采购订单管理的跟单和催货

公司采购订单跟踪制度规范1.1订单跟踪工作规范订单跟踪工作规范第1章总则第1条目的为了规范订单跟踪工作，提高订单跟踪效果，特制定本规范。

第2条审批权限1.采购总监及总经理负责审批元以上的订单处理工作。

2.采购经理负责审批元以下的订单处理工作。

第2章采购跟单总体要求第3条跟踪过程订单发出后，采购专员需要跟踪整个过程直至收货入库。

第4条跟踪要求1.采购专员应完成企业规定的以及自购的订单跟踪任务。

2.采购专员全面统筹安排所负责的各个订单的跟踪工作，不可遗漏。

第5条处理审批采购订单的取消、违反合同以及其他未规定处理规范的问题的处理方案应由相关权限审批人审批后方可执行。

第6条行为规范跟单员必须保持对供应商的尊重，在跟单过程中必须注意自己的言行举止，自觉维护企业的良好形象。

第3章订单跟踪处理规范第7条订单分类汇总1.采购专员必须整理好所负责订单，将订单信息填入“订单信息汇总表”中，确保每一订单都可查询。

“订单信息汇总表”如下所示。

订单信息汇总表2.采购专员将负责的采购订单按照订单跟踪类别分类，便于进行供应商分级跟踪管理(参照《供应商分级跟踪管理制度》)。

第8条订单执行情况跟踪1.采购专员应跟踪订单处理的整个过程。

2.采购专员按照企业《订单状态跟踪管理制度》跟踪采购订单。

第9条企业取消采购订单的处理1.原则上，采购部不能取消订单。

如因企业内部某种原因，确实需要取消已发出的订单，采购专员应依据领导审批权限向领导申请取消订单。

2.对于企业单方面取消订单或供应商可能提出取消订单的问题，采购专员应按照以下程序处理。

(1)采购部预先提出有可能出现的问题及可行的解决方法，并由采购专员编制《××取消订单处理方案》。

(2)采购经理或采购总监在权限内审批《××取消订单处理方案》。

(3)采购专员执行《××取消订单处理方案》。

3.依照合同规定取消订单的，采购专员无需请领导审批。

跟单催货说话技巧
一、一定要积极主动：
1、首先要做到谦虚、亲切、热情；
2、注意语气的调节，应口头语言礼貌有礼；
3、能够表达出对客户的信任和尊重；
4、在沟通中尽量减少催货的次数，应当尽快向客户提出解决方案。

二、要给客户空间：
1、要在跟单前，了解客户的要求和物流情况，以便有效地跟踪催货；
2、在沟通中，避免过分强调催货，而是从客户的角度出发，为客户提供有效的建议；
3、避免一味纠缠和追究客户的订单或交货期，而是要给客户留有反应和活动的空间；
4、合理提出解决方案，客户可以更加容易理解。

三、及时询问和反馈：
1、在催货的过程中，及时询问客户的要求及运输进度，以便及时反馈信息给客户；
2、在催货中，及时向客户报告物流进度，让客户对待货运的情况和订单有所了解；
3、除此之外，还可以及时准确提供物流信息，让客户对货物的到货有个大致的了解；
4、及时询问客户货物状况和质量，并能及时反馈客户的反馈意见。

四、要注意言行一致：
1、言行一致，也就是说，无论是口头沟通还是书面沟通，都要保持言行的一致性；
2、催货过程中，依旧要保持亲切、有礼、谦虚的态度，避免低声把爱、恶意、威胁等情绪投射给客户；
3、保持催货的有条不紊，给客户清晰的订单行为指引，从而避免混乱情况的发生；
4、如果客户拒绝此类催货，也要及时与客户联系，以客户的需求为核心，提供更好的售后服务。

