设置与检查会场信息传输设备5做好会议信息准备6采用先集中后分散的形式7汇总情况信息远程会议筹备方案特点 1远程会议具有节省时间和金钱,使用录音带做永久记录,交流更加直接,简短的优点 2应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务,并提前一周与电信会议服务公司预约,明确提出自己的要求,并提前将会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等告诉服务公司3提前向客户发邀请并确认4会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者 5要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常摆放是否符合要求6会议主持人应做好会议进程的引导工作，提高座谈会的效率会务机构分工的要求：会务机构分工主要指会议组织部门和人员落实。

专业秘书训练教程专业秘书训练教程为了帮助秘书职位的求职者或从业者提升自己的专业能力，我们编写了这篇秘书训练教程。

本教程将提供一系列的培训建议和实用技巧，帮助你成为一名出色的秘书。

第一部分：基本技能1. 沟通能力秘书作为组织的沟通纽带，具备良好的沟通能力至关重要。

这包括书面和口头沟通能力。

为了提升书面沟通能力，建议多阅读与写作，并积累常用的商务词汇和行业术语。

对于口头沟通能力，要学会清晰、准确地表达自己，善于倾听他人，并能够妥善处理各类沟通难题。

2. 建立关系和合作能力作为秘书，与不同层级的员工和外部合作伙伴保持良好的关系至关重要。

通过主动建立联系，礼貌待人，尊重他人的观点和意见，建立合作关系。

此外，你还应该具备团队合作的能力，能够与团队成员一起协调合作，完成团队目标。

3. 时间管理能力在繁忙的工作环境中，秘书必须具备优秀的时间管理能力。

为了提升时间管理能力，你可以学会制定优先级，合理安排工作日程，并使用专业的时间管理工具。

此外，养成良好的工作习惯，如准时上班、按时完成任务等，也可以帮助你更好地管理时间。

第二部分：技术能力1. 学习办公软件如今，办公软件已成为秘书工作中不可或缺的工具。

熟练掌握办公软件，如Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint）和各类日常工作软件，对于提高工作效率至关重要。

你可以通过参加培训课程、自学或在线教育平台学习这些软件。

2. 数据处理能力秘书经常要处理大量数据，包括会议记录、客户资料、预算和财务报表等。

因此，你需要学会收集、整理和分析数据，并能够以清晰、简洁的方式呈现。

提升数据处理能力的方法包括学习数据分析工具，如Excel和数据库管理软件，以及加强数据处理和报表撰写技巧。

第三部分：专业知识1. 行业知识作为秘书，了解所在行业的基本知识和趋势非常重要。

你应该学习相关的行业标准、术语和概念。

阅读行业刊物和新闻，关注行业动态，并与同行进行交流，有助于不断积累行业知识。

秘书资格会议管理辅导重点模拟试题一（一）案例分析题示例录像人物：高叶总经理助理王民宏远公司总经理谭平总经理办公室文员刘建设备采购部经理孙悦设备采购员陈宏财务总监物品：采购方案、领导任务单、政府采购任务书、会议室一间、来访者登记卡样板、布告板一个、企业产品宣传册若干、小型会议条幅（公司办公设备和家具采购方案协调会）情景一（公司会议室）（高叶主持一个协调会，后面挂着会标，到会者有谭、刘、孙、陈、苏）高：今天我们来开一个协调会，两天前王总给我下达了一个任务单，我公司的接待区需要重新装饰，为了适应公司的发展需要，我们首先碰一下接待区所需采购的各种物品，在此基础上，写出采购方案，做出采购预算。

事先我已请行政部和总经理办公室广泛征求公司各部门的意见，现在我们将情况汇总一下。

我先提醒大家几点，我们需要采购的物品要充分考虑实际的需求和与原来设备的匹配，同时要考虑到公司财务承受的能力，以及售后服务等问题。

谁先谈谈？苏：公司要对接待区重新布置，我们尽可能让它比较完善，现在需要增设欢迎来访者的信息板，一般的布告板，如果可能应建立来访者卡、证的登记系统，并要在合适的位置安装录像探头等监视系统，还有各种展示架和资料报刊架。

