企业文件材料归档办法

（6）本机关各种基础数字统计报表和分析 材料。
❖ 党员统计年报表
❖ 团员统计年报表
❖ 干部统计年报表
❖ 离（退）休干部统计年报表 ❖ 公务员统计年报表 ❖ 机构编制、人事年报表 ❖ 党政人才资源统计年报表 ❖ 国有事业单位管理人才、专业技术人才
统计年报表 ❖ 党内统计年报表 ❖ 工资统计年报表 ❖ 劳动情况统计年报表
（13）本单位财产、档案交接凭证。
（14）本机关编印的简报、出版物定稿、 样本。包括机构沿革、大事记、年鉴、 组织史、志书等
（15）本机关请示与上级机关的批复，下 级机关的请示与本机关的批复。
（16）本机关与外机关签订的各种合同、 协议书等。
（17）本机关检查下级单位的工作、调查 研究时形成的文字材料。
（10）本机关各级党组织在工作活动中形 成的文件材料。
（11）本机关干部、职工定级、晋级、任 免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、 职称评定等劳动人事方面的审批材料及 党员、干部、职工名册。（如干部职工 考核等次汇总表、工资变动审批表、工 人技术等级考核审批表、工资发放明细 表等）
（12）本机关制订的规章制度、管理办法、 规定、工作条例、岗位职责等。
（二）收集工作的法律依据
❖ 《档案法》第十条规定：对国家规定的应当立 卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位 档案机构或者档案工作人员移交，集中管理， 任何个人不得据为己有。
❖ 《郑州市档案管理规定》第十五条、第十六条 规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组 织的工作人员在公务活动中直接形成的具有保 存价值的各种文字、图表、音像制品等均属档 案材料”。“凡属归档范围的档案材料，必须 由本单位档案机构或档案人员实行集中统一管 理，任何单位和个人不得据为己有或拒绝归 档”。
（18）新闻媒体（报社、电台、电视台、 杂志社）报道、转载本机关工作活动的 文章、图片、采播通知单等。
（19）本单位领导班子及成员的述职报告。 （20）政府部门在采购过程中所形成的报
告、标书、合同等。 ①用户申请报告、项目要求、设计方案等
反映采购要求的文件； ②招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、
（三）收集工作的原则
齐全完整，是收集工作的基本原则。
（四）文件收集的方法
1、全面收集 2、重点收集 3、注意“帐外文件”的收集
❖ 帐外文件”，指未经发文登记和打印、 编号的文件。
（1）本机关领导和有关部门负责人参加上 级机关召开的会议带回的文件材料，尤 其是本机关领导在会议上的讲话、发言 以会议上印发本单位的典型材料。
②电话批复、口头批复未形成文字，或 未批复，但实际上已办理，即成事实。
③直接在请示原件上批复的
④一个问题或一件事情，经多次请示才 予批复的。
⑤未批复也未办理的请示文件。
二、区分归档范围
区分归档范围，就是将需要归档和不 需要归档的文件材料区分开来。
（一）归档文件材料的范围
凡是反映本机关工作活动、具有 查考利用价值的文件材料均属归档范 围。
1、反映本机关主要职能活动和基本历 史面貌的，对本机关工作、国家建设 和历史研究具有利用价值的文件材料；
2、机关工作活动中形成的在维护国家、 集体和公民权益等方面具有凭证价值 的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级 机关的文件材料；下级机关报送的重要 文件材料；
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件 材料。
（2）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿 和印本。
（3）上级机关“批转、转发本机关的文件。
（4）国家、省、市和上级机关领导视察、 检查本机关、本系统工作时的指示、讲 话、题词和声像等材料。
（5）本机关召开的党代会、职代会、团代 会、党组（党委、总支、支部）会、行 政领导（如局长）办公会、工作会议、 专业会议等形成的会议记录、纪要、简 报、领导人讲话稿等文件材料。以及领 导班子民主生活会报告（一年两次）
（二）不归档文件材料的范围
1、上级机关的文件材料中，普发性不需本 机关办理的文件材料，任免、奖惩非本 机关工作人员的文件材料，供工作参考 的抄件等；
2、本机关文件材料中的重要文件，无查考 利用价值的事务性、临时性文件，一般 性文件的历次修改稿、各次校对稿，无 特殊保存价值的信封，不需办理的一般 性人民来电、电话记录，机关内部互相 抄送的文件材料，本机关负责人兼任外 单位职务形成的与本机关无关的文件材 料，有关工作参考的文件材料；
归档文件整理方法
பைடு நூலகம்
文件级整理程序
❖ 文件级整理程序，就是指归档文件按文件级 整理的步骤。一共分十二个步骤。
❖例 1
一、收集文件
❖ 收集文件，就是根据党和国家的有关规定， 通过一定的方式和手续，把散存在机关内部 和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的 工作。
（一）收集文件的意义
❖ 收集文件是归档整理工作的首要程序。整 理工作的对象是文件材料，应归档文件材 料能否收集齐全、完整，直接影响着整理 工作的开展，所以说它是确保整理工作质 量的前提条件和物质基础。
竞标会议议程、专家名单、专家意见、 竞标结果，采购合同记载竞标和采购合 同鉴定过程的文件材料； ③合同变更、设计更改、验收意见，合同 执行报告、争议处理等记载合同管理执 行情况的文件材料。
（五）检查归档文件材料的质量
1、收文的正文与附件是否齐全完整。 2、收文与收文阅办处理单是否齐全完整。 3、发文的定稿与印件是否齐全完整。
❖ 保险福利费用构成情况年报表
❖ 国有资产统计年报表
❖ 财务决算报表
❖ 各类业务综合或单项统计报表
❖ 纪检监察案件统计报表
❖ 审计结论。
（7）领导干部个人重大事项的情况报告 （一年两次）。
（8）领导干部个人收入申报的情况报告 （一年两次）。，
（9）本机关目标管理、文明建设、廉政建 设、纪检监察、综合治理、计划生育等 工作以及突发事件、重大活动中形成的 文件材料。
注意：计算机输出的定稿，一是要附发文 处理签，二是要加盖骑缝章，目的是为 了避免弄虚作假，以维护文件的真实性 和凭证性，确实发挥文件的法定效用。
4、检查已归档的文件签发手续是否齐全。 5、检查请示与批复，是否齐全完整。如不
完整，可依照下列方法处理。
对有批复缺请示的处理 对有请示缺批复的处理。 ①有批复但未归档。