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深圳市XXXX有限公司
XXX Storage & Multimedia Technology Co、, Ltd、
文件编号:XX-XX-XXX
文件名称:采购管理控制程序
版本:A/0
生效日期:20XX年XX月XX日
发行状态:(盖受控文件章)
批准:___________________ 审核:___________________制定:__ XXX______
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1、目的
为确保对影响采购质量的关键环节实施控制,保证采购产品的质量、性能、交期与服务等各方面,符合顾客、法律法规、职业健康安全与环境的要求,并满足公司生产与管理的需要,特制定本程序。
2、范围
适用于公司在研发生产与生产准备过程中的所有产品或服务的采购控制。
3、职责
3、1 负责公司所有产品(办公用品、大型机器等除外)所需求物料的采购。
3、2总经理负责领导公司的采购管理,采购经理协助总经理负责领导公司的采购管理。
4、管理内容与要求
4、1 采购的申请:
4、1、1工程项目(打样)采购的申请
由工程项目负责人填写《工程项目打样采购申请表》提出申请,项目主管提出初审意见,提交PMC,PMC提出审核意见,报公司领导批准后备案并进行采购管理工作。
4、2需求物料采购申请
4、2、1常用物料采购申请(需有安全库存的物料)
由PMC部门填写《物料需求计划表》,经PMC部门主管签字审核后,下达给采购部,采购部按需求适时采购。
4、2、2订单物料采购申请
由PMC部门依据订单需求情况,结合实际库存物料,作出计划后,填写《物料需求计划表》提出申请,经PMC 负责人审核后,下达给采购部,采购部按需求适时采购,并进行采购管理。
4、3生产性低值易耗品的采购申请
4、3、1由生产部门填写《物料采购申请单》提出申请,部门主管提出初审意见,经PMC部门主管审核后,下达给采
购部纳入采购计划,适时进行采购。
4、4其她采购申请
4、4、1由需求部门填写《物料采购申请单》提出申请,部门主管提出初审意见,提交PMC,经PMC审核后报公司总经
理批准,待同意采购后,交由采购部门组织采购。
5、1采购计划的控制
5、1、1采购员在接到采购申请后,根据《物料需求计划表》,在《合格供应商名录》中依据“5适”(适时、适地、适价、适质、适量)原则下达采购订单。
5、 2 采购订单执行控制与交期控制
5、2、1 采购员根据PMC提交的《物料需求计划表》,按《物料采购周期表》上所注交期由采购员与供应商落实交期情况,并将落实好的交期答复PCM部。
5、2、2 采购员在商洽采购任务过程中,要明确物料技术参数及质量要求,如无法落实要及时与上级领导汇报,保证生产计划的物料正常进行。
5、2、3 采购员下达订单后,与供应商确认交期、单价、数量、付款方式、料件规格型号等,并要求供应商在两日内签字回传。需要签订相关协议的(如保修、延期交付等)在第一单交货的同时需把相关协议签回。
5、2、4 采购员采购订单上单价与数量如果有变动时要及时向上级报告,得到批准后方可发出采购订单。
5、3 采购物料进度的控制
5、3、1 根据物料采购计划,要求采购物料应提前1—2天到位。若出现欠料,采购员必须采取紧急措施跟踪以求到位,否则通知相关部门采取相应措施。
5、3、2订单交期中,采购员需至少要保持在订单交期前有两次以上与供应商沟通了解订单情况,以便随机作出相应调整。在订单到期日,如货还未入库,或在前期沟通中,有变化影响到交货日期,采购员需第一时间与部门负责人进行汇报。部门负责人可视情况向上反映。
5、3、3当所采购物料到库后,仓库需对所有货物一律开箱验收,并及时通知品管部对物料做出检验,发现问题及时与采购部联系,尽早解决。
5、4 采购物料质量要求的控制
5、4、1 属新产品、新模具或定型产品的设计更改、工艺改进及更换新的供货商,所涉及的新物料的质量确认,以封样样品、《样品承认书》及有关技术资料做为物料采购质量要求的控制标准。
5、4、2属常规物料的交货,要求供应商随货提供一份《出货检验报告》。再由品管部按物料相关特性进行品质检验。
5、4、3经IQC检验为不合格物料的,按《不合格品控制程序》执行。
5、5 采购物料价格要求的控制
5、5、1在采购某种物料前,需对此款物料的原材料、构成、生产工艺等进行评估,再结合多家供应商的报价,对需要采购的物料进行合理的价格初评。
5、5、2在采购选择与评估供应商时需参照《供应商基本情况调查表》与《供应商质量体系评估表》进行。然后结合此表选择综合实力优秀的几家供应商对所需供应的物料分别报价。其过程应遵丛以下原则:采购询价—估价—比价—议价—商务条款评审—定价—打样。采购部在综合评估同等质量下,以最优性价比拟定两家以上的供应商报价,呈报采购部主管、相关部门主管评审后由总经理批准执行。
5、5、3 物料的价格存在时效性,在一定时期会有价格的上浮或下调,采购部需随时掌握市场行情信息,做到不盲目采购、不高价采购、不无品质保证采购,由财务部对采购价格进行监督审核。
6、1潜在合格供应商的选择以及合格供应商名录的建立
6、1、1潜在的合格供应商的选择应根据以下信息确定:
——供应商提供的产品已在公司使用的,生产与品管部门提供的反馈信息;
——供应商提供产品在同行业的使用情况及公司的信用状况;
——供应商资质证明、质量、安全、环保业绩以及遵循法律法规要求的符合情况;
——公司专业技术人员的推荐;
6、1、2确定潜在的合格供应商后,由采购部门负责组织品管部、工程部对潜在合格供应商进行调查与相关资质审查。
6、1、3潜在合格供应商的资质审查内容应包括:
——主体资格:具有经上一年度年检的企业法人营业执照、组织机构代码、一般纳税人证明等相关文件;
——经营范围:需要签订正式采购合同的应复核当事人经营范围;涉及专利许可的,应具有相应的许可、等级及资质证书等;
——代理权限:由代理人代签合同的,应出具真实、有效的法定代表人(主管)身份证明、授权委托书、代理人身份证明等;
——履约能力:具有支付能力、生产能力、运输能力、技术能力。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件;
——履约信用:重合同、守信用,无违约事实,未涉及的重大经济纠纷或重大犯罪案件。
6、1、4潜在合格供应商的资质审查经相关部门会签后,报总经理批准后,纳入《合格供应商名录》。
6、1、5采购部门负责每年定期对合格供应商名录进行复评,填写《供应商定期评估表》。
7、1付款作业
7、1、1仓管人员为IQC检验合格的物料办理入库手续。采购员对仓库所办的入库单与订购合同的合同编号、物品、型号、数量、单价进行核对,确保以上项目均核对无误后,签字确认。
7、1、2办理完入库后,采购员应配合财务部进行账期管理,对有账期的供应商,作好到期应付款的付款申请工作,并进行销单处理。如没有账期需即时办付货款的,采购员需依据仓库所办的入库单,供应商的送货单、收据办理《付款通知单》即时交于财务,安排财务付款。
8 支持性文件
《供应商管理控制程序》
《不合格品控制程序》
9 相关记录
《工程项目打样采购申请表》
《物料需求计划表》
《物料采购申请单》
《合格供应商名录》