高：非常好，请你们将需要订购的物品写成书面报告提交上来，为制定整体的采购计划提供资料。

孙：我们在制定采购预算之前需要对多家供货商进行比较，要充分比较设备的性能、价格、付费方式。

高：还要考虑交货时间和有关售后服务问题。

公司考虑将公司的采购项目参与到由市政府采购中心主持的公开采购的活动中去。

苏：昨天我已经将准备提交采购中心的任务书上报给了总理经办公室。

高：我看了，但是中间还有一些问题，比如你没有写清招标文件发售的具体时间和地点，询标的具体时间与地点。

苏：是吗，那可能是钟秘书他们疏忽了。

我让他们重做一份尽快报总经理办公室。

高：请你们同时将政府采购的招、投标程序写出一份报给我。

陈：关于办公设备和用品的采购经费事先一定要做出详细的预算，公司最近流动资金比较紧张，因此，接待区的重新装饰和布局应该立求简洁、实用，有些一时达不到的功能不必强求。

秘书资格考试：秘书三级必看题库知识点1、单选()反映着人的整体道德素质。

A、职业道德B、文明C、礼貌D、人品正确答案：A2、单选上市公司的董事会秘书负责()。

A.总经理的日常工作安排B.董事会（江南博哥）的表决事宜C.股东大会的筹备D.起草公司合同正确答案：C3、多选职业道德的特征是()。

A.内容上的持续变动性B.范围上的相对有限性C.形式上的普遍单调性D.执行中的权威强制性正确答案：B, C4、多选通过会议总结可实现对会议工作的()管理。

A、制度化B、程序化C、科学化D、法制化正确答案：A, B, C5、单选在文书处理中，对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考，这是()。

A、文书承办B、文书协办C、文书注办D、文书批办正确答案：B6、单选对会议的评估应做到()。

A、淡化宣传B、避免定论C、科学高效D、澄清事实正确答案：D7、多选下面对提高电话会议效率有益的做法包括()。

A.严格限定发言人员的时间B.让参会人员畅所欲言C.搭配使用其他通信方式如传真、电子邮件D.让参会人员提前达到正确答案：A, C, D8、单选信息利用中可使用跟踪卡记录()A、信息内容B、签收人姓名C、信息价值D、信息借阅情况正确答案：D9、单选张勇的日工资是80元，2006年10月1日至7日，公司安排她在这7天加班且未安排补休。

根据劳动法的规定，公司除应向张某支付每日80元工资外，还应支付()加班费。

A、800元B、560元C、1120元D、1360元正确答案：A10、单选下列所得税中，以总收益额为征税对象的是()。

A、企业所得税B、个人所得税C、外资企业所得税D、农业税正确答案：D11、单选对信息进行综合分析和归纳提炼，从而获得高层次信息的工作是()A、信息归纳B、信息综述C、信息汇集D、信息开发正确答案：D12、多选我国社会主义职业道德建设可以吸收借鉴的资源有()A、儒家伦理思想B、欧美国家的职业道德C、日本企业的职业道德建设经验D、新民主主义时期的革命道德传统正确答案：A, B, C, D13、多选职业纪律包括()。

试题与考点分析一、课程内容秘书国家职业资格考试三级采用中央广播电视大学出版社出版的，全国统一鉴定考核教材《秘书国家职业资格培训教程》，包括《秘书国家职业资格培训教程-基础知识》和《秘书国家职业资格培训教程-三级秘书》。

这里我们主要讲《秘书国家职业资格培训教程-三级秘书》，这本书主要涉及的是秘书工作要求：会务管理、事务管理和文书拟写与处理三章。

其中会务管理分为会前筹备、会中服务、会后落实；事务管理包括接待、办公环境管理、办公室日常事务管理、办公用品管理、信息管理；文书拟写与处理文书拟写、文档管理、收发文处理。

需要注意的是，在课程内容上，高一级别涵盖低一级别。

二、新旧教材对比按照2006年制定的《秘书国家职业标准》的要求，在工作要求部分：基于秘书业务工作总体构成的逻辑性和关联性，修改的内容以办文、办会、办事三个主要模块构成，而且三个模块都力求将工作技能细化、具体化，从而形成清晰的工作流程，以利于学员建立对秘书工作内容的整体认知。