跟单员的常见工作流程及内容
跟单员是负责处理和跟踪公司之间采购和销售的专业人员。

他们扮演着重要的角色，协调供应商和客户之间的沟通，为公司的采购和销售活动提供支持。

以下是跟单员的常见工作流程及内容。

一、产品询价和报价
二、产品样品及订单确认
在确定了合适的供应商和产品后，跟单员会要求供应商提供样品以供客户评估。

一旦样品被确认，并且客户决定订购产品，跟单员会与供应商沟通，确保订单的准确性和及时交付。

三、订单跟踪与催促
四、协调物流与运输
五、质量检查与报告
跟单员需要定期进行质量检查，以确保产品符合客户的要求和标准。

如果发现产品存在质量问题，跟单员需要及时与供应商沟通，解决问题并提出改进措施。

同时，跟单员还需要向客户提供详细的质量检查报告和相关证明文件。

六、售后服务与投诉处理
跟单员也会负责处理客户的售后服务和投诉。

在客户收到货物后，如果出现任何问题，跟单员需要及时响应并解决。

他们需要与供应商沟通并跟踪售后服务的进展，确保客户的满意度和忠诚度。

七、市场调研与业务拓展
跟单员负责收集和分析市场信息，并根据公司的需求进行业务拓展。

他们需要了解竞争对手的动态和市场趋势，提供有关产品价格、质量和服
务的建议，以促进公司的业务增长。

总结起来，跟单员的工作流程包含了询价和报价、样品及订单确认、
订单跟踪与催促、协调物流与运输、质量检查与报告、售后服务与投诉处
理以及市场调研与业务拓展等方面的工作内容。

通过有效地执行这些任务，跟单员能够确保公司的采购和销售活动顺利进行，并为客户提供优质的产
品和满意的服务。

采购催货技巧
采购催货技巧
催不到货时，首先要告诉你的上级而不是计划、生产部门经理。

产品延期了，肯定会影响后面的出货时间，告诉上级也要跟业务确认出货时间能否推迟，不管结果行不行，都要有反思报告给上级，并总结经验。

杜绝下次发生，作为上级的肯定也不想老是帮你处理这些小事情。

一、按订单跟催。

按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。

有：1)联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。

2)统计法：将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。

3)跟催箱：制作一个31格的跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相应的订单。

二、定期跟催。

于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。

三、其它：电话跟进、传真跟催、驻厂跟单等等
四、如果是合作很久，各方面都配合的供应商，只需要做到订单发出后要求供应商回复交期，然后看能否达到公司的需求；如果可以，如果交货期不长的，就在交货的前一天跟催一下，明天发货有没有问题；如果交货周期长的，那一边在订单发出后三五天内，问一下订单的安排情况并在要交货前一天再次确认交期。

跟单催货说话技巧
》
一、跟单催货技巧
1、温和的推动：在进行跟单催货过程中，要尽量以温和的语言和方式与客户进行沟通，以避免误会或发生争执，及早解决问题，保持客户与供应商的良好合作关系。

2、明确的要求：在温和的催货过程中，一定要明确要求，不要模棱两可，以便清楚的知道客户的真实意图，以及后续跟单催货的方向。

3、规范的催货：对客户进行跟单催货时，要按照正规规范的催货流程去操作，不要做出任何与此不符的话语，以确保客户的满意度和对跟单催货的支持。

4、具体的计划：在催货中，应当拟定一个具体的计划，内容要包括催货的频率、内容以及催货的方式，以便于在跟单催货中事半功倍。

5、培养耐心：在进行催货时要有耐心，做好客户的耐心引导工作，帮助客户做到最好的订单实施，以达到较好的效果。

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跟单工作职责
1.工作时间：9：00—送货员最后一车送货回来，把运费对好并付款，操作发货，登
记好运费、配送费、日常费用的登记。