新教材的一个显著变化就是，纠正了原有教材级别划分上的不科学、不连贯的缺点，对各级别的技能水平有了比较明显的层级要求。

我们可以将三级秘书理解为相当于办公室主任的职业角色。

这有助与我们体会不同秘书的职业要求。

三、命题特点秘书国家职业资格考试涵盖了教材所有章节的内容，体现了全面考核的特点。

考试重在评价考生是否具备秘书职业的基本能力；是否具有扎实的专业知识及实务操作和判断力。

命题侧重基本知识和基本技能的理解和掌握，注重相关知识对技能的支撑作用，强调技能与工作实践的内在联系。

此外，近年的秘书国家职业资格考试还体现出如下特点：1、题量大，知识点覆盖面广秘书国家职业资格考试分为卷册一、卷册二，每卷都有多种类型的题目。

如卷册一理论知识，一般是125道选择题，有关秘书工作要求占到70%左右。

这些试题分布广，涉及的的考点多，几乎是“章章有题目，节节有覆盖”。

而卷册二操作技能试卷，则完全是秘书工作要求的应用性考核。

第一章会议管理第一节会前筹备一、会议筹备方案的拟订1、会议筹备方案的内容；（1）确定会议的主题与议题，（2）确定会议的名称，（3）确定会议的议程，（4）确定会议的时间和地点，5、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要，6、确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作，7、确定会议与会代表的组成，8、确定会议经费预算，9、确定会议住宿和餐饮安排，10、确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工2、会议筹备方案的作用：（1）确保会议的周密组织，（2）确保会议服务质量和沟通协调到位，(3）、确保领导的意图得以贯彻执行3、电话会议及视频会议的知识：（1）电话会议：电话会议适用于规模不大、办公地点相对集中的企业。

★电话会议交流信息的特点：方便灵活、准备时间短，回复迅速，花费最少，★★电话会议缺少身体语言，难以进行互动交流，而且缺少文本，难以传递大量细节信息。

★★★为了提高电话会议的效率，可以搭配使用其他通信方式，如传真，电子邮件，增进信息的传输与交流。

★★★★适用于分公司不远、规模不大的企业。

★★电话会议信息工作的要求：准确发出开会信息、认真分发会议书面信息材料、合理安排会场信息传输设备、按时接通电话、互相、通报出席情况、做好会议记录(2)视频会议：1）视频会议的特点：①实现了声音和图像同时传送、②打破了空间的限制、③节省时间和费用、④交流效果好、⑤视频会议的局限：初始准备时间较长，初始投入成本较高，交流不够深入广泛2）视频会议信息工作的要求：①发出开会信息②分发文件信息资料③布臵会场：主会场和分会场都要悬挂会标，突出会议主题，同时便于电视宣传报道④设臵与检查会场信息传输设备⑤做好会议信息准备⑥采用先集中后分散的形式⒋远程会议筹备方案的特点：⑴远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点⑵远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、参加会议人数、与会人员的电话号码、主持人姓名等⑶会议程序、议程及其他资料必须尽量寄给与会人员，以便他们有时间准备会议讨论⑷远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求5、会务机构分工的要求：⑴要根据会议的规模和类型组织人员队伍⑵会务机构要分工明确，责任到人⑶加强协调，定期沟通6、会议筹备方案的制定工作程序：⑴组建会议筹备委员会、⑵分成筹备小组⑶形成筹备方案⑷领导审核方案7、注意事项：⑴会议准备工作的基本要求：①充分②周密③安全8、会议座位安排的方法：⑴较大型会场的座次安排可采取大小方形和半圆形，大小方形适合于大型的代表会议、纪念性会议、布臵工作会议等，小方形中就做的是领导者，大方形中就做的是与会人员⑵中小型会议的座次安排：一些中小型的办公会、专题会、研讨会一般在会议室或临时设臵的会客室进行，可摆放成方拱形、半月形、椭圆形、圆形、长方形和T字形等，这些形式可使与会人员坐得比较紧凑，便于讨论和发言9、主席台座次安排：⑴依职务高低和选举的结果安排座次，植物最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列⑵为工作便利起见，会议主持人有时需要在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座⑶在主席台的桌上，于每个座位的左侧放臵姓名台签二、检查会务的筹备情况⒈会务筹备情况检查的主要内容⑴会议准备是否充分⑵会议期间能否排除各种干扰⑶环境条件与用品准备⑷文件材料的准备情况⑸会场布臵情况的检查⑹会议保卫工作的检查⑺检查的其他内容⒉会务筹备情况检查的方法⑴听取会议筹备人员的汇报：会议开始之前，人财物各方面都要准备好。