2.订货：日常订单的订货、催货、付款。

3.批量订货：由杰哥或玲姐下批量采购单，跟单把采购单发给供应商，并打印出来
存档，时常跟踪采购单的生产、送货进度、付款进度。

4.审核：各客服发货单的审核，只审核客户的旺旺ID号在后台是否存在、是否已付
款，并存档一联。

5.售后补件：售后登记表先由客户登记售后的处理情况，跟单及时跟踪，是否给工
厂下补件单，及时跟进、催促。

6.货款：每月1-5号，与供应商的对账与结算。

7.费用：登记运费、配送费、日常生活等费用的核对与登记。

8.收货：仓库员不在时，临时到仓库收货，收货时按仓库存放规则收货。

9.盘存：每月最后一天，盘点仓库的实际库存并登记、核对。

10.库存：库存表的每天登记、更新，及时发货货品的安全库存不足时，提醒公司及
时采购。

11.业绩表：每天及时登记各客服业绩的成本。

12.货运部资料：资料的及时更新。

13.单据：跟单每天及时向仓库员收集当天的收货单，及时登记库存表，给客服反馈
补件情况，收货单、客服的发货单，时常整理，分门别类存放整齐。

14.分销：给兄弟店铺供货的，打发专用格式的发货单、审核，每月1-5日与对方对
账并结算货款。

15.核对：刷销量表中的ID号与金额，是否与登记表相符。

采购跟单岗位职责采购跟单岗位职责11、负责库存预警备货及相关信息；2、负责样品、快递的登记及管理；3、依据生产计划与供应商谈价格、交货及付款相关事宜；4、依据生产进度布置下订单，通知供应商发货（在生产允许条件下尽量少积压库存）；5、到货签收，做入库；6、催供应商开发票，搭配财务适时抵扣发票；7、供应商的'评审、物料的适时采购；8、与供应商对帐，并对分管的工作承当责任；9、每日应到物料的适时跟进与确认、物料帐目的记录及核查；10、帮助处理来料异常、并对分管的工作承当责任；11、负责本部门工作布置，督导其执行效果；12、本部以及与其相关部门的沟通协调工作。

采购跟单岗位职责2重要职责：A.帮助采购主管处理采购部的`相关事宜。

B.帮助处理采购订单的跟进，如布置第三方验货进行订单产品检验，跟客户确认检验结果，跟客户和工厂协调布置出货事宜。

C.采购部的资料整理，如供应商资料归档，供应商考核登记。

D.采购部样板管理，样板收发和寄样跟踪登记。

E.领导交待的其它事宜。

采购跟单岗位职责31、帮助外贸业务顾问跟进订单及货期，订立出货计划；2、布置订单的`订舱，拖车等运输工作，及整合制作报关所需信息；3、负责全部出货文件的制作；4、负责订单核销退税等操作；5、完成上级交办的其他工作。

采购跟单岗位职责41、所负责物料的规格型号，谙习所负责物料的相关标准，并对采购订单的要求、交期进行掌控。

2、适时更新相关材料的《合格供应商一览表》及相关资料。

3、搭配PMC部将原材料采购到位，确保生产顺当进行。

并做好物料交货异常信息反馈日报表。

4、追踪MRB会议决议的执行情况，积极跟踪供应商品质改善，将供应商回复的结果适时反馈到品管部。

5、追踪外发加工产品全部回仓及跟进外发余料库存情况。

6、跟催相关部门对样品的确认结果并在当日内回交供应商。

7、服从采购员的`日常工作布置，并每日做好日清工作。

8、帮助采购员做好对帐工作。

9、服从上级临时布置的其它工作。

跟单催货说话技巧
第一部分跟单催货说话技巧
1、首先，要有自信，并将一份乐观的精神传递给客户，让客户知道你是一个有信心的人。

2、要尽量减少抱怨，因为抱怨只会让客户觉得你很不尊重他们，不仅会加剧客户与你之间的紧张关系，而且也会让客户对你的跟单产品失去信心。

3、要学会及时主动沟通与联系，了解客户的最新动态，不要等待客户告诉你，而是要主动进行联系以及沟通，以确保不会让客户突然受到不必要的惊吓。

4、尽量寻找到合适的催促客户付款的窗口期，尽量使跟单催货流程完美，同时也要给客户一份安全感。

5、了解客户需求，尽量满足客户要求，要让客户知道，你是一个有思想的人，是一个可以为客户提供有价值的人。

即使客户不能满足你的要求，也要以温和的态度尊重客户，给客户一个良好的印象。

第二部分以上是跟单催货说话技巧，还有一些具体的技巧，可以帮助你在跟单催货过程中更有效的完成任务：
1、要充分利用礼节的说话方式，能给客户一种安全感，即使客户需要给你延长付款的时间，也能够比较理智的处理。

2、及时表达对客户的感谢，如果确实是客户给予订单，应该表示感谢，帮助建立客户与你之间的信任。

3、要学会让客户知道，你的服务是可以帮助客户节约成本的，
合理利用财务资源来改善客户的效益。

4、尽量给客户提供一些实际的帮助，如果你有丰富的经验，那么可能可以给客户提供一些合理的建议，这样可以让客户更愿意听取你的建议。

5、在沟通的时候要特别注意语言，尽量使用温和的语言，不要因为自己的语言而引起客户的抵触，而且所有沟通内容都应该清楚明确，以使客户能够清楚的明白你的意图。

订单追踪制度规范1订单追踪工作规范第 1 条目的为了规范订单追踪工作，提升订单追踪成效，特拟订本规范。

第 2 条审批权限1. 采买总监及总经理负责审批元以上的订单办理工作。

2. 采买经理负责审批元以下的订单办理工作。

第2 章采买跟单整体要求第3 条追踪过程订单发出后，采买专员需要追踪整个过程直至收货入库。

第4 条追踪要求1.采买专员应达成公司规定的以及自购的订单追踪任务。

2.采买专员全面兼顾安排所负责的各个订单的追踪工作，不行遗漏。

第 5 条办理审批采买订单的撤消、违犯合同以及其余未规定办理规范的问题的办理方案应由有关权限审批人审批后方可履行。

第 6 条行为规范跟单员一定保持对供给商的尊敬，在跟单过程中一定注意自己的言行举止，自觉保护公司的优秀形象。

第 3 章订单追踪办理规范第 7 条订单分类汇总1.采买专员一定整理好所负责订单，将订单信息填入“订单信息汇总表”中，保证每一订单都可查问。

“订单信息汇总表”以下所示。

订单信息汇总表序号订单号供给商下单日期交货日期备注2.采买专员将负责的采买订单依照订单追踪类型分类，便于进行供给商分级追踪管理 ( 参照《供给商分级追踪管理制度》 ) 。

第 8 条订单履行状况追踪1.采买专员应追踪订单办理的整个过程。

2.采买专员依照公司《订单状态追踪管理制度》追踪采买订单。

第 9 条公司撤消采买订单的办理1.原则上，采买部不可以撤消订单。

如因公司内部某种原由，的确需要撤消已发出的订单，采买专员应依照领导审批权限向领导申请撤消订单。

2.关于公司一方面撤消订单或供给商可能提出撤消订单的问题，采买专员应依照以下程序办理。

(1)采买部早先提出有可能出现的问题及可行的解决方法，并由采买专员编制《××撤消订单办理方案》。

(2)采买经理或采买总监在权限内审批《××撤消订单办理方案》。

(3)采买专员履行《××撤消订单办理方案》。

采购订单跟踪与催货计划在商业运营中，采购环节是至关重要的，它不仅涉及到企业成本的管控，还直接影响到生产和销售的顺利进行。

特别是在订单量较大、供货商众多的时候，如何有效地跟踪每个订单的状态并及时催货，就显得尤为重要。

本文将就采购订单跟踪与催货计划展开讨论，希望能为企业提供一些有益的参考。

一、采购订单跟踪的必要性采购订单跟踪是确保采购顺利进行的关键环节。

通过跟踪每个订单的状态，企业可以及时发现潜在的问题，如供货商延迟交货、产品质量问题等，从而采取相应的措施进行调整，避免生产中断或影响销售。

此外，订单跟踪还能帮助企业优化库存管理，避免因库存积压而造成的资金占用和浪费。

二、采购订单跟踪的方法1. 建立完善的订单管理制度企业应建立完善的订单管理制度，明确订单的编号、下单日期、交货日期、数量、质量要求等关键信息，确保每个订单的准确无误。