模考吧网提供最优质的模拟试题，最全的历年真题，最精准的预测押题！秘书学(三级)考试试题(四)一、单选题（本大题7小题．每题1.0分，共7.0分。

请从以下每一道考题下面备选答案中选择一个最佳答案，并在答题卡上将相应题号的相应字母所属的方框涂黑。

）第1题下列关于勤劳和节俭的几种说法中，你认可的是( )。

A 个人生活要勤俭，单位之事不多管B 只讲勤劳不尚俭，好比手端没底碗C 心计巧妙睡天明，勤劳节俭事不成D 勤劳节俭旧传统，多挣钱多花社会【正确答案】：B【本题分数】：1.0分第2题对于那些总是按部就班做事的人，我( )。

A 喜欢与之共事B 不喜欢，但能够合得来C 不理解他们为什么要这样做D 没有什么感受【正确答案】：B【本题分数】：1.0分第3题如果你是商场营业员，一位顾客连续试了好几套服装也没买。

对此，你的感受是( )A 失望B 顾客真挑剔C 没关系模考吧网提供最优质的模拟试题，最全的历年真题，最精准的预测押题！D 很正常【正确答案】：未知【本题分数】：1.0分第4题如果因为一件小事错怪了别人，你一般( )。

A 心里觉得过意不去，会主动道歉B 心里愧疚，但碍于面子，难以启齿说“抱歉”C 认为没必要小题大做，下次注意就行D 找机会沟通一下，争取得到对方的谅解【正确答案】：未知【本题分数】：1.0分第5题以下关于职业选择的说法中，正确的是( )。

A 职业选择是个人的事，与社会发展要求有关B 人们有选择职业的自由，但不等于可以随心所欲地选择职业C 职业选择自由与“干一行，爱一行，专一行”相矛盾D 树立职业理想容易导致人们在择业上不顾社会需求【正确答案】：未知【本题分数】：1.0分第6题对社会上某些从业人员频繁“跳槽”的做法，我认为是( )。

A 缺乏职业技能的表现B 缺乏职业责任感的表现C 有职业理想的表现D 有强烈职业责任感的表现【正确答案】：未知模考吧网提供最优质的模拟试题，最全的历年真题，最精准的预测押题！第7题下列体现办事公道的做法是( )。

秘书国家职业资格（三级）核心讲义第3章办公室事务管理考点梳理1．了解办公布局的种类和设计不同办公布局的程序，了解改进日常办公事务工作程序和处理突发事件的原则和工作流程，了解办公资源管理的基本方法。

2．掌握各种办公模式的概念、管理方法和优缺点以及设计办公结构和布局需要考虑的因素。

3．掌握督察工作的程序和办公室工作目标管理的内容，能够制订工作计划和承办周期，掌握突发事件的预防和应对措施。

4．掌握办公用品与设备的采购程序和编制采购预算方案的程序。

一、办公室环境管理（一）选择办公模式1．类型（1）在家工作模式在家工作模式是采取在家工作模式，可解决办公场所的拥挤，交通上的耗时等问题。

适用于科研人员、无需与其他员工或客户接触的人员。

（2）弹性时间工作模式弹性时间工作模式是在征得领导同意的情况下，选择上下班时间，其工作时间累计计算，达到法定工时标准即可。

适用于不经常与外界和客户接触的部门。

（3）兼职工作模式兼职工作模式指一人与多家单位以合同的形式确认兼职期限、任务和报酬，担任多项工作任务。

（4）定期合同制工作模式定期合同制工作模式，指为完成某项任务与专门技术人员签订合同，明确其权利义务直到完成任务，可采用承包形式。

适用于有一定专业技术或有承担某项特定任务能力的人员。

（5）交叉工作模式交叉工作模式指，两人共同承担一项工作，要求有一段重叠的工作时间用以交换工作。

通常每人工作半周，也可夜、白班交替。

（6）远程工作模式远程工作模式指通过电话、计算机等现代工具向工作人员发布工作指令。

适用于与客户不经常打交道的人员。

（7）虚拟办公模式虚拟办公模式指，管理者和工作人员通过电话和计算机等现代工具监督、完成任务的工作模式。

只要有计算机即可进行操作。

（8）临时办公桌模式一些无需正常上班的人员由于无固定办公桌而使用手推车放置文件，这种模拟办公桌的办公模式即临时办公桌模式。

（9）项目团队工作模式项目团队工作模式指，一定工作人员组成一个团队完成一个项目，任务结束，团队解散。