同时，要确保订单信息的及时更新，以便随时掌握订单的状态。

2. 定期与供货商沟通企业应定期与供货商沟通，了解订单的执行情况，及时发现并解决问题。

沟通的频率可以根据订单的重要性和紧急程度进行调整。

3. 利用信息化手段进行管理利用信息化手段进行订单管理，可以大大提高管理效率和准确性。

通过ERP、SCM等系统，企业可以实时了解订单状态、库存情况、交货日期等信息，为决策提供有力支持。

三、催货计划的制定与实施在订单量较大的情况下，为确保每个订单能按时交货，制定合理的催货计划是必要的。

1. 确定催货计划的目标和原则催货计划的目标是在规定时间内督促供货商按时交货，确保生产和销售的顺利进行。

在制定催货计划时，应遵循以下原则：（1）优先保障重要订单的交货期；（2）尽量提前催货，避免出现紧急情况；（3）合理分配催货资源，避免对供货商造成不必要的压力。

2. 分析供货商的历史表现在制定催货计划之前，应对供货商的历史表现进行分析，了解其交货周期、延迟交货率等信息。

这有助于企业合理安排催货计划，确保计划的针对性和有效性。

跟单催货说话技巧
一、说话技巧
1、明确用语：要使每一句话都清晰明确，以免被误解。

可以通过提出让步、正面表达、问句等方式使言语更加清晰有力。

2、正面说话：要避免在跟催货时，消极的情绪、态度、字句等会对客户产生负面影响，影响客户后续的生意。

3、聆听：在沟通中，不要有一面之词，要多聆听客户的意见，认真对待客户的要求及意见，不要忽视客户的愿望及需求，这样才能更好地和客户进行有效沟通。

4、问候和礼貌：在与客户沟通时，要用一些简单的礼貌用语，以表达对客户的体贴和尊重。

5、做好准备：在每次与客户沟通前要做好准备，尤其是对产品及服务的相关知识，以便能够合理地回答客户的提问，应对客户提出的合理需求。

6、简化沟通：要把沟通过程简化，不要使用复杂难懂的技术术语，以免被误解。

尽量用简单的语言把重点突出，不要唆使客户作出不属实的承诺。

7、激发积极思维：在沟通过程中，要学会激励客户，让他们有积极的思维方式，以便更好地催货。

二、关注客户：
1、要关注客户的想法：客户买货的目的是要满足自己的某些需求，因此，在催货的同时，要关注客户的想法，考虑客户的需求，以
便能够做到有效的催货。

2、了解客户：根据客户的兴趣爱好，能够用自己的话语熟悉的内容，来和客户保持联系，以增强两者的感情。

3、解决客户问题：在催货过程中，一定要尽力解决客户的问题，以示在乎，让客户感到亲切。

4、及时回复：要及时回复客户的消息，以表示重视及尊重，同时保证客户接收到正确的信息。

5、了解客户需求：要了解客户的需求，以便根据客户的需求，提供更优质的服务，增加客户的满意度。

采购的具体流程作为一个采购人员，采购的流程是必须要熟悉的，yjbys店铺下面为你整理了采购的详细流程，希望对你有所帮助。

1、寻找合格供应商(1)索样询价为使公司能采购到适价的零件，采购课采购员需随时收集自行车零配件相关工厂的供应信息，当公司有需要时，应向相关厂商进行索样并询价。

此时需填写《样品单》及《询价单》。

(2)样品确认样品索回后，需即时开具《样品零件确认单》交给产开课进行样品确认，以判定该厂商的产品是否符合我司要求。

(3)厂商报价判断合格的供应商，需根据本公司的付款条件、品质要求、交货时间等，要求供应商报最优惠价格。

(4)确认报价采购经理依据同种产品的市场价格，对厂商的报价进行确认回签，然后交采购课长输入公司ERP系统价格库。

供应商的报价原件由采购经理保存，复印件发给财务作为对帐和结算的依据，并抄报总经理备案。

(5)合格供应商确认当上述步骤完成后，将该供应商的相关信息登记入《供应商审核表》交相关部门审核。

若审核通过可将该厂商列为我司合格供应商，将其列入公司《合格供应商名录》。

以后每隔半年，对该供应商进行考核，并将结果记录于《供应商评核表》。

2、采购订单管理(1)下采购订购单接到《订购书》后，采购课长根据订购书客号、车型找出相对应的《用料明细表》，确认资料无误后，将订购书及用料明细转给采购员下单。

各采购员在接到资料后，进入公司ERP系统，查询业务、生管是否已在ERP中过帐，待其过帐后，采购方能在ERP中下采购单。

采购下单时，需在订购单上详细标明订单号如NKXXXXXXXXXXX(其中，前四位为HK下发的订单编号,第五位为年,6、7位为月份,后四位为流水号，流水号由各采购员掌控)。

采购员在下单时，需查仓库有无库存料件和半成品(若有库存，需扣库存数，同时需填写《零件代用通知单》交于研发部检验是否可代用)，采购订单应在2天内发出。

(2)审核规格、价格采购课长依据《订购书》及《用料明细表》对各采购员所下的《订购单》的内容(即：规格、数量、价格、交期)进行核对，核对时需再次掌控是否已消化了库存料件，核对完成后转至采购经理核准并在ERP中过帐。

跟单催货说话技巧
跟单催货说话技巧
一、用心做好准备
在说话之前，需要跟单人员做好充分的准备，就是收集客户关于交货的要求，以及可能所面临的问题，考虑到客户可能会提出各种细节问题，如果及时准备，就可以预防客户的担忧，营造双方的互相信任，从而促成交货。

二、保持耐心
催货时要保持耐心，一定要给客户一些温暖，因为客户可能会遇到各种困难，所以，要注意避免显得紧张和激动，千万不要以急躁的口气提出要求，否则容易让客户感觉到你对他们提出的要求很不尊重，这样反而会加重双方的矛盾。

三、用礼貌的语言
催货时，要用礼貌的语言，千万不能用表达不敬的措辞，这样可能会伤害客户的感情，严重的可能会造成跟单员和客户之间的紧张局面，而且还会对后续的合作造成负面影响。

四、关注重点
在做跟单时，要做到集中精力，千万不要跟客户聊离题的话题，耽误了时间，跟单效率也就变得很低。

适当的时候可以与客户缓解关系，但也要将关注重点放在交货上，避免出现不必要的问题。

五、把握节奏
在跟单时，要把握好谈话的节奏，可以利用好乐观的情绪，让客
户感受到你的热情；另外，也要注意客户的勃然大怒，及时调整谈话的节奏，使其重回正轨，从而顺利完成跟单任务。

六、回顾结果
最后，在催货完成后，要注意及时回顾跟单结果，可以从客户的回复中查看到形成的氛围，然后总结出口语技巧的不足，从而进行改进，不断完善跟单技能，提高跟单的效率。

采购进度控制程序
采购进度控制程序主要包括以下几个方面：
1、与供应商的沟通：采购部应及时与供应商沟通，采用直接跟踪、电话跟踪、网络跟踪等方式，了解供应商备货进度，以避免出现交期延误或交期提前的情况。

这一步骤是确保采购进度顺利进行的基础。

2、采购管理流程：项目采购管理流程包括规划采购管理、进行采购、控制采购、结束采购、评估供应商和经验教训等六个阶段。

这些阶段涵盖了从采购需求确认到供应商选择、采购计划编制、采购合同签订、采购执行和控制、采购变更管理、采购验收和支付等核心流程。

3、订单跟踪和催货：采购订单跟踪是采购的基础工作，需要控制交付全过程的风险识别，从采购订单下达开始，跟踪供应商的生产计划制定，原材料采购、零件加工等环节。

同时，“跟单催货”是采购订单管理中必有的环节，需要追踪订单的进度，并负责与供应商沟通与协调。

4、进度计划处理：拉式发料进度计划是参考进度计划的一种方式，通过分时段特定需求清单来触发采购物料的分时段特定需求清单。

此外，分解任务和设置里程碑也是确保采购执行时间进度的有效方法之一。

5、风险管理：在监督和控制项目采购过程中的执行进度和质量时，需要制定明确的采购计划，建立良好的沟通机制，制定监督和控制计划，强化供应商管理，进行风险管理。

6、使用工具和技术：为了有效跟踪项目进度，可以采用甘特图、关键路径法、资源平衡、里程碑、进度压缩、调整提前量和滞后量和节点图等工具和方法。

同时，使用正确的项目跟踪工具也是至关重要的。

跟单催货说话技巧
跟单催货说话技巧
1、主动接洽客户：要主动接洽客户，及时了解他们的最新需求，定期督促客户按时交货，以便能及时做好客户跟踪、合同执行等工作；
2 、注意客户情绪：跟客户发起联系时，首先要客气，同时要注意客户的情绪，保持沟通的畅通，及时解决客户发现的问题；
3、讲求时间：要尊重客户的时间，即使客户不能按时交货，也要做好调节客户情绪的工作，因为客户的时间不容易得到，也不能随便影响；
4、耐心沟通：主动接洽客户时，正确把握节奏，及时把掌握的信息传达给客户，无论客户态度如何，都要以很强的耐心、礼貌进行沟通，避免将事情变得更复杂；
5、解决问题：跟单催货的时候，要能够及时发现客户可能出现的问题，及时提出解决方案，以免客户感到恐慌或者失望；
6、做好跟踪：跟单催货期间，要及时做好跟踪和记录工作，与客户保持良好的沟通，确保客户不会出现失望情绪，并记录下客户的回复，以便日后参考。

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订单状态跟踪管理制度第1章总则第1条目的为了以下目的，特制定本制度。

1．促进采购合同或订单的正常执行。

2．满足企业物资需求，保持合理的库存量，确保企业生产经营活动正常进行。

第2条适用范围本制度适用于企业采购部所有采购专员跟踪订单的全过程工作。

第3条职责分工采购专员按采购订单所载明的物资、品名、规格、数量及交期等进行订单跟踪工作。

第4条采购订单跟踪的基本要求1．适当的交货时间。

2．适当的交货质量。

3．适当的交货地点。

4．适当的交货数量及适当的交货价格。

第2章订单跟踪管理程序第5条跟踪订单接受情况向供应商下订单之后，采购专员需及时了解供应商接受订单的情况。

1. 在采购活动中，供应商会因担心最终被淘汰而拒单，所以采购专员应要求供应商在接受订单后及时向企业提供接受回执。

2. 在供应商难以十分符合本企业的采购要求时，采购专员应改变价格、质量、交期等条件，在满足企业基本要求的基础上，与供应商进行充分沟通，达成共识。

3. 若供应商拒单，采购专员可以另选其他供应商。

采购专员应注意及时将与供应商签订的订单进行存单，以备查。

第6条跟踪订单处理情况1. 采购专员审核订单无误后将订单发给供应商，并要求供应商签字回传。

订单审核的要求包括以下三点。

(1)熟悉订购的物资，确认名称、规格型号、数量、价格，确认质量标准。

(2)确认物资需求量，制定订单说明书。

(3)交期等要求表达清楚。

2. 供应商接受订单后，采购专员应及时跟踪供应商的订单处理情况，查看并确定供应商是否及时根据订单安排生产或安排出货。

第7条供应商备料过程监控1. 采购专员应严密监控供应商需要加工的物资的备料过程，确保其按计划执行相关工作。

2. 采购专员在监控过程中发现问题要及时反馈，需中途变更的应立即解决，不可延误时间。

第8条供应商生产过程跟踪订单物资需求紧急或需求减少时，采购专员应加强对供应商生产过程的跟踪工作。

1. 当订单物资需求紧急时，采购专员应立即与供应商协商，必要时可协助供应商解决疑难问题，确保物资的准时交付。

企业采购管理的关键环节有哪些在当今竞争激烈的商业环境中，企业的采购管理已成为影响其运营效率和竞争力的重要因素。

有效的采购管理不仅能够降低成本、提高质量，还能增强企业的供应链稳定性，为企业的发展提供有力支持。

那么，企业采购管理的关键环节究竟有哪些呢？一、需求确定需求确定是采购管理的起始环节，也是最为关键的一步。

这一环节需要明确企业需要采购的物资、服务或工程项目的具体要求，包括规格、型号、数量、质量标准、交付时间等。

需求的确定通常由企业内部的各个部门提出，如生产部门、研发部门、销售部门等。

然而，由于不同部门可能存在各自的利益和关注点，因此在需求汇总和整合的过程中，需要采购部门与其他部门进行充分的沟通和协调，以确保需求的准确性和合理性。

例如，生产部门可能会根据生产计划提出原材料的需求，但如果没有考虑到库存情况和市场供应的稳定性，就可能导致采购量过大或过小，从而影响生产进度和成本。

因此，采购部门需要与生产部门共同分析库存数据、市场供应情况以及生产周期等因素，制定出既满足生产需求又经济合理的采购计划。

二、供应商选择供应商的选择直接关系到采购物资或服务的质量、价格和交付及时性。

在选择供应商时，企业需要综合考虑多个因素，如供应商的信誉、生产能力、质量管理体系、价格水平、售后服务等。

首先，企业可以通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式获取潜在供应商的信息。

然后，对这些潜在供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商。

接下来，对筛选后的供应商进行深入考察，包括实地考察生产设施、了解质量管理流程、查看以往的客户评价等。

此外，与供应商建立长期稳定的合作关系也是非常重要的。

长期合作的供应商通常能够更好地理解企业的需求，提供更优质的服务和更优惠的价格。

同时，通过长期合作，企业还可以与供应商共同开展研发、改进生产工艺等活动，实现互利共赢。

三、采购谈判采购谈判是企业与供应商就采购价格、交货期、质量标准、支付方式等条款进行协商的过程。